Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Outlook, Ausgabe vom 18. Juli 2005

So schnell wird aus einer E-Mail ein Kontakt

Liebe Leserin, lieber Leser,

als ich eben "auf die Schnelle" eine E-Mail mit der Maus auf das Symbol der Kontakte gezogen habe, um die E-Mail-Adresse und die Kontaktdaten des Users anzulegen, habe ich mich natürlich gefragt, ob Sie diese Funktion schon kennen.

Nein? Dann sollten Sie das schleunigst ausprobieren. Einfacher kann man einen neuen Kontakt nicht anlegen! Und die E-Mail-Adresse ist auch schon da ...

Da fällt mir ein, was ich an dieser Stelle in unseren Seminaren sage:

"Es ist mir eigentlich egal, was Sie mit der gesparten Zeit machen. Aber es leuchtet mir einfach nicht ein, dass die mit Abstand teuerste Ressource "Mensch" die Daten aus einer E-Mail manuell in den ebenfalls manuell erstellten Kontakt überträgt."

Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um Zeit zu sparen!

Ich hoffe, dass auch diese Ausgabe Ihnen dabei hilft und wünsche Ihnen eine positive Woche!

Ihr

Michael Freihof

Chefredakteur

"Outlook wirklich optimal nutzen!"

PS: Ich will Ihnen ja unser Werk nicht verkaufen ;-), aber der Hinweis sei mir schon gestattet, dass wir im Werk (400 Seiten) und den anderen 2000 Seiten, die inzwischen erschienen sind (und auf die Sie natürlich exklusiv Zugriff haben!) einige Tausend derart praktischer Handhabungshinweise für Sie haben ...

Warum verbreitet sich Spam so schnell und sicher?

Na, das ist doch ganz einfach, werden viele sagen: "Weil die Spammer immer so viel davon versenden. Und irgendwie kommt das dann bei mir an ..."

Falsch! Dass Spam (unerwünschte Werbe-E-Mails) sich immer noch so rasend verbreiten, hat einen anderen Grund: Die Anwender selbst sorgen dafür, dass sich Spam so schnell verbreiten kann!

Wir hatten über die im Dezember veröffentlichte Studie der BSA (Business Software Alliance) berichtet, derzufolge jeder vierte Deutsche Spam-E-Mails liest.

Nun hat die Firma Mirapoint in den USA eine Studie erstellt, die diese Ergebnisse mehr als untermauert. In der Studie wird festgestellt, dass der Anteil an Spam bei den Business-Usern mehr als ein Drittel (!) beträgt und dass 13 % der gewerblichen Nutzer von E-Mail bereits bei einem Unternehmen gekauft hat, das mit derartigen E-Mails geworben hat.

Was jedoch besonders bedenklich ist (und was ich als Anlass für diesen Beitrag genommen habe!) ist dies: Laut Studie klicken 64 % der privaten Nutzer und immer noch 36 % der gewerblichen Nutzer auf den immer vorhandenen "Unsubscribe"-Link am Ende der E-Mail, der vorgaukelt, dass man dann keine E-Mail mehr von diesem Absender bekommen würde.

Dass die Spammer dies als Beweis für die Richtigkeit der E-Mail-Adresse werten und diese Adresse damit gerade wertvoll wird (beispielsweise für einen Weiterverkauf!), ahnen sie nicht.

Bis jetzt. Denn das ist unser Rat:

• Klicken Sie NIE auf diesen "Unsubscribe"-Link! Er ist die Gewähr dafür, dass Sie mehr statt weniger Spam bekommen werden!
• Kaufen Sie NIE bei einer dieser "Firmen". Zum einen sind es meist windige Angebote windiger Unternehmen, zum anderen wird Ihr Posteingang immer voller!
• Löschen Sie also die Spam-E-Mails ungelesen, am besten mit SHIFT+ENTF endgültig.
• Bauen Sie einen Spam-Filter ein, etwa den kostenlosen Spam-Fighter

Link zum Download von Spam-Fighter

Übrigens: Wir haben in "Outlook optimal nutzen!" bereits einige Beiträge für Sie, die sich mit dem ernsten Thema "Abwehr von Spam" beschäftigen.

Neue PDF-Software als Freeware

Es ist nicht zu bestreiten, dass PDF-Dateien bei der Arbeit mit E-Mails immer wichtiger werden, denn solange die Signatur einer E-Mail nicht gesetzlich geregelt ist, kann nur ein mit der E-Mail versendetes PDF-Dokument im Rechtsverkehr zwischen Firmen als verbindlich angesehen werden.

