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Ausgabe vom 17. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte
Memofelder in Ihren Formularen und Berichten
- Download-Tipp: Komfortable Navigationsschaltflächen
für Access-Formulare
- Techinfo: Verteilte Daten mit Access
verwalten
Access-Helpline
- Per VBA auf Datensatzwechsel reagieren
- PCX-Bilder in Datenbank laden
- Eigenschaften-Dialog für Dateien
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| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte Memofelder in Ihren Formularen und Berichten
Total Access Memo ist eine leistungsfähige Access-Erweiterung, mit der Sie formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken können. Die neue Version Total Access Memo 2003 unterstützt sowohl Access 2000 als auch 2002/XP und 2003! Nach der Installation genügen wenige Mausklicks, um das neue Steuerelement in ein Formular einzufügen und an ein Memofeld zu binden. Vorhandene Inhalte bleiben komplett erhalten und können danach in einem leistungsfähigen Editor beliebig formatiert werden.
Für den Ausdruck der Daten fügen Sie das Memo-Steuerelement einfach in Ihre Berichte ein oder exportieren den Inhalt ohne Verluste nach Word. Die aktuelle Version 2003 bietet jetzt eine neue Funktion zur komfortablen Kontrolle der Steuerelementgröße auf Berichten. Außerdem können Sie in dem integrierten Editor die deutsche Rechtschreibprüfung von Office nutzen.
Weitere Informationen zu Total Access Memo 2003 für Access 2000, 2002/XP und 2003 finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2003/
Total Access Memo gibt es auch in einer speziellen Version für Access 97:
http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2000/
Download-Tipp: Komfortable Navigationsschaltflächen für Access-Formulare
Die Standard-Navigationsschaltflächen von Access erweisen sich in der Praxis als wenig komfortabel. Sie sind zu klein, bieten keine "Quickinfos" als Bedienhilfe und es fehlen wichtige Funktionen wie eine Möglichkeit zum Löschen von Datensätzen.
Die kostenlosen SmartTools Navigationsschaltflächen sind eine interessante Alternative, die Sie universell und mit wenig Aufwand in jedem Formular einsetzen können. Sie sind übersichtlich, in verschiedenen Designs verfügbar, bieten zahlreiche Zusatzfunktionen und sind samt Sourcecode und Online-Hilfe zum kostenlosen Download freigegeben:
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Techinfo: Verteilte Daten mit Access verwalten
Unternehmensdaten werden häufig nicht nur in Access-Datenbanken, sondern auch in Excel-Arbeitsmappen, in SQL-Datenbanken oder in Textdateien gespeichert. Wie aber bringen Sie all diese Datenquellen unter einen Hut, um daraus beispielsweise Auswertungen oder Übersichten als Bericht zu erstellen?
Access erleichtert zwar das Einbinden externer Datenquellen durch den Einsatz von Assistenten, die Sie Schritt für Schritt leiten, aber es gibt zahlreiche Stolperfallen, die es dabei zu berücksichtigen gilt. Die Office Online-Spezialisten haben eine Präsentation erstellt, die Ihnen die genaue Vorgehensweise Schritt für Schritt erklärt:
Verteilte Daten mit Access verwalten
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| Access-Tipp der
Woche |
Pfad und Dateiname der aktuellen Datenbank in der Titelleiste anzeigen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Vor allem bei der Entwicklung von Access-Anwendungen öffnen Sie regelmäßig Datenbanken, die quer über das Netzwerk verteilt sind. Nicht selten haben die Datenbanken dabei identische Namen wie "Adressen.mdb", werden jedoch in verschiedenen Abteilungen - Lager, Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung - eingesetzt und sind dementsprechend auch in unterschiedlichen Verzeichnissen gespeichert. Hier gilt es, die die Übersicht zu behalten, damit nicht versehentlich Änderungen in der falschen Datenbank durchgeführt werden. Hilfreich wäre hier die Möglichkeit, Pfad und Dateiname der aktuellen Datenbank in der Titelleiste des Access-Fensters anzuzeigen. Glücklicherweise lässt sich das mit wenig Aufwand schnell realisieren:
- Wechseln Sie in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Legen Sie ein neues Modul "modPathNameToTitle" an.
