Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 9. Januar 2006

Zeitmanagement mit Outlook ist kein Problem

Liebe Leserin, lieber Leser,

vielleicht ein guter Vorsatz fürs neue Jahr: Investieren Sie in die wichtigste (und teuerste) Ressource, die Sie für die Erreichung Ihrer unternehmerischen Ziele haben: Ihre Mitarbeiter.

Outlook ist nicht selbsterklärend, denn wenn Sie mit Outlook ein effizientes Zeitmanagement machen möchten oder wenn Sie Risikomanagement in Ihren Projekten betreiben möchten, so ist das durchaus mit Outlook möglich.

Doch eben nicht, wenn man nur gelernt hat, wie man eine E-Mail sendet und empfängt oder wie man einen Termin einträgt!

Kaum ein Programm bietet so viele Ansätze für mehr Effizienz und für bessere Informationsverteilung, wie Outlook. Allenfalls ein professionelles Intranet bietet so viele Möglichkeiten.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter alles aus Outlook (und damit mehr aus sich) herausholen.

Wenn Sie möchten, helfe ich Ihnen dabei!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

und

"Outlook Knowledge Base"

Probleme mit den Zeitzonen von Outlook?

Eigentlich eine schöne Sache, das mit den Zeitzonen: Unter "Extras > Optionen > Kalenderoptionen > Zeitzone" können Sie in Outlook eine weitere (oder andere) Zeitzone einblenden, die Ihnen bei der Wahrnehmung von Terminen im Ausland sicher helfen kann.

Doch wenn Sie den Termin bereits vor der Reise eingetragen haben (und das wird nicht selten der Fall sein), so wird er nach der geltenden Ortszeit von Outlook verschoben. Und das genau führt (nicht nur bei unerfahrenen Anwendern) dazu, dass diese Termine nicht korrekt wahrgenommen werden.

Daher hat Microsoft sich entschlossen, dieses Thema in einem eigenen Beitrag in der Knowledge-Base aufzubereiten. Übrigens: Der Beitrag ist zwar für Outlook 2003 bestimmt, ist aber nicht wirklich versionsabhängig.

Wie geht das mit den Zeitzonen?

Problem: Mal sind die Anhänge im Notizfeld, mal im Kopf der E-Mail. Warum?

Ganz einfach: Weil jemand es so wollte – wer auch immer und warum auch immer. Outlook platziert die Anhänge fein säuberlich im Kopf der E-Mail (unter dem Betreff-Feld), wenn Sie die Mail im Format "Nur-Text" verfassen und – etwas wahllos – im Notizfeld, wenn Sie im Format "RTF" oder "HTML" arbeiten.

Und daran ist auch nichts zu ändern. Außer durch die, die das so gewollt haben ...

Problem: Wo speichert Outlook Dateianhänge beim Öffnen?

Wenn Sie in Outlook einen Anhang einer E-Mail öffnen, wird die Datei dafür vorübergehend in einem Ordner des Dateisystem gespeichert. Doch wo? Viele Anwender möchten genau diesen Ordner anpassen (etwa, um die Daten nach dem Öffnen besser abspeichern zu können oder einmal geöffnete Anhänge wieder finden zu können).

Die Lösung: Editieren Sie in der Registrierungsdatenbank von Windows den Eintrag OutlookSecureTempFolder im Schlüssel

HKEY_CURRENT_USER\ Software\ Microsoft\ Office\ Version\ Outlook\ Security\

oder legen Sie den Eintrag mit der kompletten Pfadanagbe als Texteintrag neu an. Ab sofort wird dieser Ordner zum Abspeichern verwendet!

In der Ausgabe 2/2006 von "Outlook optimal nutzen!" finden Sie dazu eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie sehr viele Tipps und Tricks, wofür Sie den Ordner nutzen können (und sollten). Sie sind noch nicht Leser?

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