 |
Ausgabe vom 16. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 -
Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten
- Download-Tipp: Komfortabler Kalender für
Access-Formulare
- Weihnachtsaktion: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen
+ CD 'Personalplanung und Dienstpläne' als kostenlose Zugabe!
- Techinfo: Volltext-Index auf SQL Server 2005
übernehmen
Access-Helpline
Newsletter-Tipp
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: SmartTools Outlook Backup 2.0 - Komfortable Sicherung für Ihre Outlook-Daten
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und
danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: Komfortabler Kalender für Access-Formulare
Wenn Sie das Kalender-Steuerelement von Access einsetzen, haben Sie mit vielen Einschränkungen zu kämpfen. So lassen sich Samstage, Sonntage, Feiertage oder Termine nicht besonders kenntlich machen, die aktuelle Kalenderwoche fehlt in der Anzeige ganz und es gibt keine Möglichkeit, ohne zusätzliche Programmierung zum aktuellen oder einem individuellen Datum zu springen. Außerdem ist zu natürlich beachten, dass das Kalender-Steuerelement bei der Weitergabe einer Datenbank auf dem Zielrechner registriert sein muss.
Der kostenlose SmartTools Kalender ist eine interessante Alternative: Sie können ihn flexibel in Ihre Datenbank einbinden, ohne zusätzliche Steuerelemente oder Komponenten zu benötigen. Dabei können Sie ihn vollkommen frei formatieren und beispielsweise Wochenenden, Feiertage und Termine mit speziellen Farben hervorheben:
 |
SmartTools
Kalender für Access kostenlos
herunterladen! |
Weihnachtsaktion: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen + CD 'Personalplanung und Dienstpläne' als kostenlose Zugabe!
Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel schnell und komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Die Vorlagen sind komplett ungeschützt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender für Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen.
In unserer Weihnachtsaktion bis zum 21.12.2005 erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Sie erhalten nicht nur den Zeitplaner 2006, sondern zusätzlich die CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" als kostenlose Zugabe!
Weitere Informationen finden Sie unter:
Zeitplanungsvorlagen + Dienstpläne
Techinfo: Volltext-Index auf SQL Server 2005 übernehmen
In der neuesten Version 2005 hat Microsoft die Volltextsuche des SQL-Servers erheblich überarbeitet, was leider dazu führt, dass vorhandene Indizes des SQL Server 2000 nicht automatisch übernommen werden können. Die Spezialisten des Support Centers haben zu diesem Thema eine Techinfo erstellt, die Schritt für Schritt die Übernahme vorhandener Indizes auf den SQL Server 2005 erläutert. Dazu haben sie ein Script entwickelt, dass die Übernahme teilweise automatisiert. Sie finden die Techinfo unter der folgenden Adresse:
Volltext-Index auf SQL Server 2005 übernehmen
| Access-Tipp der
Woche |
Datenbanken zeitgesteuert komprimieren
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wie wichtig eine regelmäßige Komprimierung von Datenbanken ist, wird meistes erst dann klar, wenn Access eine Datenbank aufgrund von Inkonsistenzen als "Beschädigt" meldet und ein Reparaturversuch notwendig wird. Eine regelmäßige Komprimierung beugt aber nicht nur Inkonsistenzen und Beschädigungen vor, sondern sorgt auch für maximale Performance beim Zugriff auf die Daten. Vor allem in größeren Unternehmen, in denen unzählige Datenbanken unterschiedlichster Versionen eingesetzt werden, gestaltet sich die regelmäßige Komprimierung für den Administrator recht umständlich: Es muss sichergestellt sein, dass alle Anwender die zu komprimierende(n) Datenbank(en) verlassen haben und es müssen alle verteilt gespeicherten Datenbanken berücksichtigt und teilweise manuell (Access 97) komprimiert werden. Access 2003, 2002/XP und 2000 erlauben zwar eine automatische Komprimierung beim Verlassen einer Datenbank, allerdings greift dieses Lösung nicht bei Front-End/Back-End-Lösungen.
