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Ausgabe vom 23. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte
Memofelder in Ihren Formularen und Berichten
- Download-Tipp: SmartTools Link-Lister für
Access
- News: Weitere Neuigkeiten zu Access 12
- Techinfo: Dateien und Verzeichnisse mit VBA im
Griff
Access-Helpline
Newsletter-Tipp
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Total Access Memo 2003 für formatierte Memofelder in Ihren Formularen und Berichten
Total Access Memo ist eine leistungsfähige Access-Erweiterung, mit der Sie formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken können. Die neue Version Total Access Memo 2003 unterstützt sowohl Access 2000 als auch 2002/XP und 2003! Nach der Installation genügen wenige Mausklicks, um das neue Steuerelement in ein Formular einzufügen und an ein Memofeld zu binden. Vorhandene Inhalte bleiben komplett erhalten und können danach in einem leistungsfähigen Editor beliebig formatiert werden.
Für den Ausdruck der Daten fügen Sie das Memo-Steuerelement einfach in Ihre Berichte ein oder exportieren den Inhalt ohne Verluste nach Word. Die aktuelle Version 2003 bietet jetzt eine neue Funktion zur komfortablen Kontrolle der Steuerelementgröße auf Berichten. Außerdem können Sie in dem integrierten Editor die deutsche Rechtschreibprüfung von Office nutzen.
Weitere Informationen zu Total Access Memo 2003 für Access 2000, 2002/XP und 2003 finden Sie unter:
Total Access Memo 2003
Total Access Memo gibt es auch in einer speziellen Version für Access 97:
Access Memo 2000
Download-Tipp: SmartTools Link-Lister für Access
Beim Einsatz von Front-End-/Back-End-Lösungen sind regelmäßig Änderungen an verknüpften Tabellen notwendig. Vor allem bei umfangreichen Lösungen, in denen Tabellen aus mehreren Datenbanken eingebunden sind, ist damit immer die Frage nach dem Speicherort der jeweiligen Datenbank verbunden. Erst ab Access 2002 wird zumindest im Datenbankfenster der Speicherort für eingebundene Tabellen als QuickInfo angezeigt. In Access 97 und 2000 sind mühsame Recherchen über den Tabellenverknüpfungs-Manager oder das Auslesen der Verbindungsinformationen notwendig.
Wesentlich einfacher können Sie diese Informationen nun in allen Access-Versionen mit dem SmartTools Link-Lister abrufen: Über ein universell einsetzbares Formular werden Ihnen für die aktuelle Datenbank Namen, Speicherorte, Datum der Einbindung und Anzahl der Datensätze für eingebundene Tabellen angezeigt. Damit finden Sie Ihre Back-End-Datenbanken innerhalb kürzester Zeit, ohne langwierig Ihre Verknüpfungen analysieren oder Ihre Festplatten absuchen zu müssen:
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SmartTools
Link-Lister für Access kostenlos
herunterladen |
News: Weitere Neuigkeiten zu Access 12
In Laufe der letzten Woche konnten wir einige neue Informationen zur nächsten Access-Version in Erfahrung bringen:
- Access 12 wird ein neues "Template"-Format anbieten, um
Datenbank-Vorlagen zu erstellen, die auch weniger erfahrene Anwender
dann als Basis für Ihre individuelle Datenbanklösung verwenden können.
Bei diesem neuen ACCDT-Format (ACCDT=Access Database Template) handelt
es sich wie bei den neuen Dateiformaten von Excel, Word und PowerPoint
um ein Archiv mit reinen Textdateien, die den Aufbau der Datenbank mit
allen Eigenschaften, Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten
enthalten. Für die komfortable Erstellung von Datenbankvorlagen soll es
ein spezielles SDK (=Software Development Kit) zur Verfügung gestellt
werden.
- Der Datenaustausch mit Outlook soll erheblich vereinfacht werden.
Run-Command-Anweisungen wie "acCmdAddFromOutlook" oder
"acCmdSaveAsOutlookContact" werden das direkte Auslesen eines
Outlook-Kontaktes nach Access oder das Speichern von Access-Daten als
Outlook-Kontakt ermöglichen.
- Die Jet-Engine wird ersetzt durch eine neue "Access Data Engine"
(ACE), die aber zu 100% kompatibel zu Jet sein wird. Die ACE wird immer
mit dem Office-Paket installiert und soll die Anbindung an externe
Datenquellen optimieren. Das neue Excel 12-Dateiformat kann
beispielsweise direkt gelesen und geschrieben werden.
