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Ausgabe vom 2. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte
Memofelder in Ihren Formularen und Berichten
- Download-Tipp: Der Wasserzeichen-Assistent für
Access-Berichte
- News: Preview-Version des SQL Server Management
Studio Express verfügbar
Access-Helpline
- Einsatz von Berichten auf anderen Systemen
- Tabellenerweiterung auf andere Rechner
übertragen
- Bezeichnungsfelder mit
Schatteneffekt
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte Memofelder in Ihren Formularen und Berichten
Total Access Memo ist eine leistungsfähige Access-Erweiterung, mit der Sie formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken können. Die neue Version Total Access Memo 2003 unterstützt sowohl Access 2000 als auch 2002/XP und 2003! Nach der Installation genügen wenige Mausklicks, um das neue Steuerelement in ein Formular einzufügen und an ein Memofeld zu binden. Vorhandene Inhalte bleiben komplett erhalten und können danach in einem leistungsfähigen Editor beliebig formatiert werden.
Für den Ausdruck der Daten fügen Sie das Memo-Steuerelement einfach in Ihre Berichte ein oder exportieren den Inhalt ohne Verluste nach Word. Die aktuelle Version 2003 bietet jetzt eine neue Funktion zur komfortablen Kontrolle der Steuerelementgröße auf Berichten. Außerdem können Sie in dem integrierten Editor die deutsche Rechtschreibprüfung von Office nutzen.
Weitere Informationen zu Total Access Memo 2003 für Access 2000, 2002/XP und 2003 finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2003/
Total Access Memo gibt es auch in einer speziellen Version für Access 97:
http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2000/
Download-Tipp: Der Wasserzeichen-Assistent für Access-Berichte
Access bietet standardmäßig keine Möglichkeit, um Berichte mit einem Wasserzeichen zu versehen. Unser kostenloser Assistent hilft weiter: Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Extras-Add-Ins-SmartTools Wasserzeichen-Assistent zur Verfügung, über das Sie die neue Funktion aufrufen können.
In einem Dialogfeld werden Ihnen hier alle Berichte der aktuellen Datenbank angeboten. Markieren Sie einen Eintrag und wählen Sie anschließend das gewünschte Wasserzeichen aus. "Entwurf", "Kopie" und "Vertraulich" sind bereits vorgegeben, aber Sie können auch beliebige weitere Wasserzeichen wie Ihr Firmenlogo ergänzen. Weitere Informationen und den Download-Link finden Sie unter:
 |
Wasserzeichen-Assistent
kostenlos
herunterladen |
News: Preview-Version des SQL Server Management Studio Express verfügbar
Wie bereits vor einiger Zeit berichtet, ersetzt die neue SQL-Server 2005 Express Edition die Version des SQL-Servers, die mit Access 2003, 2002/XP und 2000 ausgeliefert wurde. Sie finden den kostenlosen Download unter:
|
SQL
Server 2005 Express Edition
herunterladen |
Einen Überblick über die angebotenen Funktionen und einen Vergleich mit den Features der anderen Editionen des SQL-Server 2005 finden Sie hier:
Vergleich der SQL Server 2005 Editionen
Als komfortables Administrationstool für den SQL-Server 2005 Express war ursprünglich der so genannte "Express Manager" vorgesehen, aber Microsoft entschloss sich kurzfristig, stattdessen eine spezielle Version des SQL Server Management Studio zu entwickeln. Eine erste Preview-Version können Sie jetzt kostenlos unter der folgenden Adresse herunterladen:
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Preview-Version
des SQL Server Management Studio
Express |
| Access-Tipp der
Woche |
Verknüpfte Excel-Tabellen in Access wieder aktualisieren, Teil 2
Versionen: Access 2003 und 2002/XP
Wie bereits berichtet lassen sich nach der Installation des Service Pack 2 für Office 2003 oder des Hotfixes KB904018 vom 18.10.2005 für Access 2002/XP verknüpfte Excel-Tabellen nicht mehr aktualisieren. In unserem zweiteiligen Tipp der Woche stellen wir Ihnen eine Technik vor, mit der sich das Problem zwar nicht komplett lösen, aber zumindest etwas kompensieren lässt.