- Geben Sie die folgende Funktion ein:
Dim db As Database
Dim P As Property
On Error Resume Next
Set db = CurrentDb()
If blnDelete Then
db.Properties.Delete "AppTitle"
Else
db.Properties("AppTitle") = db.Name
If Err <> 0 Then
Set P = db.CreateProperty("AppTitle", _
dbText, db.Name)
db.Properties.Append P
End If
End If 'blnDelete...
db.Properties.Refresh
Application.RefreshTitleBar
End Function
- Speichern Sie das Modul und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
- Legen Sie ein neues Makro "AutoExec" an bzw. ergänzen Sie ein
vorhandenes "AutoExec"-Makro um die in Schritt 6. erläuterte Aktion.
- Richten Sie eine Aktion "AusführenCode" ein.
- Geben Sie für den Parameter "Funktionsname" folgenden Ausdruck
ein:
- Speichern Sie das Makro und verlassen Sie den
Makroentwurf.
Und so funktioniert diese Lösung: Das "Database"-Objekt stellt eine Auflistung "Properties" zur Verfügung, über die verschiedene datenbankspezifische Eigenschaften eingestellt werden können. Dazu nutzen Sie normalerweise das Menü Extras-Start und geben beispielsweise im Feld Anwendungstitel ein, was in der Titelleiste von Access angezeigt werden soll. Diese Eigenschaften lassen sich aber auch per VBA setzen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einzelne Datenbank-Eigenschaften erst dann vorhanden sind, wenn sie einmal eingestellt wurden. Für den Text in der Titelleiste des Access-Fensters ist zum Beispiel die Eigenschaft "AppTitle" zuständig, die Sie, siehe oben, normalerweise über Extras-Start und dort im Feld Anwendungstitel einstellen. Ist die Eigenschaft vorhanden, reicht also eine Zuweisung 'db.Properties("Name") = "Neuer Text"' Andernfalls muss ein "Property"-Objekt per "CreateProperty()" initialisiert und mit der Methode "Append" zur Auflistung "Properties" hinzugefügt werden. In beiden Fällen, Änderung oder Neuanlage, sorgt dann ein "Properties.Refresh" für die dauerhafte Speicherung und der Aufruf von "Application.RefreshTitleBar" für die Aktualisierung der Titelleiste des Access-Fensters.
Die Funktion "PathNameToTitle()" wird mit einem Parameter "blnDelete" ("True" oder "False") aufgerufen. Sie können darüber steuern, ob der Pfad/Dateiname in der Titelleiste angezeigt werden soll (blnDelete= False) oder ob die Eigenschaft gelöscht (btnDelete= True) und somit wieder der Standardtext in der Titelleiste angezeigt werden soll.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Per VBA auf Datensatzwechsel reagieren
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Beim Navigieren in einem Formular zwischen verschiedenen Datensätzen einer Tabelle mit Hilfe der Navigationsbuttons soll bei jedem Klick-Ereignis eine VBA-Prozedur aufgerufen werden, um je nach Inhalt des Datensatzes in einem Datensatzelement Änderungen eines anderen Datensatzelementes zu ermöglichen oder zu verhindern. Im Eigenschaftsfenster habe ich jedoch keine Möglichkeit gefunden, eine Ereignisprozedur aufzurufen, die auf das Bewegen zwischen Datensätzen beim Einsatz der Standard-Navigationsbuttons eines Formulars reagiert. Besteht in Access eine Möglichkeit, beim Klicken auf Standard-Navigationsbuttons Ereignis-Prozeduren aufzurufen oder muss ich auf eigene Navigationsschaltflächen zurückgreifen, um solche Prozeduren zu ermöglichen?
H. Fiedler
ANTWORT: Für solche Aufgaben steht in Formularen eine spezielle Ereignisprozedur zur Verfügung, deren Name jedoch etwas irreführend ist: "Beim Anzeigen" (VBA: Form_Current). Besser hätte hier "Bei Datensatzwechsel" gepasst, denn diese Ereignisprozedur wird immer dann aufgerufen, wenn im Formular ein anderer Datensatz angezeigt werden soll. Diese Ereignisprozedur wird also auch beim Blättern in den Datensätzen über die Navigationsbuttons aufgerufen. Hier können Sie also beispielsweise wie folgt ein Feld abhängig vom Inhalt eines anderen Feldes aktivieren oder deaktivieren:
Private Sub Form_Current()
If Me.Feld1 = "Privat" Then
Me.Feld2.Enabled = True
Else
Me.Feld2.Enabled = False
End If
End Sub
PCX-Bilder in Datenbank laden
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Faxeingänge liegen bei uns im PCX-Format vor und sollen in eine Access 2002/XP-Datenbank geladen werden. Ich habe versucht die Daten mit folgendem Befehl zu laden:
rs("oleBild").AppendChunk arrBin()
Das Feld "oleBild" meldet mir als Feldinhalt "Long Binary Data". Diese Daten werden im Formular nicht dargestellt. Wie bekomme ich die PCX-Datei als Feldinhalt "Bild" in die Access-Datenbank?
