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Ausgabe vom 23. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Access und Outlook ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Die komfortable MsgBox für Ihre
Datenbanken
- Weihnachtsaktion: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen
+ CD 'Personalplanung und Dienstpläne' als kostenlose Zugabe!
- Weihnachts-Download: Der SmartTools
Office-Manager
Access-Tool des Jahres 2005
Newsletter-Tipp
| Access-News &
Downloads |
Liebe Leserin,
Lieber Leser,
Weihnachten steht vor der Tür und die Redaktion von Access Weekly geht in einen kleinen Weihnachtsurlaub. Unser Newsletter wird in der kommenden Woche nicht erscheinen. Sie erhalten die nächste Ausgabe am 6.1.2006.
Zum Ende dieses Jahres möchten wir aber einen Blick zurück werfen und Sie fragen, welche Tipps & Tools aus den vergangenen Ausgaben Ihnen am besten gefallen haben. Wir veranstalten daher erstmals eine Wahl zum "Access-Tipp des Jahres 2005" sowie zum "Access-Tool des Jahres 2005". Weitere Informationen finden Sie weiter unten in dieser Ausgabe. Es wäre schön, wenn Sie sich einige Minuten Zeit nehmen würden, uns Ihre Meinung mitzuteilen.
Wir möchten uns an dieser Stelle für Ihre Unterstützung bedanken und wünschen allen Lesern ein gesegnetes Weihnachtsfest und ein glückliches Jahr 2006.
Ihre
Access Weekly-Redaktion
Spotlight: Adressen aus Access und Outlook ganz einfach nach Word übernehmen
Reduzieren Sie das Schreiben eines neuen Briefes auf wenige Mausklicks: In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Adressen in jeder beliebigen Access-Datenbank, in den Outlook-Kontakten oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie bequem aus Word 2003, 2002/XP oder 97.
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie direkt aus Word die Liste der verfügbaren Adressen in Ihrer
Access-Datenbank oder in Outlook auf.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage einer Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Die komfortable MsgBox für Ihre Datenbanken
Die Standard-MsgBox-Funktion von Access ist schnell und einfach einzusetzen, aber sie hat auch einige Einschränkungen. So lassen sich nur ganz bestimmte Schaltflächen mit vorgegebenen Beschriftungen anzeigen, was dem Praxiseinsatz enge Grenzen setzt.
Mit SmartTools MsgBox bieten wir Ihnen eine interessante Alternative: Sie können ebenfalls durch einen einzigen Funktionsaufruf ein Mitteilungsfenster anzeigen. Diesmal sind die Schaltflächen aber frei konfigurierbar, so dass mit wenig Aufwand eine komfortable Auswahl zwischen mehreren Optionen möglich ist. Ein weiterer Vorteil unserer Lösung: Auf Wunsch können Sie eine Hilfe-Schaltfläche anzeigen und einen kurzen Infotext hinterlegen, ohne dazu extra eine Online-Hilfe erstellen zu müssen.
Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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MsgBox für
Ihre Datenbanken kostenlos
herunterladen! |
Weihnachtsaktion: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen + CD 'Personalplanung und Dienstpläne' als kostenlose Zugabe!
Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel schnell und komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Die Vorlagen sind komplett ungeschützt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender für Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen.
In unserer Weihnachtsaktion noch bis zum 23.12.2005 erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Sie erhalten nicht nur den Zeitplaner 2006, sondern zusätzlich die CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" als kostenlose Zugabe!
Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/
Weihnachts-Download: Der SmartTools Office-Manager
Abwechslung und Entspannung müssen sein! Unser kostenloser SmartTools Office-Manager ist der ideale Spielpartner für ein paar Minuten Ablenkung in der täglichen Arbeitshektik. Sie schlüpfen in die Rolle eines Start-up-Unternehmers und müssen Office-Dokumente durch geschicktes Positionieren von virtuellen "Rohrpostelementen" an die richtigen Arbeitsplätze leiten. Doch Vorsicht: Was am Anfang noch nach einem leichten Job aussieht, entwickelt sich schnell zu einer kniffligen Angelegenheit.