Im ersten Teil dieses Tipps der Woche ging es dabei um den automatisierten Import einer Excel-Tabelle beim Öffnen einer Datenbank. Nun muss die Excel-Tabelle noch automatisch beim Schließen der Datenbank exportiert werden.
Access stellt mit dem "AutoExec"-Makro zwar eine Möglichkeit bereit, Aktionen beim Öffnen einer Datenbank automatisch auszuführen, aber ein "AutoClose"-Makro bzw. einen vergleichbaren Mechanismus, der beim Schließen Aktionen automatisch ausführt, gibt nicht. Für den Export der geänderten Excel-Daten müssen wir also zu einem Trick greifen: Wir setzen ein Formular ein, das beim Öffnen der Datenbank automatisch versteckt über "AutoExec" geladen wird. Beim Verlassen der Datenbank schließt Access der Reihe nach alle offenen Formulare und ruft dabei die Ereignisprozedur "Beim Schließen" des jeweiligen Formulars und somit auch die Ereignisprozedur des unsichtbaren Formulars auf. Hier werden dann die für den Export notwendigen Anweisungen ausgeführt:
- Legen Sie in der Datenbank zunächst ein neues, leeres Formular
an.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Eigenschaften an.
- Setzen Sie die Eigenschaft "Beim Schließen" auf den Eintrag
"[Ereignisprozedur]" und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei
Punkten, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Im VBA-Editor geben Sie nun die Anweisungen ein, die beim Schließen
der Datenbank ausgeführt werden sollen:
Dim strPath As String
Dim strFName As String
Dim strExcelTabName As String
Dim strAccTabName As String
Dim fOK As Boolean
strPath = GetDataBasePath()
strFName = AddSlash(strPath) & "Testmappe.xls"
strExcelTabName = "Tabelle1"
strAccTabName = "ExcelImport"
fOK = ExportExcelTab(strFName, _
strTabRange, _
strAccTabName)
End Sub
- Passen Sie die Zuweisungen zu den Variablen "strPath", strFName",
"strExcelTabName" und "strAccTabName" entsprechend an und speichern Sie
das Formular unter dem Namen "frmAutoClose".
- Fügen Sie im Makro "AutoExec" am Anfang eine Aktion "ÖffnenFormular"
hinzu, wählen Sie im Feld "Formularname" den Eintrag "frmAutoClose" und
im Feld "Fenstermodus" den Eintrag "Ausgeblendet".
- Sichern Sie die Änderungen am Makro und verlassen Sie den
Makroentwurf.
Function ExportExcelTab(strWorkbook As String, _
strExcelTabName As String, _
strAccTabName As String)
Dim objExcel As Excel.Application
Dim wb As Excel.Workbook
Dim ws As Excel.Worksheet
Dim strNewName As String
ExportExcelTab = False 'Vorgabe: Problem
On Error GoTo ExcelError
Set objExcel = CreateObject("Excel.Application")
Set wb = objExcel.Workbooks.Open(strWorkbook)
On Error Resume Next
Err = 0
objExcel.Visible = True
Set ws = wb.Sheets(strExcelTabName)
If Err = 0 Then
'Tabellenblatt vorhanden, umbenennen mit DZ-Stempel
strNewName = ws.Name & " " & _
Format$(Now, "yyyy-mm-dd hh-nn")
ws.Name = strNewName
ws.Move After:=wb.Sheets(wb.Sheets.Count)
Set ws = wb.Sheets.Add
ws.Name = strExcelTabName
ws.Move Before:=wb.Sheets(1)
ws.Range("A1").Select
End If
wb.Close True
Err = 0
DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, _
acSpreadsheetTypeExcel8, _
strAccTabName, strWorkbook, True, _
strExcelTabName & "!"
