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Ausgabe vom 12. Mai
2006
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Access-News &
Downloads
Access-Tipp der Woche
Access-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Access-Datenbanken auch im laufenden Betrieb
automatisch sichern
Der brandneue Total Visual
Agent 2003 bietet optimale Datensicherheit für Ihre
Datenbanken:
- Automatisches Reparieren, Komprimieren und Sichern von
Jet-Datenbanken sowie Access-Data-Projects (ADP-Dateien) nach einem von
Ihnen festgelegten Zeitplan. Lassen Sie diese zeitaufwendigen
Arbeitsschritte in Zukunft ganz einfach mitten in der Nacht ausführen,
ohne dass Sie am Computer sitzen müssen!
- Der Total Visual Agent 2003 sichert Ihre Tabellendaten aus
laufenden Datenbanken. Er ist ideal dafür geeignet, besonders wichtige
Daten sehr häufig zu sichern (zum Beispiel jede Stunde oder sogar alle
10 Minuten), ohne dass ein Anwender die Arbeit unterbrechen muss. Bei
Datenbanken, die 24 Stunden lang im Einsatz sind, ist der Total
Visual Agent 2003 die einzige Möglichkeit zur zuverlässigen,
automatisierten Datensicherung.
- Sicherheitskopien der kompletten Datenbank können automatisch
erstellt und auf Wunsch in ZIP-Dateien komprimiert werden.
- Problemlose Konfiguration für beliebig viele Datenbanken auch über
das Netzwerk. Starten Sie einfach den Total Visual Agent 2003 auf
einem Rechner, der Zugriff auf die gewünschten Datenbanken hat.
- Volle Unterstützung von gesicherten Datenbanken: Weisen Sie die
notwendigen Arbeitsgruppen, Usernamen und Passwörter zu.
- Ganz "nebenbei" kann der Total Visual Agent 2003 für Sie
Statistiken über Ihre Datenbanken führen, indem er so wichtige
Informationen wie die Anzahl der Objekte und Datensätze zu bestimmten
Zeitpunkten festhält.
Weitere Informationen finden Sie
unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/tvagent2003/
Download-Tipp: Komfortable Zusatzfunktionen für
Memofelder in Ihren Formularen
Mit den kostenlosen
SmartTools Memo-Funktionen können Sie Memofelder in Zukunft noch
effizienter nutzen. Nach der voll automatischen Installation stehen Ihnen
vier neue Funktionen zur Verfügung, die Sie mit wenig Aufwand direkt in
Ihre Formulare einbinden können:
- Memofeld in Zwischenablage kopieren
- Zwischenablage in Memofeld einfügen
- Memofeld in Textdatei exportieren
- Textdatei in Memofeld einlesen
Den Download für Access
2003, 2002/XP, 2000 und 97 finden Sie unter:
News: Access 2007 in
Aktion
Im Microsoft Office Developer Center steht ab
sofort ein interessantes Video zur Verfügung, in dem Sie die neuen
Funktionen der nächsten Access-Version einmal in Aktion sehen
können:
Access 2007
in Aktion
Auf Wunsch können Sie auch das Manuskript der
Demo abrufen, um die Informationen im Detail nachzulesen.
Techinfo: Problemloser Umstieg von SQL Server 2000
auf 2005
Nach einem Update von SQL Server 2000 auf
SQL Server 2005 startet der SQL Server unter Umständen nicht und zeigt
eine kryptische Fehlermeldung der Art "TDSSNIClient initialization failed
with error 0x80092004, status code 0x80" an. Das liegt in der Regel daran,
dass während der Aktualisierung ein Sicherheitszertifikat nicht korrekt
übernommen wurde. Unter der folgenden Adresse finden Sie eine Techinfo,
die die Hintergründe erläutert und beschreibt, wie Sie das Problem lösen
können:
Techinfo zum Umstieg von
SQL Server 2000 auf 2005
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Datumsabfragen im Klartext, Teil 2 Versionen:
Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Im ersten Teil dieses Tipps der
Woche hatten wir Ihnen eine Lösung vorgestellt, die die Eingabe von
Wochentagen wie "Montag", "Mittwoch" oder "Samstag Sonntag" für ein
Abfragekriterium im Klartext erlaubt. Mit einer vergleichbaren Lösung
können Sie auch Auswertungen für bestimmte Zeiträume wie "Diese Woche",
"Diesen Monat", "Dieses Quartal" oder "Dieses Halbjahr"
vereinfachen.
