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Ausgabe vom 22. April
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Über 350 MB offene Datenbanken und mehr
als 3.000 Seiten Access-Tipps auf 3 CD-ROM's
- Download-Tipp: Formular-Positionen sichern und
abrufen
- News: Kostenloses Tool zu Migration von
Access-Datenbanken nach MySQL
Access-Helpline
- Datenbanken für alle Benutzer per 'AutoStart'
installieren
- Text in Titelleiste von Access setzen
- Nachtrag: Bezeichnungsfelder über Steuerelementen
anlegen
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Über 350 MB offene Datenbanken und mehr als 3.000 Seiten Access-Tipps auf 3 CD-ROM's
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Access-Tools
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Download-Tipp: Formular-Positionen sichern und abrufen
Formulare öffnet Access entweder immer zentriert oder an der letzten, im Entwurfsmodus mehr oder weniger zufällig gewählten Position. Oftmals sollen die Formulare einer Datenbank aber beim Starten genauso positioniert werden, wie sie beim Verlassen der Datenbank angeordnet waren.
Gleiches gilt für die Größe: Auch hier wäre es extrem arbeitssparend, wenn einmal eingestellte Formulargrößen wiederhergestellt werden könnten. Mit unserer kostenlosen VBA-Bibliothek stellen wir Ihnen eine Lösung zur Verfügung, mit der Sie eine solche Funktion universell in beliebige Datenbanken einbinden und nach geringen Anpassungen mit all Ihren Formularen verwenden können:
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Formular-Positionen
sichern und abrufen |
News: Kostenloses Tool zu Migration von Access-Datenbanken nach MySQL
Der unter Open Source-Server MySQL ist inzwischen für viele Entwickler eine interessante Back-End-Alternative zum Microsoft SQL- Server. Mit der brandneuen kostenlosen MySQL Migration Suite wird der Umstieg besonders einfach: ein komfortabler Assistent fragt nacheinander die benötigten Informationen ab und legt eine neue MySQL-Datenbank an, die auf der Struktur und den Daten einer Access-Datenbank beruht. Das Tool befindet sich zurzeit noch im Betastadium und kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden:
Migration von Access-Datenbanken nach MySQL
| Access-Tipp der
Woche |
Dokumente mit OLE-Feldern ganz einfach verwalten, Teil 1
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Mit Hilfe von OLE-Feldern können Sie beliebige Dateien und Dokumente direkt in einer Access-Datenbank speichern und bei Bedarf per Doppelklick auf das OLE-Feld mit der dazugehörigen Anwendung bearbeiten. Diese Möglichkeit lässt sich beispielsweise dazu nutzen, Word-Dokumente oder Excel-Arbeitsmappen zentral zu verwalten. Die Speicherung als OLE-Objekt ist zwar ein großer Overhead verbunden, der die Datenbank schnell anwachsen lässt, aber bei heutigen Festplattenkapazitäten ist das mittlerweile nicht mehr so wichtig. Die Basis einer solchen Dokumentenverwaltung bildet eine Tabelle "OLEDaten" mit den folgenden Feldern:
OLEID: AutoWert (Primärschlüssel) - beispielsweise für Verknüpfungen zu anderen Tabellen mit Zusatzinformationen.
OLEDatei: OLE-Feld - das Feld, in dem die Datei gespeichert wird.
Stichwort: Text (100 Zeichen) - hier können Sie Stichworte wie zum Beispiel "Angebot neue Heizung Kunde Schmidt" oder "Kalkulation Abteilungsbudget 2006" erfassen und so später per Access-Suchfunktion Dateien und Dokumente schneller finden.
Dazu benötigen Sie dann noch ein Formular "OLE-Daten" für die Verwaltung, in das Sie die Felder "Stichwort" und "OLEDatei" aufnehmen.
Für das Feld "OLEDatei" nehmen Sie folgende, vom Standard abweichende Einstellung vor:
Zugelassene OLE-Objektart: Verknüpft
Diese Einstellung sorgt dafür, dass im OLE-Feld eine Kopie der auf der Festplatte gespeicherten Datei festgehalten wird. Das hat den Vorteil, dass zum Beispiel Kollegen trotzdem noch auf die Dateien zugreifen können und sich Änderungen von außerhalb auch in der Datenbank widerspiegeln. Die Alternative "Eingebettet" würde die Datenbank zu einer "Insellösung" machen, da nur Sie beziehungsweise die Anwender der Datenbank auf die darin gespeicherten Dokumente zugreifen können. In einigen Bereichen kann das aber auch von Vorteil sein: Wenn Sie zum Beispiel mit Word erstellte Arbeitsverträge verwalten möchten, sollten diese nicht öffentlich erreichbar, sondern in einer per Kennwort oder per Zugriffsrechten geschützten Datenbank abgelegt sein.
Damit verfügen Sie bereits über ein fertiges System für die Verwaltung beliebiger Dateien und Dokumente. Rufen Sie das Formular nun einmal auf und wählen Sie das Menü Einfügen-Objekt an. Über den nachfolgenden Dialog können Sie eine Datei von der Festplatte einbinden können. Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen beispielsweise ein Word-Dokument oder eine Excel-Arbeitsmappe aus und binden Sie sie mit Öffnen und Ok in die Datenbank ein. Im OLE-Feld sehen Sie jetzt einen Ausschnitt des Dokumentes oder der Arbeitsmappe. Erfassen Sie anschließend einige Stichworte und die Grundlage Ihrer Dokumentenverwaltung ist gelegt. Per Doppelklick auf das OLE-Feld öffnen Sie Word oder Excel zur Bearbeitung der eingebundenen Datei.
