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Ausgabe vom 11. Februar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- News: Neue Version des Total Access Analyzer
- Download-Tipp: Front- und Back-End-Datenbanken
optimal nutzen
- Download-Tipp: Über 100 kostenlose
VBA-Prozeduren
- Techinfo: Filter in SQL-Abfragen mit OUTER JOIN
einsetzen
Access-Helpline
- Anrufe in bestimmten Zeiträumen filtern
- Aktuelles Alter in Formularen anzeigen
- Nachtrag: Berichte nach Halbjahren
gruppieren
| Access-News &
Downloads |
News: Neue Version des Total Access Analyzer
Der Total Access Analyzer ist eine mehrfach ausgezeichnete Access-Erweiterung, die viele Anwender und Entwickler mit ihren Datenbanken einsetzen. Voll automatisch liefert der Analyzer versteckte Fehler, gibt Optimierungstipps, erstellt grafische Übersichten der Zusammenhänge zwischen allen Datenbank-Objekten, findet ungenutzte Objekte und ermöglicht eine Cross-Referenz (welches Objekt wird an welchen Stellen in der Datenbank verwendet) sowie die komplette Dokumentation aller Objekte.
Ab sofort steht zusätzlich zu den bisherigen Versionen der brandneue Total Access Analyzer 2003 für Access 2003 zur Verfügung. Er bietet nicht nur eine Fülle von neuen Berichten und Analysen, sondern unterstützt auch die MDB- und ADP-Dateien sowohl von Access 2000 als auch von Access 2002 und 2003. Weitere Informationen zu der neuen Version finden Sie unter der folgenden Adresse:
http://www.add-in-world.com/katalog/ta_analyzer2003/
Download-Tipp: Front- und Back-End-Datenbanken optimal nutzen
Die Aufteilung einer Datenbank in Front-End und Back-End ist für den Einsatz im Netzwerk unerlässlich, bietet aber auch für den "normalen" Einsatz viele Vorteile. In unserer kostenlosen Techinfo finden Sie dazu die wichtigsten Grundlagen und erfahren, worauf Sie bei der Aufteilung achten müssen. Lernen Sie Ihre Datenbanken im Netzwerk noch effizienter einzusetzen: In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung teilen Sie sie ganz einfach in Front-End und Back-End auf:
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Techinfo:
Front- und
Back-End-Datenbanken |
Download-Tipp: Über 100 kostenlose VBA-Prozeduren
Das Total Visual SourceBook ist eine Erweiterung für Access und alle Office-Applikationen mit VBA-Unterstützung. Nach der Installation haben Sie direkt aus der Entwicklungsumgebung heraus Zugriff auf über 2.300 fertige VBA/VB-Prozeduren zur direkten Übernahme in Ihre Projekte. Anstatt immer wieder Lösungen für Probleme zu entwickeln, die bereits andere Entwickler für Sie gelöst haben, nutzen Sie den vorbereiteten Code und konzentrieren sich auf die spezifischen Probleme Ihres VBA-Projektes. Besonders interessant wird das Total Visual SourceBook dadurch, dass Sie auch Ihren eigenen Code einfügen und in Kategorien mit Kommentaren, Beispiele, Änderungsdatum etc. speichern können.
Bei SmartTools Publishing finden Sie eine Testversion, in der über 100 Prozeduren vollkommen kostenlos enthalten sind. Sie können auch eigene Prozeduren einfügen, wobei in der Testversion die Anzahl auf maximal 50 begrenzt ist:
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Testversion:
Total Visual
SourceBook |
Techinfo: Filter in SQL-Abfragen mit OUTER JOIN einsetzen
Der Einsatz von Filtern in OUTER JOIN-Abfragen ist komplex und stellt viele SQL-Einsteiger vor Probleme. Die Ergebnisse entsprechen selten dem, was Sie erwartet haben. Unter der folgenden Adresse finden Sie eine kleine Techinfo, die im Detail eine konkrete Lösung erläutert:
Filter in SQL-Abfragen mit OUTER JOIN einsetzen
Anhand eines einfachen Beispiels lernen Sie, wie die SQL-Abfrage aufgebaut sein muss, damit die gewünschten Datensätze selektiert werden.
| Access-Tipp der
Woche |
Memofelder in separatem Fenster bearbeiten, Teil 1
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
In vielen Formularen setzen Sie Memofelder ein, um beispielsweise umfangreiche Produktbeschreibungen zu den Artikeln oder Berichte des Außendienstes, Telefonnotizen oder Rabattabsprachen zu Ihren Kunden festzuhalten. Aus Platzgründen fallen die Memofelder im Formular dabei meist recht klein aus, so dass die Erfassung der Inhalte sehr mühsam ist. Zur Lösung des Problems bieten sich zwei Techniken an, die wir Ihnen in diesem zweiteiligen Tipp vorstellen möchten.
Eine Möglichkeit besteht darin, die Zoombox von Access zu nutzen: Mit Umschalt+F2 können Sie dieses Bearbeitungsfenster für ein beliebiges Feld öffnen. Ihnen steht dann ein mehrzeiliges Eingabefeld zur Verfügung, das in vielen Fällen bereits ausreicht. Damit man sich diese Tastenkombination neben den vielen anderen, die tagtäglich benutzt werden, nicht auch noch merken muss, empfiehlt sich der Aufruf per Schaltfläche:
- Legen Sie neben dem Memofeld eine Schaltfläche mit dem Namen
"btnZoom" an und löschen Sie die Beschriftung.
- Setzen Sie den Cursor in die Eigenschaft "Bild" und klicken Sie auf
die Schaltfläche mit den drei Punkten.
