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Ausgabe vom 1. Juli
2005
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Access-News &
Downloads
Access-Tipp der Woche
Access-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte Memofelder in
Ihren Formularen und Berichten
Total Access Memo ist
eine leistungsfähige Access-Erweiterung, mit der Sie formatierten Text in
Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken können. Die neue
Version Total Access Memo 2003 unterstützt sowohl Access 2000 als auch
2002/XP und 2003! Nach der Installation genügen wenige Mausklicks, um das
neue Steuerelement in ein Formular einzufügen und an ein Memofeld zu
binden. Vorhandene Inhalte bleiben komplett erhalten und können danach in
einem leistungsfähigen Editor beliebig formatiert werden.
Für den
Ausdruck der Daten fügen Sie das Memo-Steuerelement einfach in Ihre
Berichte ein oder exportieren den Inhalt ohne Verluste nach Word. Die
aktuelle Version 2003 bietet jetzt eine neue Funktion zur komfortablen
Kontrolle der Steuerelementgröße auf Berichten. Außerdem können Sie in dem
integrierten Editor die deutsche Rechtschreibprüfung von Office
nutzen.
Weitere Informationen zu Total Access Memo 2003 für Access
2000, 2002/XP und 2003 finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2003/
Total
Access Memo gibt es auch in einer speziellen Version für Access
97:
http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2000/
Download-Tipp: Die komfortable MsgBox für Ihre
Datenbanken
Die Standard-MsgBox-Funktion von Access
ist schnell und einfach einzusetzen, aber sie hat auch einige
Einschränkungen. So lassen sich nur ganz bestimmte Schaltflächen mit
vorgegebenen Beschriftungen anzeigen, was dem Praxiseinsatz enge Grenzen
setzt.
Mit SmartTools MsgBox bieten wir Ihnen eine interessante
Alternative: Sie können ebenfalls durch einen einzigen Funktionsaufruf ein
Mitteilungsfenster anzeigen. Diesmal sind die Schaltflächen aber frei
konfigurierbar, so dass mit wenig Aufwand eine komfortable Auswahl
zwischen mehreren Optionen möglich ist. Ein weiterer Vorteil unserer
Lösung: Auf Wunsch können Sie eine Hilfe-Schaltfläche anzeigen und einen
kurzen Infotext hinterlegen, ohne dazu extra eine Online-Hilfe erstellen
zu müssen.
Den kostenlosen Download finden Sie unter:
Techinfo: Daten vom SQL-Server sichern und
wiederherstellen
In einem Livechat von Microsoft und
der SQL Server User Group haben Anwender vor einiger Zeit über die
Sicherung von SQL Server-Daten diskutiert. Anschließend standen die
Spezialisten den Teilnehmern Rede und Antwort auf deren Fragen. Eine
Abschrift dieses überaus lehrreichen und interessanten Chats steht online
zum Nachlesen unter der folgenden Adresse zur Verfügung und kann allen SQL
Server-Administratoren nur wärmsten empfohlen werden:
Techinfo
zur Datensicherung
Outlook-Kontakte nach Kategorie
importieren Versionen: Access 2003, 2002/XP und
2000
Sicherlich standen Sie auch schon einmal vor der Aufgabe,
Outlook-Kontakte in Access verarbeiten zu müssen. Zwar stellt Access dazu
über das Menü Datei-Externe
Daten-Importieren und Datei-Externe
Daten-Tabellen verknüpfen entsprechende Zugriffsmöglichkeiten
bereit, aber dabei nur eine vergleichsweise geringe Teilmenge der
Kontaktfelder genutzt werden. Wenn Sie dann Informationen aus einem oder
mehreren Kontaktfeldern benötigen, die nicht in dieser Teilmenge enthalten
sind, können Sie die Export-Funktion von Outlook nutzen und Kontakte
inklusive aller Felder direkt in eine Access-Datenbank übertragen. Der
Nachteil dabei ist, dass Sie immer einen kompletten Kontakte-Ordner
übernehmen müssen, denn Outlook unterstützt in der Export-Funktion keine
Filterung. Wenn Sie beispielsweise per Bericht Etiketten für den Versand
von Katalogen an Ihre Kunden drucken möchten, müssen Sie schlimmstenfalls
Tausende von Kontakten in die Datenbank übertragen, obwohl nur einige
wenige Kontakte gereicht hätten.
Mit ein paar Tricks kommen Sie
aber dennoch zum Ziel: Outlook erlaubt zunächst die Filterung der Inhalte
eines Kontakte-Ordners über "Ansichten". Eine solche Ansicht können Sie so
einstellen, dass nur Kontakte einer bestimmten Kategorie, also
beispielsweise "Hauptkunde" angezeigt werden. Alle Elemente einer so
gefilterten Ansicht können Sie dann über das Menü Extras-Seriendruck an Word übergeben.
