Von: Fachverlag Computerwissen [kundeninfo@fachverlag-computerwissen.de]
Gesendet: Dienstag, 30. Mai 2006 17:35
An: stc45@gmx.de
Betreff: Secrets-Newsletter Spezial vom 30.05.2006
So wird Ihre nächste Präsentation ein Bomben-Erfolg – und das mit 72 % weniger Arbeit als bisher!
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Liebe PowerPoint-Anwenderin,
lieber PowerPoint-Anwender,

wie oft haben Sie schon als Zuschauer eine zwar fachlich korrekte, aber langweilige, wenig informative oder schlecht strukturierte Präsentation erlebt?

Wie oft haben Sie sich Folie für Folie, Information für Information, Bild für Bild angesehen, ohne den roten Faden zu erkennen oder die Inhalte zu verstehen?

Bestimmt haben auch Sie dann schon nach kurzer Zeit abgeschaltet und das Ende des Vortrags herbeigesehnt ... Schade, dieser Referent hat seine Chance vertan!

! Das können Sie besser! !
Sie wissen schließlich, dass zu einer perfekt inszenierten Präsentation weit mehr gehört als nur so viele Informationen und Grafiken wie möglich auf ein paar Folien zu packen und die Inhalte vor Publikum herunterzurattern.

Ihnen ist auch völlig klar, dass es nicht darum geht, sämtliche Schriftarten, Farben und Effekte auszuprobieren und das Ganze eher wie ein Amateur-Video aussehen zu lassen als wie eine überzeugende Business-Präsentation.

Eine perfekte Präsentation leistet mehr ...

... als lediglich einer Reihe von Zuhörern ein paar Informationen zu liefern. Mit einer perfekten Präsentation übermitteln Sie eine Botschaft und erfüllen eine wichtige Aufgabe:

Ihre Zuhörer sind nicht einfach nur Zuhörer ... sie sind Ihre Zielgruppe.
Sie stellen nicht einfach nur ein Thema vor ... Sie bringen Ihrer Zielgruppe Ihr Projekt, ein Produkt, Ergebnisse etc. näher ... Sie zeigen die Vorteile auf ... Sie überzeugen Ihre Zuhörer von Ihrem Anliegen.
Sie leiern Ihre Informationen nicht einfach herunter und hoffen, dass „es“ bald vorbei ist ... Sie verfolgen mit Ihrer Präsentation einen bestimmten Zweck, nach dem Sie die Gestaltung und den Vortrag selbst ausrichten.
Es ist Ihnen nicht egal, wie Sie dabei rüberkommen ... Sie wollen professionell wirken ... bei Ihren Auftraggebern bzw. Ihrem Chef Eindruck machen ... Anerkennung für Ihre Projektergebnisse bekommen oder auch den begehrten Auftrag erhalten.
Und es ist Ihnen auch nicht egal, was Ihr Publikum mit Ihren Informationen anfängt ... Ihr Publikum soll Ihren Vortrag verstehen ... erkennen, worauf es Ihnen ankommt ... Ihrer Argumentation folgen ... sich für Ihre Idee begeistern ... und am Ende genau so reagieren, wie SIE es wollen!

Klingt nach viel Arbeit ... geht das auch einfacher?

Sind PowerPoint-Anwender anders?

Ja, das sind sie, denn im Unterschied zu Word, Excel oder Outlook verwenden sie PowerPoint viel seltener. Logisch, denn die wenigsten von uns müssen täglich etwas präsentieren und damit sind auch die Fähigkeiten und Erfahrungen im Visualisieren weniger ausgeprägt.

Daher ist es für Sie als Anwender von PowerPoint so wichtig, dass Sie schnell eine gute Idee finden, um Informationen und Gedanken optisch aufzubereiten.

In PowerPoint aktuell werden Sie fündig! Egal, ob Sie eine viel beschäftigte Sekretärin, ein unter Zeitdruck stehender Manager oder ein anspruchsvoller Gestalter sind:

Beim Durchblättern dieses Informationsdienstes erhalten Sie sofort Anregungen und entdecken neue Techniken für die Gestaltung, die Sie sehr wahrscheinlich sofort ausprobieren werden.

