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Ausgabe vom 3. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- News: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional kann
jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
- Download-Tipp: Starten Sie Ihre Datenbanken immer
mit der richtigen Access-Version
- News: Jet 4.0 Update - Verbesserungen für regions-
und sprachspezifische Anwendungen
Access-Helpline
- Formatierung in Berichten exportieren
- Symbolleisten nach Neuinstallation
wiederherstellen
- Individuelle Kopien
drucken
| Access-News &
Downloads |
News: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional kann jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
Der PDFgrabber ist das tausendfach bewährte Tool, um PDF-Dateien direkt in Excel oder Word zu öffnen und zu bearbeiten. In der brandneuen Version 3.0 wurden die Standard- und Professional-Editionen komplett überarbeitet und wesentlich erweitert. Die wichtigsten neuen Funktionen:
- Der PDFgrabber 3.0 Standard/Professional kann jetzt auch neue
PDF-Dateien erzeugen. Lesen Sie also beispielsweise eine PDF-Datei in
Excel oder Word ein, nehmen Sie Änderungen vor und wandeln Sie die Datei
dann mit wenigen Mausklicks wieder in ein PDF-Dokument um.
- Optimierte Geschwindigkeit: Wandeln Sie ein 25seitiges PDF mit
Bildern je nach Rechnerleistung in durchschnittlich 15 Sekunden um!
- Verbesserte Exportqualität für noch detailgetreuere Umsetzung Ihrer
PDF-Dateien
- Automatische Texterkennung bei der Umwandlung von PDF-Dateien mit
gescannten Seiten (Voraussetzung ist der Einsatz von Office
2003).
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 3.0 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 3.0 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Starten Sie Ihre Datenbanken immer mit der richtigen Access-Version
In vielen Bereichen werden mehrere Versionen von Access parallel auf einem Rechner eingesetzt. Beim Doppelklick auf eine MDB-Datei im Explorer entscheidet dann der Zufall, ob die Datenbank mit der richtigen Version geöffnet wird oder ob Sie sich mit einem ungewollten Konvertieren-Dialog oder einer Fehlermeldung "Unbekanntes Datenbank-Format..." konfrontiert sehen.
Der kostenlose SmartTools Start-Manager schafft Abhilfe: Über eine komfortable, zentrale Datenbank können Sie in Zukunft alle lokalen und gegebenenfalls im Netzwerk verteilten Access-Datenbanken per Mausklick automatisch mit der passenden Access-Version öffnen:
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Start-Manager kostenlos
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News: Jet 4.0 Update - Verbesserungen für regions- und sprachspezifische Anwendungen
Mit einem Update der Jet Engine 4.0 verbessert Microsoft die Berücksichtigung regions- und sprachspezifischer Einstellungen. Davon profitieren international eingesetzte Datenbankanwendungen, bei denen bislang für nicht unterstützte Länder und Sprachen Standardeinstellungen verwendet wurden. Das führte unter anderem in falschen Sortierreihenfolgen und Ergebnissen in Abfragen und bei Vergleichen. Das Update ist nur für Anwender notwendig, die Windows XP einsetzen. Es reicht nicht, das Update auf Entwickler-Maschinen zu installieren, es ist auch auf den Systemen, beispielsweise in Auslandsfilialen, einzuspielen, auf denen die Datenbankanwendungen eingesetzt werden. Weitere Informationen und den Download des Updates finden Sie unter der folgenden Adresse:
Update der Jet Engine 4.0
Im folgenden Knowledge Base-Artikel listet Microsoft die Verbesserungen detailliert auf:
Knowledge Base-Artikel zur Jet Engine 4.0
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| Access-Tipp der
Woche |
So erstellen Sie automatisch eine Übersicht Ihrer Access-Objekte, Teil 1
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie suchen eine bestimmte Abfrage für de Auswertung von Umsatzzahlen für den Vorgesetzten oder müssen für ein Meeting schnell einen Bericht ausdrucken. Aber in welcher der vielen Datenbanken befindet sich nun die Abfrage oder der Bericht? Während Sie nun Dutzende von Datenbanken vergeblich öffnen und durchsuchen, trommelt der Vorgesetzte ungeduldig mit den Fingern auf Ihrem Schreibtisch oder das Meeting läuft bereits eine Viertelstunde...
