Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 15. November 2004

Liebe Leser,

letzte Woche hatten wir unsere Redaktionskonferenz für die nächste Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!". Hier haben wir die Themen festgelegt, die kurz vor Weihnachten für Sie erscheinen. Da unser erster Beitrag zum Thema Fehlerbehebung in Outlook großen Anklang gefunden hat, haben wir eine Fortsetzung gemacht und weitere Outlook-Probleme und Fehlermeldungen zusammengestellt. Denn wenn Outlook nicht mehr richtig arbeitet, ist schnelle Hilfe wichtig, damit es im Arbeitsalltag problemlos weiter gehen kann. Seien Sie gespannt auf die nächste Ausgabe von "Outlook optimal nutzen!". Und damit die Zeit bis dahin nicht so lange wird, finden Sie hier weitere Tipps für Ihren Outlook-Alltag.

Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr

Michael Freihof

Chefredakteur "Outlook optimal nutzen!"

TIPP: Effektiver Filtern nach Kategorien

Mithilfe des Outlook-Filters können Sie die aktuelle Ansicht bekanntlich auf Kontakte beschränken, die zu bestimmten Kategorien gehören. Wenn Sie sich beispielsweise einen Überblick über Ihre Kontakte verschaffen möchten, die international tätig sind und mit denen Sie in geschäftlicher Beziehung stehen, werden nach Auswahl der Kategorien "Geschäftlich" und "International" auch geschäftliche Kontakte angezeigt, die nicht international tätig sind. Das liegt daran, dass Outlook beim Filtern für die ausgewählten Kategorien eine ODER-Bedingung zugrunde legt – es werden also alle Kontakte selektiert, die entweder der Kategorie "Geschäftlich" oder "International" angehören. Um nur die Kontakte auszuwählen, die gleichzeitig beiden Kategorien angehören, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Ansicht und wählen Sie das Kontextmenü AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN an.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTERN und wechseln Sie auf die Registerkarte "Weitere Optionen".
3. Tippen Sie im Feld Kategorien folgenden Ausdruck ein: Kategorie1 UND Kategorie2.
4. "Kategorie1" und "Kategorie2" ersetzen Sie dabei durch die gewünschten Kategorien, also beispielsweise durch "Geschäftlich" und "International": "Geschäftlich" UND "International".
5. Klicken Sie zweimal auf OK, um die Filterung zu übernehmen.

Outlook zeigt Ihnen nun aufgrund der UND-Verknüpfung nur die Kontakte an, die tatsächlich beiden gewünschten Kategorien angehören. Wenn Sie die Ansicht nach mehr als zwei Kategorien filtern möchten, setzen Sie einfach mehrere UND-Verknüpfungen ein:

"Geschäftlich" UND "International" UND "Zulieferer"

Dieser Filter selektiert zum Beispiel alle Kontakte, mit denen Sie in geschäftlicher Beziehung stehen, die international tätig sind und die als Zulieferer gespeichert sind.

News: SPAM und kein Ende ...

Es bleibt uns also erhalten, das Thema unerwünschte Werbe-E-Mails. Denn was unter den Namen RMX, Sender-ID oder Caller-ID als Lösung im Raume stand, die das Übel an der Wurzel – beim Versand – packen sollte, ist vorerst gescheitert. Die Arbeitsgruppe der IETF (Internet Engineering Task Force), die die vorgeschlagenen Möglichkeiten prüfen sollte, hat ihre Arbeit eingestellt, da die – vorwiegend von Microsoft ins Spiel gebrachte – Variante Sender-ID zu sehr mit Patenten von Microsoft befrachtet ist.

Diese Variante ist eine Absender-Authentifizierung, mit der die Echtheit der angegebenen Absenderadresse anhand der Übereinstimmung mit dem benutzten Mail-Server überprüft wird. Die bisher favoritisierte Methode der Fälschung der E-Mail-Adresse würde also nicht mehr funktionieren.

