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Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004

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Mit freundlichen Grüßen
Eduard Altmann

Herausgeber "Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004"

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"Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004": Der schnelle und sichere Weg zum Erfolg!

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Word-Tipps und -Tricks: Top 10 für den Praxis-Einsatz

Tipp Nr. 1: Löschen Sie Kommentare komfortabel Tipp Nr. 2: Wie Sie Textabschnitte schneller kopieren und verschieben Tipp Nr. 3: So verschieben Sie bequem Tabellenzeilen Tipp Nr. 4: Wie Sie Textpassagen auch rechteckig markieren Tipp Nr. 5: Nutzen Sie schnelles Markieren mit »Gehezu« Tipp Nr. 6: So tauschen Sie Absätze ganz fix Tipp Nr. 7: Nutzen Sie die kostenlose Grafik-Bibliothek von Microsoft Tipp Nr. 8: Öffnen Sie den Formeleditor doch in einem separaten Fenster Tipp Nr. 9: Wie Sie führende Leerzeichen in 3 Sekunden komplett entfernen Tipp Nr. 10: Ermitteln Sie ganz schnell die Tastenbelegung

Tabellen: Die 9 besten Tipps & Tricks

Tabellen-Tipp Nr. 1: Standardformat für Tabellen festlegen Tabellen-Tipp Nr. 2: Gitternetzlinien ganz einfach entfernen Tabellen-Tipp Nr. 3: Tabellenaufbau schnell verändern Tabellen-Tipp Nr. 4: Spaltenüberschriften in langen Tabellen perfekt im Griff Tabellen-Tipp Nr. 5: Markieren in und rund um Tabellen Tabellen-Tipp Nr. 6: Der feine Unterschied - Tabellen löschen Tabellen-Tipp Nr. 7: Mehr Komfort beim Anlegen Ihrer Tabellen Tabellen-Tipp Nr. 8: Tabellen ganz einfach als Datenbank verwalten Tabellen-Tipp Nr. 9: Tabellen mit der Maus positionieren

Word-Fragen mit den passenden Sofort-Antworten

Frage: Wie kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig drucken? Frage: Wie kann ich mein Dokument ausgeglichen mit Text gestalten? Frage: Wie kann ich Text unformatiert übernehmen? Frage: Wie kann ich Änderungen an mehreren Dokumenten auf einmal sichern? Frage: Wie kann ich Feldfunktions-Formeln und Ergebnisse gleichzeitig anzeigen? Frage: Die Formatierung wirkt sich ungewollt auf den ganzen Text aus - wie kann ich das abstellen? Frage: Wie kann ich einzelne Wörter in meinem Dokument zählen? Frage: Wie kann ich zusammenhängende Grafiken und Bilder einfacher verschieben? Frage: Wie kann ich störende Abstände vor Überschriften automatisch entfernen? Frage: Wie kann ich mir mit Formatvorlagen sehr viel Arbeit sparen? Frage: Bindestriche werden automatisch in Gedankenstriche umgewandelt - was kann ich dagegen tun?

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Word-Tipps und -Tricks: Top 10 für den Praxis-Einsatz

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Tipp Nr. 1: Löschen Sie Kommentare komfortabel

Bei der Bearbeitung von Dokumenten sind Kommentare ein nützliches Hilfsmittel. Sei es, um andere Team-Mitglieder auf etwas aufmerksam zu machen oder weil Sie sich selber an etwas erinnern möchten, was zur Fertigstellung noch erledigt werden muss. Peinlich wäre es allerdings, wenn diese Kommentare bei der Weitergabe des fertigen Textes noch vorhanden wären. Mit einem verblüffend einfachen Trick entfernen Sie in Windeseile alle Kommentare zuverlässig aus einem Dokument:

1. Wählen Sie das Menü BEARBEITEN-ERSETZEN an und klicken Sie auf ERWEITERN.

2. Klicken Sie in das Feld SUCHEN NACH und löschen Sie einen eventuell vorhandenen Inhalt.

3. Geben Sie ^a in das Feld ein. In Word 2000 und 97 können Sie auch die Liste der Schaltfläche SONSTIGES öffnen und den Eintrag KOMMENTARZEICHEN markieren.

4. Stellen Sie sicher, dass das Feld ERSETZEN DURCH leer ist und klicken Sie auf ALLE ERSETZEN.

Auf diese Weise ersetzen Sie alle »Kommentarzeichen« durch »Nichts«. Sie werden also gelöscht und mit ihnen auch die zugehörigen Kommentare.

Das ist nur ein kleiner Auszug aus der "Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004":

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 2: Wie Sie Textabschnitte schneller kopieren und verschieben

Das Verschieben und Kopieren von Textabschnitten gehört ohne Zweifel zu den am häufigsten ausgeführten Arbeitsschritten in Word. Aus diesem Grund werden auch zahlreiche Tastenkombinationen und Hilfen angeboten, um diese Vorgänge zu beschleunigen. So zum Beispiel das komfortable »Drag & Drop« (Ziehen & Ablegen) mit der Maus. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass neben dem bekannten Drag & Drop noch andere Maustechniken zur Verfügung stehen, die in einigen Situationen noch effektiver sind. Wenn Sie sich zum Beispiel vorstellen, dass Sie einen Textabschnitt über mehrere Seiten hinweg kopieren oder verschieben möchten, ist das Ziehen bei gedrückter Maustaste wenig komfortabel. Verwenden Sie in diesen Fällen die folgende Technik:

1. Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie bewegen oder kopieren wollen.

2. Verwenden Sie dann die Bildlaufleisten, um den Teil des Dokumentes sichtbar zu machen, in den Sie die Markierung einfügen wollen. Beachten Sie dabei, dass der Cursor durch dieses Scrolling im Text in keinem Fall verschoben werden darf, weil Sie damit Ihre Markierung aufheben würden.

3. Drücken Sie nun <Strg> zum Verschieben bzw. <Strg>+<Umschalt> zum Kopieren und halten Sie diese Tasten gedrückt, während Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die Zielposition klicken.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 3: So verschieben Sie bequem Tabellenzeilen

Wenn Sie den Aufbau einer Word-Tabelle schnell und komfortabel über die Tastatur verändern wollen, gibt es einen wenig bekannten Trick:

1. Bewegen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle der Zeile, die Sie verschieben wollen.

2. Drücken Sie <Alt>+<Umschalt> und halten Sie diese Tasten gedrückt.

3. Bewegen Sie die Zeile dann mit <Cursor unten>/<Cursor oben> an die gewünschte Position.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 4: Wie Sie Textpassagen auch rechteckig markieren

Eine Markierung in Word umfasst normalerweise alle Zeichen von der Start- bis zur Zielstelle. Wenn Sie aber beispielsweise nur die zweite Spalte in einem mit Tabulatoren gesetzten Text formatieren möchten, benötigen Sie eine "freischwebende" rechteckige Markierung. So eine Markierung zu erstellen, ist kein Problem, wenn Sie die <Alt>Taste gedrückt halten und dann mit der Maus die Markierung erstellen. Den so markierten Bereich können Sie nun mit den üblichen Formatierungsbefehlen verändern, kopieren, löschen etc. Diese Markiertechnik ist nicht auf mit Tabulatoren gesetzte Bereiche beschränkt. Auch im normalen Fließtext oder in Listen können Sie diesen Trick anwenden.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 5: Nutzen Sie schnelles Markieren mit »Gehezu«

Die Funktion BEARBEITEN-GEHEZU kann nicht nur genutzt werden, gezielt bestimmte Stellen im Text anzuspringen. Die folgende Technik zeigt, wie »Gehezu« auch beim Markieren von Textabschnitten behilflich ist

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Markierung beginnen soll.

