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Ausgabe vom 11. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Daten komfortabel und voll
automatisch sichern
- Download-Tipp: SmartTools Link-Lister für
Access
- Techinfo: XML-Daten per VBA
verarbeiten
Access-Helpline
- Farbpalette für Formulare ändern
- Access-Datenbank und Makro als geplanten Task
starten
- Nachtrag: Formulare und Berichte über Listenfelder
öffnen
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Daten komfortabel und voll automatisch sichern
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfügbar und kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: SmartTools Link-Lister für Access
Beim Einsatz von Front-End-/Back-End-Lösungen sind regelmäßig Änderungen an verknüpften Tabellen notwendig. Vor allem bei umfangreichen Lösungen, in denen Tabellen aus mehreren Datenbanken eingebunden sind, ist damit immer die Frage nach dem Speicherort der jeweiligen Datenbank verbunden. Erst ab Access 2002 wird zumindest im Datenbankfenster der Speicherort für eingebundene Tabellen als QuickInfo angezeigt. In Access 97 und 2000 sind mühsame Recherchen über den Tabellenverknüpfungs-Manager oder das Auslesen der Verbindungsinformationen notwendig.
Wesentlich einfacher können Sie diese Informationen nun in allen Access-Versionen mit dem SmartTools Link-Lister abrufen: Über ein universell einsetzbares Formular werden Ihnen für die aktuelle Datenbank Namen, Speicherorte, Datum der Einbindung und Anzahl der Datensätze für eingebundene Tabellen angezeigt. Damit finden Sie Ihre Back-End-Datenbanken innerhalb kürzester Zeit, ohne langwierig Ihre Verknüpfungen analysieren oder Ihre Festplatten absuchen zu müssen:
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SmartTools
Link-Lister für
Access |
Techinfo: XML-Daten per VBA verarbeiten
Der Umgang mit XML-Daten besteht in der Regel aus dem reinen Öffnen der Dateien - um den Rest, Aufbereitung und Anzeige, kümmert sich die jeweilige Office-Anwendung. In VBA-Lösungen ist es nicht ganz so einfach; Sie müssen XML lesen, bearbeiten und/oder schreiben. Die dazu notwendigen Grundlagen vermittelt eine deutschsprachige Techinfo des MSDN, die Sie unter der folgenden Adresse finden:
Techinfo: XML-Daten per VBA verarbeiten
Um aus Office-Anwendungen per VBA auf XML-Daten zugreifen zu können, sind zunächst die Microsoft XML Core Services zu installieren. Die Autoren erläutern dazu Hintergründe und Konzepte, verraten, wo und wie die Services zu bekommen sind und wie sie installiert und eingerichtet werden. Weiter geht es dann mit den notwendigen Vorbereitungen in VBA-Projekten. Verschiedene Abschnitte beschreiben detailliert das Objektmodell der Core Services und zeigen anhand praktischer Beispiele den Umgang mit XML-Daten per VBA. Die gezeigten Routinen können Sie nach kleineren Anpassungen direkt als Basis für eigene Entwicklungen verwenden.
| Access-Tipp der
Woche |
Gerade/Ungerade Seitennummern korrekt positionieren
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
In Ihren Berichten verwenden Sie im Seitenfuß Textfelder mit Formeln wie "=CurrentUser()", "=Jetzt()" oder "=[Page] & "/" & [Pages]", um neben einer normalen Seitennummerierung Informationen auszugeben, wann und von wem der Bericht ausgedruckt wurde und wie viele Seiten der Bericht insgesamt umfasst. Wenn Sie einen solchen Bericht direkt auf einem duplexfähigen Drucker auf Vorder- und Rückseiten drucken oder ein entsprechendes Tool für die Verteilung der Seiten auf Vorder- und Rückseiten einsetzen, ergib sich folgendes Problem: Auf ungeraden Seiten (1, 3, 5, 7...) stehen die Seitenzahlen korrekt rechts außen am Rand, auf geraden Seiten (2, 4, 6, 8...) erscheinen die Nummern aber innen am Bundsteg. Das sieht nicht nur unprofessionell aus, sondern erschwert auch die Suche nach einer bestimmten Seite. Mit einer kleinen Anpassung am Bericht lässt sich das Problem aber recht einfach lösen.