Sie werden auf völlig neue Gestaltungsideen stoßen. Und ganz nebenbei eignen Sie sich neue Arbeitsmethoden an, wie sie auch von Grafikern eingesetzt werden.

So werden Sie schon in kurzer Zeit selbst zum PowerPoint-Profi. Und endlich für jede Ihrer Präsentationen die Anerkennung erhalten, die Sie verdienen.

Dieter Schiecke,
Chefredakteur PowerPoint aktuell
Auch wenn es Mühe macht: Geben Sie sich nicht mit weniger zufrieden. Denn mit einer Präsentation stellen Sie immer auch sich selbst mit dar – also sollte Ihnen das Beste gerade gut genug sein. Zeigen Sie also, was Sie können ...

?Wie bitte? Sie haben gar nicht die Zeit, stundenlang an Ihrer Präsentation herumzufeilen, damit sie wirklich perfekt wird? Sie stehen meistens so unter Zeitdruck, dass Sie Kompromisse machen müssen? Und Sie geben sich deshalb notgedrungen mit einer „08/15-Präsentation“ zufrieden?

Zaubern Sie jetzt Präsentationen, die beeindrucken!

Ab sofort kostet es Sie keine Mühe mehr, Ihre Präsentation zu einem echten Hingucker zu machen. Sie werden bessere und überzeugendere Präsentationen gestalten denn je ... und das in 72 % weniger Zeit!

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie als Führungskraft die Präsentation selbst gestalten und vortragen oder ob Sie als Sekretärin oder Assistent die Präsentation Ihres Chefs vorbereiten:

Heben Sie sich jetzt vom gestalterischen Einheitsbrei ab. Nutzen Sie die Tricks, die Ihnen Deutschlands größte PowerPoint-Profis in PowerPoint aktuell zeigen. Damit setzen Sie die vielfältigen Funktionen von PowerPoint schneller, effizienter und gezielter ein als die meisten Profi-Anwender – vom Umgang mit Master-Folien über die Erstellung interaktiver Schaltflächen bis hin zu selbst ablaufenden Animationen und vieles mehr.

Mit PowerPoint aktuell bekommen Sie

  • Anwendungs-Tipps zum besseren und schnelleren Einsatz von PowerPoint. Mit diesen Tipps finden Sie sich in PowerPoint besser zurecht, lernen versteckte Funktionen kennen und erstellen Ihre Präsentationen sehr viel schneller als bisher.

  • Visualisierungs-Lösungen, mit denen Sie Ihre Informationen optimal darstellen – Schritt für Schritt.

  • Die Vorlage des Monats – damit steht Ihnen ein Motiv zur Verfügung, das sonst keiner hat. So heben Sie sich wirkungsvoll vom Präsentations-Einerlei ab.

  • Präsentations-Tipps rund um das Thema Vortragen – sie helfen Ihnen beim Medien-Mix, bei Auswahl und Einsatz eines Beamers und beim souveränen Umgang mit Ihrem Publikum.

  • Das Add-In des Monats – eigens für Sie programmierte Lösungen, die den Funktionsumfang von PowerPoint erweitern und lästige und Zeit raubende Routinearbeiten beschleunigen.

  • News, Downloads und Updates, damit Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben, was PowerPoint, Zusatz-Tools, Add-Ins und Präsentations-Trends angeht.
Sie werden begeistert sein, wie schnell Sie eine professionelle PowerPoint-Präsentation erstellen können – ohne Zeit raubende Seminare zu besuchen oder anstrengende Bücher zu lesen.

So werden Sie beispielsweise schon bald ...

  • blitzschnell mit der Duplizieren-Funktion mehrere gleiche Objekte und Folien erstellen

  • beim Zeichnen von Objekten mit den richtigen Tasten deutlich schneller zum Ziel kommen – ohne Herumfrickeln

  • ganz einfach Daten aus Excel oder Word in PowerPoint übernehmen und verarbeiten

  • den Funktionsumfang von PowerPoint mit dem Add-In des Monats erweitern und so lästige und Zeit raubende Routinearbeiten beschleunigen

  • die PowerPoint-Oberfläche optimal für Ihre Arbeit einstellen

  • Ihre Präsentation dezent, aber wirkungsvoll animieren

  • die Aufmerksamkeit Ihres Publikums durch den geschickten Einsatz von Layout und Farbe gewinnen
Mit PowerPoint aktuell entdecken Sie die geheimen Insider-Tricks, die auch echte Präsentations-Profis einsetzen – damit ziehen Sie die Blicke Ihrer Zuhörer geradezu magisch auf Ihre Folien.