Vermutlich fragen Sie sich, was Word damit zu tun hat, wenn die Daten doch
in Access benötigt werden? Nun, diese Schnittstelle von Outlook zum
Word-Seriendruck generiert aus den Elementen der aktuellen Ordner-Ansicht
eine Datenquelle im CSV-Format - und diese Datenquelle lässt sich nicht
nur im Seriendruck von Word verwenden, sondern Sie können sie auch mit der
Import-Funktion von Access einlesen! Sie sind so in der Lage, gezielt nur
die Kontakte zu übernehmen, die Sie tatsächlich in Access
benötigen.
Das wird am besten an einem praktischen Beispiel
deutlich. Im folgenden Beispiel sollen alle Kontakte in eine
Access-Tabelle übertragen werden, die der Kategorie "Hauptkunde"
angehören:
- Starten Sie Outlook, öffnen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner und
stellen Sie sicher, dass einige Kontakte der Kategorie "Hauptkunde"
zugeordnet sind.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Anordnen-Aktuelle
Ansicht-Ansichten Definieren (Word 2003) bzw. Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichten
Definieren (Word 2002/XP und 2002) an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie als Namen beispielsweise
"Kontakte Hauptkunden" ein, aktivieren Sie die Option Alle Kontakt-Ordner und bestätigen Sie mit
OK.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Weitere".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien.
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Hauptkunde".
- Klicken Sie auf Ok und auf Schließen, um die Ansicht zu erstellen und
die Dialoge zu verlassen.
Analog dazu können Sie sich später
weitere Ansichten erstellen, die nach anderen Kategorien oder anderen
Kriterien wie Land oder Ort filtern, diese Ansichten dann über das Menü
Ansicht-Anordnen-Aktuelle Ansicht (Word
2003) bzw. Ansicht-Aktuelle Ansicht
(Word 2002/XP und 2002) zuordnen und so die Kontakte schnell und einfach
wie gewünscht filtern.
- Wenn die Filterung eingeschaltet ist, also alle Kontakte, die der
gewünschten Kategorie zugeordnet sind, angezeigt werden, gehen Sie wie
folgt vor:
- Wählen Sie das Menü Extras-Seriendruck an.
- Aktivieren Sie im Bereich "Kontakte" die Option Alle Kontakte In Aktueller Ansicht.
- Aktivieren Sie im Bereich "Kontaktfelder" die Option Alle Kontaktfelder.
- Aktivieren Sie im Bereich "Kontaktdaten" die Option Permanente Datei, klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie ein Verzeichnis,
geben Sie als Dateinamen beispielsweise "Hauptkunden" ein und klicken
Sie auf Speichern. Falls Sie sich über
die automatisch hinzugefügte Erweiterung ".doc" wundern: Outlook's
Schnittstelle zum Seriendruck von Word generiert später als Datenquelle
ein Word-Dokument, das die selektierten Kontaktdaten im CSV-Format
beinhaltet.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Ok.
Outlook stellt daraufhin die
eigentlich für den Seriendruck gedachte Datenquelle zusammen, speichert
sie und ruft Word auf, das Sie aber sofort wieder beenden können. Gehen
Sie nun wie folgt vor:
- Starten Sie Access mit der gewünschten Datenbank und wählen Sie das
Menü Datei-Externe Daten-Tabellen
verknüpfen an. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass auch
CSV-Dateien auf diesem Wege als Tabellen in Access eingebunden werden
können. Nach eventuellen Änderungen an den Kontakten reicht es dann in
Zukunft, in Outlook einmal wie oben erläutert, Extras-Seriendruck anzuwählen und die
Datenquelle kurz aktualisieren zu lassen. Anschließend stehen dann die
aktuellen Daten auch in Access zur Verfügung.
- Wählen Sie im Import-Dialog in der Liste Dateityp den Eintrag "Textdateien" aus,
geben Sie im Feld Dateiname "*.doc"
ein, lokalisieren Sie die eben erstellte Datei und übernehmen Sie sie
per Doppelklick.
- Access startet nun den Import-Assistenten. Klicken Sie dort auf die
Schaltfläche Weitere und legen Sie die
folgenden Importspezifikationen fest:
Feldbegrenzungszeichen: ,
(Komma) Textbegrenzungszeichen: "
(Anführungszeichen) Dezimaltrennzeichen: . (Punkt)
- Die Änderung des Dezimaltrennzeichens ist notwendig, weil das
Standardtrennzeichen (Komma) als Feldtrennzeichen dient.