- Neue "Multi-choice"-Kombinationsfelder bieten die Möglichkeit, nach
der Auswahl eines Listeneintrags gleich mehrere Felder mit Daten zu
füllen.
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In vielen Access-Anwendungen ist der Zugriff per VBA auf Dateien und Verzeichnisse notwendig, um den Anwender zum Beispiel eine zu importierende Excel-Arbeitsmappe oder das Verzeichnis für den Export von Adressen wählen zu lassen oder um eigene Daten oder Einstellungen in einer Datei zu sichern. VBA bietet dazu eine ganze Reihe von Funktionen und Prozeduren an und lässt sich darüber hinaus durch die Einbindung von API-Funktionen fast beliebig erweitern. In einer umfangreichen Techinfo erläutern die MSDN-Spezialisten den Einsatz aller Möglichkeiten anhand verschiedener praktischer Beispiele:
Dateien und Verzeichnisse mit VBA im Griff
| Access-Tipp der
Woche |
Abfragen und Recordsets optimieren, Teil 1
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie eine Abfrage erstellen, wählen Sie in der Regel die Tabelle aus, fügen per Doppelklick alle oder einzelne Felder zum Abfrageentwurf hinzu, legen ein oder mehrere Kriterien fest, stellen eventuell noch eine Sortierung ein und speichern die Abfrage dann beispielsweise als Basis für ein Formular, als "Datenlieferant" für eine Liste oder ein Kombinationsfeld oder um sie in VBA als Basis für einen Recordset zu verwenden. Über die Optimierung einer Abfrage macht man sich meist erst dann Gedanken, wenn die Ausführungszeit spürbar die Geduldsgrenze überschreitet. Dieser zweiteilige Tipp der Woche verrät die wichtigsten Tricks, mit denen Sie Abfragen und Recordsets ohne viel Zusatzaufwand optimal vorbereiten.
Zunächst einmal sollten nicht generell alle Felder der zugrunde liegenden Tabelle(n) einfach per Doppelklick auf das Sternchen in der Feldliste zum Abfrageentwurf hinzugefügt werden. Prüfen Sie für jedes einzelne Feld, ob es wirklich beispielsweise im Formular, im Bericht, für einen Export, in einer Auswahlliste oder in einem Recordset benötigt wird. Wenn Sie nur die wirklich notwendigen Felder verwenden, kann die Ausführung einer Abfrage oder das Öffnen eines Recordsets häufig um den Faktor 100 beschleunigen!
Prüfen Sie, ob eine Sortierung bereits in der Abfrage notwendig ist. Wenn Sie die Datensätze zum Beispiel später über einen Bericht ausgeben, empfiehlt es sich, die Sortierung besser im Bericht über die Funktion "Sortieren und Gruppieren" vorzunehmen. Erfolgt die Sortierung bereits in der Abfrage, muss Access je nach Selektions- und Sortierkriterium zunächst ALLE Datensätze sortieren, während im Bericht nur die tatsächlich selektierten Datensätze zu sortieren sind. Für Felder, die den Primärschlüssel bilden oder für die eine Indizierung eingeschaltet ist, muss keine explizite Sortierung eingeschaltet werden - Access sortiert die Datensätze automatisch nach diesen Feldern.
Bei komplexen Selektionskriterien empfiehlt es sich oftmals, Abfragen "in Reihe zu schalten". Einfaches Beispiel: Sie möchten alle Adressen der Kunden aufgelistet bekommen, die ihren Wohnsitz in Deutschland in drei bestimmten Städten haben. Die Selektionskriterien dazu wären dann zum Beispiel "Land = 'Deutschland'" und "PLZ= 20123 Oder PLZ= 30456 Oder PLZ= 40789". In diesem Fall wäre zunächst eine Abfrage ratsam, die nur die Kunden aus Deutschland selektiert. Diese Abfrage wird dann einer weiteren Abfrage zugrunde gelegt, die nach den gewünschten Postleitzahlen selektiert.
Hier bietet sich ggf. noch eine alternative Optimierungsmethode an: Oftmals hat die Reihenfolge, in der die Selektionskriterien angegeben sind, Auswirkungen auf die Ausführungszeit der Abfrage: Ist bei obigem Beispiel das Feld "PLZ" vor dem Feld "Land" im Abfrageentwurf angeordnet, muss Access die Postleitzahlen für JEDEN Datensatz prüfen. Ist jedoch das Feld "Land" vor "PLZ" angeordnet, muss Access die Postleitzahlen nur dann prüfen, wenn die erste Bedingung, also "Land= 'Deutschland'" erfüllt ist.