Hilfreich wäre hier eine Datenbank, in der Sie die Objekte Ihrer Datenbanken speichern und dann schnell beispielsweise nach einer Abfrage oder einem Bericht suchen könnten. Eine solche Lösung stellen wir Ihnen mit diesem zweiteiligen Tipp der Woche vor: Eine Prozedur liest die Objektinformationen (Name, Typ, Pfad/Dateiname der Datenbank) entweder von einer einzelnen Datenbank oder von allen in einem Verzeichnis gespeicherten Datenbanken in eine Tabelle "Objektübersicht" ein. Diese können Sie dann komfortabel durchsuchen.
Im ersten Teil des Tipps der Woche legen wir zunächst die benötigte Tabelle und die Prozedur zum Auslesen der Objektinfos an. Der zweite Teil erläutert dann die Funktionsweise und stellt Abfragen und Funktionen zum komfortablen Durchsuchen Ihrer Objektübersicht vor.
Für den Aufbau der Lösung legen Sie am besten zunächst eine neue, leere Datenbank "Objektübersicht und Suche" und darin eine neue Tabelle "Objektübersicht" mit den folgenden Feldern an:
Objektname: Datentyp "Text", Feldlänge = 100 Zeichen
Objekttyp: Datentyp "Text", Feldlänge = 50 Zeichen
Datenbank: Datentyp "Text", Feldlänge = 250 Zeichen
Erstellen Sie dann ein neues Modul "modObjects", setzen Sie über Extras-Verweise eine Referenz auf "Microsoft DAO X.x Object Library" (X.x = 3.6 für Access 2003, 2002/XP und 2000 und 3.5 für Access 97) und geben Sie anschließend die folgende Prozedur "GetObjects" ein bzw. kopieren Sie sie aus dem Newsletter in den VBA-Editor:
Sub GetObjects(strPath As String, _
strMDB As String, _
blnAppend As Boolean)
Dim dbLocal As DAO.Database
Dim dbExternal As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Dim td As TableDef, qd As QueryDef
Dim cont As Container, doc As Document
Dim arrContData As Variant
Dim I As Long, cntObjs As Long, cntDBs As Long
Dim strFName As String, strDBName As String
Dim strObjName As String, strObjType As String
On Error Resume Next
'Variablen initialisieren
arrContData = Array("Forms", "Formular", _
"Reports", "Bericht", _
"Scripts", "Makro", _
"Modules", "Modul")
If Not blnAppend Then 'Tabelleninhalt löschen
DoCmd.SetWarnings False
DoCmd.RunSQL "delete * from [Objektübersicht];"
DoCmd.SetWarnings True
DBEngine.Idle
End If
'Recordset initialisieren
Set dbLocal = CurrentDb()
Set rs = dbLocal.OpenRecordset("Objektübersicht")
'Datenbank(en) scannen
If strMDB <> "" Then 'Einzelne MDB
strDBName = strMDB
GoSub OneMDB
Else 'MDBs in Verzeichnis
If Right$(strPath, 1) <> "\" Then
strPath = strPath & "\"
End If
strFName = Dir$(strPath & "*.mdb")
While strFName <> ""
strDBName = strPath & strFName
GoSub OneMDB
DoEvents
strFName = Dir$() 'Nächste MDB...
Wend
End If 'Einzelne MDB/Verzeichnis?
'Und fertig...
rs.Close
Set rs = Nothing
Set dbLocal = Nothing
Set dbExternal = Nothing
DoEvents
Beep
MsgBox Format$(cntObjs, "###,###,###") & _
" Objekt(e) aus " & _
Format$(cntDBs, "###,###,###") & _
" Datenbank(en) ausgelesen...", _
vbOKOnly + vbInformation, "GetObjects:"
Exit Sub '!!!
