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Gesendet: Donnerstag, 30. Juni 2005 23:51
An: Access Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Access Weekly vom 1.7.2005

 Ausgabe vom 1. Juli 2005

 In dieser Ausgabe

Access-News & Downloads
Access-Tipp der Woche
Access-Helpline
Newsletter-Tipp
 Access-News & Downloads

Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte Memofelder in Ihren Formularen und Berichten

Total Access Memo ist eine leistungsfähige Access-Erweiterung, mit der Sie formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken können. Die neue Version Total Access Memo 2003 unterstützt sowohl Access 2000 als auch 2002/XP und 2003! Nach der Installation genügen wenige Mausklicks, um das neue Steuerelement in ein Formular einzufügen und an ein Memofeld zu binden. Vorhandene Inhalte bleiben komplett erhalten und können danach in einem leistungsfähigen Editor beliebig formatiert werden.

Für den Ausdruck der Daten fügen Sie das Memo-Steuerelement einfach in Ihre Berichte ein oder exportieren den Inhalt ohne Verluste nach Word. Die aktuelle Version 2003 bietet jetzt eine neue Funktion zur komfortablen Kontrolle der Steuerelementgröße auf Berichten. Außerdem können Sie in dem integrierten Editor die deutsche Rechtschreibprüfung von Office nutzen.

Weitere Informationen zu Total Access Memo 2003 für Access 2000, 2002/XP und 2003 finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2003/

Total Access Memo gibt es auch in einer speziellen Version für Access 97:

http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2000/

Download-Tipp: Die komfortable MsgBox für Ihre Datenbanken

Die Standard-MsgBox-Funktion von Access ist schnell und einfach einzusetzen, aber sie hat auch einige Einschränkungen. So lassen sich nur ganz bestimmte Schaltflächen mit vorgegebenen Beschriftungen anzeigen, was dem Praxiseinsatz enge Grenzen setzt.

Mit SmartTools MsgBox bieten wir Ihnen eine interessante Alternative: Sie können ebenfalls durch einen einzigen Funktionsaufruf ein Mitteilungsfenster anzeigen. Diesmal sind die Schaltflächen aber frei konfigurierbar, so dass mit wenig Aufwand eine komfortable Auswahl zwischen mehreren Optionen möglich ist. Ein weiterer Vorteil unserer Lösung: Auf Wunsch können Sie eine Hilfe-Schaltfläche anzeigen und einen kurzen Infotext hinterlegen, ohne dazu extra eine Online-Hilfe erstellen zu müssen.

Den kostenlosen Download finden Sie unter:

 SmartTools MsgBox für Access

Techinfo: Daten vom SQL-Server sichern und wiederherstellen

In einem Livechat von Microsoft und der SQL Server User Group haben Anwender vor einiger Zeit über die Sicherung von SQL Server-Daten diskutiert. Anschließend standen die Spezialisten den Teilnehmern Rede und Antwort auf deren Fragen. Eine Abschrift dieses überaus lehrreichen und interessanten Chats steht online zum Nachlesen unter der folgenden Adresse zur Verfügung und kann allen SQL Server-Administratoren nur wärmsten empfohlen werden:

Techinfo zur Datensicherung

 Access-Tipp der Woche

Outlook-Kontakte nach Kategorie importieren
Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000

Sicherlich standen Sie auch schon einmal vor der Aufgabe, Outlook-Kontakte in Access verarbeiten zu müssen. Zwar stellt Access dazu über das Menü Datei-Externe Daten-Importieren und Datei-Externe Daten-Tabellen verknüpfen entsprechende Zugriffsmöglichkeiten bereit, aber dabei nur eine vergleichsweise geringe Teilmenge der Kontaktfelder genutzt werden. Wenn Sie dann Informationen aus einem oder mehreren Kontaktfeldern benötigen, die nicht in dieser Teilmenge enthalten sind, können Sie die Export-Funktion von Outlook nutzen und Kontakte inklusive aller Felder direkt in eine Access-Datenbank übertragen. Der Nachteil dabei ist, dass Sie immer einen kompletten Kontakte-Ordner übernehmen müssen, denn Outlook unterstützt in der Export-Funktion keine Filterung. Wenn Sie beispielsweise per Bericht Etiketten für den Versand von Katalogen an Ihre Kunden drucken möchten, müssen Sie schlimmstenfalls Tausende von Kontakten in die Datenbank übertragen, obwohl nur einige wenige Kontakte gereicht hätten.