Im zweiten Teil dieses Tipps zeigen wir Ihnen in der nächsten Woche, wie Sie die Ausführung einer Abfrage oder das Öffnen eines Recordsets durch die Wahl des richtigen Datensatzgruppentyps drastisch beschleunigen können.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Codeansicht für Anwender sperren
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich gehe gerade meine ersten Schritte in Sachen "VBA". Da treten natürlich noch diverse Fehler auf, die dazu führen, dass die Anwender sich nach Anzeige einer Fehlermeldung plötzlich im VBA-Editor wieder finden. Kann man das irgendwie verhindern?
F. Unger
ANTWORT: Ja, die Option ist ein wenig versteckt:
- Wählen Sie das Menü Extras-Start
an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere.
- Deaktivieren Sie die Option Codeansicht nach
Fehler zulassen.
- Klicken Sie auf Ok, um die
Änderungen zu übernehmen.
Tabelle schon vorhanden?
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Vor dem Import von Excel-Daten möchte ich feststellen, ob eine bestimmte Tabelle bereits in der Datenbank vorhanden ist. Experimente mit "SysCmd(acSysCmdGetObjectState)" haben nicht das gewünschte Ergebnis gebracht, da hier nur auf geöffnete Objekte zugegriffen wird. Können Sie mir einen Tipp geben, wie ich das Vorhandensein einer Tabelle prüfen kann?
R. Timmermann
ANTWORT: Setzen Sie zunächst in der VBA-Entwicklungsumgebung über Extras-Verweise eine Referenz auf "Microsoft DAO 3.x Object Library". Geben Sie dann in einem neuen oder in einem vorhandenen Modul die folgende Funktion ein:
Function TabelleVorhanden(strTableName As String) _
As Boolean
Dim tdef As TableDef
On Error Resume Next
Set tdef = CurrentDb.TableDefs(strTableName)
TabelleVorhanden = (Err = 0)
End Function
Ein Aufruf wie der folgende verschafft dann Klarheit, ob eine bestimmte Tabelle vorhanden ist oder nicht:
If TabelleVorhanden("Kunden") Then...
'Tabelle ist vorhanden
Else
'Tabelle ist nicht vorhanden
End If
Die Funktion schaltet zunächst per "On Error Resume Next" die Ausgabe von Laufzeitfehlern ab. Mit "Set tdef=..." wird dann versucht, für die angegebene Tabelle eine Referenz auf deren Tabellendefinition über die Auflistung "TableDefs" zu setzen. Ist die Tabellendefinition nicht vorhanden, kommt es zu einem Laufzeitfehler. Der Ausdruck "(Err = 0)" ergibt dann "False" als Signal, dass die Tabelle nicht vorhanden ist. Andernfalls ist das Ergebnis "True", die Tabelle existiert also.
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Access startet nicht mehr
Versionen: Access 2002/XP und 2000
FRAGE: Nach der Installation eines Add-Ins startet Access 2000 nicht mehr, es wird lediglich die folgende Meldung angezeigt:
Diese Anwendung konnte nicht gestartet werden, weil die Anwendungskonfiguration nicht korrekt ist. Sie sollten die Anwendung neu installieren.
Dies habe ich bereits zweimal getan, Access 2000 lässt sich nach wie vor nicht starten. Auf einem anderen Rechner mit Access 2002/XP läuft das Add-In, dort werden jedoch im Datenbankfenster plötzlich die Bezeichnungen der Symbole fett dargestellt. Eine Deinstallation des Add-Ins auf beiden Rechnern ändert nichts am Problem. Können sie uns noch einen Tipp geben, wie die Access-Installationen zu retten sind?
P. Zeissig
ANTWORT: Das Problem ist meist auf eine XML-Datei "msaccess.exe.manifest" zurückzuführen, die vom Setup eines Add-Ins oder eines Tools im Office-Installationsverzeichnis gespeichert wurde. Über diese Datei kann gesteuert werden, dass bestimmte Dialoge und Steuerelemente unter Windows XP die speziellen XP Styles nutzen. Ist diese Datei falsch aufgebaut, hängt Access beim Start, zeigt die erwähnte Meldung an oder weist unschöne Änderungen in der Benutzeroberfläche auf. Benennen Sie die Datei einfach um in zum Beispiel "_msaccess.exe.manifest" oder verschieben bzw. löschen Sie sie einfach, sie hat auf die Funktionalität des Add-Ins keinen Einfluss.
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