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schon in der Word-Hilfe selbst beschrieben. Ganz ehrlich, was
einem da manchmal für teures Geld geboten wird, grenzt schon
an Frechheit! Dass Sie mit <Strg>+<A> in
allen Windows-Anwendungen den kompletten Text markieren
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Herausgeber "Word Tipps & Tricks von A-Z
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Tipp Nr. 1: Löschen Sie Kommentare
komfortabel
Bei der Bearbeitung von Dokumenten sind Kommentare ein
nützliches Hilfsmittel. Sei es, um andere Team-Mitglieder auf
etwas aufmerksam zu machen oder weil Sie sich selber an etwas
erinnern möchten, was zur Fertigstellung noch erledigt werden
muss. Peinlich wäre es allerdings, wenn diese Kommentare bei
der Weitergabe des fertigen Textes noch vorhanden wären. Mit
einem verblüffend einfachen Trick entfernen Sie in Windeseile
alle Kommentare zuverlässig aus einem Dokument:
-
Wählen Sie das Menü BEARBEITEN-ERSETZEN an
und klicken Sie auf ERWEITERN.
-
Klicken Sie in das Feld SUCHEN NACH und
löschen Sie einen eventuell vorhandenen Inhalt.
-
Geben Sie ^a in das Feld ein. In Word 2000
und 97 können Sie auch die Liste der Schaltfläche SONSTIGES
öffnen und den Eintrag KOMMENTARZEICHEN markieren.
-
Stellen Sie sicher, dass das Feld ERSETZEN
DURCH leer ist und klicken Sie auf ALLE
ERSETZEN.
Auf diese Weise ersetzen Sie alle »Kommentarzeichen« durch
»Nichts«. Sie werden also gelöscht und mit ihnen auch die
zugehörigen Kommentare.
Das ist nur ein kleiner Auszug aus der "Word
Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004":
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 2: Wie Sie Textabschnitte schneller
kopieren und verschieben
Das Verschieben und Kopieren von Textabschnitten gehört
ohne Zweifel zu den am häufigsten ausgeführten
Arbeitsschritten in Word. Aus diesem Grund werden auch
zahlreiche Tastenkombinationen und Hilfen angeboten, um diese
Vorgänge zu beschleunigen. So zum Beispiel das komfortable
»Drag & Drop« (Ziehen & Ablegen) mit der Maus. Wenig
bekannt ist die Tatsache, dass neben dem bekannten Drag &
Drop noch andere Maustechniken zur Verfügung stehen, die in
einigen Situationen noch effektiver sind. Wenn Sie sich zum
Beispiel vorstellen, dass Sie einen Textabschnitt über mehrere
Seiten hinweg kopieren oder verschieben möchten, ist das
Ziehen bei gedrückter Maustaste wenig komfortabel. Verwenden
Sie in diesen Fällen die folgende Technik:
-
Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie
bewegen oder kopieren wollen.
-
Verwenden Sie dann die Bildlaufleisten, um
den Teil des Dokumentes sichtbar zu machen, in den Sie die
Markierung einfügen wollen. Beachten Sie dabei, dass der
Cursor durch dieses Scrolling im Text in keinem Fall
verschoben werden darf, weil Sie damit Ihre Markierung
aufheben würden.
-
Drücken Sie nun <Strg> zum
Verschieben bzw. <Strg>+<Umschalt> zum
Kopieren und halten Sie diese Tasten gedrückt, während Sie
mit der rechten Maustaste einmal auf die Zielposition
klicken.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 3: So verschieben Sie bequem
Tabellenzeilen
Wenn Sie den Aufbau einer Word-Tabelle schnell und
komfortabel über die Tastatur verändern wollen, gibt es einen
wenig bekannten Trick:
-
Bewegen Sie den Cursor in eine beliebige
Zelle der Zeile, die Sie verschieben wollen.
-
Drücken Sie
<Alt>+<Umschalt> und halten Sie diese
Tasten gedrückt.
-
Bewegen Sie die Zeile dann mit <Cursor
unten>/<Cursor oben> an die gewünschte
Position.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 4: Wie Sie Textpassagen auch
rechteckig markieren
Eine Markierung in Word umfasst normalerweise alle Zeichen
von der Start- bis zur Zielstelle. Wenn Sie aber
beispielsweise nur die zweite Spalte in einem mit Tabulatoren
gesetzten Text formatieren möchten, benötigen Sie eine
"freischwebende" rechteckige Markierung. So eine Markierung zu
erstellen, ist kein Problem, wenn Sie die <Alt>Taste
gedrückt halten und dann mit der Maus die Markierung
erstellen. Den so markierten Bereich können Sie nun mit den
üblichen Formatierungsbefehlen verändern, kopieren, löschen
etc. Diese Markiertechnik ist nicht auf mit Tabulatoren
gesetzte Bereiche beschränkt. Auch im normalen Fließtext oder
in Listen können Sie diesen Trick anwenden.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 5: Nutzen Sie schnelles Markieren
mit »Gehezu«
Die Funktion BEARBEITEN-GEHEZU kann nicht nur genutzt
werden, gezielt bestimmte Stellen im Text anzuspringen. Die
folgende Technik zeigt, wie »Gehezu« auch beim Markieren von
Textabschnitten behilflich ist
-
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die
Markierung beginnen soll.
-
Drücken Sie F8 (damit starten Sie den so genannten
»Erweiterungsmodus«) und drücken Sie
<Strg>+<G>.
-
Wählen Sie das Textelement aus, an dem die Markierung
enden soll. Um beispielsweise den Bereich von der aktuellen
Cursorposition bis in Zeile 200 zu markieren, markieren Sie
den Eintrag »Zeile«, geben die Zahl »200« ein und klicken
auf GEHEZU. Word springt daraufhin in Zeile 200 und markiert
dabei den kompletten Bereich von der Ausgangsposition bis in
diese Zeile.
-
Kehren Sie mit SCHLIEßEN wieder in den Text
zurück.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 6: So tauschen Sie Absätze ganz
fix
Sie wollen zwei Absätze vertauschen? Kein Problem: Klicken
Sie in den zu verschiebenden Absatz.
Mit <Alt>+<Umschalt>+<Cursor oben>
tauscht der markierte Absatz mit seinem Vorgänger den
Platz.
Mit <Alt>+<Umschalt>+<Cursor
unten> mit seinem Nachfolger.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 7: Nutzen Sie die kostenlose
Grafik-Bibliothek von Microsoft
Wenn Sie über einen Internet-Anschluss verfügen, bietet
Ihnen Microsoft eine kostenlose Möglichkeit, online auf eine
riesige Auswahl weiterer Grafiken zuzugreifen. Der besondere
Vorteil dabei: Alle angebotenen Grafiken sind bereits so
vorbereitet, dass sie direkt in die ClipArt Gallery (Word 97),
die Clip Gallery (Word 2000) oder den Clip Organizer (Word
2002) übernommen werden können.
Und so müssen Sie vorgehen:
-
Stellen Sie eine Verbindung zum Internet her
und wählen Sie in Word das Menü EINFÜGEN-GRAFK-CLIPART an.
-
Klicken Sie nun auf CLIPS AUS DEM WEB (Word
97) oder CLIPS ONLINE in Word 2002/2000.
