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Ausgabe vom 18. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- News: Adressen aus Mails und Webseiten nach Outlook
übernehmen
- Download-Tipp: Front- und Back-End-Datenbanken
optimal nutzen
- News: Neue Schrift für die
VBA-Entwicklungsumgebung
- Techinfo: SQL Server Schritt für Schritt
absichern
Access-Helpline
- Aufgabe in Outlook anlegen
- Unerwünschte Leerzeichen in Namensfeldern
löschen
- Fehlerhafte Verweise
abfangen
| Access-News &
Downloads |
News: Adressen aus Mails und Webseiten nach Outlook übernehmen
Sicherlich kennen Sie das: Sie haben eine E-Mail erhalten, in der sich eine Adresse im Nachrichtentext befindet, die Sie in Ihre Kontakte übernehmen möchten. Wenn keine elektronische Visitenkarte angehängt ist, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Daten manuell in einen neuen Kontakt zu übernehmen. Mit dem Adress-Assistenten können Sie sich diesen Aufwand in Zukunft sparen:
- Markieren Sie einfach eine Adresse im Text einer Mail und rufen Sie
den Assistenten auf.
- Die Markierung wird analysiert und auf die entsprechenden Felder
"Anrede", "Firma", "Strasse", "Ort", "Telefon", "E-Mail" usw.
verteilt.
- Korrekturen oder Erweiterungen nehmen Sie bei Bedarf mit wenigen
Mausklicks vor und lassen den entsprechenden Kontakt dann voll
automatisch in Outlook anlegen.
- Integration in den Internet Explorer - Markieren Sie eine Adresse
auf einer Internetseite und übernehmen Sie sie über das Kontextmenü
(Klick mit der rechten Maustaste) aus dem Internet Explorer nach
Outlook
- Stimmen Sie Ihren Adress-Assistenten individuell auf spezielle
Adressformate ab, mit denen Sie es immer wieder zu tun haben.
- Wählen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner aus, in dem der
Assistent den neuen Kontakt speichern soll.
- Automatische Korrektur von Umlauten und kleingeschriebenen
Adressen
- Automatische Aufteilung mit Leerzeichen getrennten Adressblöcken in
Einzelzeilen.
- Direkte Übernahme eines Kontaktes nach Word oder
Excel.
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-adressass-pro/
Download-Tipp: Front- und Back-End-Datenbanken optimal nutzen
Die Aufteilung einer Datenbank in Front-End und Back-End ist für den Einsatz im Netzwerk unerlässlich, bietet aber auch für den "normalen" Einsatz viele Vorteile. In unserer kostenlosen Techinfo finden Sie dazu die wichtigsten Grundlagen und erfahren, worauf Sie bei der Aufteilung achten müssen. Lernen Sie Ihre Datenbanken im Netzwerk noch effizienter einzusetzen: In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung teilen Sie sie ganz einfach in Front-End und Back-End auf:
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Front-End/Back-End-Anleitung
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News: Neue Schrift für die VBA-Entwicklungsumgebung
Mit "Consolas" hat Microsoft eine spezielle Schrift für den Einsatz in Entwicklungsumgebungen veröffentlicht, die die seit vielen Jahren genutzte "Courier"-Schrift ablösen soll. Der Consolas-Font wurde für den Einsatz mit ClearType optimiert und liefert eine deutlich schärfere Darstellung auch in der VBA-Entwicklungsumgebung. Sie finden den kostenlosen Download unter:
Consolas-Font für die VBA-Entwicklungsumgebung
Bitte beachten Sie, dass die Installation nur durchgeführt wird, wenn sich auch Visual Studio 2005 auf Ihrem Rechner befindet (Visual Studio 2005 Express können Sie aber ebenfalls kostenlos bei Microsoft herunterladen). Der Consolas-Font soll außerdem mit Windows Vista und Office 2007 standardmäßig ausgeliefert werden.
Techinfo: SQL Server Schritt für Schritt absichern
Bei der Absicherung eines SQL Servers sind Administratoren in der Regel für jede Hilfe dankbar. Zu umfangreich sind die vorhandenen Einstellungen und Optionen, zu dürftig die Dokumentationen. Hier hilft nun ein White Paper der SQL Server-Spezialisten von Microsoft. In insgesamt 10 Schritten erhalten Sie hier Hinweise und Tipps, wie Sie zur erfolgreichen Absicherung des SQL Servers vorgehen müssen:
SQL Server Schritt für Schritt absichern
In den einzelnen Schritten wird detailliert erläutert, wie Sie beispielsweise zur Schließung von Sicherheitslücken oder der richtigen Einstellung von Zugriffsrechten vorgehen müssen. Links auf ergänzende Informationen beispielsweise zum Download eines Security Guides runden das White Paper ab.
