Ausgabe vom 15. April 2005  In dieser Ausgabe Access-News & Downloads News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails Download-Tipp: Access-Berichte komfortabel drucken News: Sicherheitslücke in der Jet-Engine entdeckt Access-Tipp der Woche Sicherheitsabfragen durch digitale Signatur umgehen, Teil 2 Access-Helpline Neues Word-Dokument auf Basis einer Vorlage anlegen Probleme mit dem DIN-Datumsformat Mehrere Datenbanken automatisch beim Systemstart öffnen Newsletter-Tipp Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail  Access-News & Downloads News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro: Sie sehen jederzeit, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht. Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten. Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen. Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt. Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für Ihre Kollegen hinterlassen. Die Vorgängerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über 10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt für Access Weekly-Abonnenten: SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/ SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/ Download-Tipp: Access-Berichte komfortabel drucken Die Ausgabe von Access-Berichten kann einige Zeit in Anspruch nehmen, wenn es sich um große Datenmengen handelt oder Berechnungen enthalten sind. Mit dem kostenlosen SmartTools MultiPrint für Access müssen Sie in Zukunft nicht mehr wartend vor dem Rechner sitzen, sondern verlegen den Ausdruck Ihrer Berichte ganz einfach in die Mittagspause oder auf den Feierabend. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neuer Menüpunkt zur Verfügung, über den Sie MultiPrint jederzeit aufrufen können. Der Assistent zeigt eine Liste aller verfügbaren Berichte an und Sie markieren einfach die gewünschten Einträge. Ein weiterer Mausklick genügt dann und Access gibt voll automatisch einen Bericht nach dem anderen aus:  SmartTools MultiPrint für Access News: Sicherheitslücke in der Jet-Engine entdeckt Microsoft hat am Dienstag verschiedene Patches veröffentlicht, aber für eine aktuelle Sicherheitslücke in der Jet-Engine gibt es noch keine Lösung. Bereits Ende März hatte die Firma HexView Details zu diesem Problem veröffentlicht: http://hexview.com/docs/20050331-1.txt So kann das Öffnen einer manipulierten MDB-Datei zur Ausführung von schadhaftem Code führen, ohne dass Access oder ein Virenscanner davor warnen. Hexview hat die Tests mit der aktuellsten Version der Jet-Engine 4.0 (Access 2003) ausgeführt, aber es ist anzunehmen, dass auch Access 2000 und 2002/XP betroffen sind, die ebenfalls mit der Jet-Engine 4.0 ausgeliefert werden. Microsoft ist über das Problem unterrichtet, hat aber bisher noch keine Lösung veröffentlicht. Man sollte daher beim Öffnen von MDB-Dateien aus unbekannter Quelle besondere Vorsicht walten lassen. Zurzeit sind zwar noch keine Fälle bekannt, in denen diese Sicherheitslücke ausgenutzt wurde, aber entsprechender Beispielcode ist bereits im Internet aufgetaucht.  Access-Tipp der Woche Sicherheitsabfragen durch digitale Signatur umgehen, Teil 2 Versionen: Access 2003 Im ersten Teil dieses Tipps der Woche hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie sich mit Hilfe von SELFCERT.EXE ein kostenloses Zertifikat zur digitalen Signatur der VBA-Projekte in eigenen Datenbanken einrichten können. Dadurch ersparen Sie sich bei jedem Öffnen einer Ihrer Datenbanken die sonst fällige Sicherheitsabfrage, können die Sicherheitsstufe aber trotzdem auf "Mittel" einstellen, um vor Makros in anderen Datenbanken gewarnt zu werden. Wenn Sie nun eine auf diese Weise signierte Datenbank weitergeben und sie auf einem anderen Rechner geöffnet wird, zeigt Access den bereits bekannten Hinweis auf die Signatur an, aber in diesem Dialog ist die Option Dateien von dieser Quelle immer vertrauen und automatisch öffnen nicht verfügbar und kann somit nicht aktiviert werden. Das liegt daran, dass auf dem betreffenden Rechner das für die Überprüfung benötigte Zertifikat nicht installiert ist. Bitte beachten Sie: Es nützt auch nichts, dort per SELFCERT.EXE ein gleichnamiges Zertifikat anzulegen, da die Schlüssel dieses Zertifikates und der aktuellen digitalen Signatur unterschiedlich und somit ungültig sind! Wenn, dann müssten die VBA-Projekte der Datenbank mit dem auf dem Zielrechner angelegten Zertifikat neu signiert werden. Um das Zertifikat auf den Zielrechner zu übertragen, gibt es zwei Möglichkeiten: In dem beim Öffnen der Datenbank angezeigten Dialog