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Doch wie sieht die Realität aus? Haben Sie Ihr Word
100%ig auf Ihre Bedürfnisse angepasst und optimiert? Können
Sie die wichtigen Funktionen und Möglichkeiten, die Word Ihnen
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Ein Praxis-Beispiel aus einer Ausgabe von Word
professionell:
"Drucken ohne nervige Probleme" (ab Version 97)
Trotz eines neuen Druckers dauert der Ausdruck mal wieder
elend lange! Oder haben Sie sich auch schon darüber geärgert,
dass Sie den Ausdruck in bestimmten Situationen nicht einfach
per Mausklick auf das Drucker-Symbol schnell starten können?
So müssen Sie beispielsweise jedes geöffnete Dokument einzeln
nacheinander aktivieren oder die aktuelle Seite erst im
Drucken-Dialog festlegen, um das Gewünschte auszudrucken. Das
kostet Zeit!
Der Beitrag zeigt, wie Sie diese Zeitfresser-Probleme ganz
schnell in den Griff bekommen.
Problem 1: Word ist nicht auf dem neuesten
Stand
Einmal installiert kümmern sich viele Anwender nicht mehr
um ihr Word. Dabei enthält fast jede Version mehr oder weniger
schwerwiegende Bugs, die auch den Druckprozess betreffen
können.
Lösung
Microsoft veröffentlicht in regelmäßigen Abständen Updates
für das Office-Paket, die dann eine Fülle von bis zu diesem
Zeitpunkt bekannt gewordener Fehler korrigieren. Informieren
Sie sich regelmäßig über verfügbare Updates für Ihre Word-
bzw. Office-Version auf der Homepage von Microsoft.
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Ihre Word-Probleme lösen Sie HIER! |
Problem 2: Kein aktueller Druckertreiber
vorhanden
Obwohl der Druckertreiber eine besondere Rolle spielt, wird
er von den meisten Anwendern nicht mehr beachtet, sobald ein
Drucker erst einmal installiert ist und funktioniert. Mit
einem alten Druckertreiber verzichten Sie aber nicht nur auf
die Beseitigung von aktuellen Fehlern, sondern auch auf eine
optimale Geschwindigkeit und individuelle Anpassungen an
spezielle Windows-Versionen.
Lösung
Treiber werden von den Druckerherstellern regelmäßig
aktualisiert. Bei der Suche nach dem aktuellsten
Druckertreiber gehen Sie in zwei Schritten vor:
-
Stellen Sie zunächst fest, welche Version Ihres
Druckertreibers Sie einsetzen. Starten Sie dazu die
Systemsteuerung und doppelklicken Sie auf das
Drucker-Symbol. Sie erhalten daraufhin eine Liste aller auf
Ihrem System installierten Drucker. Klicken Sie den
gewünschten Drucker-Eintrag mit der rechten Maustaste an und
rufen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü auf. Auf
der ersten Registerkarte des nachfolgenden Dialogfensters
klicken Sie auf die Schaltfläche Testseite Drucken.
Auf der dann ausgedruckten Testseite können Sie einige
wichtige Angaben zu Ihrem aktuellen Druckertreiber finden.
Besonders interessant ist die Zeile Treiberversion,
die Auskunft über den Stand Ihres Treibers gibt.
-
Im zweiten Schritt wechseln Sie auf die Internet-Seite
des Druckerherstellers und suchen nach dem aktuellen Treiber
Ihres Druckers. Gegebenenfalls sollten Sie eine aktuelle
Version herunterladen und installieren.
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ab! |
Problem 3: Ausdruck erfolgt im
Schneckentempo
Trotz neuen Druckers ist die Druckgeschwindigkeit alles
andere als zufriedenstellend.
Lösung
Im Dialogfenster Extras-Optionen finden Sie auf der
Registerkarte Drucken eine Reihe von Einstellungen, die
Ihnen zu einem schnelleren Ausdruck verhelfen können.