Sinnvoll wäre hier eine Lösung, die alle Datenbanken zusammengefasst zu einem bestimmten Zeitpunkt oder per Klick auf eine Schaltfläche komprimiert und so auch Back-Ends einschließen kann: Die Datenbank speichert zunächst die Pfade aller zu komprimierenden Datenbanken in einer Tabelle "Datenbanken" und dort in einem Feld "DBPfad". Ein Formular erlaubt einerseits die komfortable Eingabe dieser Pfade und stellt andererseits einen Timer-gesteuerten Mechanismus bereit, der die spezifizierten Datenbanken zu einer bestimmten Zeit in einem Durchgang komprimiert. Außerdem ist eine Schaltfläche Jetzt Komprimieren vorhanden, über die eine Komprimierung losgelöst vom Timer zu einer beliebigen Zeit gestartet werden kann. Eine solche Lösung bauen Sie wie folgt auf:
- Erstellen Sie eine neue, leere Datenbank, wechseln Sie in die
VBA-Entwicklungsumgebung und setzen Sie über Extras-Verweise eine Referenz auf "Microsoft
DAO 3.x Object Library".
- Legen Sie eine Tabelle "Datenbanken" mit einem Feld "DBPfad" vom
Datentyp "Text" und der Feldlänge "250" an.
- Platzieren Sie im Formularfuß ein Textfeld "txtZeit" mit der
Bezeichnung "Komprimieren um:" und dem Standardwert "22:00".
- Legen Sie im Formularfuß eine Schaltfläche "btnKomp" mit der
Bezeichnung Jetzt komprimieren an und
geben Sie für die Ereignisprozedur "Beim Klicken" die folgenden
Anweisungen ein:
Dim db As Database, rs As Recordset
Dim strDBName As String, strDBTempName As String
DoCmd.Hourglass True
Set db = CurrentDb()
Set rs = db.OpenRecordset("Datenbanken")
On Error Resume Next
rs.MoveFirst
Do Until rs.EOF
strDBName = rs("DBPfad")
strDBTempName = Left(strDBName, Len(strDBName) - 4)
'.MDB raus...
strDBTempName = strDBTempName & _
" " & Format(Date, "YYMMDD") & _
".MDB"
Err = 0
DBEngine.CompactDatabase strDBName, strDBTempName
If Err = 0 Then
Kill strDBName
Name strDBTempName As strDBName
End If
rs.MoveNext
Loop
rs.Close
DoCmd.Hourglass False
End Sub
- Stellen Sie die Formular-Eigenschaft "Zeitgeberintervall" auf "1000"
und die Formular-Eigenschaft "Bei Zeitgeber" auf "[Ereignisprozedur]"
ein und geben Sie dafür die folgenden Anweisungen
ein:
If Format$(Now, "hh:mm") = Me.txtZeit Then
Me.TimerInterval = 0
btnKomp_Click
DoCmd.Close acForm, Me.Name, acSavePrompt
DoCmd.Quit
End If
End Sub
- Speichern Sie das Formular beispielsweise unter "Datenbanken
komprimieren" und lassen Sie es anzeigen.
Und so funktioniert die Lösung: Zunächst schalten wir den Mauszeiger auf die Sanduhr um, damit erkennbar ist, dass im Hintergrund Aktionen ausgeführt werden. Dann öffnen wir die Tabelle "Datenbanken", in der die einzelnen, zu komprimierenden Datenbanken spezifiziert sind, als Recordset. Mögliche Fehler übergehen wir per "On Error Resume Next" zunächst, eine spezifische Abfrage erfolgt im Bedarfsfall bei den folgenden Anweisungen. In einer Endlosschleife gehen wir dann alle spezifizierten Datenbanken durch. Dabei ermitteln wir zunächst den Pfad/Dateinamen der zu komprimierenden Datenbank aus dem Feld "DBPfad". Daraus bauen wir einen temporär zu verwendenden Dateinamen auf, den die Methode "CompactDatabase" als Ziel für die Komprimierung erwartet. Anschließend rufen wir die Methode "CompactDatabase" mit dem Pfad/Dateinamen der zu komprimierenden Datenbank und dem Dateinamen der Datenbank, in der das komprimierte Ergebnis zunächst gespeichert werden soll, auf. Wenn bei der Komprimierung kein Fehler aufgetreten ist, löschen wir zuerst die Quell-Datenbank, die zu komprimieren war. Das komprimierte Ergebnis befindet sich in der über den temporären Dateinamen spezifizierten Datenbank, die wir dann in den ursprünglichen Namen umbenennen.