mit dem Hinweis auf die digitale Signatur können Sie auf Details und anschließend auf Zertifikat anzeigen klicken. Hier gibt es eine weitere Schaltfläche Zertifikat installieren. Ein Klick darauf startet einen Assistenten, der die Übernahme des Zertifikates in die lokale Zertifikatspeicherung erlaubt. Dazu klicken Sie zweimal auf Weiter und einmal auf Fertigstellen. Schließen Sie dann alle weiteren Dialoge mit Ok und bestätigen Sie den Hinweis auf die Signatur mit einem Klick auf Abbrechen. Verlassen Sie dann Access und starten Sie die Datenbank einmal neu. Es wird nun wieder der Hinweis auf die digitale Signatur angezeigt, diesmal kann jedoch die Option Dateien von dieser Quelle immer vertrauen und automatisch öffnen aktiviert werden. Ein Klick auf Öffnen hält das fest, so dass in Zukunft beim Öffnen dieser und anderer, mit Ihrem persönlichen Zertifikat signierten Datenbanken keine Sicherheitsabfrage mehr erscheint. Die zweite Möglichkeit, ein Zertifikat auf den Zielrechner zu übertragen, besteht darin, das Zertifikat als Datei auf den Zielrechner zu kopieren und das Zertifikat dort einzuspielen: Öffnen Sie in der Systemsteuerung das Kontrollfeld "Internetoptionen". Wechseln Sie auf die Registerkarte "Inhalte" und klicken Sie auf Zertifikate. Markieren Sie Ihr persönliches Zertifikat, klicken Sie auf Exportieren, bestätigen Sie alle Standardvorgaben mit Weiter, wählen Sie einen entsprechenden Namen und Speichertort für die Datei aus und klicken Sie dann auf Fertigstellen. Diese Datei können Sie nun auf den Zielrechner kopieren und das Zertifikat dort einfach per Doppelklick öffnen und installieren. Eine automatische Installation des Zertifikates ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich, dazu muss der Benutzer immer in irgendeiner Form seine Zustimmung, wie beispielsweise durch die Ausführung des Installations-Assistenten, geben. ANZEIGE  Das komfortable Verwaltungstool für Multiuser-Datenbanken Hier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhängig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darüber, was mit der Datenbank geschieht: Aktive Anwender anzeigen Verhindern Sie neue Verbindungen zu der Datenbank Inaktive User automatisch abmelden Verdächtige oder abgebrochene Verbindungen finden Mitteilungen an alle angemeldeten Anwender Komfortabler und kostengünstiger Einsatz Total Access Admin ist das unentbehrliche Tool, wenn Sie Datenbanken im Netzwerk verwalten. Mit wenigen Mausklicks kommen Sie Problemen auf die Spur, bereiten Datenbanken für die Wartung vor und kommunizieren mit allen angemeldeten Anwendern in Echtzeit: http://www.add-in-world.com/katalog/ta_admin/  Access-Helpline Haben Sie Fragen zu Access Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an: access-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Neues Word-Dokument auf Basis einer Vorlage anlegen Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97  FRAGE:  Ich habe eine Dokumentenverwaltung in Access erstellt. Sie enthält ein Feld vom Typ "Hyperlink", um das gesuchte Word-Dokument anzuzeigen. Gibt es eine Möglichkeit, anstelle des Dokuments (*.doc) die dem Dokument zugrunde liegende Vorlage (*.dot) zu verwenden, um ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage zu erstellen? A. Pfiffner  ANTWORT:  Sie können per Office Automation das Dokument wie folgt öffnen, dessen Vorlage auslesen und damit ein neues Dokument erstellen: Private Sub btnNewDoc_Click()   Dim objWord As Word.Application   Dim objDoc As Word.Document   Dim strDocument As String   Dim strTemplate As String   strDocument = HyperlinkPart(Me.Hyperlinkfeld, acAddress)   Set objWord = CreateObject("Word.Application")   Set objDoc = objWord.Documents.Open(strDocument)   strTemplate = objDoc.AttachedTemplate.FullName   objDoc.Close False   Set objDoc = objWord.Documents.Add(strTemplate)   objWord.Visible = True   objWord.Activate End Sub Zunächst ermitteln wir mit Hilfe der Funktion "HyperlinkPart" den Pfad des aktuellen Dokumentes aus dem Hyperlink-Feld. Dann bauen wir per "CreateObject()" eine Verbindung zu Word auf und öffnen dort dieses Dokument über "Documents.Open". Über die Eigenschaft "AttachedTemplate.FullName" des Dokumentes lässt sich dann der Pfad der Vorlage in Erfahrung bringen. Danach wird das Dokument wieder geschlossen. Mit dem Pfad der Vorlage kann nun über "Documents.Add" ein neues Dokument angelegt werden. Die weiteren Anweisungen machen das Word-Fenster sichtbar und holen es zur weiteren Bearbeitung des neuen Dokumentes in den Vordergrund. Probleme mit dem DIN-Datumsformat Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97  