2. Drücken Sie F8 (damit starten Sie den so genannten »Erweiterungsmodus«) und drücken Sie <Strg>+<G>.

3. Wählen Sie das Textelement aus, an dem die Markierung enden soll. Um beispielsweise den Bereich von der aktuellen Cursorposition bis in Zeile 200 zu markieren, markieren Sie den Eintrag »Zeile«, geben die Zahl »200« ein und klicken auf GEHEZU. Word springt daraufhin in Zeile 200 und markiert dabei den kompletten Bereich von der Ausgangsposition bis in diese Zeile.

4. Kehren Sie mit SCHLIEßEN wieder in den Text zurück.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 6: So tauschen Sie Absätze ganz fix

Sie wollen zwei Absätze vertauschen? Kein Problem: Klicken Sie in den zu verschiebenden Absatz.

Mit <Alt>+<Umschalt>+<Cursor oben> tauscht der markierte Absatz mit seinem Vorgänger den Platz.

Mit <Alt>+<Umschalt>+<Cursor unten> mit seinem Nachfolger.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 7: Nutzen Sie die kostenlose Grafik-Bibliothek von Microsoft

Wenn Sie über einen Internet-Anschluss verfügen, bietet Ihnen Microsoft eine kostenlose Möglichkeit, online auf eine riesige Auswahl weiterer Grafiken zuzugreifen. Der besondere Vorteil dabei: Alle angebotenen Grafiken sind bereits so vorbereitet, dass sie direkt in die ClipArt Gallery (Word 97), die Clip Gallery (Word 2000) oder den Clip Organizer (Word 2002) übernommen werden können.

Und so müssen Sie vorgehen:

1. Stellen Sie eine Verbindung zum Internet her und wählen Sie in Word das Menü EINFÜGEN-GRAFK-CLIPART an.

2. Klicken Sie nun auf CLIPS AUS DEM WEB (Word 97) oder CLIPS ONLINE in Word 2002/2000.

3. Word öffnet daraufhin den Internet Explorer und stellt eine Verbindung zur Design Gallery Live von Microsoft her. Über die Suchfunktion können Sie sich eine Auswahl an Grafiken anzeigen lassen.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 8: Öffnen Sie den Formeleditor doch in einem separaten Fenster

Der Formeleditor lässt sich noch komfortabler bedienen, wenn Sie in einem separaten Fenster arbeiten. Und das geht so:

1. Starten Sie den Registrierungseditor über START-AUSFÜHREN... bzw. drücken Sie bei einer Windows-Tastatur <WIN>+R. Geben Sie REGEDIT ein und klicken auf die Schaltfläche "OK".

2. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Equation Editor\3.0\Options\General\ForceOpen

3. Doppelklicken Sie auf den Eintrag "ForceOpen" und ändern Sie den Wert von "O" auf "1".

4. Wenn Sie anschließend eine Formel erstellen, bearbeiten Sie Formeln nicht mehr eingebettet im Word-Dokument, sondern in einem eigenen Fenster.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 9: Wie Sie führende Leerzeichen in 3 Sekunden komplett entfernen

Wenn Sie fremde Texte weiterverarbeiten, Informationen aus dem Browser in ein Dokument kopieren oder Informationen aus anderen Quellen übernehmen, haben Sie häufig mit unerwünschten Leerzeichen am Anfang von Zeilen zu kämpfen. Das manuelle Entfernen ist natürlich viel zu mühsam und auch mit Suchen und Ersetzen ist Ihnen in der Regel nicht geholfen. Viel einfacher und schneller funktioniert der folgende Trick:

1. Markieren Sie die Zeilen, vor denen Sie Leerzeichen entfernen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol ZENTRIEREN in der Symbolleiste. Word zentriert daraufhin die markierten Zeilen und entfernt dabei voll automatisch die führenden Leerzeichen.

3. Klicken Sie auf das Symbol LINKSBÜNDIG, um den Text wieder normal auszurichten.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tipp Nr. 10: Ermitteln Sie ganz schnell die Tastenbelegung

Word verfügt über eine nahezu unüberschaubare Anzahl von Tastenkombinationen, die Sie noch durch individuelle Anpassungen beliebig erweitern können. Ein Trick, mit dessen Hilfe Sie den Überblick nicht verlieren, ist also gefragt:

Wenn Sie die Tasten <Strg>+<Alt>+<Num+> (Num+ = Plus-Taste auf der Zehnertastatur) drücken, schalten Sie Word in einen speziellen Modus, in dem Sie nun folgende Möglichkeiten haben:

Drücken Sie eine beliebige Tastenkombination, um herauszufinden, welche Funktion ihr augenblicklich zugewiesen ist.

Umgekehrt können Sie aber auch ein beliebiges Menü anwählen oder ein Symbol anklicken, um herauszufinden, mit welchem Tastatur-Shortcut Sie die entsprechende Funktion erreichen.

Word zeigt in beiden Fällen das Dialogfeld EXTRAS-ANPASSEN an, in dem die gesuchte Tastenkombination zu der gewünschten Funktion angezeigt wird.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

"Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004" Das ist natürlich nur ein kleiner Ausschnitt aus der einzigartigen Vielfalt der "Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004". Wie Sie die unglaublichen Möglichkeiten von Word voll ausschöpfen können, finden Sie hier. Weitere Vorteile dieser einmaligen Word-Wissensdatenbank: Schneller Zugriff auf alle Beiträge über die vom Explorer gewohnte Baumstruktur. Stichwort- oder Volltextsuche in allen Beiträgen. Übernahme von VBA-Routinen von der "Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004" direkt in die VBA-Entwicklungsumgebung. Klicken Sie einfach hier.

Tabellen: Die 9 besten Tipps & Tricks

Mit der "Word Tipps & Tricks von A bis Z Jahres-CD 2004" arbeiten Sie künftig noch schneller und effektiver mit Ihren Tabellen.

Tabellen-Tipp Nr. 1: Standardformat für Tabellen festlegen

Tabellen sind mit Word schnell erstellt, aber leider wird dabei standardmäßig immer dieselbe Formatierung verwendet: Alle Zellen sind mit einer einfachen Linie eingerahmt. In vielen Fällen sind Linien aber nicht erwünscht, oder es soll lieber ein anderes vorgegebenes AutoFormat zum Einsatz kommen. Bis Word 97 mussten Sie diese Anpassungen nach jedem Einfügen einer Tabelle manuell vornehmen, aber in Word 2003, 2002 und 2000 gibt es eine wenig bekannte Möglichkeit, das Standardformat für neue Tabellen beliebig zu bestimmen. Sie können sich sowohl für eine neutrale Tabelle ohne jede Formatierung oder ein beliebiges anderes AutoFormat entscheiden:

1. Legen Sie ein leeres Word-Dokument an und wählen Sie das Menü TABELLE-EINFÜGEN-TABELLE (Word 2003/2002(XP)) bzw. TABELLE-ZELLEN EINFÜGEN-TABELLE (Word 2000) an.

2. Nachdem Sie auf Autoformat geklickt haben, erscheint eine Liste aller zur Verfügung stehenden Formate. Der Eintrag »Tabellengitternetz « (Word 2003/2002(XP)) bzw. »Einfach 1« ist markiert.

