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Ausgabe vom 17. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Das perfekte Verwaltungstool für
Multiuser-Datenbanken
- Download-Tipp: Das komfortable A-Z-Register für Ihre
Access-Formulare
- Techinfo: Probleme mit SQL-Abfragen
umgehen
Access-Helpline
- Formulargröße nach Umstellung anpassen
- Termine per E-Mail versenden
- Nachtrag: Formulare und Berichte über Listenfelder
öffnen
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Das perfekte Verwaltungstool für Multiuser-Datenbanken
Hier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhängig davon, ob Access 97, 2000, 2002/XP oder 2003 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darüber, was mit der Datenbank geschieht:
- Aktive Anwender anzeigen
- Verhindern Sie neue Verbindungen zu der Datenbank
- Inaktive User automatisch abmelden
- Verdächtige oder abgebrochene Verbindungen finden
- Mitteilungen an alle angemeldeten Anwender
- Komfortabler und kostengünstiger Einsatz
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Download-Tipp: Das komfortable A-Z-Register für Ihre Access-Formulare
So können finden Sie sich in Ihren Access-Formularen künftig noch schneller zurecht: Das "SmartTools A-Z Register" wird als Add-In in Access installiert und kann jederzeit mit zwei Mausklicks eingeblendet werden. Sie wählen dann ein beliebiges Feld des Formulars aus einer Dropdown-Liste aus und in Zukunft genügt der Mausklick auf einen Buchstaben, um den ersten Datensatz anzuwählen, dessen Feldinhalt mit diesem Buchstaben beginnt. Auf diese Weise bewegen Sie sich schnell und komfortabel auch durch umfangreiche Datenbestände.
SmartTools Publishing stellt Ihnen diese Access-Erweiterung kostenlos zur Verfügung: Nach der automatischen Installation finden Sie unter Extras-Add-Ins einen neuen Menüpunkt, über den Sie das Register jederzeit aufrufen können:
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SmartTools
A-Z Register für
Access |
Techinfo: Probleme mit SQL-Abfragen umgehen
Sicherlich ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass sich Datenbanken, vor allem mit ODBC-Anbindung, beim Einsatz von SQL-Abfragen in einigen Fällen drastisch vergrößern. Das gilt vor allem für SQL-Abfragen, die Sie beispielsweise in den Eigenschaften "Datenherkunft" von Formularen und Berichten oder den Eigenschaften "Datensatzherkunft" und "Steuerelementeinhalt" von Listen und Steuerelementen einsetzen. SQL Pass Through-Abfragen, bei denen vor der Ausführung Parameter per VBA geändert werden, sind ebenfalls problematisch.
Auslöser der unerwünschten Datenbank-Vergrößerung ist die Tatsache, dass Access bei jeder Änderung jeweils temporäre Abfragen anlegt und sie nach der Ausführung nicht wieder löscht. Unter der folgenden Adresse finden Sie eine Techinfo mit weiteren Informationen zu diesem Problem sowie verschiedenen Lösungsansätzen, um das Problem künftig zu umgehen:
Probleme mit SQL-Abfragen umgehen
| Access-Tipp der
Woche |
Abfrageergebnisse schützen
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
Über die Helpline erreichen uns immer wieder Zuschriften mit der Frage, ob und wie sich einzelne Felder in der Ergebnisansicht einer Abfrage gegen Überschreiben oder vor Änderungen schützen lassen. Ein direkter Schutz des Abfrageergebnisses ist aber leider nicht möglich. Eine Abfrage verfügt weder über entsprechende Eigenschaften, noch lässt sie sich per VBA oder API-Funktionen manipulieren. Der einzige Weg, Ergebnisse einer Abfrage in der typischen Tabellenansicht anzuzeigen und einzelne Felder zu schützen, besteht darin, ein Formular mit der bereffenden Abfrage als Datenbasis einzusetzen und es in der Datenblattansicht anzeigen zu lassen. Dabei werden Felder, die im Formular auf "Gesperrt = Ja" und "Aktiviert = Nein" eingestellt sind, auch in der Datenblattansicht gesperrt und können somit auch nicht geändert werden:
- Legen Sie zunächst ein Formular auf Basis der gewünschten Abfrage
an.