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| Access-Tipp der
Woche |
Windows-Funktionen komfortabel aus Access aufrufen, Teil 1
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Mit VBA lassen sich zwar viele hilfreiche Zusatzfunktionen für eine Datenbankanwendung realisieren, aber wenn Sie beispielsweise das Kontrollfeld für die Einrichtung von ODBC-Verbindungen aus Access heraus anzeigen möchten, muss VBA passen. Microsoft stellt jedoch für diese Windows-Funktionen eine leistungsfähige Bibliothek "Shell Controls and Automation" zur Verfügung, die Sie auch problemlos mit Access nutzen können. Dieser zweiteilige Tipp der Woche vermittelt Grundlagen und zeigt praktische Beispiele für den Einbau in Ihre Datenbanken.
Um die Bibliothek "Shell Controls and Automation" per VBA nutzen zu können, müssen Sie zunächst einen Verweis auf das entsprechende Objektmodell setzen:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung oder
öffnen Sie ein Modul im Entwurfsmodus.
- Wählen Sie das Menü Extras-Verweise an.
- Lokalisieren Sie den Eintrag "Microsoft Shell Controls And
Automation" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag.
- Übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf Ok.
- Legen Sie ein neues Formular "Test" oder ähnlich.
- Platzieren Sie im Formular eine Schaltfläche ODBC-Verbindungen (Namen = btnODBC) an.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Klicken" auf den Eintrag
"Ereignisprozedur]" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den
drei Punkten, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
Dim s As New Shell
s.ControlPanelItem ("odbccp32.cpl")
Set s = Nothing
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular
anzeigen.
Die Funktionsweise ist schnell erklärt: "Dim s As New Shell" initialisiert eine Objektvariable vom Datentyp "Shell", wobei "As New..." dafür sorgt, dass das Objekt direkt genutzt werden kann. Die dann folgende Anweisung "s.ControlPanelItem ("odbccp32.cpl")" ruft die Methode "ControlPanelItem" des Objektes "Shell" auf. Als Parameter ist der Dateiname des anzuzeigenden Kontrollfeldes (Dateierweiterung = CPL, Control Panel) anzugeben, der in diesem Fall "odbccp32.cpl" lautet. "Set s = Nothing" dereferenziert die Objektvariable anschließend wieder, so dass der von ihr belegte Speicherplatz wieder freigegeben wird. Ähnlich einfach können Sie auch andere Kontrollfelder wie zum Beispiel für die Einstellung von Datum und Zeit ("timedate.cpl") oder für die Regions- und Sprachoptionen ("intl.cpl") anzeigen. Eine Übersicht der verfügbaren Kontrollfelder und deren Dateinamen erhalten Sie am einfachsten über den Windows-Explorer: Lokalisieren Sie das Verzeichnis "Windows\System32" und lassen Sie dessen Inhalt in der Ansicht "Details" nach Typ sortiert anzeigen. Scrollen Sie dann nach unten, bis der Abschnitt "Systemsteuerungsoptionen" erreicht hier. Was sich hinter den einzelnen CPL-Dateien verbrigt, bringen Sie am einfachsten durch einen Doppelklick auf die Datei in Erfahrung: Daraufhin wird das Kontrollfeld mit der Systemsteuerung geöffnet. Alternativ können Sie eine CPL-Datei mit der rechten Maustaste anklicken und Mit der Systemsteuerung öffnen im Kontextmenü anwählen.
Noch ein Beispiel für nützliche Funktionen dieser Bibliothek: Eine der relativ oft gestellten Fragen in der Access-Helpline ist "Wie kann ich Access per Schaltfläche beenden und gleichzeitig den Rechner herunterfahren?". Die Antwort liegt in "Shell Controls And Automation" verborgen: Mit der Methode "ShutdownWindows" können Sie den normalerweise per Menü Start-Herunterfahren aufgerufenen Dialog anzeigen lassen. Ein Klick auf Ausschalten fährt dann den Rechner sofort herunter. Ein explizites Beenden von Access ist nicht notwendig, da Windows das beim Herunterfahren automatisch erledigt. Den Einbau einer solchen Schaltfläche nehmen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das betreffende Formular, beispielsweise ein Hauptmenü,
im Entwurfsmodus.
- Platzieren Sie im Formular eine Schaltfläche Access beenden, Rechner herunterfahren
(Namen = btnShutdown) an.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Klicken" auf den Eintrag
"Ereignisprozedur]" ein und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den
drei Punkten, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Geben Sie die folgenden Anweisungen ein:
Dim s As New Shell
s.ShutdownWindows
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie das Formular
anzeigen.
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DatenbankenMit Total Access Memo können Sie endlich formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken:
Total Access Memo für Access 2003, 2002/XP und 2000 |
| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Aufgabe in Outlook anlegen
Versionen: Access 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Bei der Entwicklung meiner Datenbanken lege ich für noch zu erledigende Dinge jeweils eine Aufgabe in Outlook an. Das würde ich gerne per Schaltfläche vereinfachen, kenne mich aber mit der Outlook-Programmierung nicht aus. Können Sie mir Tipps geben, wie sich so etwas realisieren lässt?