Im zweiten Teil dieses Tipps stellen wir einige arbeitssparende VBA-Funktionen für die einfachere Einbindung vor und zeigen Ihnen, welche weiteren Möglichkeiten es für die Bearbeitung eingebundener Objekte gibt.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Datenbanken für alle Benutzer per 'AutoStart' installieren
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In unserem Unternehmen möchten wir Datenbanken mit einem Setup verteilen. Sie sollen auf den Arbeitsstationen so installiert werden, dass sie beim Anmelden des jeweiligen Benutzers automatisch gestartet werden. Können Sie uns einen Tipp geben, wie sich das am einfachsten bewerkstelligen lässt?
R. Mader
ANTWORT: Unter "Dokumente und Einstellungen" finden Sie individuelle Bereiche für jeden Benutzer in einer Unterverzeichnisstruktur, dessen oberstes Verzeichnis dem Anmeldenamen des jeweiligen Benutzers entspricht (also zum Beispiel "Dokumente und Einstellungen\Johannes Schmidt"). Hier können Sie zunächst im Verzeichnis "Startmenü\ Programme\ AutoStart" entweder die Datenbankdatei (.MDB) oder eine Verknüpfung darauf ablegen und so den Autostart für einen einzelnen Benutzer realisieren. Den genauen Speicherort des Verzeichnisses "AutoStart" können Sie im Setup mit entsprechenden Funktionen aus der Registry auslesen und als Installationspfad zugrunde legen:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\
CurrentVersion\Explorer\Shell Folders\Startup
Hier ist dann beispielsweise "C:\Dokumente und Einstellungen\ Johannes Schmidt\ Startmenü\ Programme\ Autostart" festgehalten.
Außerdem befindet sich unter "Dokumente und Einstellungen" eine Unterverzeichnisstruktur "All Users", über die sich eine globale Einbindung realisieren lässt. Den genauen Speicherort des Verzeichnisses "AutoStart" in diesem Bereich können Sie ebenfalls im Setup aus der Registry auslesen und entsprechend zugrunde legen:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\
CurrentVersion\Explorer\Shell Folders\Common Startup
Hier ist dann beispielsweise "C:\Dokumente und Einstellungen\ All Users\ Startmenü\ Programme\ Autostart" festgehalten.
Text in Titelleiste von Access setzen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Über Extras-Start kann ich einen Anwendungstitel festlegen, der dann in der Titelleiste von Access angezeigt wird. Ich möchte jedoch diese Anzeige variabel gestalten. Es soll dort je nach geöffnetem Formular der Text "Datenbankname - Formularname" erscheinen. Ist das machbar?
K. Wilbarth
ANTWORT: Die unter Extras-Start vorgenommene Einstellung für den Anwendungstitel wird als Datenbankeigenschaft "AppTitle" festgehalten. Diese Eigenschaft können Sie per VBA mit Hilfe einer kleinen Prozedur jederzeit ändern und durch den Aufruf einer speziellen Methode aktivieren. Geben Sie dazu zunächst in einem Modul die folgende Prozedur ein:
Sub SetAppTitle(strTitle As String)
Dim db As DAO.Database
Dim P As DAO.Property
On Error Resume Next
Set db = CurrentDb()
db.Properties("AppTitle") = strTitle
If Err <> 0 Then
Set P = db.CreateProperty("AppTitle", _
dbText, strTitle)
db.Properties.Append P
End If
Application.RefreshTitleBar
End Sub
Diese Prozedur versucht zunächst, die Eigenschaft "AppTitle" zu ändern. Kommt es dabei zu einem Fehler, so war der Anwendungstitel noch nicht über Extras-Start eingestellt und die Eigenschaft wird automatisch neu eingerichtet.
In der Ereignisprozedur "Beim Laden" (Form_Load) Ihrer Formulare nehmen Sie dann folgende Anweisung auf:
SetAppTitle "Datenbankname - " & Me.Name
In der Ereignisprozedur "Beim Schließen" (Form_Close) Ihrer Formulare nehmen Sie folgende Anweisung auf, um die Titelleiste wieder zurückzusetzen:
SetAppTitle "Datenbankname - Hauptmenü"
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Nachtrag: Bezeichnungsfelder über Steuerelementen anlegen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Zum Beitrag "Bezeichnungsfelder über Steuerelementen anlegen" hat uns folgende Zuschrift von Access Weekly-Leser E. Böhme erreicht, die wir dankend weitergeben:
Die Erklärung, wie man die Position der Bezeichnungsfelder festlegt ist mal wieder Gold wert; kannte ich bis jetzt noch nicht. Ihr letzter Satz in diesem Artikel lautet "Diese Änderungen müssen Sie für jedes Formular, für das sie gelten sollen, separat vornehmen, eine globale Änderung ist leider nicht möglich." Dazu hätte ich einen Tipp, wie es doch geht:
Wenn man ein eigenes Vorlagenformular erstellt (einstellbar über Extras-Optionen auf der Registerkarte "Formulare/ Berichte"), kann man dort die o. a. Eigenschaften festlegen, so dass sie dann auf allen Formularen zur Verfügung stehen.
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