Und dabei ist das Ganze absolut leicht verständlich und nachvollziehbar. Statt langatmigem Technik-Chinesisch führen Sie klare Worte und konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum gewünschten Ergebnis. Checklisten helfen Ihnen, nichts Wichtiges zu vergessen. Jeder Tipp, jede Anleitung wurde vom Redaktionsteam vorher ausführlich getestet.

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Mein Tipp für Sie:

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Dieser Test ist ohne jedes Risiko für Sie! Sie brauchen auch nichts zurückzusenden! Ihr Gratisexemplar und Ihre Geschenke gehören auf jeden Fall Ihnen!

Mit den kostenlosen Add-Ins arbeiten Sie leichter, schneller und effizienter denn je mit Ihrem PowerPoint. Neue Assistenten nehmen Ihnen außerdem Arbeit ab: Speziell für Sie entwickelte Helfer-Programme erhalten Sie kostenlos mit dazu.

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*Doch vielleicht möchten Sie erst etwas mehr wissen über PowerPoint aktuell? Dann sehen Sie sich doch die Leseproben an, die ich exklusiv für Sie zusammengestellt habe, und entscheiden Sie sich dann erst zum Test.

Und auch über Ihre Geschenke habe ich Ihnen noch gar nichts erzählt. Aber nun der Reihe nach. Hier sehen Sie einige Beispiele davon, was Sie in PowerPoint aktuell erwartet:
Profi-Tipp 1: So wirken Sie schon vom Start Ihrer Präsentation an professionell

Das Publikum hat Platz genommen, schaut auf die Projektionswand und sieht zu, wie der Vortragende seine Präsentation sucht, dann öffnet und schließlich die Bildschirmpräsentation startet. Das haben Sie sicher auch schon oft erlebt … und sich über die so vergeudete Zeit geärgert.

Vermeiden Sie dies, indem Sie die Präsentation schon mit einer Eingangsfolie oder sogar mit einem Vorspann aus mehreren Folien laufen lassen, bevor das Publikum den Raum betritt.

Geht das nicht, weil Sie der zweite oder dritte Vortragende sind, dann rufen Sie Ihre Folien per Doppelklick ohne Zeitverzögerung als Bildschirmpräsentation auf. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

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  1. Speichern Sie Ihre Präsentation als PPS-Datei über „Datei | Speichern unter“ und wählen Sie ganz unten im Listenfeld „Dateityp“ den Eintrag „PPS“.
  2. Markieren Sie die Datei und kopieren Sie diese mit „Strg“ + „C“ in die Zwischenablage.
  3. Verkleinern Sie alle Fenster (Windows-Taste + „D“), um den Desktop anzuzeigen.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie im Kontextmenü „Verknüpfung einfügen“.
Fertig. Jetzt starten Sie sofort und ohne Zeitverlust mit Ihrer Präsentation.

 
Profi-Tipp 2: So bauen Sie vor dem Vortrag einen Vorspann ein

Die Zeit vor dem Vortrag eignet sich bestens, um den Zuschauern Informationen über Ihre Firma, Ihr Produkt oder Ihr Projekt zu geben. Lassen Sie deshalb eine separate Präsentation in einer Endlosschleife vor den eigentlichen Folien ablaufen. Sobald Ihr Vortrag beginnt, beenden Sie den Vorspann mit der ESC-Taste und starten damit die Folien Ihres Vortrag.