Mit ein paar Tricks kommen Sie aber dennoch zum Ziel: Outlook erlaubt zunächst die Filterung der Inhalte eines Kontakte-Ordners über "Ansichten". Eine solche Ansicht können Sie so einstellen, dass nur Kontakte einer bestimmten Kategorie, also beispielsweise "Hauptkunde" angezeigt werden. Alle Elemente einer so gefilterten Ansicht können Sie dann über das Menü Extras-Seriendruck an Word übergeben. Vermutlich fragen Sie sich, was Word damit zu tun hat, wenn die Daten doch in Access benötigt werden? Nun, diese Schnittstelle von Outlook zum Word-Seriendruck generiert aus den Elementen der aktuellen Ordner-Ansicht eine Datenquelle im CSV-Format - und diese Datenquelle lässt sich nicht nur im Seriendruck von Word verwenden, sondern Sie können sie auch mit der Import-Funktion von Access einlesen! Sie sind so in der Lage, gezielt nur die Kontakte zu übernehmen, die Sie tatsächlich in Access benötigen.

Das wird am besten an einem praktischen Beispiel deutlich. Im folgenden Beispiel sollen alle Kontakte in eine Access-Tabelle übertragen werden, die der Kategorie "Hauptkunde" angehören:

  1. Starten Sie Outlook, öffnen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner und stellen Sie sicher, dass einige Kontakte der Kategorie "Hauptkunde" zugeordnet sind.
  2. Wählen Sie das Menü Ansicht-Anordnen-Aktuelle Ansicht-Ansichten Definieren (Word 2003) bzw. Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichten Definieren (Word 2002/XP und 2002) an.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie als Namen beispielsweise "Kontakte Hauptkunden" ein, aktivieren Sie die Option Alle Kontakt-Ordner und bestätigen Sie mit OK.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
  5. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Weitere".
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien.
  7. Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Hauptkunde".
  8. Klicken Sie auf Ok und auf Schließen, um die Ansicht zu erstellen und die Dialoge zu verlassen.
Analog dazu können Sie sich später weitere Ansichten erstellen, die nach anderen Kategorien oder anderen Kriterien wie Land oder Ort filtern, diese Ansichten dann über das Menü Ansicht-Anordnen-Aktuelle Ansicht (Word 2003) bzw. Ansicht-Aktuelle Ansicht (Word 2002/XP und 2002) zuordnen und so die Kontakte schnell und einfach wie gewünscht filtern.

  1. Wenn die Filterung eingeschaltet ist, also alle Kontakte, die der gewünschten Kategorie zugeordnet sind, angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:
  2. Wählen Sie das Menü Extras-Seriendruck an.
  3. Aktivieren Sie im Bereich "Kontakte" die Option Alle Kontakte In Aktueller Ansicht.
  4. Aktivieren Sie im Bereich "Kontaktfelder" die Option Alle Kontaktfelder.
  5. Aktivieren Sie im Bereich "Kontaktdaten" die Option Permanente Datei, klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie ein Verzeichnis, geben Sie als Dateinamen beispielsweise "Hauptkunden" ein und klicken Sie auf Speichern. Falls Sie sich über die automatisch hinzugefügte Erweiterung ".doc" wundern: Outlook's Schnittstelle zum Seriendruck von Word generiert später als Datenquelle ein Word-Dokument, das die selektierten Kontaktdaten im CSV-Format beinhaltet.
  6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Ok.
Outlook stellt daraufhin die eigentlich für den Seriendruck gedachte Datenquelle zusammen, speichert sie und ruft Word auf, das Sie aber sofort wieder beenden können. Gehen Sie nun wie folgt vor:

  • Starten Sie Access mit der gewünschten Datenbank und wählen Sie das Menü Datei-Externe Daten-Tabellen verknüpfen an. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass auch CSV-Dateien auf diesem Wege als Tabellen in Access eingebunden werden können. Nach eventuellen Änderungen an den Kontakten reicht es dann in Zukunft, in Outlook einmal wie oben erläutert, Extras-Seriendruck anzuwählen und die Datenquelle kurz aktualisieren zu lassen. Anschließend stehen dann die aktuellen Daten auch in Access zur Verfügung.
  • Wählen Sie im Import-Dialog in der Liste Dateityp den Eintrag "Textdateien" aus, geben Sie im Feld Dateiname "*.doc" ein, lokalisieren Sie die eben erstellte Datei und übernehmen Sie sie per Doppelklick.
  • Access startet nun den Import-Assistenten. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Weitere und legen Sie die folgenden Importspezifikationen fest:
Feldbegrenzungszeichen: , (Komma)
Textbegrenzungszeichen: " (Anführungszeichen)
Dezimaltrennzeichen: . (Punkt)