- Stellen Sie die Eigenschaften "Standardansicht" und "Zugelassene
Ansicht(en)" auf "Datenblatt" ein.
- Ziehen Sie alle bzw. die im Ergebnis anzuzeigenden Felder der
Abfrage in den Detailbereich des Formulars.
- Markieren Sie der Reihe nach die zu schützenden Felder und stellen
Sie die Eigenschaften "Gesperrt" auf "Ja" und "Aktiviert" auf
"Nein".
Sub btnTest()
DoCmd.OpenForm "Formularname"
End Sub
Wenn Sie nur wenige Abfragen auf diese Weise anzeigen möchten, ist der Einsatz von direkt an die Abfrage gebundener Abfragen noch praktikabel. Bei mehreren Abfragen oder wenn Abfragen häufig geändert werden, empfiehlt sich eine dynamische Lösung:
- Legen Sie zunächst ein neues Formular "AbfrageViaFormular" ohne
Datenbasis an.
- Stellen Sie die Eigenschaften "Standardansicht" und "Zugelassene
Ansicht(en)" auf "Datenblatt" ein.
- Legen Sie im Detailbereich des Formulars eine Reihe von Textfeldern
an. Die Anzahl richtet sich danach, wie viele Felder Ihre umfangreichste
Abfrage liefert.
- Benennen Sie die Textfelder fortlaufend nummeriert "txt0", "txt1",
"txt2" usw.
- Weisen Sie den zugehörigen Bezeichnungsfeldern ebenfalls fortlaufend
nummerierte Namen "lbl0", "lbl1", "lbl2" usw. zu.
- Legen Sie eine Schaltfläche "btnX" an, deren Eigenschaft
"Reihenfolgenposition" Sie auf "0" einstellen.
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und
setzen Sie über Extras-Verweise einen
Verweis auf "Microsoft DAO 3.x Object Library".
- Geben Sie in einem Modul die folgende Prozedur
ein:
arrSperren As Variant)
Dim db As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Dim F As Form
Dim I As Integer, J As Integer
Const cstrForm = "AbfrageViaFormular"
DoCmd.OpenForm cstrForm, , , , , acHidden
Set F = Forms(cstrForm)
F.RecordSource = strAbfrage
F.btnX.SetFocus
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset(strAbfrage, dbOpenSnapshot)
For I = 0 To rs.Fields.Count - 1
F.Controls("txt" & CStr(I)).ControlSource = _
rs.Fields(I).Name
F.Controls("lbl" & CStr(I)).Caption = _
rs.Fields(I).Name
For J = 0 To UBound(arrSperren)
If arrSperren(J) = I + 1 Then
F.Controls("txt" & CStr(I)).Locked = True
F.Controls("txt" & CStr(I)).Enabled = False
End If
Next J
Next I
rs.Close
DoCmd.Save acForm, cstrForm
DoCmd.OpenForm cstrForm, acFormDS, , , , acWindowNormal
End Sub
- Für den Aufruf Ihrer Abfragen legen Sie in einem "Menüformular"
verschiedene Schaltflächen an, für deren Ereignisprozeduren "Beim
Klicken" Sie jeweils folgende Anweisung
eingeben:
AbfrageViaFormular "Abfragename", Array(1, 2, 5)
End Sub
Als Parameter übergeben Sie den Namen der jeweiligen Abfrage sowie ein per "Array()" aufgebautes Array mit den Nummern der Felder, die gesperrt werden sollen.