Mit einem Klick auf Start läuft die Uhr und es treffen nach und nach Office-Dokumente ein, die sich entlang des von Ihnen entworfenen "Rohrsystems" bewegen. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die verschiedenen Dokumente an die richtigen Arbeitsplätze zu lotsen und eine Prämie pro Datei einzustreichen. Dabei haben Sie allerdings mit einigen Widrigkeiten zu kämpfen...
SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses witzige Spiel zum kostenlosen Download an. Viel Spaß!
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SmartTools
Office-Manager kostenlos
herunterladen! |
| Access-Tipp des Jahres
2005 |
Wählen Sie Ihren Lieblingstipp!
In diesem Jahr haben wir in SmartTools Access Weekly wieder über 50 Tipps und Kniffe rund um die Arbeit mit allen aktuellen Access-Versionen veröffentlicht. Jede Woche erhalten wir natürlich zahlreiche Fragen, Kommentare, Vorschläge und Anregungen zu unseren Tipps, aber das sind natürlich nur einige Anhaltspunkte dafür, welche unserer Tricks Ihnen geholfen haben und was Sie vielleicht nicht so interessant fanden.
Wir haben uns daher in diesem Jahr entschlossen, eine kleine Leserbefragung durchzuführen, um den "Access-Tipp des Jahres 2005" zu küren. Um Ihnen die Auswahl etwas zu erleichtern, wurde der "Wahlzettel" auf die 10 Tipps reduziert, auf die uns die meisten Leseranfragen erreicht haben. Unter der folgenden Adresse finden Sie unseren virtuellen Fragebogen, den Sie ganz kurz mit wenigen Mausklicks ausfüllen können:
Wahl zum Access-Tipp des Jahres 2005
Aus Platzgründen finden Sie im Fragebogen nur die Überschriften der ausgewählten Tipps. Eine kurze Beschreibung zu jedem Tipp als Erinnerung haben wir für Sie im Folgenden zusammengestellt:
Formulare automatisch schließen
Wenn Sie in Access ein Formular benutzen, ist der aktuell bearbeitete Datensatz für jeden anderen Zugriff gesperrt, bis der Datensatz gewechselt oder das Formular geschlossen wird. Eine Lösung, die ein Formular automatisch bei Nichtbenutzung schließt, lässt sich relativ einfach realisieren, da Access für Formulare einen Zeitgeber (Timer) zur Verfügung stellt, der in bestimmten Abständen ein Ereignis auslöst.
Memofelder in separatem Fenster bearbeiten
In vielen Formularen setzen Sie Memofelder ein, um beispielsweise umfangreiche Produktbeschreibungen zu den Artikeln oder Berichte des Außendienstes, Telefonnotizen oder Rabattabsprachen zu Ihren Kunden festzuhalten. Aus Platzgründen fallen die Memofelder im Formular dabei meist recht klein aus, so dass die Erfassung der Inhalte sehr mühsam ist. Zur Lösung des Problems bieten sich zwei Techniken an, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen.
Benutzerdefinierte Eigenschaften von Formularen nutzen
Datenbank-Anwendungen arbeiten häufig mit mehreren, gleichzeitig geöffneten Formularen. Dabei ist manchmal eine Kommunikation zwischen den Formularen notwendig, um zum Beispiel Daten wie eine Adresse aus einem Formular auszulesen und in einem anderen Formular weiter zu verarbeiten oder um den Inhalt eines Formulars auf einen bestimmten Datensatz, beispielsweise zur Anzeige einer Adresse zur aktuellen Bestellung, zu positionieren. Zum Auslesen von Daten können Sie wie gewohnt die Felder direkt per "Forms!Formularname!Feldname" ansprechen, aber wesentlich einfacher und übersichtlicher ist die Nutzung so genannter "benutzerdefinierter Eigenschaften".