Basis dieser Lösung ist eine globale Funktion
"CheckDate(<Datum>,<Zeitraum>)", die für das als ersten
Parameter übergebene Datum prüft, ob es in dem über den zweiten Parameter
spezifizierten Zeitraum liegt. Ist das der Fall, liefert die Funktion das
Ergebnis "True/Wahr", andernfalls "False/Falsch". Den Zeitraum legen Sie
über einen Abfrageparameter "Zeitraum" vom Datentyp "Text" fest und geben
ihn im Dialog "Parameterwerte eingeben" mit "Woche", "Monat", "Quartal"
oder "Halbjahr" vor der Ausführung der Abfrage ein. Ein Kriterium wie das
folgende sorgt dann dafür, dass nur die Datensätze selektiert werden, bei
denen zum Beispiel ein Bestelldatum im gewünschten Zeitraum
liegt:
CheckDate([Bestelldatum];[Zeitraum]) =
Wahr
Um diese
Lösung in Ihre Datenbank einzubauen, gehen Sie wie folgt vor:
- Kopieren Sie die folgende Funktion in ein neues oder ein vorhandenes
Modul:
Function
CheckDate(varDate As Variant,
_ strRange
As String) As Boolean Dim intKWNow As Integer, intKWCheck
As Integer Dim intMNow As Integer, intMCheck As
Integer Dim intQNow As Integer, intQCheck As
Integer Dim intHYNow As Integer, intHYCheck As
Integer
On Error Resume Next CheckDate =
False 'Default: Außerhalb des Zeitraums If Not
IsDate(varDate) Or
_ IsNull(varDate)
Then Exit Function If Year(Now) <> Year(varDate) Then
Exit Function
Select Case
strRange Case
"Woche" intKWNow = DatePart("ww",
Now, vbMonday,
_ vbFirstFourDays) intKWCheck
= DatePart("ww", varDate, vbMonday,
_ vbFirstFourDays) CheckDate
= (intKWNow = intKWCheck) Case
"Monat" intMNow =
Month(Now) intMCheck =
Month(varDate) CheckDate = (intMNow
= intMCheck) Case
"Quartal" intQNow = DatePart("q",
Now, vbMonday,
_ vbFirstFourDays) intQCheck
= DatePart("q", varDate, vbMonday,
_ vbFirstFourDays) CheckDate
= (intQNow = intQCheck) Case
"Halbjahr" intHYNow =
IIf(Month(Now) < 7, 1,
2) intHYCheck = IIf(Month(varDate)
< 7, 1, 2) CheckDate = (intHYNow
= intHYCheck) End Select
End
Function
- Öffnen Sie die betreffende Abfrage im Entwurfsmodus.
- Wählen Sie das Menü Abfrage-Parameter an, richten Sie einen
Parameter "Zeitraum" vom Typ "Text" ein und klicken Sie auf Ok.
- Geben Sie als Kriterium für das abzufragende Feld, wie das
"Bestelldatum", den folgenden Ausdruck ein:
CheckDate([Bestelldatum];[Zeitraum]) =
Wahr
Für
"Bestelldatum" geben Sie den Namen des Feldes an, das in Ihrer Abfrage
geprüft werden soll.
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie die Abfrage einmal
ausführen.
Access zeigt den Dialog "Parameterwerte eingeben"
an, in dem Sie nun den gewünschten Zeitraum mit "Woche", "Monat",
"Quartal" oder "Halbjahr" definieren. Anschließend wird für jeden
Datensatz die Funktion "CheckDate()" aufgerufen. Die Funktion ermittelt
zunächst je nach Zeitraum die aktuelle Kalenderwoche, den aktuellen Monat,
das aktuelle Quartal oder das aktuelle Halbjahr ausgehend vom Systemdatum
"Now". Danach wird die Kalenderwoche, der Monat, das Quartal oder das
Halbjahr für das als ersten Parameter übergebene Datum ermittelt. Ein
Vergleich der Form
(intKWNow =
intKWCheck)
liefert "True/Wahr" oder "False/Falsch" und somit das
Funktionsergebnis. Abhängig davon wird dann der aktuelle Datensatz
selektiert oder nicht.