So bereiten Sie den Vorspann vor

Gestalten Sie die Präsentation mit den Folien für den Vorspann und speichern Sie diese. Über „Bildschirmpräsentation | Bildschirmpräsentation einrichten“ aktivieren Sie die folgenden Einstellungen:

  • Präsentation durch einen Redner (volle Bildschirmgröße)
  • wiederholen, bis ESC gedrückt wird
  • Anzeigedauer verwenden, wenn vorhanden
Unternehmenspräsentation als Pausenfüller Geben Sie danach Zeiten für die Folienübergänge ein. Für jede Folie wählen Sie „Bildschirmpräsentation | Folienübergang“ und stellen den Start unter „Nächste Folie“ auf „Automatisch nach xx Sekunden“ ein. Die Sekundenzahl wählen Sie je nach den Inhalten auf Ihren Folien. Direkt nach der Sekundeneingabe können Sie die nächste Folie anzeigen lassen und einen Folienübergang einrichten.

Diese Einstellungen müssen nicht bestätigt werden. Speichern und schließen Sie die Präsentation für den Vorspann.

Testen Sie jetzt PowerPoint aktuell gratis So verbinden Sie den Vorspann mit der Hauptpräsentation

  • Öffnen Sie die Hauptpräsentation und fügen Sie vor der Titelfolie eine zusätzliche leere Folie ein, mit der Sie den Vorspann aufrufen. Wählen Sie „Einfügen | Objekt | Aus Datei erstellen“. Klicken Sie auf „Durchsuchen“, markieren Sie die Datei für den Vorspann und bestätigen Sie mit „OK“.
  • Die erste Folie des Vorspanns wird als kleines Bild auf die Titelfolie eingefügt. Ziehen Sie das Folienbild so groß, dass es die Folie bedeckt.
  • Lassen Sie das Folienbild markiert und wählen Sie im Aufgabenbereich „Benutzerdefinierte Animation“ folgende Einstellungen: „Effekt hinzufügen | Objektaktionen | Anzeigen“ (bzw. „Show“).
  • In der Rubrik „Starten“ aktivieren Sie „Mit Vorheriger“. Anschließend stellen Sie im Aufgabenbereich „Folienübergang“ die Zeit für „Nächste Folie | Automatisch nach 00:00 Sekunden“ ein.


Pannen-Tipp: Wenn Grafiken plötzlich Kopf stehen

Powerpoint-Fehler: Umgedrehte GrafikenWenn Sie in PowerPoint 2002 oder 2003 Präsentationen öffnen, die in einer älteren Version erstellt wurden, können Sie eine böse Überraschung erleben: Grafiken stehen Kopf oder sind seitenverkehrt.

Das ist besonders unangenehm, wenn beispielsweise in der gesamten Präsentation das Firmenlogo plötzlich auf dem Kopf steht.

So schaffen Sie Abhilfe, wenn viele Präsentationen betroffen sind

Microsoft hat im Internet eine umfangreiche Anleitung zum Download bereitgestellt, wie das Problem zu beheben ist. Doch wir meinen: Es geht auch einfacher.

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Add-In von Shyam Pillai. Den Link dazu finden Sie im Abonnenten-Bereich der PowerPoint aktuell-Webseite.

  • Packen Sie das ZIP-Archiv in einem beliebigen Ordner Ihrer Festplatte aus, merken Sie sich den Speicherort und starten Sie PowerPoint.
  • Setzen Sie die Makrosicherheit über „Extras | Makro | Sicherheit“ auf „Mittel“.
  • Wählen Sie „Extras | Add-Ins | Neu hinzufügen“. Suchen Sie nach dem Add-In, markieren Sie es und klicken Sie auf „OK“. Sobald es geladen ist, können Sie die Makrosicherheit wieder auf „Hoch“ setzen.
  • Kontrollieren Sie im Menü „Extras“, ob der neue Eintrag „Enable Correctiv Flip“ mit einem Häkchen als aktiv markiert ist. Fehlt es, klicken Sie den Befehl einmal an.
Sobald Sie nun Präsentationen mit gekippten Grafiken öffnen, greift das Add-In automatisch ein: Es korrigiert die Kopf stehenden Bilder und informiert den Anwender mit dieser Meldung. Danach können Sie die Präsentation speichern.

