Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 5. November 2004

Liebe Leser,

in den fernen USA hat sich nicht viel geändert, denn der "alte" Präsident ist auch wieder der neue. Dafür hat sich aber bei den Outlook-Secrets etwas getan. Diese haben nämlich nicht nur ein neues (HTML-)Gesicht bekommen, sondern auch eine neue Redaktion. Das Team von "Outlook optimal nutzen!" und ich – Michael Freihof, der Chefredakteur – werden Ihnen ab sofort wöchentlich die besten und interessantesten Tipps & Tricks rund um Outlook schicken. Und natürlich informieren wir Sie immer, was es neues in der Welt des Internets und der E-Mails gibt.

Viele Outlook-Aha-Effekte wünscht Ihnen

Ihr Michael Freihof

Chefredakteur "Outlook optimal nutzen!"

Neuer Wurm mit hohem Schadenspotenzial!

Der neue Wurm Bagle.at verbreitet sich momentan sehr schnell. Der gefährliche Wurm befällt Windows-PC-Systeme und zwar nicht nur über E-Mails, sondern auch über ein internes Netzwerk. Er versendet sich nicht über Outlook, sondern nutzt eine eigene integrierte SMTP-Software. Er sucht auf der Festplatte des befallenen PCs nach E-Mail-Adressen (auch im Windows-Adressbuch und im Outlook-Adressbuch!) und versendet sich an diese Adressen, es werden aber auch andere als E-Mail-Adresse gefundene Texte ausgewertet und als Empfängeradresse genutzt.

Bagle.at tarnt sich mit verschiedenen Betreffzeilen, als Anhang wird der Name Joke oder Price benutzt (möglicherweise werden noch andere Namen auftauchen). In Netzwerken kopiert sich der Wurm mit verschiedensten Dateinamen in bestimmte Ordner. Derzeit wird nur ein Ordner verwendet, der den Textteil Shar im Namen hat, insofern sind deutsche Netzwerke nicht so vehement betroffen.

Die Hersteller von Antiviren-Software haben ihre Virensignaturen bereits angepasst. Wenn Sie noch keinen Virenschutz haben, wäre das ein Moment, darüber noch mal neu nachzudenken, denn als privater Anwender können Sie die hervorragende Virensoftware FreeAv von H+BEDV kostenlos nutzen. Hier können Sie die Software kostenlos herunterladen:

http://www.free-av.de/ antivirus/ allinoned.html

Was machen Sie eigentlich, wenn Sie ...

... die E-Mail-Adresse aus einer empfangenen E-Mail als Kontakt in Outlook festhalten wollen?

Diese Frage wird uns immer wieder gestellt, zumal der kleinere Bruder Outlook Express das als echte Funktion bereitgestellt hat und Outlook dies anscheinend nicht kann. Nun, das ist ganz einfach! Sie ziehen die E-Mail einfach aus dem Posteingang in die Kontakte! Dort wird ein Kontakt angelegt, in den die E-Mail-Adresse bereits eingetragen wurde und wo Sie die anderen Daten (Telefon, Fax) nur noch ergänzen müssen. Und das können Sie meist ganz schnell durch Verschieben der Daten mit der Maus aus der Signatur erledigen. Alles in allem: Eine wesentlich sinnvollere Handhabung, als das Übernehmen jeder E-Mail-Adresse in Outlook Express. Nur: Warum macht es kaum einer?

TECHINFO: Verteilerlisten automatisch aktualisieren

Mit Hilfe von Verteilerlisten können Sie immer wieder benötigte Gruppen von E-Mail-Adressen schnell und komfortabel zusammenfassen und anschreiben. Das Problem: Wenn Sie E-Mail-Adressen ändern oder löschen, werden diese Informationen nicht automatisch in Verteilerlisten berücksichtigt. In einer Techinfo erfahren Sie, wie sich alle vorhandenen Verteilerlisten nach Änderungen oder Löschungen von Kontakten mit einer kleinen VBA-Lösung aktualisieren lassen.

Die Verteilerlisten werden der Reihe nach angezeigt und können dann einfach per Tastenkombination aktualisiert werden. Die Änderungen gelangen ohne weiteren manuellen Eingriff automatisch in die Verteilerliste.

Unter der folgenden Adresse können Sie ein komfortables Setup herunterladen, das die Techinfo für den einfachen Abruf über START-PROGRAMME auf Ihrem System installiert:

http://www.add-in-world.com/ katalog/ outlook-verteiler/

Sie benötigen die Kontakte in einer Excel-Liste?

Na, dann bringen Sie sie dort doch einfach über die Zwischenablage hin! Denn bevor Sie die vielen Dialogboxen des Dialogs für den Export ausfüllen, nutzen Sie lieber unseren Geheimtipp:

1. Sie markieren die Kontakte in Outlook mit STRG + A (nachdem Sie möglicherweise über Filter die gewünschten Adressen anzeigen) ...
2. ... und nehmen sie wie gewohnt mit Strg + C in die Zwischenablage.
3. Dann wechseln Sie zu Excel und fügen Sie mit Strg + V ein!

Und was das Ganze womöglich noch schöner für Sie macht: Auch benutzerdefinierte Felder, die von Outlook nie exportiert wurden und werden, werden auf diese Weise endlich mit übernommen.

Über "Outlook-Secrets"

Der Newsletter "Outlook-Secret" wird gesponsert von "Outlook optimal nutzen!", dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook. In "Outlook optimal nutzen!" finden Sie ausgeklügelte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierte Insider-Tipps und komprimiertes Praxiswissen für Ihren täglichen Einsatz von Outlook. So kommen Sie mit konkreten Lösungen zügig zum Ziel.

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