-
Word öffnet daraufhin den Internet Explorer
und stellt eine Verbindung zur Design Gallery Live von
Microsoft her. Über die Suchfunktion können Sie sich eine
Auswahl an Grafiken anzeigen lassen.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 8: Öffnen Sie den Formeleditor doch
in einem separaten Fenster
Der Formeleditor lässt sich noch komfortabler bedienen,
wenn Sie in einem separaten Fenster arbeiten. Und das geht
so:
-
Starten Sie den Registrierungseditor über
START-AUSFÜHREN... bzw. drücken Sie bei einer
Windows-Tastatur <WIN>+R. Geben Sie REGEDIT ein und
klicken auf die Schaltfläche "OK".
-
Navigieren Sie zum Schlüssel
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Equation
Editor\3.0\Options\General\ForceOpen
-
Doppelklicken Sie auf den Eintrag
"ForceOpen" und ändern Sie den Wert von "O" auf
"1".
-
Wenn Sie anschließend eine Formel erstellen,
bearbeiten Sie Formeln nicht mehr eingebettet im
Word-Dokument, sondern in einem eigenen
Fenster.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 9: Wie Sie führende Leerzeichen in
3 Sekunden komplett entfernen
Wenn Sie fremde Texte weiterverarbeiten, Informationen aus
dem Browser in ein Dokument kopieren oder Informationen aus
anderen Quellen übernehmen, haben Sie häufig mit unerwünschten
Leerzeichen am Anfang von Zeilen zu kämpfen. Das manuelle
Entfernen ist natürlich viel zu mühsam und auch mit Suchen und
Ersetzen ist Ihnen in der Regel nicht geholfen. Viel einfacher
und schneller funktioniert der folgende Trick:
-
Markieren Sie die Zeilen, vor denen Sie
Leerzeichen entfernen möchten.
-
Klicken Sie auf das Symbol ZENTRIEREN in der
Symbolleiste. Word zentriert daraufhin die markierten Zeilen
und entfernt dabei voll automatisch die führenden
Leerzeichen.
-
Klicken Sie auf das Symbol LINKSBÜNDIG, um
den Text wieder normal auszurichten.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tipp Nr. 10: Ermitteln Sie ganz schnell die
Tastenbelegung
Word verfügt über eine nahezu unüberschaubare Anzahl von
Tastenkombinationen, die Sie noch durch individuelle
Anpassungen beliebig erweitern können. Ein Trick, mit dessen
Hilfe Sie den Überblick nicht verlieren, ist also gefragt:
Wenn Sie die Tasten
<Strg>+<Alt>+<Num+> (Num+ =
Plus-Taste auf der Zehnertastatur) drücken, schalten Sie Word
in einen speziellen Modus, in dem Sie nun folgende
Möglichkeiten haben:
Drücken Sie eine beliebige Tastenkombination, um
herauszufinden, welche Funktion ihr augenblicklich zugewiesen
ist.
Umgekehrt können Sie aber auch ein beliebiges Menü anwählen
oder ein Symbol anklicken, um herauszufinden, mit welchem
Tastatur-Shortcut Sie die entsprechende Funktion
erreichen.
Word zeigt in beiden Fällen das Dialogfeld EXTRAS-ANPASSEN
an, in dem die gesuchte Tastenkombination zu der gewünschten
Funktion angezeigt wird.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
"Word
Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004"
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der einzigartigen Vielfalt der "Word Tipps & Tricks
von A-Z Jahres-CD 2004". Wie Sie die unglaublichen
Möglichkeiten von Word voll ausschöpfen können, finden
Sie hier.
Weitere Vorteile dieser einmaligen
Word-Wissensdatenbank: Schneller Zugriff auf alle
Beiträge über die vom Explorer gewohnte Baumstruktur.
Stichwort- oder Volltextsuche in allen Beiträgen.
Übernahme von VBA-Routinen von der "Word Tipps &
Tricks von A-Z Jahres-CD 2004" direkt in die
VBA-Entwicklungsumgebung. Klicken Sie einfach hier. |
Tabellen: Die 9 besten Tipps & Tricks
Mit der "Word Tipps & Tricks von A bis Z Jahres-CD
2004" arbeiten Sie künftig noch schneller und effektiver mit
Ihren Tabellen.
Tabellen-Tipp Nr. 1: Standardformat für
Tabellen festlegen
Tabellen sind mit Word schnell erstellt, aber leider wird
dabei standardmäßig immer dieselbe Formatierung verwendet:
Alle Zellen sind mit einer einfachen Linie eingerahmt. In
vielen Fällen sind Linien aber nicht erwünscht, oder es soll
lieber ein anderes vorgegebenes AutoFormat zum Einsatz kommen.
Bis Word 97 mussten Sie diese Anpassungen nach jedem Einfügen
einer Tabelle manuell vornehmen, aber in Word 2003, 2002 und
2000 gibt es eine wenig bekannte Möglichkeit, das
Standardformat für neue Tabellen beliebig zu bestimmen. Sie
können sich sowohl für eine neutrale Tabelle ohne jede
Formatierung oder ein beliebiges anderes AutoFormat
entscheiden:
-
Legen Sie ein leeres Word-Dokument an und
wählen Sie das Menü TABELLE-EINFÜGEN-TABELLE (Word
2003/2002(XP)) bzw. TABELLE-ZELLEN EINFÜGEN-TABELLE (Word
2000) an.
-
Nachdem Sie auf Autoformat geklickt haben,
erscheint eine Liste aller zur Verfügung stehenden Formate.
Der Eintrag »Tabellengitternetz « (Word 2003/2002(XP)) bzw.
»Einfach 1« ist markiert.
-
Wenn Sie lediglich die Linien für neue
Tabellen entfernen möchten, ändern Sie einfach den
Listeneintrag auf »Normale Tabelle« (Word 2003/2002) oder
schalten Sie lediglich das Kontrollkästchen RAHMEN aus (Word
2000). Sie können aber auch ein beliebiges anderes
AutoFormat markieren, das in Zukunft verwendet werden soll
oder die weiteren Optionen im Dialogfeld verändern. So
lassen sich beispielsweise in Word 2000 gezielt bestimmte
Formatmerkmale wie Farbe oder Schriftart deaktivieren. Die
Möglichkeiten in Word 2003/2002 gehen noch einen Schritt
weiter: Hier steht Ihnen nicht nur eine deutlich größere
Auswahl von Formaten zur Verfügung, sondern Sie können auch
beliebige neue Formate hinzufügen, indem Sie das Menü
FORMAT-FORMATVORLAGENVORLAGEN UND FORMATIERUNG
verwenden.
-
In Word 2003/2002(XP) klicken Sie nun auf
STANDARD und entscheiden im folgenden Dialog, wo genau das
neue Standardformat gelten soll. In Word 2000 bestätigen Sie
Ihre Einstellungen mit OK und aktivieren im nächsten
Dialogfeld die Option ALS STANDARD FÜR ALLE NEUEN TABELLEN
VERWENDEN.
-
Nach einem weiteren Klick auf OK haben Sie
die Format-Vorgaben für neue Tabellen dauerhaft geändert,
sodass in Zukunft keine nachträgliche Bearbeitung Ihrer
Tabellen mehr notwendig ist.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 2: Gitternetzlinien ganz
einfach entfernen
Wenn Sie das Standardformat für Tabellen nicht, wie oben
beschrieben, ändern möchten oder mit Word 97 arbeiten, sollten
Sie noch einen anderen nützlichen Trick kennen, um die
standardmäßig vorgegebenen Linien ganz schnell zu
entfernen:
Klicken Sie einfach in die Tabelle und drücken Sie
<Strg>+<Alt>+<U>. Alle Linien sind
damit in einem einzigen Schritt entfernt. Um dasselbe Ergebnis
mit der Maus zu erzielen, wählen Sie das Menü
TABELLE-AUTOFORMAT FÜR TABELLE (Word 2003/2002(XP)) oder
TABELLE-TABELLE AUTOFORMAT an. Markieren Sie dann den Eintrag
»Normale Tabelle« (Word 2003/2002(XP)) oder »(ohne)« (Word
2000/97) und bestätigen Sie mit ÜBERNEHMEN (Word
2003/2002(XP)) oder OK (Word 2000/97).