So schaffen Sie Abhilfe, wenn nur wenige Präsentationen betroffen sind

Sind nur einige wenige Präsentationen von dem Problem betroffen, können Sie versuchen, die Bilder von Hand umzudrehen.
  • Markieren Sie die Grafik, klicken Sie in der Symbolleiste „Zeichnen“ auf „Zeichnen | Drehen“ oder „kippen | Vertikal kippen“ oder „Horizontal kippen“.
  • Hilft das nichts, kann das Auflösen des Objekts in seine Bestandteile eine Lösung sein: Markieren Sie das Bild und wählen Sie „Zeichnen | Gruppierung aufheben“.
  • In hartnäckigen Fällen schneiden Sie die Grafik aus, bearbeiten sie in einem Grafikprogramm und kopieren sie wieder zurück.
  Makro-Lösung des Monats: Spot an - jetzt setzen Sie wichtige Informationen ins rechte Licht

Wenn Sie während der Bildschirmpräsentation mit der Maus auf bestimmte Stellen hinweisen wollen, werden Sie bemerken, dass der Mauszeiger viel zu klein und zu unauffällig ist.

Das Add-In Spot beseitigt diesen Mangel, denn es verwandelt den Mauszeiger in einen auffälligen Leuchtzeiger. Damit richten Sie die Aufmerksamkeit des Publikums genau auf die entscheidenden Stellen der Folie, beispielsweise auf eine Neuerung oder auf einen bestimmten Paragraphen oder eine entscheidende Zahl.

Das aktuelle Makro: Spotlight für Ihre PräsentationenDer Clou: Größe und Form des Spots können Sie frei definieren.

Als Abonnent erhalten Sie den Zugang zu diesem Add-In von der Redaktion.

Schritt für Schritt: So nutzen Sie das Add-In

  1. Öffnen Sie die Präsentation und starten Sie die Bildschirmpräsentation mit „F5“.
  2. Rufen Sie per rechtem Mausklick das Kontextmenü auf und wählen Sie den Befehl Spot.
  3. Bewegen Sie nun den eingeblendeten Spot mit der Maus zu den gewünschten Stellen der Folie. Im Bild oben sehen Sie ein Beispiel für einen Spot.
  4. Mit einem erneuten Mausklick beenden Sie den Leuchtzeiger.
So funktioniert das Add-In

Sobald Sie das Add-In Spot starten, werden alle Animationen im Endzustand angezeigt. Verwenden Sie den Spot also erst nach dem Ablaufen aller Animationen oder auf Folien ohne Animationen.
  • Beim Aufruf des Spots wird automatisch eine Datei „Spot.ppt“ angelegt, normalerweise im selben Ordner wie die Präsentation selbst.
  • Die Datei „Spot.ppt“ enthält eine Folie mit dem Spot-Objekt und mit einem transparenten Rechteck, das die Folie abdunkelt.
  • Öffnen Sie die Datei „Spot.ppt“, um Form und Größe des Spots anzupassen (über die Befehlsfolge „Zeichnen | AutoForm ändern“).
  • Darüber hinaus können Sie auch den Abdunklungsgrad des Rechtecks verändern, das die Folie abdeckt, indem Sie Farbe und Transparenz neu einstellen.
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Profi-Tipp 3: So erscheint Ihr Logo sofort auf jeder Folie – indem Sie den Master richtig nutzen (für die Versionen 97, 2000, 2002, 2003)

Sie wollen Ihr Firmen-Logo auf jeder Folie Ihrer Präsentation zeigen, um Ihre Firma fest im Bewusstsein Ihrer Zuhörer zu verankern? Diese Grafik auf jeder Folie einzufügen wäre umständlich und zudem bestünde immer die Gefahr, dass Sie diese versehentlich verschieben. Fügen Sie daher Ihr Logo und andere auf jeder Folie wiederkehrende Gestaltungselemente im Master ein.

Basis für alle Folien: der Master

Im Master legen Sie wichtige Standards für Ihre Präsentation fest: Position der Text-Platzhalter, Schriften, Farben und auch wiederkehrende Komponenten wie Logos oder Navigationselemente. Der Master ist sozusagen das Fundament und liegt unter der Folie. Elemente, die dort abgelegt werden, sind auf der Folie selbst nicht greifbar, außer Hyperlinks oder interaktive Schaltflächen.