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Fehler beim Exportieren von Tabelle '" & _
strAccTabName & _
"' in '" & strWorkbook & "'" & _
" (Tabelle: " & strExcelTabName & ")" & _
vbCrLf & vbCrLf & Err.Description, _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Else
ExportExcelTab = True
End If
ExitFunc:
On Error Resume Next
objExcel.Quit
Set ws = Nothing
Set wb = Nothing
Set objExcel = Nothing
DoEvents
Err.Clear
Exit Function
ExcelError:
Beep
MsgBox "Fehler beim Zugriff auf Excel: " & _
Err.Description, _
vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"
Resume ExitFunc
End Function
Um sicherzustellen, dass Daten in der Excel-Arbeitsmappe nicht unwiederbringlich überschrieben werden, legen wir vor dem Export grundsätzlich eine Sicherungskopie des betreffenden Tabellenblattes unter dem ursprünglichen Namen an; ergänzt um einen Datums-/Zeitstempel. Dazu wird die Excel-Arbeitsmappe per Office Automation geöffnet, das Tabellenblatt über die "Sheets"-Auflistung adressiert und wie erläutert umbenannt. Danach verschieben wir es mit der Methode "Move" ans Ende der Tabellenblätter. Anschließend legen wir ein neues Tabellenblatt an, benennen es wie das Tabellenblatt, in das die Daten geschrieben werden sollen, verschieben es an den Anfang der Tabellenblätter und aktivieren die erste Zelle. Dann schließen wir die Arbeitsmappe wieder, damit es keine Konflikte mit dem gleich folgenden "DoCmd.TransferSpreadsheet" gibt. Der Parameter "True" sorgt dabei dafür, dass die Arbeitsmappe ohne Rückfrage "Änderungen speichern?" gesichert wird.
Der zweite Schritt besteht darin, per "DoCmd.TransferSpreadsheet" die Access-Tabelle (Parameter "strAccTabName") in die jeweilige Arbeitsmappe (Parameter "strWorkbook" und dort in die gewünschte Excel-Tabelle (Parameter "strExcelTabName") zu übertragen. Wichtig ist auch hier wieder, dass der Name der Excel-Tabelle um ein Ausrufezeichen ergänzt wird, damit Excel erkennt, dass ein komplettes Tabellenblatt adressiert wird. Kommt es beim Export zu einem Fehler, wird er angezeigt. Den Abschluss bilden dann nur noch einige "Aufräumarbeiten". Für die Fehlerbehandlung schalten wir übrigens zwischen individueller Behandlung (On Error Resume Next, If Err<> 0 Then...) und einer zentralen Fehlerbehandlung für Excel-Zugriffe (ExcelError) um.
Den Export können Sie bei Bedarf mit der folgenden Prozedur testen:
Sub TestExport()
Dim strPath As String
Dim strFName As String
Dim strExcelTabName As String
Dim strAccTabName As String
Dim fOK As Boolean
strPath = GetDataBasePath()
strFName = AddSlash(strPath) & "Testmappe.xls"
strExcelTabName = "Tabelle1"
strAccTabName = "ExcelImport"
fOK = ExportExcelTab(strFName, strExcelTabName, _
strAccTabName)
End Sub
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Einsatz von Berichten auf anderen Systemen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wir haben auf unserem System eine Datenbank mit verschiedenen Berichten entwickelt. Diese Datenbank soll später intern in unserem Unternehmen in verschiedenen Abteilungen und extern bei verschiedenen Kunden eingesetzt werden. Dort zeigt Access nach der Weitergabe regelmäßig eine Meldung des Inhalts "Dieser Bericht wurde für den Drucker XYZ formatiert, aber dieser Drucker ist nicht verfügbar..." an. Manchmal werden auch Einstellungen wie die Seitenränder auf nicht nachvollziehbare Werte zurückgesetzt. Die Einstellung Standarddrucker, erreichbar über das Menü Datei-Seite Einrichten auf der Registerkarte "Seite", ändert an diesem Verhalten in der Regel nichts. Können Sie uns Tipps geben, wie sich dieses Problem lösen lässt?
