Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 1. August 2005

Liebe Leserin, lieber Leser,

am letzten Mittwoch war unser Exchange Server für 4 Stunden "unten", also herunter gefahren. Irgendetwas funktionierte nicht mit dem E-Mail-Versand.

Doch nicht nur der Server war unten war, wir waren es auch!

Denn egal, um was es ging: Niemand wusste anscheinend mehr etwas. Weder Adressen noch wichtige Fakten aus E-Mails waren verfügbar, weder Erinnerungen an wichtige Termine wurden gezeigt, noch an ausstehende Aufgaben erinnert.

Es roch überall nach Chaos. Und als alles wieder lief, haben wir uns zusammengesetzt und versucht, das zu tun, was wir eigentlich schon längst hätten tun sollen: Eine vernünftige Strategie für den "Fall des Ausfalls" zu entwickeln.

Doch egal, wie wir es drehten und wendeten: Eine hohe Verfügbarkeit gerade einer solchen Server-Lösung hat einen hohen (wir fanden: einen ZU hohen) Preis, denn eigentlich müsste man das System parallel mit den aktuellen Daten fahren.

Doch die Alternative wäre, ohne Outlook zu arbeiten. Und das wäre ein noch größeres Chaos ...

Also werde ich in Zukunft jede Woche zweimal per Export mein Postfach in eine PST-Datei exportieren und hoffen, dass ich diese nicht brauchen werde ...

Dass Sie und ich von Technik abhängen, wissen wir wohl. Aber reicht das nicht? Muss man das auch noch immer wieder merken?

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine produktive Woche!

Herzlichst

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook optimal nutzen!"

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Die Suche nach E-Mails und Dokumenten hat nicht etwa ein Ende. Sie wird nur leichter!

Denn vom Betreiber der meist benutzten Suchmaschine gibt es seit einiger Zeit eine Suchmaschine, die nicht im Internet, sondern auf dem Rechner der Anwender nach Dokumenten (vorzugsweise aus den Office-Programmen) oder nach E-Mails sucht.

Im Gegensatz zu dem herausragenden Tool "LookOut", über das wir schon mehrfach berichteten

(und das Sie sich hier herunterladen können)

sucht dieses Tool nicht nur in E-Mails, sondern auch in Dateien und Dokumenten (und sogar in der Historie der Internet-Nutzung).

Aber: Die Suche geschieht nicht in Outlook, sondern in der Umgebung des Internet Explorers.

Sie können sich das kostenlose Tool hier herunterladen.

Es ist in Sekunden installiert! Allerdings nur, wenn Sie mit Windows 2000 oder Windows XP arbeiten, andere Betriebssystem werden nicht unterstützt.

Die Leser von "Outlook optimal nutzen!" haben es natürlich wieder mal besser: Sie finden bereits in einer der nächsten Ausgaben einen Beitrag vor, der nicht nur die Nutzung dieses Tools ausführlich beschreibt, sondern alle Tricks und Tipps nennt, wie Sie wirklich alles und jedes finden. Leser von "Outlook optimal nutzen!" wissen eben mehr.

"Outlook optimal nutzen!" Ich will auch dazu gehören!

Übrigens: In dem Beitrag erfahren Sie natürlich auch, welche Alternativen es für diese Art der Suche gibt und wo Sie sie (kostenlos) bekommen können ...

Die neue Beta von ActiveSync bitte mit Vorsicht "genießen"

Das ist gut:

In einigen Monaten wird es für das Synchronisationsprogramm "ActiveSync" von Microsoft für die Synchronisation von Outlook mit einem PDA, SmartPhone oder einem Handy eine neue Version geben, die (endlich) auch Bluetooth unterstützt und zudem eine bessere und komfortablere Synchronisation erlauben soll.

Das ist schlecht:

Auf einigen Webseiten gibt es bereits eine Vorversion, die fälschlicherweise manchmal als "Beta-Version" ausgeflaggt ist. In Wahrheit handelt es sich um eine Vorversion der Entwickler-Version des Programms.

Bitte installieren Sie diese Version NICHT!