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 3: Tabellenaufbau schnell
verändern
Wenn Sie den Aufbau einer Word-Tabelle schnell und
komfortabel über die Tastatur verändern wollen, gibt es einen
wenig bekannten Trick:
-
Bewegen Sie den Cursor in eine beliebige
Zelle der Zeile, die Sie verschieben wollen.
-
Drücken Sie
<Alt>+<Umschalt> und halten Sie diese
Tasten gedrückt.
-
Bewegen Sie die Zeile dann mit <Cursor
unten>/<Cursor oben> an die gewünschte
Position.
Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze,
dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch bei
der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen; mit
<alt>+<umschalt>+<cursortaste> haben Sie die
Möglichkeit, sowohl Gliederungsebenen als auch Textabsätze an
eine neue Position zu
bewegen.<cursortaste><umschalt><alt>
Wenn Sie häufig im Gliederungsmodus arbeiten, geht es noch
einfacher: Jede Zeile lässt sich durch Ziehen an der
Punkt-Markierung am linken Bildschirmrand bewegen, ohne dass
eine vorherige Markierung notwendig ist.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 4: Spaltenüberschriften
in langen Tabellen perfekt im Griff
Wenn Sie mit einer Tabelle arbeiten, die sich über mehrere
Seiten erstreckt, haben Sie beim Ausdruck ein kleines Problem,
denn die Spaltenüberschriften erscheinen standardmäßig nur auf
der ersten Seite, sodass die Bedeutung der Spalten auf den
Folgeseiten nicht ersichtlich ist. Die Lösung: Markieren Sie
die erste Zeile der Tabelle (auf Wunsch auch mehrere Zeilen)
und wählen Sie das Menü TABELLE-ÜBERSCHRIFTENZEILEN
WIEDERHOLEN (Word 2003, 2002, 2000) bzw. TABELLE-ÜBERSCHRIFT
(Word 97) an. Wenn Sie die Tabelle nun ausdrucken, gibt Word
die gewünschten Zeilen automatisch am Beginn jeder Seite aus,
sodass die Überschriften jederzeit sichtbar sind. Ein
wichtiger Tipp zu dieser nützlichen Word-Funktion: Das
Wiederholen der Überschriften klappt nur dann, wenn Sie keine
manuellen Seitenumbrüche in die Tabelle einfügen!
Leider gilt die beschriebene Funktion nur für den Ausdruck,
sodass Sie auf dem Bildschirm weiterhin das Problem haben,
dass die Bedeutung der Spalten nur noch erraten werden kann,
sobald die Überschriften aus dem Bild gescrollt sind. Aber
auch hier können Sie sich behelfen:
-
Stellen Sie sicher, dass der obere Teil der
Tabelle mit den gewünschten Überschriftenzeilen zu sehen ist
und wählen Sie das Menü FENSTER-TEILEN an.
-
In der Mitte des aktuellen Fensters
erscheint daraufhin ein grauer Balken, den Sie mit der Maus
oder mit den Cursortasten nach oben bis unter die
Überschriftenzeilen ziehen. Dann bestätigen Sie per
Mausklick oder mit Return.
-
Eventuell müssen Sie die Teilung durch das
Ziehen des waagerechten grauen Balkens mit der Maus noch ein
wenig korrigieren, denn im oberen Ausschnitt des Fensters
sollten ausschließlich die Überschriftenzeilen zu sehen
sein. Am Ende können Sie in der Tabelle im unteren größeren
Ausschnitt beliebig hin- und herscrollen: Die Überschriften
sind immer sichtbar!
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 5: Markieren in und rund
um Tabellen
Für die Arbeit mit Tabellen sollten Sie die folgenden
nützlichen und wenig bekannten Abkürzungen per Tastatur und
Maus kennen:
-
Drücken Sie <Alt>+<Num5> (= die Zahl
»5« auf der Zehnertastatur), um die komplette Tabelle zu
markieren, in der sich der Cursor zurzeit befindet.
-
Drücken Sie die Alt-Taste, halten Sie sie gedrückt und
klicken Sie in eine Tabellenzelle, um die entsprechende
Spalte zu markieren. Achtung: Dieser Shortcut funktioniert
leider nicht mehr in Word 2003, weil das Programm bei
<Alt>+Mausklick grundsätzlich den
Aufgabenbereich »Recherchieren« einblendet.
-
Halten Sie schließlich <Alt> gedrückt und
führen Sie einen Doppelklick in eine Tabelle durch, um die
komplette Tabelle auszuwählen. Dieser Shortcut funktioniert
in Word 2003, aber leider wird nicht nur die Tabelle
markiert, sondern auch der Aufgabenbereich »Recherchieren«
angezeigt.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 6: Der feine Unterschied
- Tabellen löschen
Wenn Sie eine Tabelle wieder aus Ihrem Dokument löschen
wollen, ist die normale Vorgehensweise folgende: Sie klicken
in die Tabelle, markieren sie mit
<Alt>+<Num5> (= die Zahl »5« auf der
numerischen Zehnertastatur) und drücken Entf. Das unerwartete
Ergebnis ist allerdings, dass lediglich die Inhalte der
Tabelle entfernt werden, während das leere Grundgerüst
weiterhin zu sehen ist. Das ist gut zu wissen und kann auch in
der einen oder anderen Situation nützlich sein, aber es gibt
auch einen Trick, um die komplette Tabelle zu entfernen:
Drücken Sie nach dem Markieren einfach .
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 7: Mehr Komfort beim
Anlegen Ihrer Tabellen
Neben dem altbekannten Symbol »Tabelle einfügen« und dem
entsprechenden Menü bietet Word noch zwei weitere sehr
komfortable, aber wenig genutzte Techniken zum Anlegen neuer
Tabellen. Besonders interessant ist dabei die Funktion zum
Zeichnen von Tabellen: Anstatt die gewünschte Anzahl von
Zeilen und Spalten vorzugeben und dann eine Standardtabelle zu
erhalten, »zeichnen« Sie Ihre Tabelle maßgeschneidert wie auf
einem Blatt Papier. Klicken Sie zu diesem Zweck das Symbol
»Tabellen und Rahmen«, um die gleichnamige Symbolleiste
einzublenden. Wenn Sie dann das Werkzeug »Tabelle zeichnen«
aktivieren, ist die gewünschte Tabelle in wenigen Augenblicken
erstellt:
-
Erstellen Sie als Erstes einen Rahmen, der
die Gesamtgröße der Tabelle in etwa wiedergibt.
-
Um eine Spalte zu erstellen, zeichnen Sie
ganz einfach bei gedrückter linker Maustaste eine Trennlinie
von oben nach unten in den Rahmen. Auf Wunsch stellen Sie
vorher Art und Stärke der Linie ein, die zum Zeichnen
verwendet werden soll.
-
Zeilen entstehen dementsprechend, indem Sie
Linien von links nach rechts zeichnen.
-
Nach diesem Prinzip können Sie jede
beliebige Tabellenstruktur erstellen; auch das Teilen von
einzelnen Zellen ist durch das Zeichnen einer entsprechenden
Linie möglich.
-
Korrekturen nehmen Sie mit dem Radiergummi
vor: Nachdem Sie das entsprechende Symbol angeklickt haben,
fahren Sie bei gedrückter linker Maustaste an den Linien
entlang, die Sie löschen wollen.