- Wählen Sie das Symbol "Seitenansicht" per Doppelklick aus.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Klicken" auf "[Ereignisprozedur]"
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
Me.Memofeld.SetFocus
SendKeys "+{F2}", True
End Sub
"Memofeld" ersetzen Sie dabei durch den Namen des Memofeldes, dessen Inhalt in der Zoombox bearbeitet werden soll.
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular testweise
anzeigen.
Statt über eine separate Schaltfläche für die Aktivierung der Zoombox können Sie die Anzeige alternativ auch auf einen Doppelklick in das Memofeld veranlassen:
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Doppelklicken" des Memofeldes auf
"[Ereignisprozedur]" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den
drei Punkten.
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
SendKeys "+{F2}", True
End Sub
"Memofeld" ersetzen Sie dabei wieder durch den Namen des Memofeldes, dessen Inhalt in der Zoombox bearbeitet werden soll.
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular
anzeigen.
Wenn Sie ein wenig mit diesen Möglichkeiten experimentieren, werden Sie feststellen, dass selbst die im Vergleich zum Formularfeld doppelt oder dreimal so große Zoombox für einige Zwecke nicht ausreicht. Ein Nachteil besteht darin, dass die Zoombox keine horizontalen Rollbalken nutzt und lange Zeilen kurzerhand umbricht. In solchen Fällen bietet sich die Bearbeitung des Memofeldinhalts über ein separates Formular an. Wie Sie diese Technik implementieren, ist Inhalt des zweiten Teils dieses Tipps in der nächsten Ausgabe.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access Access 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Anrufe in bestimmten Zeiträumen filtern
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte in einer Einsatzplanung Anrufe herausfiltern, die in der Nachtschicht zwischen 18:00 Uhr abends und 6:00 Uhr morgens eingegangen sind. Ich habe versucht, das so zu lösen:
Zwischen #18:00:00# Und #05:59:00#
Ich erhalte aber immer nur eine leere Datenblattansicht. Kann Access diese Kriterien nicht verarbeiten?
K. Jörgens
ANTWORT: Access speichert immer Datum UND Zeit in einem Feld. Wenn Sie wie oben gezeigt nur die Zeit angeben, ergänzt Access die fehlenden Angaben und macht daraus (nachzuvollziehen, wenn Sie den Abfrageentwurf über Ansicht-SQL anzeigen lassen):
Between #12/30/1899 18:0:0# And #12/30/1899 5:59:0#
Da Ihre Datensätze nicht aus 1899 stammen, erhalten Sie ein leeres Abfrageergebnis. Um das Problem zu lösen, setzen Sie folgendes Kriterium ein:
>=ZDate(Format$([Feld];"tt.mm.jjjj") & " 18:00:00") Oder
<=ZDate(Format$([Feld];"tt.mm.jjjj") & " 05:59:59")
"Feld" ersetzen Sie dabei durch den Namen des Feldes, das die Anrufzeiten speichert. Dieses Kriterium sorgt dafür, dass nur die Anrufe herausgefiltert werden, die am jeweiligen Tag zwischen 18:00 Uhr und 00:00 Uhr (>= 18:00:00) und zwischen 00:00 Uhr und 6:00 Uhr (<= 05:05:59) erfolgt sind.
Aktuelles Alter in Formularen anzeigen
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Mit welcher Formel kann ich das aktuelle Alter in Formularen anzeigen? Ich benutze die folgende Formel:
=(Jahr(Jetzt())-Jahr([Geburtstag]))
Angezeigt wird jedoch nicht das aktuelle Alter. Zum Beispiel wenn jemand am 19.07.43 Geburtstag hat, dann ist er schon im Januar 62. Wie kann ich das richtige aktuelle Alter anzeigen lassen?
S. Lohmann
ANTWORT: Dazu können Sie folgende Formel einsetzen:
=DatDiff("jjjj"; [Geburtstag]; Datum()) + (Format(Datum(); "mmtt") < Format([Geburtstag]; "mmtt"))
"Geburtstag" ist dabei durch den Namen des Feldes zu ersetzen, in dem das Geburtsdatum gespeichert wird. Diese Formel berechnet zunächst per 'DatDiff("jjjj"; [Geburtstag]; Datum())' die Differenz zwischen dem aktuellen Jahr und dem Geburtsjahr. Ist Monat und Tag des Geburtstages kleiner als Monat und Tag, muss ein Jahr abgezogen werden. Dazu addiert die Formel das Ergebnis des Ausdrucks 'Format(Datum(); "mmtt") < Format([Geburtstag]; "mmtt")' zum vorherigen Ergebnis. Dieser Ausdruck prüft, ob Monat und Tag des Geburtstages kleiner als Monat und Tag des aktuellen Datums sind. Wenn ja, ist das Ergebnis "-1", andernfalls "0". Durch die Addition von beispielsweise "62 plus -1" ergibt sich dann das korrekte Alter von 61 Jahren.
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Nachtrag: Berichte nach Halbjahren gruppieren
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
Zu diesem Beitrag aus einer älteren Access Weekly-Ausgabe hat uns folgende Zuschrift von Access Weekly-Leser Gregor Schulze erreicht:
Microsoft hat die Gruppierung nach Halbjahren in "Sortieren und Gruppieren" nicht vergessen: Wenn man bei "Quartal" das Intervall auf "2" stellt, hat man die Lösung. Leider kann dann beim Gruppieren das Sortieren durcheinander geraten. Ich helfe mir dadurch, dass ich beim Gruppieren nach Quartalen das zur Selektion verwendete Datum mit einem Intervall von 100 (größer als die maximale Anzahl von Tagen im Quartal) gleich im Anschluss wiederhole.
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