Sofern noch nicht vorhanden, legen Sie im Seitenfuß zunächst einige Textfelder an:
- Links am Seitenrand positionieren Sie ein Textfeld
"txtUngeradeLinks" mit der Formel "=CurrentUser()" in der Eigenschaft
"Steuerelementeinhalt". Dieses Textfeld gibt später den Namen des
Anwenders aus, so wie er sich bei Access angemeldet hat. Die Eigenschaft
"Textausrichtung" dieses Textfeldes stellen Sie auf "Linksbündig"
ein.
- In der Mitte positionieren Sie ein Textfeld "txtMitte" mit der
Formel "=Jetzt()" in der Eigenschaft "Steuerelementeinhalt". Dieses
Textfeld gibt Datum und Zeit aus, wann der Bericht gedruckt wurde. Die
Eigenschaft "Textausrichtung" dieses Textfeldes stellen Sie auf
"Zentriert" und das Format auf "tt.mm.jjjj hh:nn" (drei Leerzeichen
zwischen Datum und Zeit) ein.
- Rechts am Seitenrand positionieren Sie ein Textfeld
"txtUngeradeRechts" mit der Formel "=[Page] & "/" & [Pages]" in
der Eigenschaft "Steuerelementeinhalt". Dieses Textfeld gibt später die
aktuelle Seitennummer und die Anzahl Seiten insgesamt im Format "3/17"
aus. Die Eigenschaft "Textausrichtung" dieses Textfeldes stellen Sie auf
"Rechtsbündig" ein.
- Markieren Sie die beiden Textfelder "txtUngeradeLinks" und
"txtUngeradeRechts" gemeinsam (Umschalt-Taste gedrückt halten)
und drücken Sie dann Strg+C und Strg+V. Access legt nun
eine Kopie der Textfelder unter den anderen Textfeldern an.
- Benennen Sie das linke Textfeld "txtGeradeLinks" und das rechte
Textfeld "txtGeradeRechts".
- Ändern Sie die Textausrichtung von "txtGeradeLinks" auf
"Linksbündig" und von "txtGeradeRechts" auf
"Rechtsbündig".
{=CurrentUser()} {=Jetzt()} {=[Page]&"/"&[Pages]}
{=[Page]&"/"&[Pages]} {=Jetzt()} {=CurrentUser()}
- Stellen Sie jetzt die Eigenschaft "Beim Öffnen" des Berichtes auf
"[Ereignisprozedur]" und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei
Punkten. Im VBA-Editor geben Sie folgende Anweisungen
ein:
Me.txtGeradeLinks.Top = Me.txtUngeradeLinks.Top
Me.txtGeradeRechts.Top = Me.txtUngeradeRechts.Top
Me.txtGeradeLinks.Left = Me.txtUngeradeLinks.Left
Me.txtGeradeRechts.Left = Me.txtUngeradeRechts.Left
End Sub
Diese Anweisungen sorgen dafür, dass die Textfelder horizontal auf einer Linie stehen und sich ihre Ränder links bzw. rechts decken.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Formatieren" des Seitenfußes auf
"[Ereignisprozedur]" und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei
Punkten. Im VBA-Editor geben Sie folgende Anweisungen
ein:
FormatCount As Integer)
Dim intSN As Integer
intSN = Me.Page
Me.txtGeradeLinks.Visible = (intSN Mod 2 = 0)
Me.txtGeradeRechts.Visible = (intSN Mod 2 = 0)
Me.txtUngeradeLinks.Visible = Not (intSN Mod 2 = 0)
Me.txtUngeradeRechts.Visible = Not (intSN Mod 2 = 0)
End Sub
Diese Anweisungen blenden nun je nach gerader oder ungerader Seitenzahl die jeweils nicht benötigten Textfelder aus und die benötigten Textfelder ein. Das erfolgt über deren Eigenschaft "Visible" (Sichtbar) abhängig vom Ergebnis der Prüfung "Aktuelle Seite Mod 2 gleich Null". "15 Mod 2" ergibt beispielsweise "1" und somit "False", "16 Mod 2" ergibt "0", also "True".