Und wenn Sie Word-Dokumente versenden, werden im Word-Dokument meist zusätzliche Informationen mit versendet, von deren Existenz der Anwender möglicherweise gar nichts weiß. Es ist ein ziemlicher Aufwand, diese Informationen zu entfernen.

Die Leser von "Outlook optimal nutzen!" wissen wieder mal mehr! Denn im Beitrag A 482 können Sie nachlesen, wie Sie diese Informationen vor dem Senden entfernen können! Laden Sie sich diesen Beitrag bei Bedarf kostenlos im geschützten Abonnentenbereich von "Outlook optimal nutzen!" herunter.

Link zu "Outlook optimal nutzen!"

Doch die Erstellung von PDF-Dateien aus Word heraus ist entweder sehr teuer (der Adobe Acrobat kostet als Vollversion bis zu 890 Euro) oder mit den verschiedenen anderen Tools ziemlich aufwändig.

Daher wird es Sie als Leser dieses Newsletters freuen, dass Sie sich bei dem Hersteller des Tools "PDF ReDirect" das kostenlose Tool herunterladen können, mit dem Sie sehr schnell und sehr unkompliziert aus jedem Dokument ein PDF-Dokument macht: Druckbefehl geben und Dateiname vergeben.

Hier die Downloadadresse!

In der nächsten Ausgabe von "Outlook optimal nutzen! besprechen wir das Tool ausführlich!

• Natürlich finden Sie das Tool auf der CD-ROM als Freeware vor.
• Natürlich finden Sie auch eine umfangreiche Anleitung.
• Natürlich können Sie mit unserer Anleitung binnen 1 Minute auch PDFs mit Wasserzeichen (wie wäre es mit "Muster"?) erstellen.

Die Ausgabe 5/2005 von "Outlook optimal nutzen!" ist schon online!

Wir haben einen ganz neuen Service für die Leser von "Outlook optimal nutzen!". Ab sofort werden wir die aktuelle Ausgabe bereits bis zu einer Woche bevor sie in Ihrem Briefkasten liegt, im Online-PDF-Archiv veröffentlichen.

Wir werden Sie hier immer rechtzeitig informieren, sobald die Ausgabe für Sie abrufbar ist.

Am 21. Juli geht die Ausgabe August/September auf die Post. Sie finden dort die folgenden Themen:

Tipps & Tricks

Faxnummern im E-Mail-Adressbuch ausblenden, Sonderzeichen in E-Mails verwenden, Lassen Sie Ihr System auf Viren und Hackertürchen prüfen, u.v.m.

Fragen und Antworten

Suche in den Kontakten nach zwei Suchkriterien, PST-Datei in das neue Outlook 2003-Format konvertieren, Inhalte von Terminen in Quickinfo anzeigen, u.v.m.

Bankleitzahlen in Outlook nachschlagen (Beitrag B 010)

Die mühsame Suche nach den Bankleitzahlen hat ein Ende. Wir stellen Ihnen eine PST-Datei zur Verfügung, die Sie mit wenigen Klicks in Ihr Outlook integrieren können.

Dateien automatisch als Anhang senden (Beitrag D 105)

Haben Sie auch bestimmte Dateien, die sich ständig ändern und die Sie dann jedes Mal wieder an bestimmte Empfänger per E-Mail verschicken? Mit dem Tool OLXFileMailer können Sie diesen Vorgang ab sofort automatisieren: Sie machen Ihre Änderungen, speichern und schließen und die Datei wird automatisch versandt.

Dokumente mit Outlook-Kontakten verknüpfen (Beitrag D 610)

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontakte komfortabel mit allen Dokumenten, die die Kontakt-Person betreffen, verknüpfen können. So müssen Sie nicht mehr in zahlreichen Ordnern suchen.

Exchange Server automatisch installieren (Beitrag E 804)

Hier lesen Sie, wie Sie den Exchange Server automatisch installieren und jede Menge Zeit sparen können.

exchange4linux Server installieren (Beitrag E 805)

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine wirklich kostengünstige (fast kostenlose) Alternative zum Windows Exchange Server vor. Sie erfahren auch, wie Sie den Server schnell und sicher installieren.

Die Zeichensätze in Outlook (Beitrag Z 100)

Es kommt immer mal wieder vor, dass E-Mails merkwürdige Zeichen enthalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welchen Zeichensatz Sie am besten benutzen, damit jeder Ihre E-Mails lesen kann.

Loggen Sie sich am besten gleich auf der Webseite ein!

http://www.outlook-optimal.de

Auf der Homepage klicken Sie links in der Navigation auf "Extras für Abonnenten". Wenn Sie sich bereits angemeldet haben, geben Sie nur noch Ihren Usernamen und Ihr Passwort an. Ansonsten müssen Sie sich zunächst mit Ihrer Kundennummer anmelden (siehe Hinweise auf der Webseite). Wechseln Sie dann ins Archiv, wo Sie die Beiträge der aktuellen Ausgabe direkt lesen können.