Um die Komprimierung zeitgesteuert zu starten, setzen wir den Timer des Formulars ein. Dieser prüft jede Sekunde (TimerInterval= 1000) gegen das Feld "txtZeit", ob die eingegebene Zeit erreicht ist. Wenn ja, deaktiviert er sich zunächst selber (TimerInterval= 0), um einen Mehrfachaufruf zu vermeiden, ruft dann die Ereignisprozedur "Beim Klicken" der Schaltfläche "btnKomp" (Jetzt jomprimieren) auf und beendet die Datenbank anschließend.
Bitte beachten Sie: Sie sollten diese Lösung immer erst dann einsetzen, nachdem die tägliche, regelmäßige Datensicherung gelaufen ist! Im Falle eines unvorhersehbaren Fehlers, bei dem die Quell-Datenbank gelöscht, das komprimierte Ergebnis aber nicht zur Verfügung steht, sind so zumindest die unkomprimierten Versionen der Datenbanken auf der Datensicherung vorhanden.
|
ANZEIGE Personal-, Belegungs- und Zeitpläne in Access grafisch
darstellenHier ist die perfekte Erweiterung für alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie müssen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgänge verwalten und diese Lösung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein übersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen denkbar ist:
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese Lösung in einer komplett ungeschützten Entwicklerversion ohne jegliche Einschränkungen an: Belegungsplan für Access |
| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
'InStr' für mehrere Zeichen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Mit einer Abfrage wie
If InStr(strText, "-") <> 0 Then...
kann ich prüfen, ob ein bestimmtes Zeichen in einer Zeichenkette vorhanden ist. Um auf weitere Zeichen zu prüfen, muss ich entsprechend viele "If.. Then.. ElseIf"-Abfragen hintereinander ausführen. Geht das auch einfacher? Konkret möchte ich feststellen können, ob in einer Telefonnummer die Trennzeichen "-", "/", "(" oder ")" enthalten sind.
E. Thiess
ANTWORT: Abhilfe schafft eine benutzerdefinierte Funktion "MultiInStr()", die Sie in einem neuen oder einem vorhandenen Modul ablegen:
Function MultiInStr(aStr As Variant, _
theChars As String) As Integer
Dim I As Integer, Cnt As Integer
Cnt = 0
For I = 1 To Len(theChars)
If InStr(aStr, Mid$(theChars, I, 1)) <> 0 Then
Cnt = Cnt + 1
End If
Next I
MultiInStr = Cnt
End Function
Der Aufruf der Funktion sieht beispielsweise so aus:
If MultiInStr(strTelefon, "-/()")<> 0 Then...
Die Funktion geht in einer Schleife alle per Parameter "theChars" spezifizierten Zeichen durch und prüft mit der Standard-Funktion "InStr()", ob das Zeichen in der Zeichenkette gemäß "aStr" vorhanden ist. Ist das der Fall, wird ein Zähler jeweils um eins erhöht und als Funktionsergebnis gesetzt. Ist das Ergebnis "0", ist keines der Zeichen vorhanden, ein Ergebnis ungleich "0" zeigt an, dass mindestens ein Zeichen in der Zeichenkette vorhanden ist.
|
ANZEIGE Outlook-Daten ganz einfach im Team
nutzenMit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
OLXTeamOutlook Noch Fragen? Wir haben für Sie eine Beratungshotline zu OLXTeamOutlook eingerichtet: 0 54 61 / 99 52 - 21 |
Nachtrag: Formulare schneller laden
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Zu diesem Tipp der Woche haben uns einige Zuschriften erreicht, von denen wir zwei zusammengefasst beantworten möchten:
FRAGE: Ich möchte gerne analog zu den Formularen auch zwei Berichte vorab öffnen, die mir Ergebnisse aus eingebundenen Tabellen, die jeweils über Nacht aktualisiert werden, anzeigen. Welche Erweiterungen sind dazu notwendig?