E. Böttcher
ANTWORT: Mit Office Automation lässt sich diese Aufgabe schnell erledigen:
- Wechseln Sie in die VBA-Entwicklungsumgebung und setzen Sie über
Extras-Verweise eine Referenz auf
"Microsoft Outlook X.x Objekt Library", wobei "X.x" für "11.0" bei
Outlook 2003, "10.0" bei Outlook 2002/XP und "9.0" bei Outlook 2000
steht.
- Legen Sie im betreffenden Formular eine Schaltfläche an und geben
Sie für deren Ereignisprozedur "Beim Klicken" folgende Anweisungen
ein:
Dim objOutl As Outlook.Application
Dim objTask As Outlook.TaskItem
On Error Resume Next
Set objOutl = CreateObject("Outlook.Application")
Set objTask = objOutl.CreateItem(olTaskItem)
objTask.Display True
Set objTask = Nothing
Set objOutl = Nothing
End Sub
Diese Anweisungen stellen per "CreateObject()" eine Verbindung zu Outlook her, legen mit "CreateItem()" eine neue Aufgabe an und lassen diese dann über "Display" anzeigen. Der Parameter "True" sorgt dafür, dass der Dialog modal angezeigt und mit der weiteren Ausführung gewartet wird, bis der Dialog geschlossen ist. Andernfalls würde der Dialog nie angezeigt werden, weil das nachfolgende "Set objOutl = Nothing" Outlook direkt wieder beenden würde.
Unerwünschte Leerzeichen in Namensfeldern löschen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe Datensätze aus einer Datenbank eines Bekannten in meine Datenbank importiert. Bei der Durchsicht der Tabelle habe ich nun festgestellt, dass sie sich nicht sauber sortieren lässt, weil in vielen Datensätzen ein oder zwei Leerzeichen vor dem Nachnamen vorhanden sind. Ich habe versucht, diese Leerzeichen per Suchen/Ersetzen zu löschen, aber dabei sind allerdings auch Leerzeichen wie beispielsweise in "Schmidt, geborene Meier" entfernt worden. Haben Sie eine Idee, wie ich nur die Leerzeichen am Feldanfang löschen kann?
S. Jochmann
ANTWORT: Hier können Sie recht relativ einfach durch eine Aktualisierungsabfrage Abhilfe schaffen:
- Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Bereich "Abfragen" und
klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
- Markieren Sie im Dialog "Neue Abfrage" den Eintrag "Entwurfsansicht"
und klicken Sie auf die Schaltfläche Ok.
- Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Tabelle mit dem zu
korrigierenden Namensfeld per Doppelklick aus und klicken Sie auf die
Schaltfläche Schließen.
- Wählen Sie das Menü Abfrage-Aktualisierungsabfrage an.
- Fügen Sie das Feld "Nachname" per Doppelklick auf den Feldnamen in
der Feldliste zum Abfrageentwurf hinzu.
- Geben Sie in der Zeile "Aktualisieren:" die folgende Formel
ein:
- Wählen Sie das Menü Abfrage-Ausführen an oder klicken Sie auf
das Symbol Ausführen (Rotes
Ausrufezeichen) in der Symbolleiste. Beantworten Sie die dann folgende
Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja.
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darstellenHier ist die perfekte Erweiterung für alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie müssen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgänge verwalten und diese Lösung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein übersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen denkbar ist:
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Fehlerhafte Verweise abfangen
Versionen: Access 2003 und 2002/XP
FRAGE: Wenn in Datenbanken über Verweise externe Objekte wie benutzerdefinierte Steuerelemente oder ActiveX-Komponenten referenziert werden und diese Objekte nicht auf dem Ziel-Rechner installiert sind, gibt Access normalerweise Fehlermeldungen des Inhalts "ActiveX-Komponente konnte nicht erstellt werden" oder "Objekt hat keinen Inhalt" aus. Das führt regelmäßig zu unnötigen Verwirrungen bei den Anwendern. Gibt es eine Möglichkeit, Verweise per VBA zu testen und individuell zu reagieren?
P. Gauss
ANTWORT: Hier können Sie über die Eigenschaft "BrokenReferences" der "References"-Auflistung des "Application"-Objektes Abhilfe schaffen. Mit der folgenden, per AutoExec-Makro aufgerufenen Prozedur, können Sie beim Start der Datenbank eine Prüfung vornehmen, eine entsprechende Meldung anzeigen und die Datenbank automatisch beenden:
Sub CheckRecerences()
Dim objRef As Reference
Dim strMsg As String
If Application.BrokenReference Then
strMsg = "Kaputte Verweise:" & vbCrLf & vbCrLf
For Each objRef In Application.References
If objRef.IsBroken Then
strMsg = strMsg & "- " & objRef.Name & vbCrLf
End If
Next refLoop
strMsg = vbCrLf & strMsg & _
"Bitte Admin verständigen..." & vbCrLf
MsgBox strMsg
DoCmd.Quit
End If
End Sub
Die Routine prüft über die Eigenschaft "Application.BrokenReference", ob überhaupt defekte Verweise vorliegen. Wenn ja, werden die Namen dieser Verweise in einer Schleife ermittelt und zur Information angezeigt. Anschließend wird die Datenbank dann geschlossen.
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