K. Brütt
ANTWORT: Wenn Sie im Formular über "Objekt einfügen" ein Bild einlesen, generiert Access automatisch eine vom jeweiligen Bildtyp (GIF, JPG, PCX, TIF etc.) unabhängige Bitmap-Darstellung (BMP), die für die Anzeige im Formular verwendet und zusammen mit dem Original-Bild als "Kombiobjekt" gespeichert wird. Mit "AppendChunk" übertragen Sie lediglich binäre Daten in das OLE-Feld, so dass Access die Bitmap für die Anzeige im Formular fehlt. Sie müssen also die der Funktion "Objekt einfügen" entsprechenden Eigenschaften und Methoden nutzen, damit Access die Bitmap für die Anzeige generiert:
With Me.Bild
.SourceDoc = "D:\Bilder\Bild.pcx"
.Action = acOLECreateLink
End With
Über "SourceDoc" legen Sie zunächst den Pfad und Dateinamen des einzubindenden Bildes fest, über "Action" wird das Bild dann eingebunden, wobei Sie per Parameter steuern können, ob das Bild direkt eingebettet (acOLECreateEmbed) oder verknüpft (acOLECreateLink) werden soll (siehe auch Eigenschaft "Zugelassene OLE-Objektart", sollte auf "Beides" eingestellt sein). Die Art der Anzeige steuern Sie dann je nach Erfordernis über die Eigenschaft "Größenanpassung" des OLE-Steuerelementes im Formular.
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Eigenschaften-Dialog für Dateien anzeigen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe eine Datenbank erstellt, mit der ich meine Office-Dokumente verwalte. Ich möchte nun beispielsweise für ein Word-Dokument oder eine Excel-Arbeitsmappe einen Eigenschaften-Dialog anzeigen lassen, über den ich Einträge wie "Titel", "Autor", "Stichwort", "Betreff" etc. prüfen und ggf. ergänzen kann, OHNE dass ich dazu das Dokument in Word oder Excel öffnen muss.
O. Haggins
ANTWORT: Wenn Sie im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf ein Word-Dokument, eine Excel-Arbeitsmappe oder ein anderes Office-Dokument klicken und Eigenschaften anwählen, wird in ein Dialog angezeigt, der eine Registerkarte "Dateiinfo" präsentiert, die obige Informationen anzeigt und auch deren Änderung erlaubt. Diesen Eigenschaften-Dialog können Sie per VBA wie folgt anzeigen lassen:
- Geben Sie in einem neuen oder einem vorhandenen Modul die folgenden
Deklarationen und die Funktion "ShowFilePropertiesDialog()"
ein:
Private Const SW_SHOW As Long = 5&
Private Type SHELLEXECUTEINFO
cbSize As Long
fMask As Long
hwnd As Long
lpVerb As String
lpFile As String
lpParameters As String
lpDirectory As String
nShow As Long
hInstApp As Long
lpIDList As Long
lpClass As String
hkeyClass As Long
dwHotKey As Long
hIcon As Long
hProcess As Long
End Type
Private Declare Function ShellExecuteEx _
Lib "shell32.dll" _
(ByRef SEI As SHELLEXECUTEINFO) As Long
Public Function ShowFilePropertiesDialog( _
ByVal FileOrDirectory As String, _
Optional ByVal hWndParent As Long) _
As Boolean
Dim SEI As SHELLEXECUTEINFO
With SEI
.cbSize = Len(SEI)
.hwnd = hWndParent
.nShow = SW_SHOW
.fMask = SEE_MASK_INVOKEIDLIST
.lpVerb = "Properties"
.lpFile = FileOrDirectory
End With
ShellExecuteEx SEI
ShowFilePropertiesDialog = (SEI.hInstApp > 32)
End Function
- Legen Sie im Formular eine Schaltfläche Eigenschaften
(btnProperties) an und geben Sie für deren Ereignisprozedur "Beim
Klicken" folgende Anweisung ein:
ShowFilePropertiesDialog Me.DocPath, Me.hWnd
End Sub
"DocPath" ersetzen Sie dabei durch den Namen des Feldes, das in Ihrem Formular Pfad und Dateiname des Dokumentes speichert. Der zweite Parameter "Me.hWnd" ist optional - ist er angegeben, wird das Eigenschaftenfenster ans Formular gebunden, andernfalls erscheint es willkürlich irgendwo auf dem Bildschirm.
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