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Ausgabe vom 3. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Personal-, Belegungs- und Zeitpläne
endlich grafisch darstellen
- Download-Tipp: So vermeiden Sie doppelte
Datensätze
- News: SQL-Server 2005 live erleben
- Techinfo: Daten vom SQL Server in Excel
verarbeiten
Access-Helpline
- Mehrzeilige Inhalte über Textfelder im Bericht
ausgeben
- Feldinhalte mit führenden Nullen speichern
- Verknüpfte Tabellen
auflisten
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Personal-, Belegungs- und Zeitpläne endlich grafisch darstellen
Die perfekte Access-Erweiterung für Planungen aller Art: Sie geben in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatum der einzelnen Vorgänge wie Belegungen, Vermietungen, Urlaub usw. ein und erhalten als Ergebnis ein übersichtliches Balkendiagramm. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen denkbar ist:
- Urlaubs- und Personalplanung
- Belegung von Wohnungen oder Häusern
- Vermietung von Geräten
- Fahrzeuge eine Fuhrparks
- Raumbelegung
- Projekt- und Ressourcenplanung
- u.v.m.
Belegungsplan für Access
Download-Tipp: So vermeiden Sie doppelte Datensätze
Das Erfassen von doppelten Datensätzen gehört zu den alltäglichen Problemen vor allem bei der Eingabe von Adressen. Arbeiten dann auch noch mehrere Mitarbeiter beispielsweise in der Auftragsannahme, sind die unerwünschten Zwillinge in Ihrer Datenbank vorprogrammiert und müssen später mühsam entfernt werden. Wie aber können Sie die Doppel bereits bei der Eingabe möglichst effektiv erkennen? In unserer kostenlosen Techinfo stellen wir Techniken vor, mit denen Sie in Zukunft die Datenerfassung noch effizienter gestalten können, weil doppelte Datensätze bereits während der Eingabe erkannt werden. Sie erhalten dazu fertige VBA-Lösungen, die Sie direkt in Ihre Datenbanken einbinden können:
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Doppelte
Datensätze vermeiden |
News: SQL-Server 2005 live erleben
Nach fast 5 Jahren steht in Kürze das nächste große Update des Microsoft SQL-Server an. Wenn Sie sich detailliert mit der neuen Version auseinandersetzen wollen, könnte die Technical Summit Tour 2005 für Sie interessant sein, die in den nächsten Wochen noch in Berlin, Bremen, Bochum, Hanau, Stuttgart, München und Zürich Station macht:
Weitere Informationen zur Technical Summit Tour 2005
Microsoft bietet auf der eintägigen Veranstaltung unter anderem 5 Vorträge an, die sich mit verschiedenen Aspekten der kommenden SQL-Server-Generation widmen.
Techinfo: Daten vom SQL Server in Excel verarbeiten
Versionen: Excel 2000, 2002/XP und 2003, SQL Server
Um Daten von einem SQL Server in Excel zu verarbeiten, können Sie die benötigten Informationen beispielsweise aus einer externen Datei importieren oder per ODBC verknüpfen. Häufig müssen Sie aber per VBA bestimmte Anpassungen oder Berechnungen vornehmen, so dass anschließend noch ein Makro gestartet werden muss. Alternativ können Sie den kompletten Import vom SQL Server mit anschließender Weiterverarbeitung auch per VBA realisieren. Sie sparen so nicht nur zusätzliche Arbeitsschritte und den Umweg über eine externe Datei oder eine Verknüpfung, sondern haben gleichzeitig auch volle Kontrolle über alle ablaufenden Aktionen. Wie eine solche Lösung in Kombination mit ADO umgesetzt wird, verrät die deutschsprachige Techinfo unter der folgenden Adresse:
Daten vom SQL Server in Excel verarbeiten
| Access-Tipp der
Woche |
Schriftartenauswahl leicht gemacht, Teil 2
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Nachdem wir im ersten Teil die Basisroutinen für die Erstellung einer Liste verfügbarer Schriftarten vorgestellt haben, geht es im Folgenden noch um einige Erweiterungen. Das wichtigste ist zunächst eine Sortierung der Schriftartenliste, die von "CreateFontList()" im globalen Array "arrFontNames()" abgelegt wurde. Die Sortierung erfolgt mit einem einfachen "QuickSort", den Sie wie folgt in die Lösung einbauen:
- Geben Sie im Modul "modFontList" die folgende Funktion
ein:
ByVal intLowBound As Integer, _
ByVal intHighBound As Integer)
Dim varMidBound As Variant, varTmp As Variant
Dim intX As Integer, intY As Integer
If intHighBound > intLowBound Then
varMidBound = _
FontList((intLowBound + intHighBound) \ 2)
intX = intLowBound
intY = intHighBound
Do While intX <= intY
If FontList(intX) >= varMidBound And _
FontList(intY) <= varMidBound Then
varTmp = FontList(intX)
FontList(intX) = FontList(intY)
FontList(intY) = varTmp
intX = intX + 1
intY = intY - 1
Else
If FontList(intX) < varMidBound Then
intX = intX + 1
End If
If FontList(intY) > varMidBound Then
intY = intY - 1
End If
End If
Loop
SortFontList FontList(), intLowBound, intY
SortFontList FontList(), intX, intHighBound
End If
End Sub
- Fügen Sie in der Funktion "CreateFontList()" den Aufruf der
Sortierung vor der Zeile, die das Funktionsergebnis setzt, wie folgt
ein:
.....