  1. Öffnen Sie den Master mit „Ansicht | Master | Folienmaster“. Dabei wird automatisch eine weitere Symbolleiste eingeblendet.
Das Logo auswählen, einfügen und exakt platzieren

  1. Öffnen Sie mit „Einfügen | Grafik | Aus Datei“ das Auswahlfeld „Grafik einfügen“, über das Sie die Logo-Grafik auswählen und einfügen.
  2. Die Grafik wird standardmäßig zunächst mittig eingefügt. Mithilfe der Führungslinien platzieren Sie das Logo schnell an der gewünschten Stelle.
    • MasterfolieNoch exakter als mit den Führungslinien ordnen Sie eine Grafik an, indem Sie mit „Format | Grafik ...“ das Dialogfeld Grafik formatieren aufrufen.
    • Auf der Registerkarte Position geben Sie exakte Werte für die Platzierung ein. Dabei tragen Sie im Feld Von: entweder den Abstand vom Zentrum oder von der oberen linken Ecke der Folie als Bezugspunkt ein.
    • Gemessen wird dabei jeweils der Abstand zur oberen linken Ecke der Grafik. Berücksichtigen Sie dies, wenn Ihr Logo von einer farbigen oder durchsichtigen Fläche umgeben ist.
  3. Markieren Sie nun links den Titelmaster und wiederholen Sie Schritt 2 und Schritt 3.
  4. Kehren Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Masteransicht schließen zur Normal- oder Folienansicht zurück.
Verwenden Sie dieses Verfahren auch für andere Elemente, die auf jeder Folie wiederkehren, zum Beispiel Zierlinien oder andere Layoutelemente etc.

So fügen Sie das Logo auch auf Handzetteln und Notizblättern ein

Ihr Firmenlogo auf HandoutsWenn Sie als Unterlagen Handzettel oder Notizblätter verteilen, wollen Sie möglicherweise auch dort Ihr Logo einfügen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie mit „Ansicht | Master | Handzettelmaster bzw. Notizenmaster“ in die entsprechende Ansicht.
  2. Fügen Sie dort Ihr Logo, wie nebenan für den Folienmaster beschrieben, ein und ordnen Sie es nach Ihren Wünschen an.
  3. Per Klick auf die Schaltfläche Masteransicht schließen wechseln Sie zur Normal-/Folienansicht zurück.
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2. Geschenk Die 10 besten Checklisten: PowerPoint & Word im Team, Excel in Präsentationen einbinden. Und, und, und.

3. Geschenk Checkliste „Anti-Lampenfieber-Training“. Mit vielen hilfreichen Tipps für Ihre perfekte Vorbereitung.

4. Geschenk Lassen Sie Bilder sprechen. Aussagekräftige Symbole und ClipArts. Übernehmen Sie direkt alles von der CD in Ihre Folie.

5. Geschenk Die 3 Add-Ins, die in jedem PowerPoint fehlen: der Folien-Einfüge-Manager, der Farbpaletten-Manager und der Backup-Manager.

Wer schreibt eigentlich PowerPoint aktuell?

Chefredakteur ist Dieter Schiecke, der auch ein großes Webportal für PowerPoint-Anwender betreibt und jährlich ein mehrtägiges PowerPoint-Anwender-Seminar veranstaltet.

Seit 1997 schreibt er als Buchautor bei Microsoft Press zu PowerPoint und Excel. Zu beiden Programmen führt er Trainings, Workshops und Coachings durch.

Als Consultant unterstützt er Unternehmen beim Anfertigen von Präsentationsvorlagen und Präsentationen. Seine Spezialität ist die Visualisierung von Informationen in den Bereichen Projektmanagement, Marketing, Controlling, Personalarbeit und Qualitätsmanagement.

Dieter Schiecke wird unterstützt von einem Team ausgewiesener PowerPoint-Experten und -Trainer.
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Ihre

Stefanie Speyrer
Herausgeberin „PowerPoint aktuell“

PS:  Wollen auch Sie jetzt öfter erleben, dass Ihre Zuhörer völlig gebannt Ihrem Vortrag folgen und Ihnen anschließend begeistert zu Ihrer gelungenen Präsentation gratulieren?

Dass Ihr Publikum nicht nur still vor Ihnen sitzt und höflich auf die Leinwand schaut – sondern aktiv und interessiert bei der Sache ist und am Ende auch etwas von Ihrem Vortrag in Erinnerung behält?

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