Zum einen ist sie alles andere als stabil, zum anderen werden Sie sie nur mit großem Aufwand wieder los zugunsten der alten Version.

Wir werden auf die neue Version ein Auge haben und Sie rechtzeitig informieren!

Begnadete Funktionen: Links zu Outlook-Elementen

Ein kleiner Test: Schreiben Sie doch einmal in ein beliebiges Word-Dokument den Text

outlook:notizen

und beenden Sie die Eingabe mit einer Leertaste oder mit Enter.

Wenn Sie das gemacht haben, sehen Sie, dass daraus ein Link wird (Farbe und Unterstreichung). Wenn Sie diesen Link neugierig anklicken, öffnet Outlook ... was wohl? Die Notizen!

Das können Sie mit allen Ordnern ausprobieren, mit denen Sie in Outlook arbeiten.

Doch die Leser von "Outlook optimal nutzen!" wissen natürlich mehr.

Die können nämlich im Beitrag L 350 nachlesen, wie Sie diese Links auch noch auf die Elemente von Outlook zeigen lassen, also auf eine bestimmte E-Mail oder eine Aufgabe.

Nun müssen Sie nur noch den Link "Siehe E-Mail vom ..." einbinden und schon kann der Leser dieses Dokuments mit einem Mausklick die betreffende E-Mail öffnen, was sicher oft besser ist, als zu zitieren.

Und dort lesen Sie auch, wie Sie mit einem kostenlosen Tool diese Links automatisch erzeugen!

Das sind die Vorteile dieser Methode:

• Einfache Verbindung von allen Office-Dokumenten zu allen Outlook-Elementen
• Funktioniert nach Umwandlung auch in PDF-Dokumenten
• Mögliche Verlinkung auch von Outlook zu Outlook
• Funktioniert auch auf dem Exchange Server
• Funktioniert auch mit Öffentlichen Ordnern
• Schnell erstellt und hoch effizient

Im Sinne Einsteins: Wissen ist oft nur "Wissen wo es steht".

Testen Sie sich selbst: Würden Sie eine Phishing-Seite erkennen?

Wir haben immer wieder (leider immer wieder mit Anlass) über Phishing berichtet und über die immer dreisteren Methoden, mit denen Kriminelle an Ihre persönlichen Daten (Online-Banking, Kennwörter bei eBay etc.) kommen wollen.

Doch: Würden Sie die gefälschten Web-Seiten erkennen? Testen Sie sich selbst!

Bei Mailfrontier gibt es einen einfachen Multiple-Choice-Test, mit dem Sie sich prüfen können: Phishing-Mail oder echte Mail?

Link zu Mailfrontier

Doch das ist alles andere als ein Spaß! Denn nur wer eine gehörige Portion Misstrauen an den Tag legt UND wer diese Seiten erkennt, kann die Fallen belächeln.

Hier die wichtigsten Merkmale, an denen Sie die E-Mails als Betrugsversuch erkennen können:

• In Phishing-Mails wird meist mit Sicherheitswarnungen und Warnungen vor Phishing geködert.
• Es fehlt meist eine Anrede und auch andere Merkmale, die nur der echte Versender kennen könnte.
• Es wird die Eingabe von Kennwörtern, TANs und PINs gefordert, die NIE von einer Bank oder einem anderen Institut geordert werden.
• Die Absenderadresse ist meist nicht persönlich.
• Da viele der E-Mails aus dem Ausland kommen, ist der Stil meist etwas holprig.
• Oft sind Rechtschreibfehler enthalten.
• Die E-Mail-Adresse des Absenders ist anders, als Sie es gewohnt sind (DEUTSCH BANK anstatt DEUTSCHE BANK)

Übrigens: Wir haben auch nur 9 von 10 erkannt ...

Die Leser "Outlook optimal nutzen!" wissen mehr!

Wie Sie sicher wissen, wird der Newsletter "Outlook-Secrets" von "Outlook optimal nutzen!" gesponsert, dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook, dessen Chefredakteur ich bin.

Unsere selbst gestellte Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

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