3. Wenn Sie lediglich die Linien für neue Tabellen entfernen möchten, ändern Sie einfach den Listeneintrag auf »Normale Tabelle« (Word 2003/2002) oder schalten Sie lediglich das Kontrollkästchen RAHMEN aus (Word 2000). Sie können aber auch ein beliebiges anderes AutoFormat markieren, das in Zukunft verwendet werden soll oder die weiteren Optionen im Dialogfeld verändern. So lassen sich beispielsweise in Word 2000 gezielt bestimmte Formatmerkmale wie Farbe oder Schriftart deaktivieren. Die Möglichkeiten in Word 2003/2002 gehen noch einen Schritt weiter: Hier steht Ihnen nicht nur eine deutlich größere Auswahl von Formaten zur Verfügung, sondern Sie können auch beliebige neue Formate hinzufügen, indem Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGENVORLAGEN UND FORMATIERUNG verwenden.

4. In Word 2003/2002(XP) klicken Sie nun auf STANDARD und entscheiden im folgenden Dialog, wo genau das neue Standardformat gelten soll. In Word 2000 bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK und aktivieren im nächsten Dialogfeld die Option ALS STANDARD FÜR ALLE NEUEN TABELLEN VERWENDEN.

5. Nach einem weiteren Klick auf OK haben Sie die Format-Vorgaben für neue Tabellen dauerhaft geändert, sodass in Zukunft keine nachträgliche Bearbeitung Ihrer Tabellen mehr notwendig ist.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 2: Gitternetzlinien ganz einfach entfernen

Wenn Sie das Standardformat für Tabellen nicht, wie oben beschrieben, ändern möchten oder mit Word 97 arbeiten, sollten Sie noch einen anderen nützlichen Trick kennen, um die standardmäßig vorgegebenen Linien ganz schnell zu entfernen:

Klicken Sie einfach in die Tabelle und drücken Sie <Strg>+<Alt>+<U>. Alle Linien sind damit in einem einzigen Schritt entfernt. Um dasselbe Ergebnis mit der Maus zu erzielen, wählen Sie das Menü TABELLE-AUTOFORMAT FÜR TABELLE (Word 2003/2002(XP)) oder TABELLE-TABELLE AUTOFORMAT an. Markieren Sie dann den Eintrag »Normale Tabelle« (Word 2003/2002(XP)) oder »(ohne)« (Word 2000/97) und bestätigen Sie mit ÜBERNEHMEN (Word 2003/2002(XP)) oder OK (Word 2000/97).

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 3: Tabellenaufbau schnell verändern

Wenn Sie den Aufbau einer Word-Tabelle schnell und komfortabel über die Tastatur verändern wollen, gibt es einen wenig bekannten Trick:

1. Bewegen Sie den Cursor in eine beliebige Zelle der Zeile, die Sie verschieben wollen.

2. Drücken Sie <Alt>+<Umschalt> und halten Sie diese Tasten gedrückt.

3. Bewegen Sie die Zeile dann mit <Cursor unten>/<Cursor oben> an die gewünschte Position.

Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch bei der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen; mit <alt>+<umschalt>+<cursortaste> haben Sie die Möglichkeit, sowohl Gliederungsebenen als auch Textabsätze an eine neue Position zu bewegen.<cursortaste><umschalt><alt>

Wenn Sie häufig im Gliederungsmodus arbeiten, geht es noch einfacher: Jede Zeile lässt sich durch Ziehen an der Punkt-Markierung am linken Bildschirmrand bewegen, ohne dass eine vorherige Markierung notwendig ist.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 4: Spaltenüberschriften in langen Tabellen perfekt im Griff

Wenn Sie mit einer Tabelle arbeiten, die sich über mehrere Seiten erstreckt, haben Sie beim Ausdruck ein kleines Problem, denn die Spaltenüberschriften erscheinen standardmäßig nur auf der ersten Seite, sodass die Bedeutung der Spalten auf den Folgeseiten nicht ersichtlich ist. Die Lösung: Markieren Sie die erste Zeile der Tabelle (auf Wunsch auch mehrere Zeilen) und wählen Sie das Menü TABELLE-ÜBERSCHRIFTENZEILEN WIEDERHOLEN (Word 2003, 2002, 2000) bzw. TABELLE-ÜBERSCHRIFT (Word 97) an. Wenn Sie die Tabelle nun ausdrucken, gibt Word die gewünschten Zeilen automatisch am Beginn jeder Seite aus, sodass die Überschriften jederzeit sichtbar sind. Ein wichtiger Tipp zu dieser nützlichen Word-Funktion: Das Wiederholen der Überschriften klappt nur dann, wenn Sie keine manuellen Seitenumbrüche in die Tabelle einfügen!

Leider gilt die beschriebene Funktion nur für den Ausdruck, sodass Sie auf dem Bildschirm weiterhin das Problem haben, dass die Bedeutung der Spalten nur noch erraten werden kann, sobald die Überschriften aus dem Bild gescrollt sind. Aber auch hier können Sie sich behelfen:

1. Stellen Sie sicher, dass der obere Teil der Tabelle mit den gewünschten Überschriftenzeilen zu sehen ist und wählen Sie das Menü FENSTER-TEILEN an.

2. In der Mitte des aktuellen Fensters erscheint daraufhin ein grauer Balken, den Sie mit der Maus oder mit den Cursortasten nach oben bis unter die Überschriftenzeilen ziehen. Dann bestätigen Sie per Mausklick oder mit Return.

3. Eventuell müssen Sie die Teilung durch das Ziehen des waagerechten grauen Balkens mit der Maus noch ein wenig korrigieren, denn im oberen Ausschnitt des Fensters sollten ausschließlich die Überschriftenzeilen zu sehen sein. Am Ende können Sie in der Tabelle im unteren größeren Ausschnitt beliebig hin- und herscrollen: Die Überschriften sind immer sichtbar!

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 5: Markieren in und rund um Tabellen

Für die Arbeit mit Tabellen sollten Sie die folgenden nützlichen und wenig bekannten Abkürzungen per Tastatur und Maus kennen:

• Drücken Sie <Alt>+<Num5> (= die Zahl »5« auf der Zehnertastatur), um die komplette Tabelle zu markieren, in der sich der Cursor zurzeit befindet.

• Drücken Sie die Alt-Taste, halten Sie sie gedrückt und klicken Sie in eine Tabellenzelle, um die entsprechende Spalte zu markieren. Achtung: Dieser Shortcut funktioniert leider nicht mehr in Word 2003, weil das Programm bei <Alt>+Mausklick grundsätzlich den Aufgabenbereich »Recherchieren« einblendet.

• Halten Sie schließlich <Alt> gedrückt und führen Sie einen Doppelklick in eine Tabelle durch, um die komplette Tabelle auszuwählen. Dieser Shortcut funktioniert in Word 2003, aber leider wird nicht nur die Tabelle markiert, sondern auch der Aufgabenbereich »Recherchieren« angezeigt.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 6: Der feine Unterschied - Tabellen löschen

Wenn Sie eine Tabelle wieder aus Ihrem Dokument löschen wollen, ist die normale Vorgehensweise folgende: Sie klicken in die Tabelle, markieren sie mit <Alt>+<Num5> (= die Zahl »5« auf der numerischen Zehnertastatur) und drücken Entf. Das unerwartete Ergebnis ist allerdings, dass lediglich die Inhalte der Tabelle entfernt werden, während das leere Grundgerüst weiterhin zu sehen ist. Das ist gut zu wissen und kann auch in der einen oder anderen Situation nützlich sein, aber es gibt auch einen Trick, um die komplette Tabelle zu entfernen: Drücken Sie nach dem Markieren einfach .