OneMDB:
Err = 0
Set dbExternal = OpenDatabase(strDBName)
If Err <> 0 Then
GoSub SaveErrorInfos
Else
'Tabellen und Abfragen über "Defs"-Auflistungen
strObjType = "Tabelle"
GoSub SaveTableInfos
strObjType = "Abfrage"
GoSub SaveQueryInfos
'Rest über Container
For I = 0 To UBound(arrContData) Step 2
Set cont = dbExternal.Containers(arrContData(I))
strObjType = arrContData(I + 1)
GoSub SaveContInfos
Next I
dbExternal.Close
cntDBs = cntDBs + 1
End If 'Fehler?
Return 'OneMDB
SaveErrorInfos:
strObjName = Err.Description
strObjType = CStr(Err.Number)
GoSub SaveRecord
Return 'SaveErrorInfos
SaveTableInfos:
For Each td In dbExternal.TableDefs
strObjName = td.Name
If Left$(strObjName, 4) <> "MSys" Then
GoSub SaveRecord
End If
Next td
Return 'SaveTableInfos
SaveQueryInfos:
For Each qd In dbExternal.QueryDefs
strObjName = qd.Name
If Left$(strObjName, 1) <> "~" Then
GoSub SaveRecord
End If
Next qd
Return 'SaveQueryInfos
SaveContInfos:
For Each doc In cont.Documents
strObjName = doc.Name
GoSub SaveRecord
Next doc
Return 'SaveObjInfos
SaveRecord:
rs.AddNew
rs("Objektname") = strObjName
rs("Objekttyp") = strObjType
rs("Datenbank") = strDBName
rs.Update
cntObjs = cntObjs + 1
Return 'SaveRecord
End Sub
Die Prozedur erwartet als ersten Parameter "strPath" die Angabe eines Verzeichnisses, in dem die Datenbanken gespeichert sind, deren Objektinfos Sie auslesen möchten:
GetObjects "D:\Daten\Access-Datenbanken", "", True
Wenn Sie diesen Parameter leer ("") angeben, können Sie über den zweiten Parameter "strMDB" auch eine einzelne Datenbank (Pfad/Dateiname) angeben, um nur daraus die Objektinfos auszulesen:
GetObjects "", "Z:\Test\Adressen.mdb", True
Der dritte Parameter "btnAppend" steuert, ob die Objektinfos zur Tabelle hinzugefügt werden sollen (= True) oder ob die Tabelle vorher gelöscht werden soll (= False). Letzteres wäre zum Beispiel notwendig, wenn Sie die Objektinfos aller Datenbanken aus einem Verzeichnis neu einlesen möchten:
GetObjects "F:\Verwaltung\Access-Datenbanken", "", False
Soviel zunächst für diesen Teil des Tipps der Woche. Im zweiten Teil in der nächsten Ausgabe erläutern wir die Funktion der Prozedur "GetObjects" und stellen Ihnen Abfragen und Funktionen zum komfortablen Durchsuchen der Objektübersicht vor.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Formatierung in Berichten exportieren
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Im Rahmen einer Berichterstellung, habe ich über VBA eine kleine Anweisung zur Feldformatierung geschrieben:
If Feld 1 > 10 then
Feld2.FontBold=true
End if
Das auch sehr gut, aber wenn der Bericht nach Word geschickt wird, ist die Formatierung weg, d.h. in Word wird die Zeichenfolge nicht mehr fett sondern in der ursprünglichen Feldformatierung (Normal) angezeigt. Gleiches gilt übrigens auch bei kursiver Darstellung. Gibt es hier einen Trick?
A. Hentschel
ANTWORT: Wenn Sie die Funktion "Weiterarbeiten/Veröffentlichen mit Microsoft Word" nutzen oder den Bericht im RTF-Format exportieren, werden keine Ereignisprozeduren ausgelöst, somit erfolgt auch keine Formatierung der Textfelder in Fett oder kursiv. Die einzige uns bekannte Möglichkeit, eine per VBA durchgeführte Formatierung im Export beizubehalten, ist die Ausgabe als Snapshot.
