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Ausgabe vom 10. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre
Word-Dokumente und Outlook-Mails
- Download-Tipp: Komfortable Textbausteinverwaltung
für Ihre Formulare
- Techinfo: Aufgabenbereich 'Objektabhängigkeiten'
effektiv nutzen
Access-Helpline
- Bericht zweimal anzeigen
- Eingaben in alle Felder sicherstellen
- Nachtrag: Erweiterte
MultiInstr()-Funktion
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails
Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen,
Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Öffnen, ändern, speichern
- einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch für unerfahrene
Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff,
denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen
ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als
Kategorien im Menü anbietet (auch über mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText
Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt sich
kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk auch mit
mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral
abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen
und bearbeiten müssen.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Komfortable Textbausteinverwaltung für Ihre Formulare
Wenn Sie bei der Datenerfassung in Access bestimmte Textpassagen immer wieder eingeben, bleibt Ihnen standardmäßig nur die AutoKorrektur-Funktion, um ein kleines Textbaustein-System aufbauen. Die Verwaltung ist allerdings wenig komfortabel und zudem auf einige Hundert Zeichen beschränkt.
Mit der kostenlosen Access-Erweiterung SmartTools Textbausteine für Memofelder können Sie beliebig viele Abkürzungen und dazugehörige Textbausteine mit bis zu 32.000 Zeichen pro Textbaustein komfortabel verwalten. Die Anbindung in Ihren Formularen erfolgt mit wenig Aufwand über eine kleine Ereignisprozedur. Anschließend können Sie in Memofeldern zum Beispiel Abkürzungen wie "rg" und danach ein Leerzeichen, ein Satzendezeichen (Punkt, Fragezeichen etc.) oder einfach Return eingeben. Die Abkürzung wird daraufhin automatisch durch den zugehörigen Textbaustein, also beispielsweise eine detaillierte Produktinformation, ersetzt. Alle Formulare und Module sind ungeschützt, so dass Sie die Lösung bei Bedarf problemlos an Ihre eigenen Anforderungen anpassen können:
http://www.add-in-world.com/katalog/actxtbausteine/
Techinfo: Aufgabenbereich 'Objektabhängigkeiten' effektiv nutzen
Der Aufgabenbereich "Objektabhängigkeiten" von Access 2003 gibt Auskunft darüber, in welcher Beziehung die einzelnen Komponenten einer Datenbank zueinander stehen. In diesem Arbeitsbereich werden Ihnen alle Beziehungen zwischen Formularen, Tabellen, Abfragen und anderen Objekten der Datenbank übersichtlich angezeigt. Damit haben Sie nun beispielsweise die Möglichkeit, Datenbanken zu aktualisieren oder darin enthaltene Fehler zu beheben, ohne sich erst mühsam in die Datenbankstruktur einarbeiten zu müssen. Den Umgang mit und die Möglichkeiten des neuen Aufgabenbereiches im Einzelnen zeigt eine Präsentation, die Sie unter der folgenden Adresse abrufen können:
Aufgabenbereich 'Objektabhängigkeiten' effektiv nutzen
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| Access-Tipp der
Woche |
Suchfunktion für alle Felder in einem Formular
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Häufig müssen Sie in einem Formular nach einem oder mehreren Datensätzen suchen, von denen Sie lediglich wissen, dass bestimmte Begriffe in irgendeinem Feld vorkommen können. Sie können dazu zwar die Suchfunktion von Access verwenden, aber dazu müssen Sie aber erst einmal den entsprechenden Dialog aufrufen, konfigurieren und anschließend Datensatz für Datensatz durch die Fundstellen blättern.
Die Lösung aus diesem Tipp der Woche erlaubt die Eingabe eines Suchbegriffes direkt im Formular und setzt den Filter des Formulars auf alle Datensätze, in denen der Suchbegriff in einem der Text- oder Memofelder vorkommt. Diese Datensätze können Sie dann der Reihe nach durchblättern und bearbeiten. Die Eingabe eines Sternchens "*" als Suchbegriff schaltet den Filter wieder aus:
- Legen Sie ein neues Modul an und geben Sie die folgende Funktion
ein:
strSearch As String) _
As String
Dim rs As Recordset, intCnt As Integer
Dim strFilter As String, I As Integer
intCnt = 0
Set rs = CurrentDb.OpenRecordset(strTable)
rs.MoveFirst
With rs
For I = 0 To .Fields.Count - 1
If .Fields(I).Type = dbText Or _
.Fields(I).Type = dbMemo Then
intCnt = intCnt + 1
strFilter = strFilter & _
"[" & .Fields(I).Name & "] like '*" & _
strSearch & "*' or "
End If
Next I
End With
rs.Close
If intCnt > 0 Then
'letztes " or " wieder raus
strFilter = Left$(strFilter, Len(strFilter) - 4)
SearchAllFieldsFilter = strFilter
Else
SearchAllFieldsFilter = ""
End If
End Function
- Speichern Sie das Modul und verlassen Sie den
VBA-Editor.