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hier, um den Tipp der Woche zu bewerten!
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Mustertexte und Textbausteine für Ihre Word-Dokumente und
Outlook-Mails
Noch nie war es so einfach E-Mails,
Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit
wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von
SmartTools QuickText Pro können Sie auf immer wieder
benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch
schneller und flexibler zugreifen.
SmartTools QuickText
Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen
daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur
Verfügung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt
haben.
Das genial einfache und innovative Konzept hat sich
bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewährt:
- Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen
Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat.
Öffnen, ändern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von
Textbausteinen auch für unerfahrene Anwender nicht sein.
- Sie haben auch größere Mengen von Mustertexten perfekt im
Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen
Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann
voll automatisch als Kategorien im Menü anbietet (auch über
mehrere Ebenen!).
- Sie müssen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools
QuickText Pro ist fest in die Menüs von Word integriert und lässt
sich kinderleicht bedienen.
- Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach über das Netzwerk
auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle
zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges
Mal erstellen und bearbeiten müssen.
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Rabatt:
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Haben
Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!)
an:
access-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und
beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Suchbegriff speichern und vorgeben Versionen:
Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe in ein
Formular eine Suchfunktion eingebaut. Der Suchbegriff wird in ein Textfeld
"txtSuchenNach" eingegeben. Wie kann ich erreichen, dass der jeweils
letzte Suchbegriff gespeichert und beim Öffnen des Formulars wieder
vorgegeben wird? R. Wendt
ANTWORT: Mit "SaveSetting"
und "GetSetting" können Sie Informationen in der Registry speichern und
später wieder auslesen. Den Einbau in ein Formular nehmen Sie wie folgt
vor:
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Entladen" auf "[Ereignisprozedur]"
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um den
VBA-Editor zu öffnen.
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
Sub Form_Unload()
SaveSetting
"Access", "Suchen", "DBName",
_ Me.txtSuchenNach
End
Sub
"DBName"
ersetzen Sie dabei durch eine individuelle Bezeichnung für die jeweilige
Datenbank. So ist sichergestellt, dass mehrere Suchbegriffe für
unterschiedliche Datenbanken gespeichert werden können.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Laden" auf "[Ereignisprozedur]"
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um den
VBA-Editor zu öffnen.
"DBName" ersetzen Sie dabei wieder
durch eine individuelle Bezeichnung für die jeweilige Datenbank.
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
Sub Form_Load()
Me.txtSuchenNach =
_ GetSetting("Access", "Suchen",
"DBName", "")
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen.
In Zukunft wird nun beim
Schließen des Formulars der aktuelle Inhalt des Feldes "txtSuchenNach" in
der Registry gespeichert und beim Laden des Formulars wieder aus der
Registry ausgelesen und im Feld "txtSuchenNach" vorgegeben.
Anleitung per Symbol
aufrufen Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Zu meiner Datenbank
habe ich eine Dokumentation mit Word geschrieben. Das Handbuch möchte ich
nun über ein Symbol aufrufen können. Wie lässt sich eine solche Funktion
realisieren? U. Christen
ANTWORT: Kopieren Sie
zunächst die folgende Deklaration und die Funktion "OpenDoc()" in ein
neues oder in ein vorhandenes Modul:
Declare Function ShellExecute Lib "shell32.dll"
_ Alias "ShellExecuteA" (ByVal hwnd
As Long, _ ByVal lpOperation
_ As String, ByVal lpFile As
String, _ ByVal lpParameters As
String, _ ByVal lpDirectory As
String, _ ByVal nShowCmd As Long)
As Long
Function OpenDoc() Dim strFName As
String
On Error Resume Next strFName =
"D:\Daten\Handbuch.doc" Call ShellExecute(0&,
vbNullString,
_ strFName,
_ vbNullString,
_ vbNullString,
_ vbNormalFocus)
End
Sub
Die Zuweisung
zu "strFName" ändern Sie gemäß dem Speicherort Ihres Word-Dokumentes, das
als Handbuch angezeigt werden soll.