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 7: Mehr Komfort beim Anlegen Ihrer Tabellen

Neben dem altbekannten Symbol »Tabelle einfügen« und dem entsprechenden Menü bietet Word noch zwei weitere sehr komfortable, aber wenig genutzte Techniken zum Anlegen neuer Tabellen. Besonders interessant ist dabei die Funktion zum Zeichnen von Tabellen: Anstatt die gewünschte Anzahl von Zeilen und Spalten vorzugeben und dann eine Standardtabelle zu erhalten, »zeichnen« Sie Ihre Tabelle maßgeschneidert wie auf einem Blatt Papier. Klicken Sie zu diesem Zweck das Symbol »Tabellen und Rahmen«, um die gleichnamige Symbolleiste einzublenden. Wenn Sie dann das Werkzeug »Tabelle zeichnen« aktivieren, ist die gewünschte Tabelle in wenigen Augenblicken erstellt:

1. Erstellen Sie als Erstes einen Rahmen, der die Gesamtgröße der Tabelle in etwa wiedergibt.

2. Um eine Spalte zu erstellen, zeichnen Sie ganz einfach bei gedrückter linker Maustaste eine Trennlinie von oben nach unten in den Rahmen. Auf Wunsch stellen Sie vorher Art und Stärke der Linie ein, die zum Zeichnen verwendet werden soll.

3. Zeilen entstehen dementsprechend, indem Sie Linien von links nach rechts zeichnen.

4. Nach diesem Prinzip können Sie jede beliebige Tabellenstruktur erstellen; auch das Teilen von einzelnen Zellen ist durch das Zeichnen einer entsprechenden Linie möglich.

5. Korrekturen nehmen Sie mit dem Radiergummi vor: Nachdem Sie das entsprechende Symbol angeklickt haben, fahren Sie bei gedrückter linker Maustaste an den Linien entlang, die Sie löschen wollen.

Auch bereits bestehende Tabellen lassen sich mit dem Werkzeug »Tabelle zeichnen« übrigens komfortabel bearbeiten: Ändern Sie die Rahmentypen mit wenig Aufwand, indem Sie zunächst das gewünschte Format einstellen und dann die entsprechenden Linien bei gedrückter linker Maustaste nachfahren.

Und noch einen interessanten und wenig bekannten Trick rund um Tabellen wollen wir nicht verheimlichen: Die schnellste Methode zum Erstellen einer Tabelle besteht darin, die Spaltenbreite mit Minus- sowie die Begrenzungen mit Plus-Zeichen kenntlich zu machen, also beispielsweise:

+__+_____+_____+__+_+

Sobald Sie diese Zeile mit Return abgeschlossen haben, wandelt Word sie in eine Tabelle (in diesem Fall mit 5 Spalten) um. Es kann allerdings sein, dass dieser Trick nicht funktioniert. In diesem Fall müssen Sie das Dialogfeld EXTRAS-AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (Word 2003/2002(XP)) bzw. EXTRAS-AUTOKORREKTUR (Word 2000/97) anwählen, auf die Registerkarte »AutoFormat während der Eingabe« wechseln und das Kontrollkästchen TABELLEN wieder einschalten.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 8: Tabellen ganz einfach als Datenbank verwalten

Es ist alles eine Sache des Standpunktes, aber bei genauer Betrachtung können die meisten Tabellen wie eine Datenbank verwaltet werden: Die Felder der Datenbank werden dabei in Spalten und die einzelnen Datensätze in Zeilen dargestellt.

Diesen Umstand können Sie sich zunutze machen, um Ihre Tabellen in Zukunft noch einfacher zu verwalten: Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in eine beliebige Symbolleiste und wählen Sie auf das Kontextmenü DATENBANK an. Ihnen stehen damit zahlreiche nützliche Funktionen rund um die Verwaltung Ihrer Tabelle zur Verfügung:

• Klicken Sie auf »Datensatz löschen«, um die aktuelle Tabellenzeile ohne weitere Markierung (und ohne Sicherheitsabfrage) zu löschen. Auf Wunsch können Sie vor dem Anklicken des Symbols auch mehrere Zeilen auswählen.

• Klicken Sie auf »Aufsteigend« oder »Absteigend«, um die gesamte Tabelle nach der Spalte zu sortieren, in der sich der Cursor gerade befindet.

• Über das Symbol »Datensatz suchen« rufen Sie einen kleinen Dialog auf, in dem Sie ein Feld aus Ihrer Tabelle auswählen und dann nach einer beliebigen Zeichenkette suchen können (beispielsweise nach einem Firmennamen oder einer Kundennummer). Bei einer Fundstelle wird dann die komplette entsprechende Tabellenzeile (also der Datensatz) markiert.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Tabellen-Tipp Nr. 9: Tabellen mit der Maus positionieren

Ab Word 2000 ist die richtige Positionierung Ihrer Tabellen kein Problem mehr. Wichtig dabei ist nur, dass Sie über das Menü ANSICHT in den Modus »Seitenlayout« wechseln. Wenn Sie dann den Mauszeiger über eine Tabelle bewegen, erscheint neben der linken oberen Zelle ein so genannter Ziehpunkt, mit dessen Hilfe Sie die Tabelle beliebig auf einer Seite positionieren können. Sie bewegen dazu den Mauszeiger über den Ziehpunkt, drücken die linke Maustaste und halten sie gedrückt, während Sie die Tabelle an eine beliebige Stelle auf der Seite bewegen. Anschließend lassen Sie die Maustaste einfach wieder los. Auf diese Weise ist es übrigens auch ohne Probleme möglich, zwei oder mehr Tabellen nebeneinander zu positionieren!

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

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Word-Fragen mit den passenden Sofort-Antworten

Mit der "Word Tipps & Tricks von A-Z Jahres-CD 2004" auf CD-ROM erhalten Sie kompetente Antworten per Mausklick.

Frage: Wie kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig drucken?

Mit der Schaltfläche DRUCKEN kann ich immer nur das aktuelle Dokument drucken. Auch wenn ich den Drucken-Dialog aufrufe (<Strg>+<P>), geht's nicht besser. Wie kann ich mehrere Dokumente in einem Zug drucken?

Antwort:

1. Wählen Sie DATEI-ÖFFNEN und markieren Sie bei gedrückter <Strg>-Taste die Dateien, die gemeinsam gedruckt werden sollen (sie müssen allerdings auch in einem gemeinsamen Ordner liegen)

2. Mit der rechten Maustaste klicken Sie jetzt auf eine der markierten Dateien und gehen auf Drucken. Je nach Word-Version landen Sie jetzt im Drucken-Dialog oder die Dokumente werden direkt am Drucker ausgegeben.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich mein Dokument ausgeglichen mit Text gestalten?

Ich habe einen Brief geschrieben, der eigentlich nur eine Seite umfassen sollte. Am Ende ist der Text ein wenig länger und auf der zweiten Seite befinden sich nur einige wenige einsame Zeilen. Jetzt könnte ich natürlich hier und da Leerzeilen entfernen, Text kürzen und Abstände verkleinern. Geht das nicht unkomplizierter?