Auch bereits bestehende Tabellen lassen sich mit dem
Werkzeug »Tabelle zeichnen« übrigens komfortabel bearbeiten:
Ändern Sie die Rahmentypen mit wenig Aufwand, indem Sie
zunächst das gewünschte Format einstellen und dann die
entsprechenden Linien bei gedrückter linker Maustaste
nachfahren.
Und noch einen interessanten und wenig bekannten Trick rund
um Tabellen wollen wir nicht verheimlichen: Die schnellste
Methode zum Erstellen einer Tabelle besteht darin, die
Spaltenbreite mit Minus- sowie die Begrenzungen mit
Plus-Zeichen kenntlich zu machen, also beispielsweise:
+__+_____+_____+__+_+
Sobald Sie diese Zeile mit Return abgeschlossen haben,
wandelt Word sie in eine Tabelle (in diesem Fall mit 5
Spalten) um. Es kann allerdings sein, dass dieser Trick nicht
funktioniert. In diesem Fall müssen Sie das Dialogfeld
EXTRAS-AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (Word 2003/2002(XP)) bzw.
EXTRAS-AUTOKORREKTUR (Word 2000/97) anwählen, auf die
Registerkarte »AutoFormat während der Eingabe« wechseln und
das Kontrollkästchen TABELLEN wieder einschalten.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 8: Tabellen ganz einfach
als Datenbank verwalten
Es ist alles eine Sache des Standpunktes, aber bei genauer
Betrachtung können die meisten Tabellen wie eine Datenbank
verwaltet werden: Die Felder der Datenbank werden dabei in
Spalten und die einzelnen Datensätze in Zeilen
dargestellt.
Diesen Umstand können Sie sich zunutze machen, um Ihre
Tabellen in Zukunft noch einfacher zu verwalten: Klicken Sie
einfach mit der rechten Maustaste in eine beliebige
Symbolleiste und wählen Sie auf das Kontextmenü DATENBANK an.
Ihnen stehen damit zahlreiche nützliche Funktionen rund um die
Verwaltung Ihrer Tabelle zur Verfügung:
-
Klicken Sie auf »Datensatz löschen«, um die aktuelle
Tabellenzeile ohne weitere Markierung (und ohne
Sicherheitsabfrage) zu löschen. Auf Wunsch können Sie vor
dem Anklicken des Symbols auch mehrere Zeilen auswählen.
-
Klicken Sie auf »Aufsteigend« oder »Absteigend«, um die
gesamte Tabelle nach der Spalte zu sortieren, in der sich
der Cursor gerade befindet.
-
Über das Symbol »Datensatz suchen« rufen Sie einen
kleinen Dialog auf, in dem Sie ein Feld aus Ihrer Tabelle
auswählen und dann nach einer beliebigen Zeichenkette suchen
können (beispielsweise nach einem Firmennamen oder einer
Kundennummer). Bei einer Fundstelle wird dann die komplette
entsprechende Tabellenzeile (also der Datensatz)
markiert.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Tabellen-Tipp Nr. 9: Tabellen mit der Maus
positionieren
Ab Word 2000 ist die richtige Positionierung Ihrer Tabellen
kein Problem mehr. Wichtig dabei ist nur, dass Sie über das
Menü ANSICHT in den Modus »Seitenlayout« wechseln. Wenn Sie
dann den Mauszeiger über eine Tabelle bewegen, erscheint neben
der linken oberen Zelle ein so genannter Ziehpunkt, mit dessen
Hilfe Sie die Tabelle beliebig auf einer Seite positionieren
können. Sie bewegen dazu den Mauszeiger über den Ziehpunkt,
drücken die linke Maustaste und halten sie gedrückt, während
Sie die Tabelle an eine beliebige Stelle auf der Seite
bewegen. Anschließend lassen Sie die Maustaste einfach wieder
los. Auf diese Weise ist es übrigens auch ohne Probleme
möglich, zwei oder mehr Tabellen nebeneinander zu
positionieren!
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Word-Fragen mit den passenden
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Mausklick.
Frage: Wie kann ich mehrere Dokumente
gleichzeitig drucken?
Mit der Schaltfläche DRUCKEN kann ich immer nur das
aktuelle Dokument drucken. Auch wenn ich den Drucken-Dialog
aufrufe (<Strg>+<P>), geht's nicht besser.
Wie kann ich mehrere Dokumente in einem Zug drucken?
Antwort:
-
Wählen Sie DATEI-ÖFFNEN und markieren Sie
bei gedrückter <Strg>-Taste die Dateien, die
gemeinsam gedruckt werden sollen (sie müssen allerdings auch
in einem gemeinsamen Ordner liegen)
-
Mit der rechten Maustaste klicken Sie jetzt
auf eine der markierten Dateien und gehen auf Drucken. Je
nach Word-Version landen Sie jetzt im Drucken-Dialog oder
die Dokumente werden direkt am Drucker
ausgegeben.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich mein Dokument
ausgeglichen mit Text gestalten?
Ich habe einen Brief geschrieben, der eigentlich nur eine
Seite umfassen sollte. Am Ende ist der Text ein wenig länger
und auf der zweiten Seite befinden sich nur einige wenige
einsame Zeilen. Jetzt könnte ich natürlich hier und da
Leerzeilen entfernen, Text kürzen und Abstände verkleinern.
Geht das nicht unkomplizierter?
Antwort:
Schneller und einfacher geht es mit einer wenig bekannten
Funktion von Word: In der Seitenansicht steht Ihnen das Symbol
GRÖßE ANPASSEN zur Verfügung. Wenn Sie es anklicken,
verkleinert Word die Schriftgrößen in Ihrem Dokument so, dass
es eine Seite kürzer ist. In Sekundenschnelle haben Sie so die
lästigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite
untergebracht.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich Text unformatiert
übernehmen?
Wenn ich häufig Text aus anderen Dokumenten mittels
Kopieren übertrage, ist es oft lästig, dass Word die
Formatierungen aus dem anderen Dokument mit übernimmt. Wie
kann ich das umgehen?
Antwort:
Um dies zu vermeiden, dürfen Sie den Text nicht mit
BEARBEITEN-EINFÜGEN bzw. <Strg>+<V> in Ihr
Dokument einfügen. Öffnen Sie stattdessen das Menü BEARBEITEN
und wählen Sie den Befehl INHALTE EINFÜGEN.... Im sich
öffnenden Fenster wählen Sie jetzt je nach Word-Version
UNFORMATIERTER TEXT oder UNFORMATIERTER UNICODE-TEXT. Der Text
wird nun mit der im »Ziel-Absatz« eingestellten Formatierung
in den vorhandenen Text eingefügt.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich Änderungen an mehreren
Dokumenten auf einmal sichern?
Ich habe in Word oft mehrere Dokumente gleichzeitig
geöffnet, in denen ich parallel Änderungen durchführe. Beim
Speichern habe ich bislang immer von Dokument zu Dokument
gewechselt und dann das Dokument gespeichert. Gibt es eine
Alternative, beispielsweise ein kleines Makro, das alle
geöffneten Dokumente automatisch auf einmal speichert und mir
die Speicher-Arbeit abnimmt?
Antwort:
Wenn Sie in Word mehrere Dateien öffnen, können Sie über
das Menü FENSTER bzw. mit der Tastenkombination
<Strg>+<F6> zwischen den verschiedenen
Dokumenten wechseln. Die Anzahl der gleichzeitig geöffneten
Dokumente ist nicht eingeschränkt, sodass Sie leicht ein
Dutzend Dokumente und mehr öffnen können. Ob an einem Dokument
Änderungen vorgenommen wurden, ist leider nicht zu erkennen.