  • Die Änderung des Dezimaltrennzeichens ist notwendig, weil das Standardtrennzeichen (Komma) als Feldtrennzeichen dient.
  • Klicken Sie dann auf Ok, übernehmen Sie alle weiteren Einstellungen mit einem Klick auf Weiter und beenden Sie den Import schließlich mit einem Klick auf Fertigstellen.
Die Kontaktdaten stehen nun als Access-Tabelle zur Verfügung und können wie gewünscht verarbeitet werden.

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Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails

Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.

Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.

Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:

  • Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
  • Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten.
  • Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen.
  • Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt.
  • Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für Ihre Kollegen hinterlassen.
  • Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und einfacher Aufruf per Mausklick
  • Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über 10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt für Outlook Weekly-Abonnenten:

SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz

SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz


 Access-Helpline

Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:

access-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Titel und URL aus Internet Explorer übernehmen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich habe mir mit Access eine Link-Verwaltung angelegt. Stoße ich auf interessante Webseiten, trage ich dort ein Stichwort und die URL in entsprechende Felder ein. Ab und zu nutze ich auch Hyperlink einfügen im Hyperlinkfeld, aktualisiere die momentan angezeigte Seite im Internet Explorer, übernehme die dabei im Dialog "Hyperlink einfügen" automatisch hinzugefügte URL und ergänze das Stichwort. Kann man diese Funktion über eine Schaltfläche Aus Internet Explorer übernehmen irgendwie nachbilden und den Aufruf des Dialoges bzw. die jeweils notwendige Aktualisierung im Internet Explorer vermeiden?
G. Schadt

 ANTWORT:  Die Funktion "Hyperlink einfügen" lässt sich dazu nicht nutzen. Sie können den Internet Explorer aber direkt ansprechen, den Seitentitel und die URL auslesen und in Felder des Formulars übertragen:

  • Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus.
  • Wählen Sie Extras-Verweise an und setzen Sie eine Referenz auf "Microsoft Internet Controls".
  • Legen Sie an passender Stelle eine Schaltfläche an und geben Sie für deren Ereignisprozedur "Beim Klicken" die folgenden Anweisungen ein:
Private Sub btnFromIE_Click()
  Dim objSW As SHDocVw.ShellWindows
  Dim objIE As SHDocVw.InternetExplorer
  Dim bolIEFound As Boolean

  bolIEFound = False
  Set objSW = New SHDocVw.ShellWindows
  For Each objIE In objSW
    If (InStr(LCase$(objIE.FullName), _
        "iexplore.exe") <> 0 Or _
        InStr(LCase$(objIE.FullName), _
        "explorer.exe") <> 0) And _
       (InStr(LCase$(objIE.LocationURL), _
        "http://") <> 0 Or _
        InStr(LCase$(objIE.LocationURL), _
        "https://") <> 0) Then
      Me.URL = objIE.LocationURL & "#" & objIE.LocationURL
      Me.Stichwort = objIE.LocationName
      bolIEFound = True
      Exit For
    End If
  Next objIE
  If Not bolIEFound Then
    Beep
    MsgBox "Internet Explorer nicht gefunden!", _
           vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
    Exit Sub
  End If

  Set objIE = Nothing
  Set objSW = Nothing

End Sub

  • Die Feldnamen "Stichwort" und "URL" ersetzen Sie dabei durch die Namen der Felder in Ihrem Formular. Zur Erläuterung: Im Gegensatz zu anderen Anwendungen kann eine Verbindung zum Internet Explorer nicht einfach per "GetObject" aufgebaut werden. Das liegt daran, dass der Internet Explorer für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt wird: Anzeige von Ordnerinhalten des Dateisystems, Anzeige von HTML-E-Mails in Outlook oder eben die Anzeige von Webseiten. Es laufen also immer mehrere Instanzen vom Internet Explorer, die teilweise aus verschiedenen EXE-Dateien gestartet werden. Die Microsoft Internet Controls stellen aber glücklicherweise eine Auflistung "ShellWindows" zur Verfügung, die alle laufenden Instanzen enthalten. Darin kann man nun wie oben gezeigt nach dem Namen der ausführbaren Datei, der EXPLORER.EXE oder IEXPLORE.EXE lauten muss, suchen. Außerdem ist sicherzustellen, dass die Instanz eine Webseite anzeigt, was sich anhand der Zeichenfolgen "http://" bzw. "https://" erkennen lässt. Finden wir in der Auflistung eine solche Instanz, lesen wir darüber die benötigten Informationen aus und übertragen Sie in die Formularfelder.
  • Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular anzeigen.
Wenn Sie nun auf eine interessante Webseite stoßen, legen Sie im Formular einen neuen Datensatz an und klicken dann auf Aus Internet Explorer übernhemen. Darauf hin werden dann der Titel der Seite und die URL in die betreffenden Felder übertragen.

