Sehr geehrter Excel-Anwender,
trotz der gewaltigen Fülle von Funktionen und Kommandos, die uns Excel bietet, muss man leider immer wieder feststellen, dass Microsoft viele, sinnvolle Befehle einfach vergessen hat.
Mit den heutigen Empfehlungen können Sie
dieses Manko ausgleichen.
Außerdem stelle ich Ihnen heute
verschiedene Möglichkeiten vor, mit deren Hilfe Sie Ihr normales
Standard-Excel an Ihre Bedürfnisse und Einsatzbereiche anpassen und sich
Ihr persönliches, individuelles Effektiv-Excel einrichten können.
Spezielle Makros und Add-Ins, über die
ich Sie hier informiere, helfen Ihnen, sich besser im Dschungel der
Formeln, Funktionen und Makros zurechtzufinden. So finden Sie schneller
die korrekte Lösung zu Ihrem Problem und können künftig zeitsparender und
spürbar effektiver mit Excel arbeiten.
Nicht nur für Excel-Einsteiger - Für
Sie haben wir eine kleine Auswahl häufig gestellter Fragen (und Antworten)
zusammengestellt, die unsere Leser in der Vergangenheit beschäftigten.
Lesen Sie, was ihnen unsere Excel-Profis in den wöchentlichen
Redaktionssprechstunden antworteten!
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Ihr
Eduard Altmann
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Eine Kostprobe: Nur die Werte jeder n-ten Spalte addieren.
In Tabellen ist es häufig nötig, nur jeden zweiten oder n-ten Wert in eine Summe einzubeziehen. Einfach und schnell können Sie diese Aufgabe mit dieser Matrixformel lösen:
{=SUMME(WENN(REST(SPALTE
(A6:H6);2)=0;A6:H6))}
ist auf die Addition jeder zweiten Zelle des Zellbereichs A6 bis H6 ausgelegt. Ersetzen Sie die 2 hinter dem Semikolon durch eine 3, wird jede dritte Spalte in die Summe aufgenommen.
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Schneller Blattschutz:
Das Einrichten eines Blattschutzes ist ein hervorragendes Mittel, um Tabellen vor unbefugten oder versehentlichen Änderungen zu schützen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Blätter alle Funktionalitäten behalten und keine Formeln oder Zellinhalte versehentlich gelöscht oder verändert werden. Insbesondere bei großen Mappen mit vielen Blättern kann es aber sehr lästig sein, den Blattschutz für jedes Blatt einzeln einzurichten.
Das Problem: Standardmäßig ist es in Excel nicht möglich, den Blattschutz für mehrere markierte Blätter gleichzeitig einzurichten.
Die Lösung: Das Add-In "Schneller Blattschutz" bindet das neue Untermenü "Schneller Blattschutz" in Ihr Menü "Extras - Schutz" ein.
Mit den zwei neuen Menübefehlen können Sie alle markierten Blätter gleichzeitig ohne Kennwort schützen bzw. den Blattschutz aller markierten Blätter wieder entfernen.
Dieses und weitere nützliche Add-Ins, die Ihnen die tägliche Arbeit mit Excel vereinfachen, finden Sie im Grundwerk des Excel-Berater, dem Standard der deutschsprachigen Excel-Literatur. Jetzt gratis zum 6-Wochen-Test anfordern!
Praxis-Problem:
Es
ist nicht immer einfach, in Excel-Dateien Ordnung zu behalten. Ein
echter Nachteil von Excel ist die Tatsache, dass es keine Funktion gibt,
die standardmäßig dafür sorgt, dass der aktuelle Dateiname und der
Speicherpfad in die Kopf- oder Fußzeile eingetragen werden.