Bislang mussten Sie deshalb jedes Dokument einzeln anwählen
und dann speichern. Speichern Sie ab sofort alle Dokumente auf
einmal, indem Sie wie folgt vorgehen:
-
Drücken Sie die Tastenkombination
Strg+Umschalt und halten Sie die Tasten gedrückt.
-
Rufen Sie das Menü DATEI auf. Dort erscheint
nun anstelle des Menüs SPEICHERN das Menü ALLES SPEICHERN,
das Sie mit einem Klick auf die linke Maustaste
auswählen.
-
Daraufhin speichert Word alle geöffneten
Dokumente.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich Feldfunktions-Formeln und
Ergebnisse gleichzeitig anzeigen?
Das Arbeiten mit den Word-Feldfunktionen ist ja nicht
gerade einfach. Besonders stört mich, dass ich beim Testen
einer Feldfunktion ständig zwischen der Feldfunktion-Formel
und dem Feldfunktion-Ergebnis umschalten muss. Auch wenn dies
mit <Alt>+<F9> schnell gemacht ist - gibt
es keine Möglichkeit, sowohl die Feldfunktion als auch das
Ergebnis anzuzeigen?
Antwort:
Nutzen Sie die Möglichkeit, die Ansicht des aktuellen
Dokuments zu teilen. In der oberen Hälfte lassen Sie sich dann
das Ergebnis anzeigen, in der unteren Hälfte der Ansicht
schalten Sie die Feldfunktion-Ansicht ein. Und so geht’s:
-
Wechseln Sie in Word 2000/97 über das Menü
ANSICHT in die Normalansicht. In Word 2003/2002(XP)
funktioniert der folgende Trick sowohl in der Layoutansicht
als auch in der Normalansicht.
-
Rufen Sie jetzt das Menü FENSTER-TEILEN auf.
Daraufhin wird das Word-Programmfenster mit einer grauen
Linie in zwei Hälften unterteilt. Die Linie können Sie nun
mit der Maus verschieben. Sobald Sie die linke Maustaste
klicken, wird die aktuelle Ansicht in zwei Hälften
aufgeteilt. Sowohl in der oberen als auch unteren Hälfte
wird Ihr Dokument angezeigt.
-
Positionieren Sie Ihren Text nun mithilfe
der Bildlaufleisten so, dass er mit der Feldfunktion sowohl
in der oberen als auch der unteren Hälfte angezeigt
wird.
-
Klicken Sie jetzt in den unteren Bereich und
drücken Sie die Tastenkombination
<Alt>+<F9>. Daraufhin wird im unteren
Bereich die Feldfunktion und im oberen Bereich das Ergebnis
angezeigt.
-
Wenn Sie nun beispielsweise die
Formatierungsanweisung in der Feldfunktion ändern und
<F9> zum Aktualisieren der Feldfunktion
drücken, wird im oberen Bereich das neue Ergebnis angezeigt.
Auf diese Weise können Sie sofort die Änderungen an der
Feldfunktion kontrollieren.
-
Haben Sie alle Änderungen durchgeführt,
schalten Sie mit Alt+F9 die Anzeige der Feldfunktion
im unteren Bereich wieder aus.
-
Rufen Sie jetzt das Menü FENSTER-TEILUNG
AUFHEBEN auf. Daraufhin wird das Dokument wieder »am Stück«
angezeigt.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Die Formatierung wirkt sich ungewollt
auf den ganzen Text aus - wie kann ich das abstellen?
Wenn ich in Word eine Zeile im Text markiere und
beispielsweise fett formatiere, erscheinen die anderen
Textstellen auch in Fettschrift. Ohne dass ich dort etwas
geändert habe! Können Sie mir bei diesem Problem helfen?
Antwort:
Damit Sie einzelne Wörter mit einem anderen Format
formatieren können, schalten Sie das automatische
Aktualisieren der Formatvorlage aus:
-
Positionieren Sie den Cursor in einer der
Zeilen, bei denen sich beim Formatieren eines einzelnen
Wortes auch andere Textbereiche verändern.
-
Merken Sie sich die in der
Format-Symbolleiste angezeigte Formatvorlage (= Name im
linken Dropdown-Listenfeld der Format-Symbolleiste).
-
Word 2003/2002(XP): Rufen Sie nun das
Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG auf. Jetzt
erscheint auf der linken Seite der
Formatvorlagen-Aufgabenbereich. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste die Formatvorlage an, die Sie sich in Schritt 2
gemerkt haben. Wählen Sie im Kontextmenü die Option
ÄNDERN. Word 2000/97: Rufen Sie nun das Menü
FORMATFORMATVORLAGEN auf. Klicken Sie in der Liste
FORMATVORLAGEN die Formatvorlage an, die Sie sich in Schritt
2 gemerkt haben. Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche BEARBEITEN.
-
Es erscheint ein weiteres Dialogfenster, in
dem Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN
ausschalten.
-
Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. In
Word 2003/2002(XP) können Sie nun den Aufgabenbereich
FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT-AUFGABENBEREICH
ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie das Dialogfenster
FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die Schaltfläche
SCHLIEßEN. Ab sofort ist der Effekt
ausgeschaltet
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich einzelne Wörter in meinem
Dokument zählen?
Das Menü EXTRAS-WÖRTER ZÄHLEN zum Zählen aller in meinem
Dokument vorhandenen Wörter ist mir bekannt. Aber gibt es auch
eine Möglichkeit herauszufinden, wie oft ein bestimmtes Wort
in einem Dokument vorhanden ist? Oder lässt sich so etwas nur
per Makro lösen?
Antwort:
Um zu erfahren, wie oft ein Wort in einem Dokument
enthalten ist, setzen Sie die Suchen und Ersetzen-Funktion
ein. Und so geht’s:
-
Rufen Sie das Menü BEARBEITEN-ERSETZEN auf
oder drücken Sie die Tastenkombination
<Strg>+<H>.
-
Sobald das Dialogfenster Suchen und Ersetzen
erscheint, geben Sie im Texteingabefeld SUCHEN NACH das Wort
ein, dessen Häufigkeit Sie bestimmen möchten.
-
Wiederholen Sie die Eingabe nochmals im
Texteingabefeld ERSETZEN DURCH.
-
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
ERWEITERT. Daraufhin wird das Dialogfenster vergrößert und
Ihnen stehen zusätzliche Optionen zur Auswahl. Wenn beim
Zählen die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt werden soll
(es wird beispielsweise nur »Sie«, aber nicht »sie«
gezählt), dann schalten Sie das Kontrollkästchen
GROß-/KLEINSCHREIBUNG ein.
-
Schalten Sie das Kontrollkästchen NUR GANZES
WORT SUCHEN ein. Damit vermeiden Sie, dass beim Zählen
Wortkombinationen und Wortfragmente mitgezählt werden
(beispielsweise in »Siebenbürgen«, »Sieben«, »Siebdruck«
etc.).
-
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche ALLE
ERSETZEN. Daraufhin beginnt Word mit dem Ersetzen. Zum
Schluss erhalten Sie eine Meldung mit einem Hinweis, wie oft
das gesuchte Wort ersetzt wurde. Dies ist exakt die Anzahl,
wie oft das Wort in Ihrem Dokument vorkommt.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich zusammenhängende Grafiken
und Bilder einfacher verschieben?