SortFontList arrFontNames(), 1, intNumFonts
CreateFontList = intNumFonts
.....
End Function
- Speichern Sie die Änderungen am Modul.
Damit ein Listen- oder Kombinationsfeld mit der Schriftartenauswahl gefüllt werden kann, benötigen Sie noch eine Callback-Funktion. Dabei handelt es sich um eine interessante alternative Möglichkeit, Listen- oder Kombinationsfelder mit Daten zu füllen. Zu diesem Zweck geben Sie den Namen der Callback-Funktion in der Eigenschaft "Herkunftstyp" an und löschen den Inhalt der Eigenschaft "Datensatzherkunft". Access ruft dann beim Öffnen des Formulars die Callback-Funktion mehrmals auf, um auf diesem Weg den Inhalt für das Listen- oder Kombinationsfeld abzufragen. Die Callback-Funktion greift in der Regel auf ein globales Array zurück und ermittelt daraus die gewünschten Inhalte. Gehen Sie zunächst wie folgt vor:
- Geben Sie die folgende Funktion im Modul "modFontList"
ein:
lngID As Long, _
lngRow As Long, _
lngCol As Long, _
intCode As Integer) As Variant
Dim R As Variant
Select Case intCode
Case acLBInitialize
R = CreateFontList()
Case acLBOpen
R = Timer
Case acLBGetColumnCount
R = 1
Case acLBGetRowCount
R = intNumFonts
Case acLBGetValue
R = Trim$(arrFontNames(lngRow + 1))
End Select
FontListCallback = R
End Function
Während der Initialisierung des Formulars ruft Access diese Callback-Funktion mehrmals mit verschiedenen Parametern (acLBInitialize, acLBOpen, acLBGetColumnCount, acLBGetRowCount, acLBGetValue) auf. Je nach Parameter initialisiert die Funktion dann zunächst die zu verwendende Datenbasis (acLBInitialize), liefert die gewünschten Informationen zum Layout der Liste (acLBGetColumnCount, acLBGetRowCount) oder liefert Daten für die Liste aus der zuvor initialisierten Datenbasis (acLBGetValue).
- Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung.
- Legen Sie ein neues Formular und darin ein Listenfeld "lstFonts"
an.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Herkunftstyp" der Liste auf
"FontListCallback" ein und löschen Sie den Inhalt der Eigenschaft
"Datensatzherkunft".
- Lassen Sie das Formular testweise anzeigen.
Private Sub lstFonts_AfterUpdate()
MsgBox Me.lstFonts
End Sub
Im dritten und letzten Teil dieses Tipps zeigen wir nächste Woche auf dieser Basis einige praktische Lösungen in Form einer automatischen Schriftanpassung für Formulare und eine als Bericht realisierte Schriftartenübersicht.
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| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Mehrzeilige Inhalte über Textfelder im Bericht ausgeben
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Gibt es eine Möglichkeit, in einem als Rechnungsformular realisierten Bericht im gleichen Datensatz eine 2. Zeile in einem Textfeld auszugeben? Bei einem Datensatz mit verschiedenen Feldern habe ich im Feld "Bezeichnung" mitunter zu wenig Platz. Der Inhalt wird dann einfach abgeschnitten. Dort sollte bei Bedarf automatisch eine 2. Zeile hinzugefügt werden, um den gesamten Feldinhalt darstellen zu können. Die Eigenschaften "Vergrößerbar" und "Verkleinerbar" für das Textfeld habe ich bereits auf "Ja" eingestellt, es funktioniert aber nicht!
G. Siems
ANTWORT: Die Änderungen der Eigenschaften "Vergrößerbar" und "Verkleinerbar" für das Textfeld alleine reichen nicht aus. Sie müssen gleichzeitig diese beiden Eigenschaften auch für den Detailbereich - oder den Bereich des Berichtes, in dem das Textfeld eingesetzt werden soll - einstellen, damit Access auch hier den beispielsweise für ein zu vergrößerndes Textfeld notwendigen Platz schaffen kann:
- Öffnen Sie den Bericht im Entwurfsmodus und markieren Sie zunächst
den Detailbereich, indem Sie auf den grauen Balken mit der Bezeichnung
"Detailbereich" klicken.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Eigenschaften an und stellen Sie die
Eigenschaften "Vergrößerbar" und "Verkleinerbar" für den Detailbereich
auf "Ja".