Antwort:

Schneller und einfacher geht es mit einer wenig bekannten Funktion von Word: In der Seitenansicht steht Ihnen das Symbol GRÖßE ANPASSEN zur Verfügung. Wenn Sie es anklicken, verkleinert Word die Schriftgrößen in Ihrem Dokument so, dass es eine Seite kürzer ist. In Sekundenschnelle haben Sie so die lästigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite untergebracht.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich Text unformatiert übernehmen?

Wenn ich häufig Text aus anderen Dokumenten mittels Kopieren übertrage, ist es oft lästig, dass Word die Formatierungen aus dem anderen Dokument mit übernimmt. Wie kann ich das umgehen?

Antwort:

Um dies zu vermeiden, dürfen Sie den Text nicht mit BEARBEITEN-EINFÜGEN bzw. <Strg>+<V> in Ihr Dokument einfügen. Öffnen Sie stattdessen das Menü BEARBEITEN und wählen Sie den Befehl INHALTE EINFÜGEN.... Im sich öffnenden Fenster wählen Sie jetzt je nach Word-Version UNFORMATIERTER TEXT oder UNFORMATIERTER UNICODE-TEXT. Der Text wird nun mit der im »Ziel-Absatz« eingestellten Formatierung in den vorhandenen Text eingefügt.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich Änderungen an mehreren Dokumenten auf einmal sichern?

Ich habe in Word oft mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet, in denen ich parallel Änderungen durchführe. Beim Speichern habe ich bislang immer von Dokument zu Dokument gewechselt und dann das Dokument gespeichert. Gibt es eine Alternative, beispielsweise ein kleines Makro, das alle geöffneten Dokumente automatisch auf einmal speichert und mir die Speicher-Arbeit abnimmt?

Antwort:

Wenn Sie in Word mehrere Dateien öffnen, können Sie über das Menü FENSTER bzw. mit der Tastenkombination <Strg>+<F6> zwischen den verschiedenen Dokumenten wechseln. Die Anzahl der gleichzeitig geöffneten Dokumente ist nicht eingeschränkt, sodass Sie leicht ein Dutzend Dokumente und mehr öffnen können. Ob an einem Dokument Änderungen vorgenommen wurden, ist leider nicht zu erkennen. Bislang mussten Sie deshalb jedes Dokument einzeln anwählen und dann speichern. Speichern Sie ab sofort alle Dokumente auf einmal, indem Sie wie folgt vorgehen:

1. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt und halten Sie die Tasten gedrückt.

2. Rufen Sie das Menü DATEI auf. Dort erscheint nun anstelle des Menüs SPEICHERN das Menü ALLES SPEICHERN, das Sie mit einem Klick auf die linke Maustaste auswählen.

3. Daraufhin speichert Word alle geöffneten Dokumente.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich Feldfunktions-Formeln und Ergebnisse gleichzeitig anzeigen?

Das Arbeiten mit den Word-Feldfunktionen ist ja nicht gerade einfach. Besonders stört mich, dass ich beim Testen einer Feldfunktion ständig zwischen der Feldfunktion-Formel und dem Feldfunktion-Ergebnis umschalten muss. Auch wenn dies mit <Alt>+<F9> schnell gemacht ist - gibt es keine Möglichkeit, sowohl die Feldfunktion als auch das Ergebnis anzuzeigen?

Antwort:

Nutzen Sie die Möglichkeit, die Ansicht des aktuellen Dokuments zu teilen. In der oberen Hälfte lassen Sie sich dann das Ergebnis anzeigen, in der unteren Hälfte der Ansicht schalten Sie die Feldfunktion-Ansicht ein. Und so geht’s:

1. Wechseln Sie in Word 2000/97 über das Menü ANSICHT in die Normalansicht. In Word 2003/2002(XP) funktioniert der folgende Trick sowohl in der Layoutansicht als auch in der Normalansicht.

2. Rufen Sie jetzt das Menü FENSTER-TEILEN auf. Daraufhin wird das Word-Programmfenster mit einer grauen Linie in zwei Hälften unterteilt. Die Linie können Sie nun mit der Maus verschieben. Sobald Sie die linke Maustaste klicken, wird die aktuelle Ansicht in zwei Hälften aufgeteilt. Sowohl in der oberen als auch unteren Hälfte wird Ihr Dokument angezeigt.

3. Positionieren Sie Ihren Text nun mithilfe der Bildlaufleisten so, dass er mit der Feldfunktion sowohl in der oberen als auch der unteren Hälfte angezeigt wird.

4. Klicken Sie jetzt in den unteren Bereich und drücken Sie die Tastenkombination <Alt>+<F9>. Daraufhin wird im unteren Bereich die Feldfunktion und im oberen Bereich das Ergebnis angezeigt.

5. Wenn Sie nun beispielsweise die Formatierungsanweisung in der Feldfunktion ändern und <F9> zum Aktualisieren der Feldfunktion drücken, wird im oberen Bereich das neue Ergebnis angezeigt. Auf diese Weise können Sie sofort die Änderungen an der Feldfunktion kontrollieren.

6. Haben Sie alle Änderungen durchgeführt, schalten Sie mit Alt+F9 die Anzeige der Feldfunktion im unteren Bereich wieder aus.

7. Rufen Sie jetzt das Menü FENSTER-TEILUNG AUFHEBEN auf. Daraufhin wird das Dokument wieder »am Stück« angezeigt.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Die Formatierung wirkt sich ungewollt auf den ganzen Text aus - wie kann ich das abstellen?

Wenn ich in Word eine Zeile im Text markiere und beispielsweise fett formatiere, erscheinen die anderen Textstellen auch in Fettschrift. Ohne dass ich dort etwas geändert habe! Können Sie mir bei diesem Problem helfen?

Antwort:

Damit Sie einzelne Wörter mit einem anderen Format formatieren können, schalten Sie das automatische Aktualisieren der Formatvorlage aus:

1. Positionieren Sie den Cursor in einer der Zeilen, bei denen sich beim Formatieren eines einzelnen Wortes auch andere Textbereiche verändern.

2. Merken Sie sich die in der Format-Symbolleiste angezeigte Formatvorlage (= Name im linken Dropdown-Listenfeld der Format-Symbolleiste).

3. Word 2003/2002(XP): Rufen Sie nun das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG auf. Jetzt erscheint auf der linken Seite der Formatvorlagen-Aufgabenbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Formatvorlage an, die Sie sich in Schritt 2 gemerkt haben. Wählen Sie im Kontextmenü die Option ÄNDERN.
   Word 2000/97: Rufen Sie nun das Menü FORMATFORMATVORLAGEN auf. Klicken Sie in der Liste FORMATVORLAGEN die Formatvorlage an, die Sie sich in Schritt 2 gemerkt haben. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche BEARBEITEN.

4. Es erscheint ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN ausschalten.

5. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. In Word 2003/2002(XP) können Sie nun den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT-AUFGABENBEREICH ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIEßEN. Ab sofort ist der Effekt ausgeschaltet

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich einzelne Wörter in meinem Dokument zählen?

Das Menü EXTRAS-WÖRTER ZÄHLEN zum Zählen aller in meinem Dokument vorhandenen Wörter ist mir bekannt. Aber gibt es auch eine Möglichkeit herauszufinden, wie oft ein bestimmtes Wort in einem Dokument vorhanden ist? Oder lässt sich so etwas nur per Makro lösen?