Die Prozedur "AbfrageViaFormular" öffnet das gleichnamige Formular und weist ihm zunächst dynamisch die jeweilige Abfrage als Datenbasis zu. Gleichzeitig wird die Datenbasis als Recordset geöffnet. In einer Schleife werden dann gemäß der Fields-Auflistung des Recordsets die Felder des Formulars gebunden bzw. die Bezeichnungsfelder entsprechend beschriftet. Eine Prüfung gegen das als Parameter übergebene Array "arrSperren" setzt die Eigenschaften "Locked" und "Enabled" für die betreffenden Felder. Damit es beim Sperren nicht zu einem Laufzeitfehler kommt - Steuerelemente mit Fokus können nicht gesperrt werden - haben wir den Fokus zuvor auf die Schaltfläche "btnX" gesetzt. Vor der Anzeige des Formulars wird es einmal gesichert, damit der Anwender später beim Schließen nicht die für ihn verwirrende Abfrage nach zu speichernden Änderungen angezeigt bekommt.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access Access 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Formulargröße nach Umstellung anpassen
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir haben eine Reihe von Datenbankanwendungen im Einsatz, die mit Access 97/2000 (Windows NT) entwickelt wurden. Nach der Umstellung auf Access 2003 (Windows XP) werden u.a. unsere aufwendigen Eingabeformulare nicht mehr mit voller Bildschirmgröße dargestellt. Gibt es eine Möglichkeit (ohne die Formulare nacharbeiten zu müssen) die Formulare wieder proportional an die Bildschirmgröße anzupassen?
M. Rossrucker
ANTWORT: Das Problem hat seine Ursache in der Benutzeroberfläche von Windows XP: Hier werden zum Beispiel Titelleisten, Rahmen oder Rollbalken in anderen Breiten und Höhen dargestellt, als unter Windows NT. Dadurch bleibt in den Formularen weniger Platz, so dass "pixelgenau" ausgerichtete Masken nicht mehr korrekt angezeigt werden können. Sicherlich ist es möglich, die Formulare jedes Mal beim Laden mit einem "Resizer" an die neuen Gegebenheiten anzupassen, alternativ könnten Sie aber auch in Erwägung ziehen, Windows XP mit der "alten" NT-Oberfläche laufen zu lassen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie
Eigenschaften im Kontextmenü an.
- Stellen Sie in der Liste Design
den Eintrag "Windows - klassisch" ein.
- Übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche
Ok.
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Termine per E-Mail versenden
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich benutze einen Terminplaner, den ich selbst mit Access 2000 entwickelt habe. In diesen Terminplaner ist die Möglichkeit vorgesehen, Termine per E-Mail zu versenden. Beim Aufruf des Kommandos "DoCmd.SendObject" erhalte ich die Fehlermeldung "Die Nachricht konnte aus dem Grund nicht gesendet werden, der in der vorherigen Warnung angegeben wurde." Der VBA-Code sieht wie folgt aus:
DoCmd.SendObject , "", "", an, cc, bcc, betr, Text
Leider findet ich in der Hilfe von Access Dazu keine Informationen. Wie kann ich diesen Fehler beheben?
T. Wahl
ANTWORT: Vermutlich setzen Sie Outlook 2000 im Modus "Nur via Internet" ein - in diesem Modus ist jedoch ein Zugriff per "DoCmd.SendObject" nicht möglich. Dazu muss Outlook 2000 für den Einsatz im Modus "Unternehmen oder Arbeitsgruppe" eingerichtet sein:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "E-Mail-Dienste".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Konfiguration ändern.
- Aktivieren Sie im dann folgenden Dialog die Option Unternehmen oder Arbeitsgruppe und klicken
Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Bestätigen Sie die daraufhin angezeigte Sicherheitsabfrage mit Ja.
- Outlook wird nun beendet. Starten Sie es einmal neu, legen Sie
gegebenenfalls die zum Nachladen von Programmkomponenten benötigte CD
ein und beenden Sie Outlook wieder.
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Nachtrag: Formulare und Berichte über Listenfelder öffnen
Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ist es irgendwie möglich, nur bestimmte Formulare oder Berichte in der Auswahl anzeigen zu lassen?
K. Mader
ANTWORT: Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Erweitern Sie die Namen der Formulare und Berichte, die in den
Listen zur Auswahl angezeigt werden sollen, um ein Präfix wie "lst" oder
"mnu". Ein Formular "Kunden" hat dann zum Beispiel den Namen "mnuKunden"
oder ein Bericht "Umsatz" den Namen "mnuUmsatz".
- Ändern Sie die SQL-Abfrage für die Liste mit den Formularen wie
folgt:
Left([Name],3)= "mnu" and Left([Name],1)<> "~" order by Name;
- Ändern Sie die SQL-Abfrage für die Liste mit den Berichten wie
folgt:
Left([Name],3)= "mnu" and Left([Name],1)<> "~" order by Name;
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- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und
2003
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
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