Symbolleisten nach Neuinstallation wiederherstellen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Gelegentlich ist in unserer Firma nach einem Festplatten-Crash die Neuinstallation des Office-Paketes erforderlich. Dabei werden dann u.a. die Symbolleisten in Access auf Standard zurückgesetzt. Es ist dann immer sehr mühsam, die Symbolleisten wieder den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Wo werden in Access die Einstellungen zu den Symbolleisten gespeichert?
U. Kaiser
ANTWORT: Die Einstellungen für Symbolleistenanpassungen speichert Access in der Registry im folgenden Abschnitt:
HKEY_CURRENT_USER\
Software\
Microsoft\
Office\
X.x\
Access\
Settings\
CommandBars
"X.x" steht für die Access-Version: "11.0"= Access 2003, "10.0"= Access 2002/XP, "9.0"= Access 2000 und "8.0"= Access 97. Nach einer Neuinstallation ist dieser Abschnitt leer. Erst nach Anpassungen wird hier für jede geänderte Symbolleiste ein Eintrag angelegt, der Access Auskunft über den individuellen Aufbau gibt. Per Rechtsklick auf "CommandBars" und Anwahl von Exportieren können Sie den kompletten Abschnitt in eine REG-Datei speichern. Nach einer Neuinstallation von Access öffnen Sie diese REG-Datei einfach per Doppelklick und beantworten die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja. Die Einstellungen werden dann wieder in die Registry übertragen, die Symbolleistenanpassungen stehen ab dem nächsten Start von Access wieder zur Verfügung.
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ANZEIGE Die komfortable Urlaubs-Datenbank für
AccessMit dieser Datenbank haben Sie die Fehlzeiten in Ihrer Firma oder Abteilung optimal im Griff: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und sonstige Abwesenheiten lassen sich für jeden Mitarbeiter komfortabel mit wenigen Mausklicks erfassen. Wenn Sie mit dem einen oder anderen Detail nicht zufrieden sind, ändern Sie es einfach ab, denn Sie erhalten die Datenbank ungeschützt mit dem kompletten Sourcecode. Ab sofort steht Ihnen die brandneue Version 2.11 der Urlaubsdatenbank zur Verfügung. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:
http://www.add-in-world.com/katalog/urlaubsdatenbank/ |
Individuelle Kopien drucken
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe eine Zusatzfrage zum Thema "Berichtkopien komfortabel drucken". Wie kann man auf Original wie auf den Kopien automatisch eindrucken:
Original
Kopie Buchhaltung
Kopie Kunde
Kopie Abteilungsleiter
Kopie ...
Ich habe das bisher so gelöst, dass ich die Berichtselemente des kompletten Berichtes kopiert und sie nach einem Seitenumbruch wieder eingefügt habe. Im Seitenkopf steht dann der jeweilige Begriff. Das ist aber ein ziemlich umständliches Verfahren.
H. Brehm
ANTWORT: Zur Lösung dieses Problems können Sie beispielsweise eine Schaltfläche mit der folgenden Ereignisprozedur "Beim Klicken" einsetzen:
Private Sub btnPrint_Click()
Dim strReport As String
Dim arrKopien As Variant
Dim I As Long, R As Report
strReport = "Testbericht"
arrKopien = Array("Original", _
"Kopie Buchhaltung", _
"Kopie Kunde", _
"Kopie Abteilungsleiter")
For I = 0 To UBound(arrKopien)
DoCmd.OpenReport strReport, acViewPreview
Set R = Reports(strReport)
R.lblKopie.Caption = arrKopien(I)
DoCmd.PrintOut acPrintAll
DoCmd.Close acReport, strReport
Next I
Set R = Nothing
End Sub
Über "strReport" definieren Sie den Bericht, der mit unterschiedlichen "Kopie..."-Hinweisen versehen werden soll. "arrKopien" wird mit den Texten initialisiert, die als "Kopie..."-Hinweis im Bericht ausgegeben werden sollen. In einer Schleife wird dann der Bericht in der Seitenansicht geöffnet, der jeweilige Text in das Bezeichnungsfeld "lblKopie", das Sie zum Beispiel im Seitenfuß des Berichtes angelegt haben, geschrieben und dann der Bericht ausgedruckt.
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