Infos und Profi-Tipps zu Microsoft Excel, Ausgabe vom 7. Juni 2005

Herzlich willkommen zu Ihren Excel Secrets!

Liebe Leserin, lieber Leser,

bei Microsoft laufen die Vorbereitungen für das neue Office 12 (und damit auch die neuste Version von Excel) auf Hochtouren.

Es ist schwer, bereits Einzelheiten über das neue Excel zu erfahren. Aber so viel ist nun auch von Microsoft offiziell bestätigt: das Standard-Dateiformat im neuen Office wird sich in allen Anwendungen ändern. Alle Office-Anwendungen werden ihre Daten künftig im XML-Format speichern. Das hat viele Vorteile: die Dateien brauchen weniger Speicherplatz und können mit zusätzlichen Sicherheits-Optionen ausgestattet werden. Schon die aktuelle Office-Version kann Dateien im XML-Format speichern, ab Office 12 wird XML aber das Standard-Speicherformat.

In Excel 12 erstellte und wie gewohnt mit dem (dann neuen) Standardformat gespeicherte Arbeitsmappen können in älteren Excel-Versionen dann nur noch verarbeitet werden, wenn die Anwender ein zusätzliches (allerdings kostenloses) Update installieren. Dieses Update wird aber möglicherweise in einem der nächsten Service Packs für Office zur Verfügung gestellt.

Mit freundlichem Gruß

Ihr Martin Althaus

Chefredakteur

Der Excel-Berater

Excel_aktuell

P.S. Die nächste Ausgabe Ihrer Excel-Secrets erscheint am 21.06.2005

Schaltfläche für einen Druckbereich einrichten

Viele Anwender schätzen die Möglichkeiten, mit Druckbereichen nur Teile von Tabellenblättern ausdrucken zu können.

Wenn auch Sie häufig diese Technik einsetzen, ist eine passende Symbolleisten-Schalt¬fläche für die Definition eines Druckbereichs sehr hilfreich.

Für die Einrichtung einer solchen Schaltfläche gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl "Ansicht – Symbolleisten – Anpassen" auf.
2. Aktivieren Sie hier das Register "Befehle".
3. In der Kategorie "Datei" sehen Sie den Befehl "Druckbereich festlegen".
4. Diesen Befehl klicken Sie mit der Maus an und ziehen ihn dann mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf einer der Symbolleisten.
5. Dort steht Ihnen dann die neue Schaltfläche zur Verfügung.
6. Die Dialogbox "Anpassen" schließen Sie mit der Schaltfläche "Schließen".

Die neue Schaltfläche setzen Sie folgendermaßen ein:

1. Markieren Sie den Bereich, der gedruckt werden soll.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche.
3. Damit ist der markierte Bereich als Druckbereich definiert.

Anhand einer Kalenderwoche den Montag der Woche ermitteln

Liefertermine oder Ähnliches werden häufig für eine bestimmte Kalenderwoche angegeben. Wenn Sie nun mit Excel ermitteln möchten, auf welches Datum der Montag einer Kalenderwoche fällt, steht Ihnen dafür leider keine fertige Funktion zur Verfügung.

Mit einer Formel, in der Sie die Funktionen DATUM und WOCHENTAG miteinander kombinieren, erreichen Sie das gewünschte Ergebnis.

Wenn in einer Tabelle in der Zelle B1 die Kalenderwoche steht und in der Zelle B2 das Jahr angegeben wird, können Sie den dazugehörigen Montag mit der folgenden Formel ermitteln:

=DATUM(B2;1;7* B1-3-WOCHENTAG(DATUM(B2;;);3))

Wichtig dabei ist, dass Sie das Jahr in der Zelle B2 unbedingt 4-stellig angeben.

Stunden für Berechnungen in Zahlen umwandeln

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle eine errechnete Stundenzahl mit einem Stundenlohn multiplizieren, um einen Gesamtlohn zu ermitteln, erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis.

Dieser Fehler tritt deshalb auf, weil Excel bei einer Berechnung mit Stunden das Ergebnis immer als Stunden darstellt.

Aus diesem Grund müssen Sie die Stunden in eine Zahl umwandeln, damit Sie mit zwei kompatiblen Werten rechnen können. Dazu verwenden Sie die Funktionen STUNDE() und MINUTE().

Wenn in Zelle B3 die Stundenzahl und in Zelle B2 der Stundenlohn steht, geben Sie für die korrekte Berechnung in die Zelle B4 die folgende Formel ein:

=(STUNDE(B3)+MINUTE(B3)/60)*B1

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