D. Funke
ANTWORT: Beim Entwurf von Berichten legt Access die Daten des in der Systemsteuerung als "Standard" definierten Druckers zugrunde. Über diesen Druckertreiber ermittelt Access Informationen wie verfügbare Schriftarten, Seitenformate oder bedruckbare Ränder und speichert Teile dieser Informationen mit dem Bericht. Wird der Bericht geöffnet, prüft Access, ob die mit dem Bericht gespeicherten Einstellungen auf dem jeweiligen System verwendet werden können. Stellt Access dabei gravierende Abweichungen wie beispielsweise andere bedruckbare Bereiche oder das Fehlen eines Seitenformats fest, wird die erwähnte Meldung angezeigt oder die betreffende Einstellung kurzerhand an die Gegebenheiten des aktuellen Systems angepasst. Zum Beispiel: Sie haben für einen Bericht einen oberen und unteren Seitenrand von 10 mm festgelegt. Auf dem Zielsystem ist ein Standard-Drucker ausgewählt, der nur bis auf 15 mm an den Rand heran drucken kann, also über andere bedruckbare Bereiche verfügt. Hier ändert Access die Seitenränder einfach auf die Standard-Einstellung von zum Beispiel 25 mm.
Bei größeren Abweichungen, wenn beispielsweise über einen nicht vorhandenen Druckerschacht oder in einer nicht verfügbaren Schrift ausgedruckt werden soll, erscheint die erwähnte Meldung und der Bericht wird im Entwurfsmodus zur Anpassung angezeigt.
Bislang gibt es keine wirklich befriedigende Lösung für dieses Problem. Die Nutzung von Eigenschaften, die auf dem Entwickler-System eingestellt, aber auf dem Ziel-System nicht verfügbar sind, ist nun mal nicht möglich. Access muss irgendwie reagieren, um die unnötige Verschwendung von Papier durch einen Ausdruck mit falschen Einstellungen zu vermeiden. Folgende Hinweise helfen, das Auftreten des Problems zu minimieren:
- Verwenden Sie bei der Entwicklung Schriftarten, wie "Arial" oder
"Times Roman New", die weit verbreitet sind.
- Vermeiden Sie Abweichungen bei den Standard-Einstellungen für die
Seitenränder. Mit der Vorgabe von 25 mm lässt sich in der Regel gut
arbeiten. Um Platz auf der Seite zu gewinnen, empfiehlt sich eher eine
Neuanordnung der Felder als eine Verringerung der Seitenränder.
- Legen Sie Seitenformate wie "A4 Hochformat" zugrunde, die weit
verbreitet sind und auf allen in Frage kommenden Systemen unterstützt
werden sollten. Berichte im Querformat können vor allem bei älteren
Druckern zu Problemen führen, die die dazu notwendige Rotation der
Zeichen nicht unterstützen. Zudem lassen sich viele Querformat-Berichte
durch eine Neuanordnung der Felder problemlos ins Hochformat
umwandeln.
- Prüfen Sie vorsichtshalber die Einstellungen unter Datei-Seite Einrichten auf der Registerkarte
"Seite" - hier muss die Option Standarddrucker aktiviert sein.
- In kritischen Fällen hilft es, den jeweiligen Druckertreiber des
Zielsystems auf dem Entwickler-System zu installieren. Der Drucker
selbst muss physisch nicht am PC angeschlossen sein, da Access beim
Entwurf bzw. beim Öffnen eines Berichtes nur Informationen vom
Druckertreiber, nicht aber vom Drucker selber abfragt.
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In unserer Firma ist eine Datenbank in verschiedenen Abteilungen im Einsatz. Zukünftig sollen in einer darin enthaltenen Adressverwaltung zusätzliche Informationen in entsprechenden Feldern festgehalten werden. Eine einmal angepasste Tabelle kann ich nicht einfach per "Import" in andere Datenbanken übertragen, da dabei ja die vorhandenen, Daten verloren gehen. Ich kann also nur das erweiterte Formular auf diesem Wege übertragen und müsste auf jedem Rechner die Tabellen manuell erweitern. Lässt sich das automatisieren?