In meinem Dokument stehen des Öfteren zwei oder mehr Bilder
untereinander. Wie kann ich die Bilder »verknüpfen«, sodass
ich sie künftig zusammen verschieben kann? Mir ist es auf die
Dauer zu aufwändig, ständig die Bilder einzeln anklicken zu
müssen!
Antwort:
Die Lösung ist ganz einfach: Setzen Sie die
zusammenhängenden Bilder bzw. Grafiken in einen
Positionsrahmen. Dieser lässt sich dann mit den enthaltenen
Grafiken beliebig mit der Maus platzieren - der Abstand und
die Ausrichtung der Bilder zueinander bleiben immer gleich.
Und so geht’s:
-
Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-TEXTFELD auf.
Daraufhin verwandelt sich der Mauszeiger in ein
Fadenkreuz.
-
Klicken Sie in Ihr Dokument, halten Sie die
linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Textfeld so groß
auf, dass es beide Grafiken aufnehmen kann.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
den Rahmen des Textfelds und wählen Sie aus dem Kontextmenü
TEXTFELD FORMATIEREN.
-
Wechseln Sie auf die Registerkarte
»Textfeld« und klicken Sie hier auf die Schaltfläche ZU
POSITIONSRAHMEN UMWANDELN. Bestätigen Sie den folgenden
Hinweis mit OK. Daraufhin wird aus dem Textfeld ein
Positionsrahmen, in den sich die beiden Grafiken ganz
einfach mit der Maus hineinziehen lassen.
-
Entfernen Sie jetzt noch die Rahmenlinien,
indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des
Positionsrahmens klicken und den Befehl RAHMEN UND
SCHATTIERUNG aus dem Kontextmenü wählen.
-
Wechseln Sie auf die Registerkarte RAHMEN
und klicken Sie dann auf die Option OHNE. Bestätigen Sie das
Dialogfenster mit OK.
-
Ziehen Sie die beiden Grafiken jetzt
nacheinander an die gewünschte Stelle im
Positionsrahmen.
Ab sofort platzieren Sie beide Grafiken gleichzeitig an der
gewünschten Stelle, indem Sie nur den Positionsrahmen mit der
Maus verschieben. Beachten Sie, dass sich der Rahmen nur
verschieben lässt, wenn er markiert ist.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich störende Abstände vor
Überschriften automatisch entfernen?
In meinem Dokument nutze ich die Word-eigenen
Formatvorlagen für Überschriften, sodass ich beispielsweise
auf Basis der Überschriften ein automatisches
Inhaltsverzeichnis erstellen kann. Wenn ich die erste Zeile
auf einer neuen Seite eines Dokuments mit der Word-eigenen
Überschrift-Formatvorlage formatiere, ist die Überschrift
nicht mehr bündig mit dem oberen Rand. Es gibt vielmehr einen
störenden Abstand zwischen oberem Rand und der Überschrift.
Das Gleiche passiert auch bei mehrspaltigem Text: Hier sind
einige Spalten, die mit der Überschrift-Formatvorlage
beginnen, Richtung Seitenmitte vorgerückt, andere nicht. Wie
kann ich dieses Problem lösen?
Antwort:
Beginnt Ihr Dokument nicht direkt mit einem Absatz, in dem
ein Vor-Abstand eingestellt ist? Dann können Sie das Problem
wie folgt lösen:
-
Rufen Sie das Menü EXTRAS auf und klicken
Sie auf den Befehl OPTIONEN. Wechseln Sie nun auf die
Registerkarte »Kompatibilität«.
-
Schalten Sie in der Liste OPTIONEN das
Kontrollkästchen vor dem Eintrag »ABSTAND VOR« NACH SEITEN
ODER SPALTENWECHSEL UNTERDRÜCKEN ein. Verlassen Sie das
Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
-
Fügen Sie nun vor allen Überschriften, die
direkt nach einem Seiten- und Spaltenwechsel folgen, einen
manuellen Seiten- bzw. Spaltenwechsel ein. Rufen Sie hierzu
das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word
2003/2002(XP)) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000/97) auf.
Durch das Einschalten des Kompatibilitäts-Kontrollkästchens
werden jetzt alle Abstände vor den Überschriften entfernt,
die direkt nach einem Seiten- bzw. Spaltenwechsel stehen.
Ihre Überschrift beginnt bündig am oberen Rand. Beachten
Sie, dass die Kompatibilitäts-Einstellung nur für das
aktuelle Dokument gilt. Die Einstellung müssen Sie bei
Bedarf für jedes Dokument erneut einstellen.
Beginnt Ihr Dokument auf der ersten Seite bzw. in der
ersten Spalte sofort mit einer Überschrift? Dann funktioniert
der obige Trick nicht, da hier kein manueller Wechsel
vorhanden ist. Die erste Überschrift ist demnach immer
eingerückt. In diesem Fall müssen Sie die
Überschrift-Formatvorlagen anpassen: Setzen Sie dort den
Vor-Absatz-Abstand auf »0 Punkte« und den Nach-Absatz-Abstand
auf 12 Punkt. Und so geht’s:
-
Word 2003/2002: Rufen Sie das Menü FORMAT
auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGEN UND
FORMATIERUNG. Jetzt erscheint auf der rechten Seite der
Formatvorlagen-Aufgabenbereich.
Word 2000/97: Rufen Sie das Menü FORMAT auf
und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGE. Jetzt
erscheint das Formatvorlagen-Dialogfenster. Damit alle
Formatvorlagen angezeigt werden, wählen Sie im
Dropdown-Listenfeld AUFLISTEN (Word 2000) bzw. ANZEIGEN
(Word 97) die Auswahl ALLE FORMATVORLAGEN.
-
Word 2003/2002(XP): Klicken Sie mit
der rechten Maustaste die anzupassende
Überschrift-Formatvorlage an. Wählen Sie im Kontextmenü die
Option ÄNDERN. Word 2000/97: Klicken Sie in der
Liste FORMATVORLAGEN die anzupassende
Überschrift-Formatvorlage an. Klicken Sie anschließend auf
die Schaltfläche BEARBEITEN.
-
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche FORMAT
und wählen Sie in dem aufgeklappten Menü ABSATZ. Daraufhin
erscheint das Absatz-Dialogfenster, in dem Sie auf die
Registerkarte »Einzüge und Abstände« wechseln.
-
Geben Sie bei ABSTAND - VOR den Wert »0« und
bei ABSTAND - NACH den Wert »12« ein. Verlassen Sie das
Dialogfenster mit OK. Schließen Sie auch das Dialogfenster
FORAMTVORLAGE ÄNDERN mit einem Klick auf OK.
-
Falls Sie in Ihrem Dokument mehrere
Überschrift-Formatvorlagen im Einsatz haben, wiederholen Sie
die Schritte 2 bis 4 für die anderen Formatvorlagen.
-
In Word 2003/2002(XP) können Sie zum Schluss
den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT
AUFGABENBEREICH ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie
das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die
Schaltfläche SCHLIEßEN.
Alle Überschriften beginnen nun bündig mit
dem oberen Seitenrand und ohne Einrückung. Die fehlenden
Absatz-Vor-Abstände müssen Sie nun bei Bedarf mit einer
Leerzeile einfügen.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Wie kann ich mir mit Formatvorlagen
sehr viel Arbeit sparen?
Ich habe 4 Fragen zum Thema Formatvorlagen:
-
wann lohnt sich der Einsatz von Formatvorlagen?
-
wie kann ich diese ganz einfach nutzen?
-
wie kann ich vorhandene Formatvorlagen ändern?
-
wie kann ich Formatvorlagen effizient
einsetzen?