[Feldname] like '*Such*' or [Feldname] like '*Such*' or..."
Das Ergebnis sieht dann zum Beispiel so aus:
[Kunden-Code] like '*assistent*' or [Firma] like
'*assistent*' or [Kontaktperson] like '*assistent*'
or [Position] like '*assistent*' or [Straße] like
'*assistent*' or [Ort] like '*assistent*' or [Region]
like '*assistent*' or [PLZ] like '*assistent*' or
[Land] like '*assistent*' or [Telefon] like
'*assistent*' or [Telefax] like '*assistent*'
Am Ende erscheinen in dem Formular also nur noch die Datensätze, in denen der Suchbegriff in irgendeinem Text- oder Memofeld an einer beliebigen Stelle vorkommt.
Zum Einsatz der Funktion in einem Formular gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie das gewünschte Formular im Entwurfsmodus.
- Legen Sie im Formularkopf oder Formularfuß ein Textfeld "txtSearch"
und setzen Sie die Eigenschaft "Nach Aktualisierung" auf
"[Ereignisprozedur]".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und geben Sie
im VBA-Editor die folgenden Anweisungen ein:
Dim strSearch As String, strFilter As String
strSearch = Me.txtSearch
If strSearch = "*" Then
Me.Filter = ""
Me.FilterOn = False
Exit Sub
End If
strFilter = SearchAllFieldsFilter("Kunden", _
Me.txtSearch)
If strFilter <> "" Then
Me.Filter = strFilter
Me.FilterOn = True
End If
End Sub
Ersetzen Sie dabei "Kunden" durch den Namen der Tabelle, die Ihrem Formular zugrunde liegt. Diese Anweisungen prüfen zunächst die Eingabe: Handelt es sich um ein Sternchen "*", wird der Filter zurückgesetzt und die Routine verlassen. Das Formular zeigt dann wieder alle Datensätze an. Andernfalls rufen wir "SearchAllFieldsFilter()" mit dem Namen der Tabelle und dem Suchbegriff auf. Das Ergebnis ist ein Kriterium, das wir direkt der "Filter"-Eigenschaft des Formulars zuordnen und anschließend aktivieren können.
Nachdem Sie diese Änderungen gespeichert und den Entwurfsmodus verlassen haben, können Sie das Formular einem ersten Test unterziehen: geben Sie einen Suchbegriff ein, von dem Sie wissen, dass er in einem Text- oder Memofeld vorkommt. Der Filter für das Formular wird entsprechend gesetzt und es erscheinen nur noch die passenden Datensätze.
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Multiuser-DatenbankenHier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhängig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darüber, was mit der Datenbank geschieht:
http://www.add-in-world.com/katalog/ta_admin/ |
| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Bericht zweimal anzeigen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Mich beschäftigt folgendes Problem: Ein Bericht liefert eine Auswertung für mehrere Abteilungen oder Filialen. Ich möchte diesen Bericht gerne zweimal öffnen und nebeneinander angeordnet anzeigen, damit ich Zahlen verschiedener Abteilungen vergleichen kann. Wenn ich zweimal "DoCmd.OpenReport" verwende, wird der Bericht geöffnet, das zweite "DoCmd.OpenReport" aktiviert aber nur den zuerst geöffneten Bericht, anstatt eine Kopie zu öffnen. Lässt sich dieses Problem irgendwie lösen?
L. Riehmann
ANTWORT: "DoCmd.OpenReport" können Sie für diese Aufgabe nur bedingt einsetzen, da es bei der Ausführung über die Auflistung "Reports" prüft, ob der gewünschte Bericht bereits geöffnet ist - wenn ja, wird er einfach aktiviert. Sie können aber einen Bericht ein zweites Mal als Objekt öffnen und anzeigen. Eine API-Funktion hilft dann, die beiden Berichte nebeneinander anzuordnen:
- Legen Sie ein neues Formular mit einer Schaltfläche
"btnBerichteAnzeigen" oder ähnlich an.
