Infos und Profi-Tipps zu Microsoft PowerPoint, Ausgabe vom 17. November 2005

Präsentationen ganz einfach in Flash-Dateien umwandeln

Liebe Leserin, lieber Leser,

zu Beginn eine aktuelle Information vom Software-Markt rund um PowerPoint: Das Programm "Camtasia Studio 3.0" ist jetzt auch in Deutsch verfügbar. Sie können damit Ihre Präsentationen in Flash-Dateien umwandeln. Präsentationen, die Sie als Flash-Film weitergeben, sind zum einen vor Veränderungen geschützt, zum anderen können sie auch von Anwendern angesehen werden, die gar kein PowerPoint auf ihrem Rechner haben. Zwei Highlights der neuen Camtasia-Version sind die Quiz-Funktion und die Bild-in-Bild-Technik.

Mehr zu Camtasia Studio und den Neuerungen in Version 3.0

Die Tipps kommen diesmal vom Präsentations-Experten Tom Becker. Er zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie die Technik für Ihre Präsentation vorbereiten. Mehr zu Tom Becker und zahlreiche Beispiele für gelungene Folien finden Sie hier:

Attraktive Präsentationsbeispiele anschauen

Wissenszuwachs beim Lesen der "PowerPoint-Secrets" wünscht Ihnen auch diesmal

Ihr Dieter Schiecke

Chefredakteur

"PowerPoint aktuell"

"33 professionelle PowerPoint-Vorlagen"

Lieber zwei Kopien als eine

Tom Becker

Da eine Präsentation nicht unbedingt auf dem Rechner gezeigt wird, auf dem sie erstellt wurde, müssen Sie eine Kopie der PowerPoint-Datei mit zum Vortrag nehmen. Speichern Sie die Präsentation auf einer CD-ROM und (!) einem USB-Stick ab und nehmen Sie zur Sicherheit beide unterschiedliche Speichermedien mit. Ein USB-Stick ist zwar handlicher, aber auf manchen Rechnern sind USB-Ports einfach vom Administrator gesperrt worden, um "Datenklau" zu vermeiden. Manche ultraleichten Notebooks wiederum haben kein fest eingebautes CD-ROM-Laufwerk.

Checkliste: Den Rechner richtig für die Bildschirmpräsentation einrichten

Tom Becker

Stellen Sie folgende allgemeine Optionen ein:

• Aktivieren Sie die Hardwarebeschleunigung auf dem Präsentationsrechner. Klicken Sie dafür im Menü "Bildschirmpräsentation" auf "Bildschirmpräsentation einrichten". Aktivieren Sie die Funktion "Hardware-Grafikbeschleunigung verwenden", um eine bessere Performance bei Folienübergängen und animierten Folien zu erhalten.
• Deaktivieren Sie in der Systemsteuerung von Windows die Power Save-Funktion und den Bildschirmschoner.
• Stellen Sie sicher, dass im Hintergrund keine andere Programme wie z.B. Virenscanner laufen, die sich während der Präsentation einschalten könnten.

Legen Sie fest, ob und wie die Maus als Zeigegerät erscheint

Tom Becker

Wollen Sie während der Vorführung auf Details auf Ihren Folien verweisen? Oder empfinden Sie den Mauszeiger eher als störend beim Zeigen Ihrer attraktiv gestalteten Folien? Je nachdem, wie Sie die Frage beantworten, können Sie dies entsprechend vorbereiten:

• Wenn Sie die Maus als Zeigegerät einsetzen möchten, ist es hilfreich, wenn Sie die ständige Präsenz des Mauszeigers sichern. Starten Sie die Bildschirmpräsentation mit F5 und legen Sie mit einem Rechtsklick im Kontextmenü über "Zeigeroptionen" die Option "Pfeil" fest. In Version 2003 können Sie an der Stelle über "Pfeiloptionen" noch die Option "Sichtbar" einstellen.
• Oder aber Sie blenden den Mauszeiger während der Bildschirmpräsentation völlig aus. Starten Sie dazu mit F5 die Bildschirmpräsentation, rufen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü auf und wählen Sie über den Eintrag "Zeigeroptionen" die Option "Ausgeblendet".

Probleme mit fehlenden Schriften vermeiden

Tom Becker

Testen Sie, ob auf dem Vorführrechner alle in der Präsentation verwendeten Schriftarten installiert sind.

• Wenn Sie spezielle Schriftarten verwenden, nehmen Sie diese zur Sicherheit auf dem USB-Stick oder der CD-ROM mit und installieren Sie diese auf dem Vorführrechner.
• Alternativ können Sie über das Menü "Datei" auch eine Pack & Go-Präsentation erstellen, um sicher zu gehen, dass alle Schriften eingebunden sind.
• Oder speichern Sie die Schriften gleich mit in der Präsentation selbst. Das wird zwar den Speicherplatz der PowerPoint-Datei deutlich vergrößern, befreit Sie aber vor Ort von zusätzlichen Handgriffen. Das Einbetten zusätzlicher TrueType-Schriften stellen Sie über "Extras – Optionen" in der Registerkarte "Speichern" ein.

Stellt der Beamer die Präsentation richtig dar?

Tom Becker

Bringen Sie möglichst in Erfahrung, welcher Beamer eingesetzt wird. Die beste Präsentation nützt Ihnen nichts, wenn sich die Auflösung des Beamers nicht mit der von Ihrem Notebook "verträgt". Weitere Punkte sind:

• Wie werden die Farben Ihrer Präsentation vom Beamer dargestellt?
• Stellen Sie fest, ob am Beamer selbst noch Korrektur-Einstellungen vorgenommen werden können und wie dies geht.
• Ergänzen Sie gegebenenfalls eine spezielle Farbskala in Ihrer Präsentation, die zwar scheinbar vom Corporate Design abweicht, aber dann bei der Projektion mit dem Beamer zu besseren Ergebnissen führt. Eine neue Farbskala können Sie der Präsentation über die Befehlsfolge "Format – Folien-Farbskala" (bis Version 2000) bzw. "Format – Foliendesign – Farbschemas – Farbschemas bearbeiten" (ab Version 2002) hinzufügen.

Und zum Schluss ...

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