Aktuelles Feld farblich hervorheben
Versionen: Access 97

 FRAGE:  Sie hatten kürzlich den Tipp gegeben, wie man mit Hilfe der bedingten Formatierung ab Access 2000 das aktuelle Feld farblich hervorheben kann. Gibt es keine vergleichbare Lösung für Access 97?
E. Matthiess

 ANTWORT:  Bei Access 97 hilft folgender Trick:

  1. Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus.
  2. Markieren Sie der Reihe nach jedes Feld einzeln.
  3. Stellen Sie die Füllfarbe (Symbol "Farbeimer") des Feldes beispielsweise auf "Gelb" ein und schalten Sie die Einstellung sofort auf "Transparent" um.
  4. Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular testweise anzeigen.
Wenn nun ein Feld aktiviert wird, setzt Access den Hintergrund auf die in Schritt 3. gewählte Farbe und setzt ihn beim Verlassen des Feldes auf "Transparent" zurück.

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Personal-, Belegungs- und Zeitpläne in Access grafisch darstellen

Hier ist die perfekte Erweiterung für alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie müssen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgänge verwalten und diese Lösung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein übersichtliches Balkendiagramm um.

Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen denkbar ist:

  • Urlaubs- und Personalplanung
  • Belegung von Wohnungen oder Häusern
  • Vermietung von Geräten
  • Fahrzeuge eine Fuhrparks
  • Raumbelegung
  • Projekt- und Ressourcenplanung
  • u.v.m.
Die aktuelle Version 2.11 bietet unter anderem jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable Feiertagsverwaltung sowie die Integration von Kürzeln für noch aussagekräftigere Darstellungen.

SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Lösung in einer komplett ungeschützten Entwicklerversion ohne jegliche Einschränkungen an:

http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/


Feldinhalt um eins erhöhen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich bin in unserem Unternehmen für die Planung der wöchentlich erscheinenden Firmenzeitschrift zuständig. Dafür setze ich eine Access-Datenbank ein. Der Datensatz für die Speicherung eines Beitrags enthält ein Feld "Ausgabe", in der die Ausgabe, in der ein Beitrag erscheinen soll, im Format "2005-08", "2005-09", "2005-10" usw. eingetragen wird. Wenn sich ein Beitrag um eine Ausgabe verschiebt, muss ich immer erst die Nummer im Feld, also beispielsweise "08" markieren und mit "09" überschreiben. Da ich kaum VBA-Kenntnisse habe, gelingt es mir nicht, einen "Plus"-Button einzubauen, der das Hochzählen der Nummer automatisieren soll. Können Sie mir dazu ein paar Tipps geben?
D. Einhorn

 ANTWORT:  Gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus.
  • Legen Sie hinter dem Feld "Ausgabe" eine Schaltfläche "btnPlus" an und setzen Sie die Bezeichnung auf "+".
  • Geben Sie für die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der Schaltfläche die folgenden Anweisungen ein:
Private Sub btnPlus_Click()
  Dim strX As String
  Dim intJahr As Integer, intAusgabe As Integer

  strX = Me.Ausgabe
  intAusgabe = Val(Right$(strX, 2))
  intJahr = Val(Left$(strX, 4))
  intAusgabe = intAusgabe + 1
  If intAusgabe > 51 Then
    intAusgabe = 1
    intJahr = intJahr + 1
  End If
  Me.Ausgabe = Format$(intJahr, "0000") + "-" + _
               Format$(intAusgabe, "00")

End Sub

  • Speichern Sie die Änderungen und testen Sie die Lösung.
Diese Anweisungen lesen die aktuelle Ausgabe aus, extrahieren daraus das Jahr und die Nummer der Ausgabe und zählen die Nummer der Ausgabe um eins hoch. Anschließend erfolgt eine Prüfung auf Ausgabe "51" und gegebenenfalls das Hochsetzen des Jahres um eins. Abschließend werden die neuen Werte formatiert in das Feld "Ausgabe" zurückgeschrieben.

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