Haben Sie die letzten Microsoft-Patches eingespielt?

Nein? Dann sollten Sie es unbedingt tun!

Denn es hat sich etwas getan, was noch vor kurzem nur eine beängstigende Möglichkeit war: Es gibt inzwischen Internet-Seiten, bei denen der bloße Besuch ausreicht, um Trojaner, Viren und Spionage-Software zu installieren. Dabei merkt der User im Vordergrund nichts von der Infektion seines Systems.

Dafür machen sich die Programmierer eine Schwachstelle in der Java-Umgebung des Internet Explorers zunutze, die inzwischen durch den neuesten Patch geschlossen wurde.

Doch wie wir wissen, sind viele Anwender noch sehr arglos, wenn es um die Aktualisierung ihres Systems geht.

Unser Rat:

Entweder prüfen Sie bei Microsoft auf der ob Ihr Betriebssystem und Ihr Internet-Explorer auf dem neuesten Stand ist. Dort können Sie auch einstellen, dass Sie bei neuen Versionen benachrichtigt werden!

Link zur Updateseite

Diese Seite ist für alle Anwender das "Rundum-sorglos-Paket", da dort automatisch geprüft wird, ob Ihr System eines Updates bedarf.

Oder Sie informieren sich über diese Sicherheitslücke und ihre Behebung, was wir jedoch nur erfahrenen Anwendern empfehlen!

www.microsoft.com

Den Kalender von Outlook als Webseite veröffentlichen?!

Natürlich! Denn statt der Frage: "Wann passt es Ihnen?" kann sich der Gesprächspartner im Internet, im Intranet oder im Firmennetzwerk anschauen, wann er damit rechnen kann, Sie anzutreffen.

Als Schnellanleitung: Wenn Sie im Kalender von Outlook sind, können Sie mit "Datei > Als Webseite" speichern den Kalender ablegen.

Doch das ist noch nicht alles, was Sie wissen müssen!

• Wie Sie verhindern, dass alle Termine samt Notizen dort sichtbar werden ...
• Wie Sie diese Funktion optimal ausnutzen ...
• Wie Sie als Anwender von Outlook 2000 kostenlos an den notwendigen "Web Publishing Assistenten" kommen ...

... erfahren Sie in der Ausgabe 6 von "Outlook optimal nutzen!"

Sie sind noch kein Leser von "Outlook optimal nutzen!" und können daher diesen Beitrag (und 2400 Seiten weitere Tipps und Tricks) nicht lesen?

Dann wird es aber Zeit!

Denn die Leser "Outlook optimal nutzen!" wissen mehr!

Wie Sie sicher wissen, wird der Newsletter "Outlook-Secrets" von "Outlook optimal nutzen!" gesponsert, dem Berater für Ihren optimalen Einsatz von Outlook, dessen Chefredakteur ich bin.

Unsere selbst gestellte Aufgabe: Sie in Ihrer Praxis mit Outlook zu begleiten, Sie zu unterstützen mit ausgeklügelten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, fundierten Insider-Tipps und komprimiertem Praxiswissen für Ihren täglichen professionellen Einsatz von Outlook und Exchange. Denn Outlook kann Ihnen ganz entscheidend helfen, Ihre tägliche Arbeit effizienter und zielgerichteter zu verrichten.

Wenn Sie sich vorstellen wollen, wie sich das Werk "anfühlt": In Ihrem Newsletter "Outlook-Secrets" finden Sie – und das soll auch so bleiben – immer wieder Tipps, die wir aus unserer Praxis für Ihre Praxis für wichtig halten. In "Outlook optimal nutzen!" finden Sie auf 94 Seiten derartige Tipps, Tricks und Anleitungen.

Wenn Sie mehr wissen wollen oder den Berater kostenlos zum Test anfordern möchten: Wir sind einen Mausklick entfernt:

Klick!

Machen Sie den Test! Sie werden überrascht sein, was Outlook alles kann und was Sie alles mit Outlook machen können.

Und wenn etwas mal nicht klappt: Als Bezieher des Praxis-Handbuchs können Sie die kostenlose Hotline nutzen! Ich helfe Ihnen gern weiter.

Ich darf einen Leser zitieren: "Die zwei Hilfestellungen bei wirklichen Problemen allein waren das Geld für das Jahres-Abonnement wert! Die wertvollen Tipps und Anleitungen habe ich also kostenlos dazu bekommen."