Wenn Sie häufig nur die Seitenumbrüche überprüfen oder den
Text inhaltlich korrigieren möchten, ist eine vollständige
Ausgabe der Formatierungen und Grafiken nicht erforderlich,
sodass Sie den Ausdruck um ein Vielfaches beschleunigen
können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Konzeptausdruck. Word druckt das Dokument dann mit
minimalen Formatierungen.
Schalten Sie das Kontrollkästchen Drucken im
Hintergrund aus. Der Ausdruck wird dann schneller
abgeschlossen.
Schalten Sie die Kontrollkästchen Felder
aktualisieren und Verknüpfungen aktualisieren aus,
wenn Word nicht bei jedem Ausdruck Felder berechnen und die
neuesten Werte aus verknüpften Dateien auslesen soll.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
Zeichnungsobjekte, um grafische Elemente, die mit den
Zeichenfunktionen von Word erstellt wurden, nicht
auszugeben.
In Word 2003 steht Ihnen zusätzlich ein Kontrollkästchen
Hintergrundfarben und -Bilder zur Verfügung, das Sie
ebenfalls ausschalten können, wenn die Hintergrundgestaltung
für den Ausdruck entbehrlich ist.
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Problem 4: Aktuelle Seite per Mausklick
drucken
Sie möchten nur schnell die aktuelle Seite drucken, ohne
umständlich das Drucken-Dialogfenster aufzurufen und die
Option Aktuelle Seite zu aktivieren.
Lösung
Anstatt den Drucken-Dialog zu starten, setzen Sie einfach
ein kleines Makro ein, um den Ausdruck der aktuellen Seite
künftig per Mausklick zu erledigen.
-
Öffnen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung und geben Sie im
Projekt "Normal" in einem vorhandenen oder in einem neuen
Modul die folgende Prozedur ein:
Sub DruckAktuelleSeite ( )
Application.PrintOut
Range:=wdPrintCurrentPage
End Sub |
Diese Anweisung ruft per VBA den Drucken-Dialog auf,
setzt dort die Option Aktuelle Seite und startet
anschließend den Ausdruck.
-
Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung, wählen Sie in
Word das Menü Ansicht-Symbolleisten-Anpassen und
legen Sie den Aufruf des Makros "DruckAktuelleSeite" auf ein
neues Symbol in einer beliebigen Symbolleiste.
In
Zukunft können Sie die jeweils aktuelle Seite mit einem
Klick auf das neu angelegte Symbol drucken.
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Problem 5: Mehrere geöffnete Dokumente
in einem Arbeitsschritt drucken
Manchmal haben Sie eine Reihe von Dokumenten gleichzeitig
geöffnet, die alle gedruckt werden sollen. Sie können mühselig
jedes einzelne Dokument aktivieren und über das Menü
Datei-Drucken an den Drucker schicken.
Lösung
Wesentlich schneller erfolgt der Ausdruck aller geöffneten
Dokumente mithilfe eines Makros, das später per Mausklick
gestartet werden kann.
-
Öffnen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung und geben Sie im
Projekt "Normal" in einem vorhandenen oder in einem neuen
Modul die folgende Prozedur ein:
Sub DruckGeoeffnete ( ) Dim objDoc
as Document
For Each objDoc In
Documents objDoc.PrintOut
Next End
Sub |
Diese Anweisungen gehen in einer Schleife alle geöffneten
Dokumente durch und führen für jedes einzelne Dokument per
VBA die Funktion Datei-Drucken aus.
-
Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung, wählen Sie in
Word das Menü Ansicht-Symbolleisten-Anpassen und
legen Sie den Aufruf des Makros "DruckGeoeffnete" auf ein
neues Symbol in einer beliebigen Symbolleiste.
In Zukunft können Sie nun alle momentan geöffneten
Dokumente mit einem Klick auf das neu angelegte Symbol in
einem Rutsch ausdrucken.
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