Die
Lösung: Jetzt gibt es diese Funktion! Über das Add-In "Dateiname
und -pfad in Kopfzeile oder Fußzeile eintragen" binden Sie den
gleichnamigen neuen Menübefehl in Ihr Menü "Extras" ein. Dann steht Ihnen
die gewünschte Funktion endlich zur Verfügung! Wenn Sie diesen Befehl
aufrufen, stellt Excel ein komplexes Dialogfenster dar. In diesem Fenster
wählen Sie Ihre Optionen für die Darstellung Ihrer Dateiinformationen in
der Kopfzeile oder Fußzeile aus. Die einzelnen Einstellungen des
Dialogfensters sind selbsterklärend. Im Feld "Vorschau" zeigt Ihnen Excel
an, wie Ihre Darstellungs- variante später aussehen wird.
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Tipp aus der Praxis!!!
Termine und Datumswerte sind ein beliebtes Einsatzgebiet für Excel.
Anke D., eine Leserin aus Wolfsburg, wandte sich mit folgendem Problem an die Redaktion:
"Für verschiedene Abteilungen unseres Unternehmens muss ich Termine, Ferien, Urlaub und ähnliche Kalenderdaten verwalten. Das möchte ich gern mit Excel erledigen. Gibt es eine fertige Lösung für die Aufgabenstellung oder muss ich mir manuell einen Kalender mit Excel erstellen?"
Da uns derartige Anfragen häufiger erreichen und Excel dafür keine befriedigende Lösung anbietet, haben wir von der Redaktion des Excel-Berater ein spezielles Tool entwickelt. Damit können Sie die verschiedensten Kalender erstellen - beispielsweise für Schulferien, Urlaub, Projekt-Meilensteine und vieles mehr.
Dieses Tool finden Sie auf der zum Grundwerk gehörenden CD-ROM des Nachschlagewerks "Der Excel-Berater".
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Datumsangaben komfortabel sortieren
Sie können in
Excel so ziemlich jede Tabelle oder Liste beliebig sortieren lassen. Das
ist auch für viele Aufgabenstellungen ein notwendiger
Arbeitsschritt.
Problem: Leider ist es aber nicht so ohne
weiteres möglich, Datumsangaben anhand des Monats oder des Tages sortieren
zu lassen. In einem solchen Fall müssen Sie den umständlichen Weg über die
Datumsfunktionen von Excel gehen. Dieser Weg ist aber mit viel Aufwand und
Zeit verbunden.
Die Lösung: Das Add-In "Datumswerte sortieren"
bindet den gleichnamigen Menübefehl in Ihr Menü "Daten" ein. Über diesen
Menübefehl können Sie Datumsangaben frei sortieren lassen.
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Sonderzeichen in Kopf- und Fußzeilen
Einzelne
Zeichen in Kopf- oder Fußzeilen werden von Excel als Steuerzeichen
interpretiert. Wenn Sie in Kopf- oder Fußzeilen Sonderzeichen wie "%" oder
"&" schreiben wollen, werden diese Zeichen normalerweise nicht
dargestellt. Excel erwartet danach eine Variable wie die Seitenzahl. Fehlt
diese, wird das Spezialzeichen einfach "verschluckt".
Wenn Sie solche
Zeichen zweimal hintereinander eintippen, erscheinen sie wie jeder normale
Buchstabe auch.
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Hier finden Sie die meistgestellten Fragen, die die Leser des Excel-Berater an unsere Excel-Experten während der wöchentlichen Redaktionssprechstunden stellten:
.. wie Sie automatisiert Zeilen- und Spalteninhalte in Tabellen miteinander vertauschen?
.. wie Sie beim Ausdrucken von Tabellen automatisch den Dateinamen und den Pfad einbinden, damit Sie die Dateien leicht wiederfinden?
.. wie Sie verhindern, dass Excel aus Zahlen, die Sie in runde Klammern setzen, automatisch negative Zahlen macht?
.. wie Sie mit dem Symbol "Pinsel" Formate ganz einfach in mehrere, von Ihnen gewünschte Zellen übertragen?