E. Wolthers
ANTWORT: Die Lösung ist eine "Datendefinitionsabfrage": Über eine solche Abfrage können Sie Felder zu einer Tabelle hinzufügen, ohne dass die vorhandenen Daten in irgendeiner Art beeinträchtigt werden. Die Datendefinitionsabfrage können Sie dann, wie das Formular, in die anderen Datenbanken importieren und dort ausführen:
- Wechseln Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte "Abfragen",
klicken Sie auf die Schaltfläche Neu
und wählen Sie "Entwurfsansicht" für die neue Abfrage.
- Verlassen Sie das Auswahlfenster für Tabellen/Abfragen mit Schließen.
- Wählen Sie das Menü Abfrage-SQL
Spezifisch-Datendefinition an.
- Im daraufhin angezeigten Eingabefenster geben Sie pro
hinzuzufügendem Feld DDL-Anweisungen (DDL= Data Definition Language) der
folgenden Art ein:
<Format> <Länge> [NOT NULL];
"ALTER TABLE" leitet eine Änderung einer Tabelle ein, die Sie über "<TabName>" angeben. "ADD COLUMN" definiert die Änderung, die erfolgen soll, in diesem Fall das Hinzufügen eines Feldes. "Feldname" legt den Namen des Feldes fest, bei Leer- oder Sonderzeichen im Feldnamen setzen Sie eckige Klammern ein. "DATENTYP" legt den Datentyp für das Feld fest. Mögliche Datentypen sind "TEXT", "MEMO", "BYTE", "INTEGER", "LONG", "SINGLE", "DOUBLE", "DATETIME" für Datum/Zeit-Felder, "CURRENCY" für Währungs-Felder, "YESNO" für Ja/Nein-Felder, "LONGBINARY" für OLE-Felder und "COUNTER" für AutoWert-Felder. Den Datentyp "HYPERLINK" unterstützt der DDL-Standard nicht!
Sofern für das Feld eine Länge zu setzen ist (nur bei Textfeldern möglich), setzen Sie die gewünschte Länge in runden Klammern hinter den Datentyp. Die Angabe von "NOT NULL" entspricht schließlich der Einstellung "Eingabe erforderlich = Ja" - in dieses Feld müssen also Daten eingegeben werden, sonst weigert Access sich, den Datensatz zu speichern. Die folgende Anweisung fügt zum Beispiel zur Tabelle "Adressen" ein Feld "EMailAdresse" vom Datentyp "Text" mit einer Länge von "200" Zeichen hinzu:
ALTER TABLE Adressen ADD COLUMN EMailAdresse Text (200);
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AccessMit dieser Datenbank haben Sie die Fehlzeiten in Ihrer Firma oder Abteilung optimal im Griff: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und sonstige Abwesenheiten lassen sich für jeden Mitarbeiter komfortabel mit wenigen Mausklicks erfassen. Wenn Sie mit dem einen oder anderen Detail nicht zufrieden sind, ändern Sie es einfach ab, denn Sie erhalten die Datenbank ungeschützt mit dem kompletten Sourcecode. Ab sofort steht Ihnen die brandneue Version 2.11 der Urlaubsdatenbank zur Verfügung. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:
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Bezeichnungsfelder mit Schatteneffekt
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte gerne Bezeichnungsfelder mit Schatteneffekt in meinen Formularen einsetzen. Dazu habe ich ein Bezeichnungsfeld zum Beispiel mit "Nachname:" angelegt, die Schrift auf Dunkelgrau eingestellt, das Bezeichnungsfeld kopiert und eingefügt und die Schrift wieder auf "Schwarz" eingestellt. Es gelingt mir jedoch nicht, die beiden Bezeichnungsfelder so übereinander zu positionieren, dass sich ein Schatteneffekt ergibt, weil das Bezeichnungsfeld immer am Raster ausgerichtet wird. Das Raster aus- und wieder einzuschalten, ist recht umständlich. Gibt es eine Lösung?
A. Mehnert
ANTWORT: Markieren Sie das Bezeichnungsfeld mit der schwarzen Schrift, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und benutzen Sie die Cursor-Tasten zum Verschieben. Dabei wird das Raster ignoriert und das Bezeichnungsfeld um jeweils einen einzelnen Pixel verschoben, so dass sie es exakt positionieren können.
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