P. Rost
FRAGE: Die Lösung ist sicherlich einfach, aber wie kann ich eine Access-Datenbank automatisch beim Einschalten des Rechners starten lassen?
R. Kunz
ANTWORT: Um auch Berichte beim Öffnen der Datenbank automatisch anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie eine Tabelle mit folgenden Feldern
an:
AnzeigeModus: Datentyp "Zahl", Feldgröße: "Byte"
- Setzen Sie den Primärschlüssel auf das Feld "BerichtsName".
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Nachschlagen" und richten Sie
folgendes Steuerelement ein:
Herkunftstyp: Werteliste
Datensatzherkunft: Versteckt;0;Minimiert;1;Normal;2
Gebundene Spalte: 2
Anzahl Spalten: 2
Spaltenbreiten: 3cm;0cm
- Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen "AutoLaden_Berichte".
- Verlassen Sie den Tabellenentwurf.
- Wechseln Sie in die VBA-Entwicklungsumgebung und ergänzen Sie die
Funktion "AutoLaden" um die Deklaration
Set rs = db.OpenRecordset("AutoLaden_Berichte")
rs.MoveLast
If Err = 0 Then
Anz = rs.RecordCount
rs.MoveFirst
For I = 1 To Anz
strReport = rs("BerichtsName")
'Access 97, 2000
'DoCmd.OpenReport strReport, acViewPreview
'ab Access 2002/XP
bModus = rs("AnzeigeModus")
Select Case bModus
Case 0
DoCmd.OpenReport strReport, _
acViewPreview, , , , , acHidden
Case 1
DoCmd.OpenReport strReport, _
acViewPreview, , , , , acIcon
Case 2
DoCmd.OpenReport strReport, _
acViewPreview, , , , , acWindowNormal
End Select
rs.MoveNext
Next I
End If 'Err= 0...
rs.Close
Achtung! Ein spezieller Anzeigemodus kann für Berichte erst ab Access 2002/XP genutzt werden! Beim Einsatz der Lösung mit Access 2000 oder Access 97 wird diese Einstellung ignoriert! Kommentieren Sie dann den Block ab der Zeile "'ab Access 2002/XP" aus und entfernen Sie das Rem-Zeichen "'" vor der Zeile "DoCmd.OpenReport...". Bitte beachten Sie weiterhin, dass Berichte auf diesem Wege immer in der Seitenansicht angezeigt und nicht direkt ausgedruckt werden!
- Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
- Öffnen Sie die Tabelle "AutoLaden_Berichte".
- Geben Sie der Reihe nach für alle anzuzeigenden Berichte den Namen
des Berichtes, so wie er im Datenbankfenster angezeigt wird, im Feld
"BerichtsName" ein und stellen Sie dann den gewünschten Modus
"Versteckt", "Minimiert" oder "Normal" ein.
Um Ihre Datenbank direkt mit dem Einschalten des Rechners automatisch zu laden, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen SIE Start-Ausführen an und
geben Sie die folgende Anweisung ein:
Diese Anweisung öffnet den Windows-Explorer mit dem persönlichen Stammverzeichnis des aktuellen Benutzers. Öffnen Sie hier nun "Startmenü", "Programme" und "AutoStart" jeweils per Doppelklick.
- Öffnen Sie nun über "Arbeitsplatz" einen weiteren Windows-Explorer
und ordnen Sie diesen neben dem Windows-Explorer mit dem
"AutoStart"-Verzeichnis an.
- Lokalisieren Sie die gewünschte Datenbank im zuletzt geöffneten
Explorer.
- Markieren Sie die Datenbankdatei und drücken Sie Strg+C.
- Wechseln Sie in den Windows-Explorer mit dem
"AutoStart"-Verzeichnis, klicken Sie dort mit der rechten Maustaste in
den freien Bereich und wählen Sie Verknüpfung
Einfügen an. Alternativ können Sie die Datenbankdatei auch
mit der rechten Maustaste in den Windows-Explorer mit dem
"AutoStart"-Verzeichnis ziehen und beim Loslassen der Maustaste Verknüpfung Hier Erstellen
anwählen.
| Newsletter-Tipp |
Office-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000
und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
- Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office.
Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Access Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
access-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2005 SmartTools Publishing Thomas
Tai