Antwort:
In diesen Fällen lohnt sich der Einsatz von
Formatvorlagen
Unter einer »Formatvorlage« versteht man in Word eine
Zusammenfassung unterschiedlicher Formatierungen zu einem
Formatierungs-Paket. Angenommen, Sie formatieren Ihren Text
wie folgt: Schriftart Arial, Schriftgröße 12 Punkt, Blocksatz,
1,5facher Zeilenabstand und 12 Punkt Absatzabstand vom
folgenden Absatz. Alle diese Formatierungsinformationen lassen
sich in einem Paket zusammenfassen, dem Sie dann einen Namen
zuweisen.
Die Formatvorlage können Sie anschließend jedem beliebigen
Text in Ihrem Dokument zuweisen. Der Text wird daraufhin
sofort mit allen in der Formatvorlage hinterlegten
Formatierungen ausgezeichnet. Word erlaubt das Anlegen (fast)
beliebig vieler Formatvorlagen, sodass Sie sich eine
Formatvorlage für den normalen Fließtext, für Überschriften,
für Einrückungen, für Aufzählungen und vieles mehr anlegen
können. Doch wozu dieser auf den ersten Blick scheinbar
zusätzliche Aufwand? Schließlich kommen Sie doch mit Ihrer
Formatierung auch ganz gut zurecht. Nun, der Einsatz von
Formatvorlagen lohnt sich beispielsweise immer dann, wenn Sie
fremde Dokumente formatieren müssen.
So erhalten Sie z.B. von Ihren Vereinskollegen die Texte
für den Jahresbericht und müssen alle Texte einheitlich
gestalten? Oder müssen Sie die Budget-Berichte der
verschiedenen Abteilungen in Ihrer Firma zu einem Dokument
zusammenfassen?
In diesem Fall weisen Sie einfach den fremden Texten Ihre
Formatvorlage zu - und diese sind sofort genauso formatiert
wie Ihr eigener Text. Alles erscheint wie aus einem Guss.
Auch beim nachträglichen Überarbeiten von Dokumenten lohnt
der Einsatz von Formatvorlagen: Stellen Sie nach dem
Bearbeiten und ersten Drucken Ihres Dokuments fest, dass die
Schriftgröße mit 10 Punkt doch etwas zu klein ausgefallen
ist?
Bei der herkömmlichen Formatierung müssten Sie jetzt alle
Textpassagen markieren und beispielsweise als Schriftgröße 12
Punkt wählen. Die Zwischenüberschriften oder Tabellen müssten
Sie dabei natürlich aussparen.
Haben Sie hingegen Formatvorlagen genutzt, genügt eine
einzige Korrektur in der Formatvorlage. Daraufhin übernehmen
alle Textbereiche, denen Sie die Formatvorlage zugewiesen
haben, automatisch die Änderung (die mit der Formatvorlage
formatierten Textbereiche »erben« die in der Formatvorlage
hinterlegten Formatierungen). Ihre Texte sind jetzt mit einem
Mausklick sofort korrekt formatiert.
Dies bedeutet nicht nur eine enorme Zeitersparnis, Sie
vermeiden auch Formatierungsfehler, weil beispielsweise ein
Absatz versehentlich nicht geändert wurde.
Sollen Ihre Dokumente alle einheitlich formatiert werden,
weil diese nach dem Drucken beispielsweise in einem
Seminar-Ordner, einem Produkt-Katalog oder einer
Vereins-Festschrift zu einer Einheit zusammengefasst werden?
Dann nutzen Sie hierzu ebenfalls Formatvorlagen, um eine
einheitliche Gestaltung zu erhalten.
Und zu guter Letzt lohnt sich das Arbeiten mit
Formatvorlagen natürlich auch beim alltäglichen Einsatz von
Word. Wie oft haben Sie Ihren Texten schon eine andere
Schriftart, eine andere Ausrichtung und vieles mehr
zugewiesen? Wenn Sie sich für alle gängigen Gestaltungen
Formatvorlagen anlegen, werden Sie Ihre Arbeit damit deutlich
beschleunigen.
So nutzen Sie die Word-eigenen Formatvorlagen in Ihrem
Dokument
Word verfügt von Haus aus bereits über zahlreiche
vorbereitete Formatvorlagen, die Sie für Ihre Dokumente sofort
nutzen können. Und so geht’s:
-
Geben Sie zuerst Ihren Text, beispielsweise
eine Überschrift ein. Formatieren Sie die Überschrift
nicht.
-
Positionieren Sie den Cursor nun in dem
Absatz.
-
Öffnen Sie jetzt das Dropdown-Listenfeld
FORMATVORLAGE, das sich am Anfang der Format-Symbolleiste
befindet.
-
Um Ihren Text als Überschrift zu
formatieren, wählen Sie hier die Formatvorlage »Überschrift
1«. Sobald Sie die Wahl getroffen haben, wird der Text gemäß
allen in der Formatvorlage hinterlegten Formatierungen
ausgezeichnet. So kommt die Schriftart Arial zum Einsatz,
die Schriftgröße wird je nach Word-Version auf 14 bzw. 16
Punkt erhöht, der Text in Fettschrift formatiert und die
Absatzabstände werden geändert.
-
Möchten Sie die Formatierung wieder
aufheben, weisen Sie Ihrem Text einfach die Formatvorlage
»Standard« zu. Die Standard-Formatvorlage ist die
Formatvorlage, die bei normalem Fließtext von Word
automatisch zum Einsatz kommt.
So einfach können Sie sich eigene Formatvorlagen
anlegen
Wenngleich Word bereits für die unterschiedlichsten
Formatierungen fertige Formatvorlagen im Gepäck hat, ist meist
die richtige Formatvorlage doch nicht dabei. In diesem Fall
legen Sie sich einfach wie nachfolgend beschrieben eine eigene
Formatvorlage an:
-
Geben Sie zuerst Ihren Text, beispielsweise
eine Aufzählung, ein. Formatieren Sie die Aufzählung
vollständig mit allen Zeichen- und Absatzformaten. Ihre
Aufzählung kann durchaus aus mehreren Absätzen bestehen,
sodass Sie beispielsweise Absatzabstände und Einrückungen
besser kontrollieren können. Für das Anlegen der
Formatvorlage ist letztlich aber nur ein Absatz aus der
Aufzählung von Bedeutung.
-
Positionieren Sie den Cursor nun in einem
Absatz Ihrer Aufzählung.
-
Klicken Sie mit der linken Maustaste in das
Textfeld des Dropdown-Listenfelds FORMATVORLAGE, das sich am
Anfang der Format-Symbolleiste befindet.
-
Löschen Sie den vorgegebenen Namen mit der
Taste <Entf>. Geben Sie anschließend den Namen
ein, dem Sie die Aufzählungs-Formatierung zuweisen möchten,
beispielsweise »Eigene Aufzählung«.
-
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit
<Return>. Daraufhin wird die neue Formatvorlage
angelegt.
Wie Sie Formatvorlagen ganz einfach anpassen
Möchten Sie eine selbst definierte oder eine Word-eigene
Formatvorlage ändern? Kein Problem, auch das ist möglich.
Beachten Sie, dass Sie die Formatvorlage jederzeit ändern
können, gleichgültig ob die Formatvorlage bereits in Ihrem
Dokument zum Einsatz kommt oder nicht. Angenommen, Sie möchten
die Schriftart in der Überschrift-Formatvorlage von »Arial« in
»Times New Roman« ändern. Dann gehen Sie wie folgt vor:
Word 2003 und 2002(XP):
-
Rufen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND
FORMATIERUNG auf. Daraufhin öffnet sich der gleichnamige
Aufgabenbereich.