Antwort:

Um zu erfahren, wie oft ein Wort in einem Dokument enthalten ist, setzen Sie die Suchen und Ersetzen-Funktion ein. Und so geht’s:

1. Rufen Sie das Menü BEARBEITEN-ERSETZEN auf oder drücken Sie die Tastenkombination <Strg>+<H>.

2. Sobald das Dialogfenster Suchen und Ersetzen erscheint, geben Sie im Texteingabefeld SUCHEN NACH das Wort ein, dessen Häufigkeit Sie bestimmen möchten.

3. Wiederholen Sie die Eingabe nochmals im Texteingabefeld ERSETZEN DURCH.

4. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche ERWEITERT. Daraufhin wird das Dialogfenster vergrößert und Ihnen stehen zusätzliche Optionen zur Auswahl. Wenn beim Zählen die Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt werden soll (es wird beispielsweise nur »Sie«, aber nicht »sie« gezählt), dann schalten Sie das Kontrollkästchen GROß-/KLEINSCHREIBUNG ein.

5. Schalten Sie das Kontrollkästchen NUR GANZES WORT SUCHEN ein. Damit vermeiden Sie, dass beim Zählen Wortkombinationen und Wortfragmente mitgezählt werden (beispielsweise in »Siebenbürgen«, »Sieben«, »Siebdruck« etc.).

6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche ALLE ERSETZEN. Daraufhin beginnt Word mit dem Ersetzen. Zum Schluss erhalten Sie eine Meldung mit einem Hinweis, wie oft das gesuchte Wort ersetzt wurde. Dies ist exakt die Anzahl, wie oft das Wort in Ihrem Dokument vorkommt.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich zusammenhängende Grafiken und Bilder einfacher verschieben?

In meinem Dokument stehen des Öfteren zwei oder mehr Bilder untereinander. Wie kann ich die Bilder »verknüpfen«, sodass ich sie künftig zusammen verschieben kann? Mir ist es auf die Dauer zu aufwändig, ständig die Bilder einzeln anklicken zu müssen!

Antwort:

Die Lösung ist ganz einfach: Setzen Sie die zusammenhängenden Bilder bzw. Grafiken in einen Positionsrahmen. Dieser lässt sich dann mit den enthaltenen Grafiken beliebig mit der Maus platzieren - der Abstand und die Ausrichtung der Bilder zueinander bleiben immer gleich. Und so geht’s:

1. Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-TEXTFELD auf. Daraufhin verwandelt sich der Mauszeiger in ein Fadenkreuz.

2. Klicken Sie in Ihr Dokument, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Textfeld so groß auf, dass es beide Grafiken aufnehmen kann.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfelds und wählen Sie aus dem Kontextmenü TEXTFELD FORMATIEREN.

4. Wechseln Sie auf die Registerkarte »Textfeld« und klicken Sie hier auf die Schaltfläche ZU POSITIONSRAHMEN UMWANDELN. Bestätigen Sie den folgenden Hinweis mit OK. Daraufhin wird aus dem Textfeld ein Positionsrahmen, in den sich die beiden Grafiken ganz einfach mit der Maus hineinziehen lassen.

5. Entfernen Sie jetzt noch die Rahmenlinien, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Positionsrahmens klicken und den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG aus dem Kontextmenü wählen.

6. Wechseln Sie auf die Registerkarte RAHMEN und klicken Sie dann auf die Option OHNE. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.

7. Ziehen Sie die beiden Grafiken jetzt nacheinander an die gewünschte Stelle im Positionsrahmen.

Ab sofort platzieren Sie beide Grafiken gleichzeitig an der gewünschten Stelle, indem Sie nur den Positionsrahmen mit der Maus verschieben. Beachten Sie, dass sich der Rahmen nur verschieben lässt, wenn er markiert ist.

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Frage: Wie kann ich störende Abstände vor Überschriften automatisch entfernen?

In meinem Dokument nutze ich die Word-eigenen Formatvorlagen für Überschriften, sodass ich beispielsweise auf Basis der Überschriften ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen kann. Wenn ich die erste Zeile auf einer neuen Seite eines Dokuments mit der Word-eigenen Überschrift-Formatvorlage formatiere, ist die Überschrift nicht mehr bündig mit dem oberen Rand. Es gibt vielmehr einen störenden Abstand zwischen oberem Rand und der Überschrift. Das Gleiche passiert auch bei mehrspaltigem Text: Hier sind einige Spalten, die mit der Überschrift-Formatvorlage beginnen, Richtung Seitenmitte vorgerückt, andere nicht. Wie kann ich dieses Problem lösen?

Antwort:

Beginnt Ihr Dokument nicht direkt mit einem Absatz, in dem ein Vor-Abstand eingestellt ist? Dann können Sie das Problem wie folgt lösen:

1. Rufen Sie das Menü EXTRAS auf und klicken Sie auf den Befehl OPTIONEN. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte »Kompatibilität«.

2. Schalten Sie in der Liste OPTIONEN das Kontrollkästchen vor dem Eintrag »ABSTAND VOR« NACH SEITEN ODER SPALTENWECHSEL UNTERDRÜCKEN ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.

3. Fügen Sie nun vor allen Überschriften, die direkt nach einem Seiten- und Spaltenwechsel folgen, einen manuellen Seiten- bzw. Spaltenwechsel ein. Rufen Sie hierzu das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word 2003/2002(XP)) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000/97) auf. Durch das Einschalten des Kompatibilitäts-Kontrollkästchens werden jetzt alle Abstände vor den Überschriften entfernt, die direkt nach einem Seiten- bzw. Spaltenwechsel stehen. Ihre Überschrift beginnt bündig am oberen Rand. Beachten Sie, dass die Kompatibilitäts-Einstellung nur für das aktuelle Dokument gilt. Die Einstellung müssen Sie bei Bedarf für jedes Dokument erneut einstellen.

Beginnt Ihr Dokument auf der ersten Seite bzw. in der ersten Spalte sofort mit einer Überschrift? Dann funktioniert der obige Trick nicht, da hier kein manueller Wechsel vorhanden ist. Die erste Überschrift ist demnach immer eingerückt. In diesem Fall müssen Sie die Überschrift-Formatvorlagen anpassen: Setzen Sie dort den Vor-Absatz-Abstand auf »0 Punkte« und den Nach-Absatz-Abstand auf 12 Punkt. Und so geht’s:

1. Word 2003/2002: Rufen Sie das Menü FORMAT auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG. Jetzt erscheint auf der rechten Seite der Formatvorlagen-Aufgabenbereich.

   Word 2000/97: Rufen Sie das Menü FORMAT auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGE. Jetzt erscheint das Formatvorlagen-Dialogfenster. Damit alle Formatvorlagen angezeigt werden, wählen Sie im Dropdown-Listenfeld AUFLISTEN (Word 2000) bzw. ANZEIGEN (Word 97) die Auswahl ALLE FORMATVORLAGEN.

2. Word 2003/2002(XP): Klicken Sie mit der rechten Maustaste die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Wählen Sie im Kontextmenü die Option ÄNDERN.
   Word 2000/97: Klicken Sie in der Liste FORMATVORLAGEN die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche BEARBEITEN.

3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche FORMAT und wählen Sie in dem aufgeklappten Menü ABSATZ. Daraufhin erscheint das Absatz-Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Einzüge und Abstände« wechseln.

4. Geben Sie bei ABSTAND - VOR den Wert »0« und bei ABSTAND - NACH den Wert »12« ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. Schließen Sie auch das Dialogfenster FORAMTVORLAGE ÄNDERN mit einem Klick auf OK.

5. Falls Sie in Ihrem Dokument mehrere Überschrift-Formatvorlagen im Einsatz haben, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für die anderen Formatvorlagen.