Tipps und Problemlösungen zu Datenbanken in Mehrbenutzerumgebungen
In vielen Unternehmen werden Access-Datenbanken auf einem zentral erreichbaren Netzwerklaufwerk gespeichert, damit mehrere Anwender gleichzeitig darauf zugreifen können. Dabei kommt es immer wieder zu Problemen: Access meldet regelmäßig, dass die Datenbank beschädigt sei und repariert werden muss, Datensätze können angeblich nicht bearbeitet werden, weil sie von einem anderen Anwender gesperrt sind, das Laden und Anzeigen von Formularen, Berichten oder Abfragen benötigt unverhältnismäßig viel Zeit. In diesem zweiteiligen Tipp der Woche gehen wir auf die häufigsten Probleme ein und zeigen Lösungsansätze auf.
Mausrad in Formularen unterdrücken
Wird bei der Arbeit in Formularen aus Versehen das Mausrad betätigen, führt Access unkontrollierbare Datensatzwechsel aus. Leider lässt sich die Abfrage des Mausrades in Access weder ausschalten noch mit den vorhandenen Funktionen oder über Ereignisprozeduren unterdrücken. Die Alternative besteht darin, die für ein Access-Formular ausgelösten Ereignisse auf Systemebene zu filtern und das Ereignis "Mausrad" nur für das betreffende Formular zu eliminieren.
Alternative Suchfunktion für Access
Mit der Lösung aus diesem zweiteiligen Tipp können Sie eine Suchfunktion in Ihre Formulare einbinden, die ähnlich wie die Access-Suche arbeitet, aber keinerlei Einstellungen mehr erfordert. Alle Parameter legen Sie in der VBA-Routine fest, so dass Sie oder die Anwender Ihrer Datenbanken sich in Zukunft nicht mehr darum kümmern müssen.
Tabellen beim Datenbankstart automatisch sichern
Als Ergänzung zur regelmäßigen Sicherung der kompletten Datenbank bietet es sich häufig an, Tabellen mit kritischen Inhalten beim Öffnen der Datenbank in eine zweite Datenbank zu kopieren. Bei kleineren Unstimmigkeiten in den Daten müssen Sie dann nicht die komplette Datenbank zurücksichern, sondern können die ursprünglichen Inhalte kurz nachschlagen und die Originale so schnell und einfach wieder herstellen.
Protokollfunktion für Ihre Datenbanken
Bei umfangreichen Datenbank-Anwendungen treten immer wieder Probleme auf, für deren Lösung Sie detaillierte Informationen zum System und zu ausgeführten Arbeitsschritten benötigen. Praktisch ist in solchen Fällen eine Protokolldatei ("Log File"), in das während der Arbeit mit der Datenbank verschiedene, für Sie wichtige Informationen geschrieben werden. In diesem zweiteiligen Tipp der Woche stellen wir Ihnen eine universell einsetzbare Lösung vor, mit deren Hilfe Sie eine Protokolldatei flexibel in Ihren Datenbanken nutzen können.
Datensatzauswahl per Popup-Formular
In einem Formular, beispielsweise zur Verwaltung von Adressen, soll es möglich sein, direkt den Datensatz für einen bestimmten Kunden auszuwählen. Normalerweise setzen Sie dazu ein Kombinationsfeld ein, das alle Kunden über eine entsprechende Abfrage auflistet. Bis zu einer gewissen Anzahl an Datensätzen ist diese Lösung praktikabel, aber bei größeren Beständen ist die kleine Liste am Kombinationsfeld unübersichtlich und träge. Die in diesem Tipp der Woche beschriebene Lösung zeigt, wie Sie für diese Zwecke ein Popup-Formular einsetzen, das zum Beispiel Kunden in der Form "Name, Ort" in einer übersichtlichen Liste anzeigt.
Symbole und Schaltflächen mit mehreren Funktionen belegen
Platz in den Symbolleisten von Access kann man erfahrungsgemäß nie genug haben. Die "Mehrfachbelegung" von Symbolen bietet daher eine interessante und Platz sparende Alternative: Über ein Symbol können themenverwandte Funktionen oder Makros abgerufen werden, wobei eine eventuell gedrückte Sondertaste wie Umschalt oder Strg bestimmt, welche Funktion ausgeführt werden soll.