-
Positionieren Sie den Mauszeiger auf der zu
ändernden Formatvorlage, im Beispiel ist dies »Überschrift
1«. Sobald sich der Mauszeiger über dem Eintrag befindet,
erscheint auf der rechten Seite des Eintrags ein
Dropdownpfeil, den Sie mit der linken Maustaste
anklicken.
-
Wählen Sie in dem aufklappenden Menü den
Eintrag ÄNDERN, worauf das Dialogfenster FORMATVORLAGE
ÄNDERN erscheint.
-
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
FORMAT und wählen Sie dann SCHRIFTART.
-
Nun erscheint das bekannte Dialogfenster für
die Zeichenformatierung, in dem Sie in der Liste SCHRIFTART
von »Arial« auf »Times New Roman« wechseln. Bestätigen Sie
die Änderung mit OK.
-
Zurück im Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN
stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen ZUR VORLAGE
HINZUFÜGEN nicht eingeschaltet ist. Dadurch ist
sichergestellt, dass sich die Änderung nur auf die
Formatvorlage im aktuellen Dokument bezieht und keine
anderen Dokumente davon betroffen sind.
-
Bestätigen Sie das Dialogfenster
FORMATVORLAGE BEARBEITEN mit einem Klick auf OK. Die
Änderungen werden jetzt sofort übernommen, der Beispieltext
im Aufgabenbereich entsprechend formatiert.
Hatten Sie in Ihrem Dokument bereits Absätze mit der soeben
geänderten Formatvorlage formatiert, werden diese nun im neuen
Format angezeigt.
Word 2000 und 97:
-
Rufen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGE
auf.
-
Markieren Sie in der Liste unter
FORMATVORLAGEN die gewünschte Formatvorlage; im Beispiel ist
dies »Überschrift 1«.
-
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
BEARBEITEN, worauf das Dialogfenster FORMATVORLAGE
BEARBEITEN erscheint.
-
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
FORMAT und wählen Sie dann ZEICHEN.
-
Nun erscheint das bekannte Dialogfenster für
die Zeichenformatierung, in dem Sie in der Liste SCHRIFTART
von »Arial« auf »Times New Roman« wechseln. Bestätigen Sie
die Änderung mit OK.
-
Zurück im Dialogfenster FORMATVORLAGE
BEARBEITEN stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen ZUR
(DOKUMENT) VORLAGE HINZUFÜGEN nicht eingeschaltet ist.
Dadurch ist sichergestellt, dass sich die Änderung nur auf
die Formatvorlage im aktuellen Dokument bezieht und keine
anderen Dokumente davon betroffen sind.
-
Bestätigen Sie das Dialogfenster
FORMATVORLAGE BEARBEITEN mit einem Klick auf OK.
-
Verlassen Sie das Dialogfenster
FORMATVORLAGE mit einem Klick auf SCHLIEßEN. Wählen Sie
nicht ZUWEISEN, da Sie die Formatvorlage dann sofort dem
aktuellen Absatz zuweisen würden.
Hatten Sie in Ihrem Dokument bereits Absätze mit der soeben
geänderten Formatvorlage formatiert, werden diese nun im neuen
Format angezeigt.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
Frage: Bindestriche werden automatisch in
Gedankenstriche umgewandelt - was kann ich dagegen
tun?
Wenn ich in meinen Texten einen Bindestrich eingebe -
beispielsweise um einen Satz zu trennen -, wandelt Word diesen
manchmal in einen (langen) Gedankenstrich um. Manchmal bleibt
aber auch der kurze Bindestrich stehen. Wie funktioniert diese
Word-Funktion? Kann ich hier auch manuell eingreifen oder die
Funktion vollständig ausschalten?
Antwort:
Nachfolgend Regeln, wann Word Bindestriche in
Gedankenstriche umwandelt bzw. wie Sie selbst Gedankenstriche
eingeben können. So vermeiden Sie künftig gezielt Pannen und
können die Umwandlung bewusst anstoßen bzw. verhindern.
-
Wenn Sie einen Bindestrich ohne Leerzeichen direkt hinter
einem Wort eingeben, bleibt der Bindestrich unverändert und
wird nicht umgewandelt. Unabhängig davon, ob nach dem
Bindestrich ein Leerzeichen, ein weiteres Wort oder ein
Zeilen/Absatzwechsel folgt. Word erkennt, dass es sich hier
um einen Trennstrich handelt. Oder dass es sich um ein
zusammengesetztes Wort handelt, bei dem der zweite Wortteil
direkt oder erst später folgt (zum Beispiel: »Farb- und
Schwarzweiß-Drucker).
-
Geben Sie einen Bindestrich hinter einem Wort durch ein
Leerzeichen getrennt ein. Jetzt folgen ein weiteres
Leerzeichen und ein weiteres Wort. Sobald Sie nach der
Eingabe des letzten Wortes die Leertaste drücken oder ein
Satzzeichen eingeben, wird der Bindestrich in einen
Gedankenstrich umgewandelt. Word erkennt, dass der
Bindestrich als Trennzeichen für einen Zwischensatz dient
und wandelt diesen in einen Gedankenstrich um.
-
Folgt dem Wort nach dem zweiten Bindestrich kein
Leerzeichen oder Satzzeichen, wird der zweite Bindestrich
nicht in einen Gedankenstrich umgewandelt. In diesem Fall
müssen Sie entweder wie nachfolgend beschrieben den
Gedankenstrich manuell eingeben. Oder Sie drücken die
Leertaste, worauf der Bindestrich umgewandelt wird. Nun
löschen Sie das Leerzeichen beispielsweise mit
<Entf> wieder, der Gedankenstrich bleibt
bestehen.
-
Hat Word einen Bindestrich in einen Gedankenstrich
umgewandelt, obwohl Sie dies nicht möchten? Dies passiert
beispielsweise bei der Eingabe einer Rechnung, bei der Sie
zwischen den Ziffern Leerzeichen einfügen: »15 - 11 = 4«.
Dann Drücken Sie unmittelbar nach der Umwandlung die
Tastenkombination <Alt>+<Rück>, um die
Umwandlung rückgängig zu machen. Im Beispiel ist
<Alt>+<Rück> zu drücken, nachdem Sie die
Leertaste nach Eingabe der Ziffer 11 gedrückt
haben.
Möchten Sie die automatische Umwandlung von Bindestrichen
in Gedankenstriche generell unterbinden? Dann gehen Sie wie
folgt vor:
-
Rufen Sie das Menü EXTRAS auf. Klicken Sie
hier auf den Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (Word 2003/2002)
bzw. AUTOKORREKTUR (Word 2000/97).
-
Wechseln Sie auf die Registerkarte
»AutoFormat während der Eingabe«. Word 2003/2002(XP):
Schalten Sie hier das Kontrollkästchen BINDESTRICHE (_)
DURCH GEVIERTSTRICH (-) aus. Word 2000/97: Schalten Sie
hier das Kontrollkästchen KONZEPT-SYMBOLE (_) DURCH
FORMATIERTE (-) aus.
-
Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte
»AutoFormat«. Schalten Sie auch hier das in Schritt 2
aufgeführte Kontrollkästchen aus.
-
Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem
Klick auf OK. Ab sofort wandelt Word die Bindestriche nicht
mehr in Gedankenstriche um. Falls Sie Gedankenstriche
benötigen, müssen Sie diese manuell beispielsweise über die
Tastenkombination Strg + - (Num) eingeben oder die
Kontrollkästchen wieder einschalten.
Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97
"Word
Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004"
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