6. In Word 2003/2002(XP) können Sie zum Schluss den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT AUFGABENBEREICH ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIEßEN.

   Alle Überschriften beginnen nun bündig mit dem oberen Seitenrand und ohne Einrückung. Die fehlenden Absatz-Vor-Abstände müssen Sie nun bei Bedarf mit einer Leerzeile einfügen.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Wie kann ich mir mit Formatvorlagen sehr viel Arbeit sparen?

Ich habe 4 Fragen zum Thema Formatvorlagen:

• wann lohnt sich der Einsatz von Formatvorlagen?

• wie kann ich diese ganz einfach nutzen?

• wie kann ich vorhandene Formatvorlagen ändern?

• wie kann ich Formatvorlagen effizient einsetzen?

Antwort:

In diesen Fällen lohnt sich der Einsatz von Formatvorlagen

Unter einer »Formatvorlage« versteht man in Word eine Zusammenfassung unterschiedlicher Formatierungen zu einem Formatierungs-Paket. Angenommen, Sie formatieren Ihren Text wie folgt: Schriftart Arial, Schriftgröße 12 Punkt, Blocksatz, 1,5facher Zeilenabstand und 12 Punkt Absatzabstand vom folgenden Absatz. Alle diese Formatierungsinformationen lassen sich in einem Paket zusammenfassen, dem Sie dann einen Namen zuweisen.

Die Formatvorlage können Sie anschließend jedem beliebigen Text in Ihrem Dokument zuweisen. Der Text wird daraufhin sofort mit allen in der Formatvorlage hinterlegten Formatierungen ausgezeichnet. Word erlaubt das Anlegen (fast) beliebig vieler Formatvorlagen, sodass Sie sich eine Formatvorlage für den normalen Fließtext, für Überschriften, für Einrückungen, für Aufzählungen und vieles mehr anlegen können. Doch wozu dieser auf den ersten Blick scheinbar zusätzliche Aufwand? Schließlich kommen Sie doch mit Ihrer Formatierung auch ganz gut zurecht. Nun, der Einsatz von Formatvorlagen lohnt sich beispielsweise immer dann, wenn Sie fremde Dokumente formatieren müssen.

So erhalten Sie z.B. von Ihren Vereinskollegen die Texte für den Jahresbericht und müssen alle Texte einheitlich gestalten? Oder müssen Sie die Budget-Berichte der verschiedenen Abteilungen in Ihrer Firma zu einem Dokument zusammenfassen?

In diesem Fall weisen Sie einfach den fremden Texten Ihre Formatvorlage zu - und diese sind sofort genauso formatiert wie Ihr eigener Text. Alles erscheint wie aus einem Guss.

Auch beim nachträglichen Überarbeiten von Dokumenten lohnt der Einsatz von Formatvorlagen: Stellen Sie nach dem Bearbeiten und ersten Drucken Ihres Dokuments fest, dass die Schriftgröße mit 10 Punkt doch etwas zu klein ausgefallen ist?

Bei der herkömmlichen Formatierung müssten Sie jetzt alle Textpassagen markieren und beispielsweise als Schriftgröße 12 Punkt wählen. Die Zwischenüberschriften oder Tabellen müssten Sie dabei natürlich aussparen.

Haben Sie hingegen Formatvorlagen genutzt, genügt eine einzige Korrektur in der Formatvorlage. Daraufhin übernehmen alle Textbereiche, denen Sie die Formatvorlage zugewiesen haben, automatisch die Änderung (die mit der Formatvorlage formatierten Textbereiche »erben« die in der Formatvorlage hinterlegten Formatierungen). Ihre Texte sind jetzt mit einem Mausklick sofort korrekt formatiert.

Dies bedeutet nicht nur eine enorme Zeitersparnis, Sie vermeiden auch Formatierungsfehler, weil beispielsweise ein Absatz versehentlich nicht geändert wurde.

Sollen Ihre Dokumente alle einheitlich formatiert werden, weil diese nach dem Drucken beispielsweise in einem Seminar-Ordner, einem Produkt-Katalog oder einer Vereins-Festschrift zu einer Einheit zusammengefasst werden? Dann nutzen Sie hierzu ebenfalls Formatvorlagen, um eine einheitliche Gestaltung zu erhalten.

Und zu guter Letzt lohnt sich das Arbeiten mit Formatvorlagen natürlich auch beim alltäglichen Einsatz von Word. Wie oft haben Sie Ihren Texten schon eine andere Schriftart, eine andere Ausrichtung und vieles mehr zugewiesen? Wenn Sie sich für alle gängigen Gestaltungen Formatvorlagen anlegen, werden Sie Ihre Arbeit damit deutlich beschleunigen.

So nutzen Sie die Word-eigenen Formatvorlagen in Ihrem Dokument

Word verfügt von Haus aus bereits über zahlreiche vorbereitete Formatvorlagen, die Sie für Ihre Dokumente sofort nutzen können. Und so geht’s:

1. Geben Sie zuerst Ihren Text, beispielsweise eine Überschrift ein. Formatieren Sie die Überschrift nicht.

2. Positionieren Sie den Cursor nun in dem Absatz.

3. Öffnen Sie jetzt das Dropdown-Listenfeld FORMATVORLAGE, das sich am Anfang der Format-Symbolleiste befindet.

4. Um Ihren Text als Überschrift zu formatieren, wählen Sie hier die Formatvorlage »Überschrift 1«. Sobald Sie die Wahl getroffen haben, wird der Text gemäß allen in der Formatvorlage hinterlegten Formatierungen ausgezeichnet. So kommt die Schriftart Arial zum Einsatz, die Schriftgröße wird je nach Word-Version auf 14 bzw. 16 Punkt erhöht, der Text in Fettschrift formatiert und die Absatzabstände werden geändert.

5. Möchten Sie die Formatierung wieder aufheben, weisen Sie Ihrem Text einfach die Formatvorlage »Standard« zu. Die Standard-Formatvorlage ist die Formatvorlage, die bei normalem Fließtext von Word automatisch zum Einsatz kommt.

So einfach können Sie sich eigene Formatvorlagen anlegen

Wenngleich Word bereits für die unterschiedlichsten Formatierungen fertige Formatvorlagen im Gepäck hat, ist meist die richtige Formatvorlage doch nicht dabei. In diesem Fall legen Sie sich einfach wie nachfolgend beschrieben eine eigene Formatvorlage an:

1. Geben Sie zuerst Ihren Text, beispielsweise eine Aufzählung, ein. Formatieren Sie die Aufzählung vollständig mit allen Zeichen- und Absatzformaten. Ihre Aufzählung kann durchaus aus mehreren Absätzen bestehen, sodass Sie beispielsweise Absatzabstände und Einrückungen besser kontrollieren können. Für das Anlegen der Formatvorlage ist letztlich aber nur ein Absatz aus der Aufzählung von Bedeutung.

2. Positionieren Sie den Cursor nun in einem Absatz Ihrer Aufzählung.

3. Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Textfeld des Dropdown-Listenfelds FORMATVORLAGE, das sich am Anfang der Format-Symbolleiste befindet.

4. Löschen Sie den vorgegebenen Namen mit der Taste <Entf>. Geben Sie anschließend den Namen ein, dem Sie die Aufzählungs-Formatierung zuweisen möchten, beispielsweise »Eigene Aufzählung«.

5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Return>. Daraufhin wird die neue Formatvorlage angelegt.