Für den Einbau des Symbols
gehen Sie dann wie folgt vor:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und
wählen Sie Anpassen im Kontextmenü
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und aktivieren Sie die
Kategorie "Datei".
- Ziehen Sie den Eintrag "Benutzerdefiniert" an die gewünschte
Position in der Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol
"Benutzerdefiniert" - Access zeigt nun eine Eigenschaftenseite für das
Symbol an.
- Ändern Sie hier "Beschreibung" zum Beispiel auf "Handbuch anzeigen"
und klicken Sie dann auf Eigenschaften.
- Im dann angezeigten Dialog geben Sie im Feld "Bei Aktion" folgenden
Ausdruck ein:
=OpenDoc()
- Klicken Sie zweimal auf Schließen.
In Zukunft können Sie
nun das Handbuch per Mausklick in die Symbolleiste aufrufen. Möchten Sie
das Handbuch auch aus Formularen per Symbol abrufen, öffnen Sie zunächst
ein beliebiges Formular und nehmen Sie dann die oben erläuterten
Anpassungen vor.
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Outlook-Daten ganz einfach im Team
nutzen
Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation
intelligenter Team-Software nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft
noch effizienter:
- Bearbeiten Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im
Netzwerk.
- Geben Sie ganz einfach beliebig viele Ihrer persönlichen
Ordner mit Terminen, Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender
frei. So kann die Sekretärin beispielsweise den Kalender des Chefs
einsehen, der Chef die Termine seiner Mitarbeiter nachschlagen
oder ein Team gemeinsam Kontakte, E-Mails und Termine
verwalten.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw.
ein.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern
sind immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der
anderen Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine
aller freigegebenen Kalender im Wochen- oder Jahresüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich
ein freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle
beteiligten Anwender zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss
sich noch nicht einmal auf einem Server befinden! Jeder beliebige
Rechner in Ihrem Netzwerk kann diese Aufgabe übernehmen.
- Die neue Version 1.5 bietet jetzt noch mehr Komfort zum
Beispiel mit dem Ausblenden privater Termine für andere Anwender
und der globalen Erinnerungsfunktion für alle veröffentlichten
Ordner.
Weitere Informationen finden Sie
unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
Noch
Fragen? Wir haben für Sie eine Beratungshotline zu OLXTeamOutlook
eingerichtet: 0 54 61 / 99 52 -
21
| Datenbank mit Enums in Access 97 und 2002/XP
einsetzen Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Ich habe ein Problem
beim Zusammenspiel von Access 97 und Access 2002/XP: In der Datenbank von
Access 2002/XP habe ich eine Klasse implementiert, die u.a. eine
selbsterstellte Enumeration "Private Enum Test" enthält. Das Funktioniert
auch problemlos, aber sobald ich die Datenbank auf Access 97 konvertiere
(wird leider für das Notebook benötigt), wird der Typ "Enum" nicht mehr
erkannt. Ich habe versucht, verschiedene Steuerdateien zu referenzieren
aber ohne Erfolg. Ich habe den Eindruck, dass Access 97 selbst erstelle
Enums prinzipiell nicht unterstützt. Stimmt das? U.
Köhler
ANTWORT: Es ist in der Tat
so, dass Access 97 keine Enums unterstützt, hier können Sie nur globale
Konstanten verwenden. Um die Fehlermeldung von Access 97 zu vermeiden,
nutzen Sie die bedingte Kompilierung:
#If VBA6 Then 'Access 2000, 2002/XP oder
2003 'Hier die Enum-Deklarationen #Else 'Access
97 'Hier die Konstanten-Deklarationen #End
If
In Access 97
ist "VBA6" nicht definiert, so dass dort nur der Else-Teil mit den
Konstanten berücksichtigt wird. Ab Access 2000 ist "VBA6" definiert, so
dass dort die Enum-Deklarationen im Then-Teil berücksichtigt und die
Konstanten-Deklarationen im Else-Teil ignoriert werden.
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Office XP und 2003-Tipps kostenlos per
E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein
kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen
Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
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