FRAGE:  Ich habe in einem Formular ein ungebundenes Datumsfeld, in dem ich das aktuelle Datum im Format "TT.MM.JJJJ" anzeigen lasse. Über Schaltflächen kann ich davon ausgehend mit einer Anweisung wie der folgenden das Zahlungsziel für eine Rechnung berechnen: Me.Zahlungsziel= CDate(Me.AktDatum) + 14 'oder + 30 Das funktioniert überall einwandfrei, nur auf einem einzigen System in unserer Firma bekomme ich bei Ausführung dieser Anweisung die Fehlermeldung "Laufzeitfehler 13 - Typen unverträglich". Können Sie mir einen Hinweis geben, woran das liegen könnte? J. Dankert  ANTWORT:  Vermutlich hat der Benutzer des betreffenden Systems in der Systemsteuerung unter "Regions- und Sprachoptionen" beziehungsweise "Ländereinstellungen" das Datumsformat auf das DIN-Format "JJJJ-MM-TT" oder ein anderes Format mit Bindestrich als Trennzeichen eingestellt. In diesem Fall "stolpert" die Funktion CDate(), weil sie nicht in der Lage ist, ein Datum mit Punkt als Trennzeichen in ein Datum mit einem anderen Trennzeichen umzusetzen. Stellen Sie entweder das Format für Ihr Textfeld "AktDatum" auf "Datum, kurz" ein oder nehmen Sie die Zuweisung per "=Format(Now, "Short Date") vor, dann unterbleibt die Fehlermeldung. ANZEIGE  Formatierte Memofelder für Ihre Datenbanken Mit Total Access Memo können Sie endlich formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken: Sie erhalten ein neues Steuerelement, das Sie mit zwei Mausklicks in Formulare und Berichte einfügen können Ihre Memofelder werden zu einer kleinen Textverarbeitung mit allen wichtigen Format-Funktionen. Sie können sogar eingebettete Objekte und Grafiken verwenden. Sie können das neue Steuerelement beliebig oft mit beliebig vielen Datenbanken an andere Anwender weitergeben Weitere Informationen finden Sie unter: Total Access Memo für Access 2003, 2002/XP und 2000: http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2003/ Total Access Memo für Access 97: http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2000/ Mehrere Datenbanken automatisch beim Systemstart öffnen Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97  FRAGE:  Ich soll das System meines Chefs so einrichten, dass beim Einschalten direkt die Datenbanken mit der Kundenverwaltung, dem Auskunftssystem für unsere Produkte und eine Terminplaner-Datenbank geöffnet wird. Wie lässt sich das bewerkstelligen - man kann doch in Access immer nur eine Datenbank zurzeit öffnen? U. Zeiler  ANTWORT:  Dazu nutzen Sie am besten das Verzeichnis "AutoStart" von Windows: Wählen Sie Start-Ausführen an und geben Sie die folgende Anweisung ein: %USERPROFILE% Diese Anweisung öffnet den Windows-Explorer mit dem persönlichen Stammverzeichnis des aktuellen Benutzers. Öffnen Sie hier "Startmenü", "Programme" und "AutoStart" jeweils per Doppelklick. Starten Sie über "Arbeitsplatz" einen weiteren Windows-Explorer und ordnen Sie diesen neben dem "AutoStart"-Verzeichnis an. Lokalisieren Sie nacheinander die gewünschten Datenbanken im zuletzt geöffneten Explorer. Markieren Sie die Datenbankdatei und drücken Sie Strg+C. Wechseln Sie in den Windows-Explorer mit dem "AutoStart"-Verzeichnis, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den freien Bereich und wählen Sie Verknüpfung einfügen an. Alternativ können Sie die Datenbank-Datei auch mit der rechten Maustaste in den Windows-Explorer mit dem "AutoStart"-Verzeichnis ziehen und beim Loslassen der Maustaste Verknüpfung hier erstellen anwählen. In Zukunft werden nun alle Datenbanken, für die Sie Verknüpfungen in "AutoStart" abgelegt haben, automatisch beim Start des Rechners geöffnet. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Verknüpfung klicken, können Sie noch Eigenschaften einstellen und beispielsweise über Ausführen festlegen, dass Kundenverwaltung und Auskunftssystem "Minimiert" und die Terminplaner-Datenbank "Maximiert" angezeigt werden sollen. Ihr Chef kann dann direkt seine Termine prüfen und aktiviert die anderen Datenbanken später je nach Bedarf.  Newsletter-Tipp Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office 2003 und XP beschäftigt: Praktische Tipps zur Installation Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen Office-Versionen Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für Office 2003/XP Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office 2003 und XP Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Access Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse access-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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