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ANZEIGE Access-Datenbanken optimieren, analysieren und
dokumentierenDer Total Access Analyzer ist eine mehrfach ausgezeichnete Access-Erweiterung, die tausende von Anwendern und Entwickler mit ihren Datenbanken einsetzen. Wenn Sie Datenbanken für andere Anwender erstellen oder sich in komplexen Access-Anwendungen zurechtfinden müssen, leistet der Total Access Analyzer unschätzbare Hilfe. Voll automatisch kann diese in Access integrierte Erweiterung... ...ungenutzte Objekte finden ...grafische Übersichten der Zusammenhänge zwischen allen Datenbank-Objekten erstellen ...versteckte Fehler finden ...nützliche Optimierungstipps geben ...eine zuverlässige Cross-Referenz erstellen (welches Objekt wird an welchen Stellen in der Datenbank verwendet) ...alle oder gezielt einige Objekte Ihrer Datenbanken ausführlich dokumentieren Weitere Informationen zum Total Access Analyzer finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ta_analyzer2003 http://www.add-in-world.com/katalog/ta_analyzer2002/ http://www.add-in-world.com/katalog/ta_analyzer2000/ http://www.add-in-world.com/katalog/ta_analyzer_8/ |
| Access-Tool des Jahres
2005 |
Welches kostenlose Tool gefiel Ihnen am besten?
Bei SmartTools Publishing finden Sie eine Fülle von kostenlosen Access-Erweiterungen. Die fünf beliebtesten davon möchten wir Ihnen für die Wahl zum Access-Tool des Jahres 2005 anbieten. Ihren Wahlzettel finden Sie unter:
Wahl zum Access-Tool des Jahres 2005
Im Folgenden einige Kurzinfos zu den Tools sowie weiterführende Links mit ausführlichen Beschreibungen, Abbildungen und natürlich dem Downloadlink:
SmartTools Doppelseiten-Druck
Wenn Sie umfangreiche Berichte ausgeben, bietet es sich an, beide Seiten eines Blattes zu benutzen. Unser Assistent ermöglicht das auch ohne Duplexdrucker indem Sie nacheinander zunächst die geraden und anschließend die ungeraden Seiten des gewünschten Berichts ausdrucken.
http://www.add-in-world.com/katalog/access-doppelseiten/
SmartTools Memofeld-Funktionen
Sie arbeiten viel mit Memofeldern in Access? Mit den neuen Funktionen - die Sie sich mit wenig Aufwand direkt in Ihre Formulare einbinden lassen - können Sie Ihr Memofeld in die Zwischenablage kopieren, die Zwischenablage in das Memofeld einfügen, das Memofeld in eine Textdatei exportieren und die Textdatei in ein Memofeld einlesen.
http://www.add-in-world.com/katalog/memo-funktionen/
SmartTools Navigationsschaltflächen für Formulare
Mit diesem Tool erweitern Sie die Navigationsschaltflächen Ihres Formulars um neue Schaltflächen zum Speichern und Löschen von Datensätzen, einer verbesserten Darstellung der Datensatzanzeige und hinterlegten QuickInfos zu den einzelnen Funktionen.
http://www.add-in-world.com/katalog/nav-buttons/
SmartTools Link-Lister
Beim Einsatz von Front-End-/Back-End-Lösungen sind regelmäßig Änderungen an verknüpften Tabellen notwendig, wobei der Speicherort der verknüpften Datenbank oftmals nur schwer zu ermitteln ist. Mit unserem Link-Lister können Sie per Mausklick alle verknüpften Tabellen mit dem kompletten Pfadangaben übersichtlich anzeigen.
http://www.add-in-world.com/katalog/ac-linklister/
SmartTools Start-Manager
Wenn bei Ihnen mehrere Versionen von Access parallel auf einem Rechner eingesetzt werden, ermöglicht unser Start-Manager über eine zentrale Datenbank, dass auch alle Access-Datenbanken per Mausklick automatisch mit der passenden Access-Version geöffnet werden.
http://www.add-in-world.com/katalog/ac-startmanager/
| Newsletter-Tipp |
Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
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