Doch es wäre wohl zu schön gewesen! Denn die Open-Source-Gemeinde, die den Geschäften von Microsoft sowieso nicht gerade wohl gesonnen ist, hat hier ein kräftiges Veto eingelegt. Ergebnis: Keine Lösung. Doch da nur eine Gesamtlösung wirklich Aussicht auf Erfolg hat, werden wir uns weiterhin um eine Lösung für Sie bemühen und Sie auf dem Laufenden halten.

Die Leser unseres Praxishandbuchs "Outlook optimal nutzen!" haben bereits mehrere Beiträge zum Thema Strategien gegen Spam erhalten. Als Abonnent von "Outlook optimal nutzen!" können Sie sich die folgenden Beiträge unter

http://www.outlook-optimal.de

im passwortgeschützten Abonnentenbereich herunterladen.

• Im Beitrag S 610 haben wir beschrieben, wie Sie der SPAM-Flut sehr wirkungsvoll mit den Bordmitteln von Outlook entgegentreten können. Die Einrichtung ist etwas arbeitsintensiv, aber sicher weniger frustrierend, als täglich Dutzende von E-Mails aussortieren zu müssen.
• Der Beitrag S 620 dagegen befasst sich (mit ausführlicher Beschreibung!) mit der kostenlosen Anti-SPAM-Software SpamPal. Wenn Sie diese Software installieren und richtig konfigurieren, dürfte das Thema SPAM Sie nur noch am Rande interessieren.
• Und wenn Sie mit Outlook 2003 arbeiten, haben Sie es noch einfacher: Dort wird mit einem eigenen internen SPAM-Filter die Flut der Werbe-E-Mails sehr wirkungsvoll eingedämmt. Wie Sie diese Filter benutzen und optimieren, haben wir im Beitrag S 625 beschrieben.

An dieser Stelle die Meinung der Redaktion zu dem SPAM-Filter der Version Outlook 2003: Wir lesen öfter einmal, dass der Filter nicht sehr wirkungsvoll sei. Das trifft nicht zu, denn unsere intensiven Erprobungen haben ergeben, dass dieser Filter mit kostenlosem Internet-Update unter

http://office.microsoft.com/ officeupdate

sehr wirkungsvoll ist und zudem erfreulich wenige Misshits produziert (fälschlicherweise als SPAM angesehene E-Mails).

Wichtige Updates für Excel und den Exchange-Server

In dem monatlichen Security Bulletin hat Microsoft wieder auf zahlreiche aktuelle Sicherheitslücken hingewiesen. Besonders schwerwiegend ist ein Problem in Excel 2000 und 2002/XP (SP2), das beim Öffnen einer Arbeitsmappe zur unbemerkten Ausführung von Code und damit zur kompletten Übernahme der Kontrolle Ihres Rechners führen kann. Nähere Informationen und Links zu den Sicherheitspatches finden Sie unter:

http://www.microsoft.com/ technet/ security/ bulletin/ MS04-033.mspx

Zwei weitere Updates betreffen ebenso kritische Sicherheitsupdates bei den Exchange-Server-Versionen 2000 und 2003:

http://www.microsoft.com/ technet/ security/ bulletin/ MS04-035.mspx

http://www.microsoft.com/ technet/ security/ bulletin/ ms04-036.mspx

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere wichtige Updates zu Windows und dem Internet-Explorer. Sie sollten sich daher auch das komplette aktuelle Security Bulletin ansehen:

http://www.microsoft.com/ technet/ security/ bulletin/ ms04-oct.mspx

Über "Outlook-Secrets"

Der Newsletter "Outlook-Secrets" wird gesponsert von "Outlook optimal nutzen!", dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook. In "Outlook optimal nutzen!" finden Sie ausgeklügelte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierte Insider-Tipps und komprimiertes Praxiswissen für Ihren täglichen Einsatz von Outlook. So kommen Sie mit konkreten Lösungen zügig zum Ziel.

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