.. wie Sie eine Tabelle an Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner weitergeben können, ohne dass diese gleich Ihre gesamten Formeln sehen?
.. wie groß Ihre Excel-Tabelle maximal sein kann?
.. wie Sie bei einer neuen, leeren Arbeitsmappe die Anzahl der von Ihnen gewünschten Tabellenblätter ganz leicht einstellen können, ohne jedes Mal umständlich neue Tabellenblätter einfügen zu müssen?
.. wie Sie Zellinhalte aus verschiedenen Spalten ganz leicht zusammenfügen?
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Praxis-Problem
Das Kopieren und Einfügen von Zellen gehört zur täglichen Arbeit mit Excel. Leider ist es im Standard-Excel nicht möglich, mehrere diskontinuierliche Bereiche zu kopieren und in der Reihenfolge des Markierens an eine beliebige Position wieder einzufügen. Um ein solches Ergebnis zu erzielen, sind viele separate Kopiervorgänge erforderlich, mit denen man jedes Mal viel Zeit vergeudet.
Die Lösung: Das von Althaus und seinem Team entwickelte Add-In "Bereich variabel kopieren" bindet den gleichnamigen Menübefehl in Ihr Menü "Bearbeiten" ein. Über diesen Menübefehl können Sie diskontinuierliche Bereiche in der Reihenfolge Ihres Markierens an eine beliebige Position in einer Arbeitsmappe einfügen. In einem Dialogfenster können Sie genau festlegen, wie und wo die kopierten Zellen eingefügt werden sollen.
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Sprungmarken automatisch definieren
Insbesondere in sehr großen Arbeitsblättern kommt es häufiger vor, dass Sie zwischen verschiedenen Positionen des Blattes hin- und herspringen müssen, um Werte einzugeben, zu überprüfen oder zu ändern. Sie haben in solchen Fällen zwar die Möglichkeit, mit zwei verschiedenen Fenstern desselben Blattes zu arbeiten, aber das ist aufgrund der zwangsläufig reduzierten Ausschnittgröße selten eine optimale Lösung. Schneller geht es, wenn Sie an den entsprechenden Positionen innerhalb des Blattes so genannte Hyperlinks einbinden. Dabei handelt es sich um Sprungmarken, mit denen Sie an eine beliebige Position innerhalb desselben oder in einem anderen Blatt springen können. So können Sie mit einem Klick an jede gewünschte Position in Ihren Arbeitsblättern springen.
Neuer Menübefehl im Menü "Extras" Das Add-In "Sprungmarken automatisch definieren" bindet den neuen Menübefehl "Sprungmarken definieren" in Ihr Menü "Extras" ein. Vor dem Funktionsaufruf müssen Sie zwei Zellen markieren.
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Einfügen, Löschen und Kopieren.
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können Sie ganz schnell und einfach Daten formatieren und Zellen, Spalten
oder Zeilen markieren.
Pivottable, Autofilter, Listen: Wenn Sie
mit Pivottables, Autofiltern, Listen und Datenformularen arbeiten, finden
Sie hier nützliche Shortcuts, mit denen Sie noch schneller arbeiten
können.
Fenster und Dialogfelder: Mit den hier vorgestellten
Shortcuts navigieren Sie sicher in verschiedenen Fenstern, Dialogfeldern,
Menüs und Symbolleisten. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen hier noch einen
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Dipl.-Ing. Heinz A. leitet die konstruktive Produktentwicklung bei einem Anlagebauer: "Ich habe im Rahmen der komplexen Angebotskalkulationen mit Hunderten von Excel-Tabellen zu tun. Dabei benötige ich immer wieder Berechnungen, die ich schon einmal in ähnlicher Form durchgeführt habe, aber nicht mehr wiederfinde. Ich brauche ein Tool, mit dem ich gezielt nach Inhalten und Kombinationen aus Formeln und Funktionen suchen kann."
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