- Geben Sie im allgemeinen Teil des Formularmoduls folgende
Deklaration ein:
Lib "user32" (ByVal hwnd As Long, _
ByVal hWndInsertAfter As Long, _
ByVal X As Long, ByVal Y As Long, _
ByVal W As Long, ByVal H As Long, _
ByVal wFlags As Long) As Long
- Geben Sie für die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der Schaltfläche
die folgenden Anweisungen ein:
Dim R1 As Report, R2 As Report
'1. Bericht "normal" öffnen und referenzieren
DoCmd.OpenReport "Testbericht", acViewPreview
Set R1 = Reports("Testbericht")
SetWindowPos R1.hwnd, 0&, 50, 50, 500, 800, 0&
'2. Bericht als Objekt öffnen
Set R2 = New Report_Testbericht
SetWindowPos R2.hwnd, 0&, 550, 50, 500, 800, 0&
R2.Visible = True
Set R1 = Nothing
Set R2 = Nothing
End Sub
"Testbericht" ersetzen Sie dabei durch den Namen des betreffenden Berichtes. Bei Eingabe der Zeile "Set R2 = New " wählen Sie aus dem dann angezeigten Dropdown-Menü den Eintrag "Report_NameIhresBerichtes" aus.
- Speichern Sie das Formular, lassen Sie es einmal testweise anzeigen
und klicken Sie auf die Schaltfläche.
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Access-EntwicklerMit den Total Visual CodeTools 2003 erweitern Sie Access um eine umfangreiche Sammlung neuer Tools und Assistenten speziell für VBA-Entwickler. Die Total Visual CodeTools 2003 integrieren sich direkt in die Entwicklungsumgebung und lassen sich jederzeit per Mausklick aufrufen. Zum Beispiel:
http://www.add-in-world.com/katalog/tv_code2003/ |
Eingaben in alle Felder sicherstellen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Gibt es eine einfache Möglichkeit, Eingaben in alle Felder eines Formulars sicherzustellen, ohne im Entwurfsmodus der Tabelle für jedes Feld einzeln die Eigenschaft "Eingabe erforderlich" auf "Ja" zu setzen?
N. Berghaus
ANTWORT: Sie können in der Ereignisprozedur "Beim Entladen" eines Formulars folgende Anweisungen eingeben, die jedes Textfeld und jedes Kombinationsfeld prüfen. Wenn mindestens ein Feld leer ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und das Schließen des Formulars unterbunden:
Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)
Dim C As Control
For Each C In Me.Controls
If TypeOf C Is TextBox Or TypeOf C Is ComboBox Then
If IsNull(C) Or IsEmpty(C) Then
Beep
MsgBox "Bitte Daten in alle Felder eingeben!", _
vbOKOnly + vbCritical, "Eingaben prüfen!"
Cancel = True
Exit For
End If
End If
Next C
End Sub
Möglich ist das über den Parameter "Cancel" der Ereignisprozedur "Form_Unload". Wenn er auf "True" gesetzt wird, bricht Access den Schließenvorgang ab, so dass der Anwender gezwungen werden kann, vor dem Verlassen des Formulars Eingaben in alle Felder zu tätigen.
Nachtrag: Erweiterte MultiInstr()-Funktion
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Zum Beitrag "'InStr' fuer mehrere Zeichen" aus Access Weekly vom 16.12.2005 hat uns Access Weekly-Leser G. Weil folgende Erweiterung zugesendet, die wir hier dankend weitergeben:
In ihrem Newsletter haben sie den Tipp 'InStr' für mehrere Zeichen vorgestellt. Ich habe die Funktion so verändert, dass nicht nur die Anzahl von bestimmten Zeichen, sondern die enthaltenen Zeichen selbst zurückgegeben werden:
Function MultiInStr(aStr As Variant, _
theChars As String) As Variant
Dim I As Integer, Zeichen As String
Zeichen = ""
For I = 1 To Len(theChars)
If InStr(aStr, Mid$(theChars, I, 1)) <> 0 Then
Zeichen = Zeichen & Mid$(theChars, I, 1)
End If
Next I
MultiInStr = Zeichen
End Function
Der Aufruf der Funktion sieht dann beispielsweise so aus:
If MultiInStr(strTelefon, "-/()") <> "" Then
MsgBox("Die Telefonnummer enthält folgende " & _
"Sonderzeichen: " & _
MultiInStr(strTelefon, "-/()"))
End If
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- Undokumentierte Parameter
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