- Klicken Sie dann auf Ok,
übernehmen Sie alle weiteren Einstellungen mit einem Klick auf Weiter und beenden Sie den Import
schließlich mit einem Klick auf Fertigstellen.
Die Kontaktdaten
stehen nun als Access-Tabelle zur Verfügung und können wie gewünscht
verarbeitet werden.
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Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie
bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit
SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per
Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung
der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer
Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar
anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail
selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools
E-Mail-Notizen Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal
zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält
oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller
E-Mails durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um
die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht
zu vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der
Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls
SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare
für Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook
und einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen
(Menüs und Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion
von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über
10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die
Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit
35% Rabatt für Outlook Weekly-Abonnenten:
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E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
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Netzwerklizenz
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Haben
Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!)
an:
access-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und
beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Titel und URL aus Internet Explorer
übernehmen Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Ich habe mir mit
Access eine Link-Verwaltung angelegt. Stoße ich auf interessante
Webseiten, trage ich dort ein Stichwort und die URL in entsprechende
Felder ein. Ab und zu nutze ich auch Hyperlink
einfügen im Hyperlinkfeld, aktualisiere die momentan angezeigte
Seite im Internet Explorer, übernehme die dabei im Dialog "Hyperlink
einfügen" automatisch hinzugefügte URL und ergänze das Stichwort. Kann man
diese Funktion über eine Schaltfläche Aus Internet
Explorer übernehmen irgendwie nachbilden und den Aufruf des
Dialoges bzw. die jeweils notwendige Aktualisierung im Internet Explorer
vermeiden? G. Schadt
ANTWORT: Die Funktion
"Hyperlink einfügen" lässt sich dazu nicht nutzen. Sie können den Internet
Explorer aber direkt ansprechen, den Seitentitel und die URL auslesen und
in Felder des Formulars übertragen:
- Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus.
- Wählen Sie Extras-Verweise an und
setzen Sie eine Referenz auf "Microsoft Internet Controls".
- Legen Sie an passender Stelle eine Schaltfläche an und geben Sie für
deren Ereignisprozedur "Beim Klicken" die folgenden Anweisungen
ein:
Private Sub
btnFromIE_Click() Dim objSW As
SHDocVw.ShellWindows Dim objIE As
SHDocVw.InternetExplorer Dim bolIEFound As
Boolean
bolIEFound = False Set objSW =
New SHDocVw.ShellWindows For Each objIE In
objSW If (InStr(LCase$(objIE.FullName),
_ "iexplore.exe")
<> 0 Or
_ InStr(LCase$(objIE.FullName),
_ "explorer.exe")
<> 0) And
_ (InStr(LCase$(objIE.LocationURL),
_ "http://") <> 0
Or
_ InStr(LCase$(objIE.LocationURL),
_ "https://") <>
0) Then Me.URL = objIE.LocationURL
& "#" &
objIE.LocationURL Me.Stichwort =
objIE.LocationName bolIEFound =
True Exit
For End If Next
objIE If Not bolIEFound
Then Beep MsgBox
"Internet Explorer nicht gefunden!",
_ vbOKOnly
+ vbExclamation, "!!! Problem !!!" Exit
Sub End If
Set objIE =
Nothing Set objSW = Nothing
End
Sub
- Die Feldnamen "Stichwort" und "URL" ersetzen Sie dabei durch die
Namen der Felder in Ihrem Formular. Zur Erläuterung: Im Gegensatz zu
anderen Anwendungen kann eine Verbindung zum Internet Explorer nicht
einfach per "GetObject" aufgebaut werden. Das liegt daran, dass der
Internet Explorer für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt wird:
Anzeige von Ordnerinhalten des Dateisystems, Anzeige von HTML-E-Mails in
Outlook oder eben die Anzeige von Webseiten. Es laufen also immer
mehrere Instanzen vom Internet Explorer, die teilweise aus verschiedenen
EXE-Dateien gestartet werden. Die Microsoft Internet Controls stellen
aber glücklicherweise eine Auflistung "ShellWindows" zur Verfügung, die
alle laufenden Instanzen enthalten. Darin kann man nun wie oben gezeigt
nach dem Namen der ausführbaren Datei, der EXPLORER.EXE oder
IEXPLORE.EXE lauten muss, suchen. Außerdem ist sicherzustellen, dass die
Instanz eine Webseite anzeigt, was sich anhand der Zeichenfolgen
"http://" bzw. "https://" erkennen lässt. Finden wir in der Auflistung
eine solche Instanz, lesen wir darüber die benötigten Informationen aus
und übertragen Sie in die Formularfelder.