Wie Sie Formatvorlagen ganz einfach anpassen

Möchten Sie eine selbst definierte oder eine Word-eigene Formatvorlage ändern? Kein Problem, auch das ist möglich. Beachten Sie, dass Sie die Formatvorlage jederzeit ändern können, gleichgültig ob die Formatvorlage bereits in Ihrem Dokument zum Einsatz kommt oder nicht. Angenommen, Sie möchten die Schriftart in der Überschrift-Formatvorlage von »Arial« in »Times New Roman« ändern. Dann gehen Sie wie folgt vor:

Word 2003 und 2002(XP):

1. Rufen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG auf. Daraufhin öffnet sich der gleichnamige Aufgabenbereich.

2. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der zu ändernden Formatvorlage, im Beispiel ist dies »Überschrift 1«. Sobald sich der Mauszeiger über dem Eintrag befindet, erscheint auf der rechten Seite des Eintrags ein Dropdownpfeil, den Sie mit der linken Maustaste anklicken.

3. Wählen Sie in dem aufklappenden Menü den Eintrag ÄNDERN, worauf das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN erscheint.

4. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche FORMAT und wählen Sie dann SCHRIFTART.

5. Nun erscheint das bekannte Dialogfenster für die Zeichenformatierung, in dem Sie in der Liste SCHRIFTART von »Arial« auf »Times New Roman« wechseln. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

6. Zurück im Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN nicht eingeschaltet ist. Dadurch ist sichergestellt, dass sich die Änderung nur auf die Formatvorlage im aktuellen Dokument bezieht und keine anderen Dokumente davon betroffen sind.

7. Bestätigen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE BEARBEITEN mit einem Klick auf OK. Die Änderungen werden jetzt sofort übernommen, der Beispieltext im Aufgabenbereich entsprechend formatiert.

Hatten Sie in Ihrem Dokument bereits Absätze mit der soeben geänderten Formatvorlage formatiert, werden diese nun im neuen Format angezeigt.

Word 2000 und 97:

1. Rufen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGE auf.

2. Markieren Sie in der Liste unter FORMATVORLAGEN die gewünschte Formatvorlage; im Beispiel ist dies »Überschrift 1«.

3. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche BEARBEITEN, worauf das Dialogfenster FORMATVORLAGE BEARBEITEN erscheint.

4. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche FORMAT und wählen Sie dann ZEICHEN.

5. Nun erscheint das bekannte Dialogfenster für die Zeichenformatierung, in dem Sie in der Liste SCHRIFTART von »Arial« auf »Times New Roman« wechseln. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

6. Zurück im Dialogfenster FORMATVORLAGE BEARBEITEN stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen ZUR (DOKUMENT) VORLAGE HINZUFÜGEN nicht eingeschaltet ist. Dadurch ist sichergestellt, dass sich die Änderung nur auf die Formatvorlage im aktuellen Dokument bezieht und keine anderen Dokumente davon betroffen sind.

7. Bestätigen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE BEARBEITEN mit einem Klick auf OK.

8. Verlassen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf SCHLIEßEN. Wählen Sie nicht ZUWEISEN, da Sie die Formatvorlage dann sofort dem aktuellen Absatz zuweisen würden.

Hatten Sie in Ihrem Dokument bereits Absätze mit der soeben geänderten Formatvorlage formatiert, werden diese nun im neuen Format angezeigt.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

Frage: Bindestriche werden automatisch in Gedankenstriche umgewandelt - was kann ich dagegen tun?

Wenn ich in meinen Texten einen Bindestrich eingebe - beispielsweise um einen Satz zu trennen -, wandelt Word diesen manchmal in einen (langen) Gedankenstrich um. Manchmal bleibt aber auch der kurze Bindestrich stehen. Wie funktioniert diese Word-Funktion? Kann ich hier auch manuell eingreifen oder die Funktion vollständig ausschalten?

Antwort:

Nachfolgend Regeln, wann Word Bindestriche in Gedankenstriche umwandelt bzw. wie Sie selbst Gedankenstriche eingeben können. So vermeiden Sie künftig gezielt Pannen und können die Umwandlung bewusst anstoßen bzw. verhindern.

• Wenn Sie einen Bindestrich ohne Leerzeichen direkt hinter einem Wort eingeben, bleibt der Bindestrich unverändert und wird nicht umgewandelt. Unabhängig davon, ob nach dem Bindestrich ein Leerzeichen, ein weiteres Wort oder ein Zeilen/Absatzwechsel folgt. Word erkennt, dass es sich hier um einen Trennstrich handelt. Oder dass es sich um ein zusammengesetztes Wort handelt, bei dem der zweite Wortteil direkt oder erst später folgt (zum Beispiel: »Farb- und Schwarzweiß-Drucker).

• Geben Sie einen Bindestrich hinter einem Wort durch ein Leerzeichen getrennt ein. Jetzt folgen ein weiteres Leerzeichen und ein weiteres Wort. Sobald Sie nach der Eingabe des letzten Wortes die Leertaste drücken oder ein Satzzeichen eingeben, wird der Bindestrich in einen Gedankenstrich umgewandelt. Word erkennt, dass der Bindestrich als Trennzeichen für einen Zwischensatz dient und wandelt diesen in einen Gedankenstrich um.

• Folgt dem Wort nach dem zweiten Bindestrich kein Leerzeichen oder Satzzeichen, wird der zweite Bindestrich nicht in einen Gedankenstrich umgewandelt. In diesem Fall müssen Sie entweder wie nachfolgend beschrieben den Gedankenstrich manuell eingeben. Oder Sie drücken die Leertaste, worauf der Bindestrich umgewandelt wird. Nun löschen Sie das Leerzeichen beispielsweise mit <Entf> wieder, der Gedankenstrich bleibt bestehen.

• Hat Word einen Bindestrich in einen Gedankenstrich umgewandelt, obwohl Sie dies nicht möchten? Dies passiert beispielsweise bei der Eingabe einer Rechnung, bei der Sie zwischen den Ziffern Leerzeichen einfügen: »15 - 11 = 4«. Dann Drücken Sie unmittelbar nach der Umwandlung die Tastenkombination <Alt>+<Rück>, um die Umwandlung rückgängig zu machen. Im Beispiel ist <Alt>+<Rück> zu drücken, nachdem Sie die Leertaste nach Eingabe der Ziffer 11 gedrückt haben.

Möchten Sie die automatische Umwandlung von Bindestrichen in Gedankenstriche generell unterbinden? Dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie das Menü EXTRAS auf. Klicken Sie hier auf den Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (Word 2003/2002) bzw. AUTOKORREKTUR (Word 2000/97).

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte »AutoFormat während der Eingabe«.
   Word 2003/2002(XP): Schalten Sie hier das Kontrollkästchen BINDESTRICHE (_) DURCH GEVIERTSTRICH (-) aus.
   Word 2000/97: Schalten Sie hier das Kontrollkästchen KONZEPT-SYMBOLE (_) DURCH FORMATIERTE (-) aus.

3. Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte »AutoFormat«. Schalten Sie auch hier das in Schritt 2 aufgeführte Kontrollkästchen aus.

4. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Ab sofort wandelt Word die Bindestriche nicht mehr in Gedankenstriche um. Falls Sie Gedankenstriche benötigen, müssen Sie diese manuell beispielsweise über die Tastenkombination Strg + - (Num) eingeben oder die Kontrollkästchen wieder einschalten.

Für Word 2003, 2002/XP, 2000, 97

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