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie den Bericht testweise in
der Seitenansicht anzeigen.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access Access 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Farbpalette für Formulare ändern
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich soll die Farben in einem Formular anpassen. Das ist grundsätzlich kein Problem bis auf die Tatsache, dass die Bereiche nicht angezeigter Rollbalken immer noch in den Windows-Standardfarben dargestellt werden (ausblenden will ich sie aber auch nicht, da sie gegebenenfalls benötigt werden). Nun müsste man die Palettenherkunft des Formulars ändern, aber wie geht das?
R. Bodesohn
ANTWORT: Das Problem wird sich leider auch nicht durch eine Änderung der Eigenschaft "Palettenherkunft" (VBA: "PaletteSource") lösen lassen. Diese Einstellung bezieht sich nur auf Bilder, die innerhalb eines Formulars entweder direkt als Hintergrundbild des Formulars, in einem Bild-Steuerelement oder in einem anderen Steuerelement mit Bild-/Picture-Eigenschaft angezeigt werden. Die Farben für Windows-Standard-Steuerelemente werden von Access generell aus den Systemeinstellungen gelesen. Einige wenige davon, wie zum Beispiel für die Beschriftung von Schaltflächen, können abweichend vom Standard individuell geändert werden. Für darüber hinausgehende Anpassungen ist eine Änderung der Systemfarben (Rechtsklick auf Desktop, Eigenschaften, Registerkarte "Darstellung", Schaltfläche Erweitert) notwendig.
Access-Datenbank und Makro als geplanten Task starten
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte unter Windows einen geplanten Task erstellen, der eine Access-Datenbank mit einem Makro startet. Können Sie mir den entsprechenden Befehl mitteilen?
H. Lustenberger
ANTWORT: Ergänzen Sie den Aufruf der geplanten Tasks im Feld Starten um den Parameter "/x" gefolgt vom Namen des Makros, das ausgeführt werden soll, also beispielsweise so:
"D:\Programme\Office\msaccess.exe" "Z:\Daten\Test.mdb" /x StartMakro
Dieser Aufruf startet Access aus dem Verzeichnis "D:\Programme\Office" und übergibt Pfad und Namen der zu öffnenden Datenbank (Z:\Daten\Test.mdb) als ersten Parameter. Der zweite Parameter "/x" teilt Access mit, dass ein Makro "StartMakro" direkt nach dem Öffnen ausgeführt werden soll. Bitte beachten Sie, dass Sie auch beim Aufruf über den Taskplaner ein "AutoExec"-Makro nutzen können, um bestimmte Aktionen beim Öffnen der Datenbank auszuführen.
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Nachtrag: Formulare und Berichte über Listenfelder öffnen
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 20033
FRAGE: Vielen Dank für Ihre Lösung aus der letzten Ausgabe. Eine Frage habe ich jedoch noch dazu: Bei einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen unter der Liste mit den Berichten wird der Bericht sofort ausgedruckt. Kann man die Lösung so ändern, dass Berichte wahlweise ausgedruckt oder in der Seitenansicht geöffnet werden?
T. Blaht
ANTWORT: Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Legen Sie links von der Schaltfläche "btnOpenReport" ein
Kontrollkästchen "cbPreview" an, dessen Beschriftung Sie auf
"Seitenansicht" setzen.
- Geben Sie für die Ereignisprozedur "Beim Laden" des Formulars
folgende Anweisung ein:
Me.cbPreview = True
End Sub
- Ändern Sie die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der Schaltfläche
"btnOpenReport" wie folgt:
On Error Resume Next
If Me.cbPreview Then
DoCmd.OpenReport Me.lstReports, acViewPreview
Else
DoCmd.OpenReport Me.lstReports
End If
If Err <> 0 Then Beep
End Sub
Diese Änderungen sorgen dafür, dass der gewählte Bericht je nach Status des Kontrollkästchens entweder in der Seitenansicht angezeigt oder direkt auf dem Drucker ausgegeben wird.
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