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular
anzeigen.
Wenn Sie nun auf eine interessante Webseite stoßen,
legen Sie im Formular einen neuen Datensatz an und klicken dann auf Aus Internet Explorer übernhemen. Darauf hin
werden dann der Titel der Seite und die URL in die betreffenden Felder
übertragen.
Aktuelles Feld farblich
hervorheben Versionen: Access 97
FRAGE: Sie hatten kürzlich
den Tipp gegeben, wie man mit Hilfe der bedingten Formatierung ab Access
2000 das aktuelle Feld farblich hervorheben kann. Gibt es keine
vergleichbare Lösung für Access 97? E. Matthiess
ANTWORT: Bei Access 97
hilft folgender Trick:
- Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus.
- Markieren Sie der Reihe nach jedes Feld einzeln.
- Stellen Sie die Füllfarbe (Symbol "Farbeimer") des Feldes
beispielsweise auf "Gelb" ein und schalten Sie die Einstellung sofort
auf "Transparent" um.
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular testweise
anzeigen.
Wenn nun ein Feld aktiviert wird, setzt Access den
Hintergrund auf die in Schritt 3. gewählte Farbe und setzt ihn beim
Verlassen des Feldes auf "Transparent" zurück.
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Personal-, Belegungs- und Zeitpläne in Access grafisch
darstellen
Hier ist die perfekte Erweiterung für
alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene
Zeiten verwalten: Sie müssen in einer Tabelle lediglich Start- und
Enddatumsangaben der einzelnen Vorgänge verwalten und diese Lösung
setzt Ihre Daten voll automatisch in ein übersichtliches
Balkendiagramm um.
Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan
in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen
denkbar ist:
- Urlaubs- und Personalplanung
- Belegung von Wohnungen oder Häusern
- Vermietung von Geräten
- Fahrzeuge eine Fuhrparks
- Raumbelegung
- Projekt- und Ressourcenplanung
- u.v.m.
Die aktuelle Version 2.11 bietet unter
anderem jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable
Feiertagsverwaltung sowie die Integration von Kürzeln für noch
aussagekräftigere Darstellungen.
SmartTools Publishing bietet
Ihnen diese Lösung in einer komplett ungeschützten Entwicklerversion
ohne jegliche Einschränkungen an:
http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/
| Feldinhalt um eins
erhöhen Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Ich bin in unserem
Unternehmen für die Planung der wöchentlich erscheinenden
Firmenzeitschrift zuständig. Dafür setze ich eine Access-Datenbank ein.
Der Datensatz für die Speicherung eines Beitrags enthält ein Feld
"Ausgabe", in der die Ausgabe, in der ein Beitrag erscheinen soll, im
Format "2005-08", "2005-09", "2005-10" usw. eingetragen wird. Wenn sich
ein Beitrag um eine Ausgabe verschiebt, muss ich immer erst die Nummer im
Feld, also beispielsweise "08" markieren und mit "09" überschreiben. Da
ich kaum VBA-Kenntnisse habe, gelingt es mir nicht, einen "Plus"-Button
einzubauen, der das Hochzählen der Nummer automatisieren soll. Können Sie
mir dazu ein paar Tipps geben? D. Einhorn
ANTWORT: Gehen Sie wie
folgt vor:
- Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus.
- Legen Sie hinter dem Feld "Ausgabe" eine Schaltfläche "btnPlus" an
und setzen Sie die Bezeichnung auf "+".
- Geben Sie für die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der Schaltfläche
die folgenden Anweisungen ein:
Private Sub btnPlus_Click() Dim strX As
String Dim intJahr As Integer, intAusgabe As
Integer
strX = Me.Ausgabe intAusgabe =
Val(Right$(strX, 2)) intJahr = Val(Left$(strX,
4)) intAusgabe = intAusgabe + 1 If
intAusgabe > 51 Then intAusgabe =
1 intJahr = intJahr + 1 End
If Me.Ausgabe = Format$(intJahr, "0000") + "-" +
_ Format$(intAusgabe,
"00")
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen und testen Sie die
Lösung.
Diese Anweisungen lesen die aktuelle Ausgabe aus,
extrahieren daraus das Jahr und die Nummer der Ausgabe und zählen die
Nummer der Ausgabe um eins hoch. Anschließend erfolgt eine Prüfung auf
Ausgabe "51" und gegebenenfalls das Hochsetzen des Jahres um eins.
Abschließend werden die neuen Werte formatiert in das Feld "Ausgabe"
zurückgeschrieben.
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2002/XP, 2000 und 97
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