- Markieren Sie dann, sofern noch nicht angepasst, das Textfeld für
die Bezeichnung und stellen Sie die Eigenschaften "Vergrößerbar" und
"Verkleinerbar" ebenfalls auf "Ja".
Feldinhalte mit führenden Nullen speichern
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wir verwenden in einer Datenbank ein Textfeld mit einer Länge von 7 Zeichen. Wenn über ein Formular zum Beispiel "12" eingegeben wird, soll das Ergebnis als "0000012", also mit einer entsprechenden Anzahl führender Nullen, in der Tabelle gespeichert werden. Wie lässt sich das automatisieren? Unsere Versuche über entsprechende Format- und Eingabeformat-Einstellungen führten leider nicht zum Erfolg.
W. Gering
ANTWORT: Format- und Eingabeformat-Einstellungen schaffen hier keine Abhilfe, da sie lediglich festlegen, wie ein Feldinhalt angezeigt wird oder einzugeben ist - auf die tatsächliche Speicherung der Eingabe in der Tabelle haben diese Einstellungen nur bedingt Einfluss. Sie können zwar das Eingabeformat auf "0000000" einstellen, aber dann muss beispielsweise die Zahl "12" immer als "0000012" mit der entsprechenden Anzahl führender Nullen eingegeben werden. Eine Automatisierung beziehungsweise das Auffüllen mit einer entsprechenden Anzahl Nullen lässt sich nur per VBA realisieren:
- Stellen Sie zunächst sicher, dass sowohl für die Tabelle als auch
für das Textfeld keinerlei Format- oder Eingabeformat-Einstellungen
vorgenommen wurden und löschen Sie diese Einstellungen gegebenenfalls.
Die entsprechenden Eingabefelder der Eigenschaften müssen leer sein.
- Öffnen Sie dann das Formular, über das die Eingabe erfolgt, im
Entwurfsmodus, markieren Sie das betreffende Textfeld und wählen Sie das
Menü Ansicht-Eigenschaften an.
- Stellen Sie die Eigenschaft "Nach Aktualisierung" auf
"[Ereignisprozedur]", klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei
Punkten, um den VBA-Editor zu öffnen und geben Sie folgende Anweisungen
ein:
Dim strEingabe As String
On Error Resume Next
strEingabe = Me.txtTest
If Err <> 0 Then
Beep
Me.txtTest.SetFocus
Exit Sub
End If
On Error GoTo 0
While Len(strEingabe) < 7
strEingabe = "0" + strEingabe
Wend
Me.txtTest = strEingabe
End Sub
Diese Anweisungen lesen zunächst die aktuelle Eingabe aus dem Textfeld in eine Zeichenkette "strEingabe" ein. Kommt es dabei zu einem Fehler, weil beispielsweise die Eingabe gelöscht wurde und das Feld auf "NULL" steht, geben wir einen akustischen Hinweis aus und verlassen die Routine. Andernfalls fügen wir in einer Schleife solange führende Nullen am Anfang der Zeichenkette hinzu, bis die gewünschte Länge - hier "7" - erreicht ist. Abschließend speichern wir die geänderte Zeichenkette in der Tabelle.
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Barcodes für Access |
Verknüpfte Tabellen auflisten
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Gibt es eine einfache Möglichkeit, nur verknüpfte Tabellen und deren Ursprungsdatenbanken aufzulisten?
B. Meyer
ANTWORT: Erstellen Sie eine neue Abfrage und wählen Sie das Menü Ansicht-SQL an. Geben Sie im SQL-Editor die folgenden Anweisungen ein:
SELECT Name, ForeignName, Database
FROM MsysObjects
WHERE MSysObjects.Type=6;
Lassen Sie die Abfrage ausführen und es werden alle gewünschten Informationen angezeigt. In der versteckten Tabelle "MSysObjects" hält Access Informationen zu allen Objekten der Datenbank fest, unter anderem auch zu verknüpften Tabellen. Diese können über den Typ "6" identifiziert werden. "Name" liefert den Namen, so wie er bei der Verknüpfung definiert wurde bzw. wie er im Datenbank-Fenster angezeigt wird, "ForeignName" den Namen der Tabelle, so wie er in der Ursprungsdatenbank festgelegt ist und per "Database" ermitteln Sie schließlich den Pfad/Dateinamen der Ursprungsdatenbank.
| Newsletter-Tipp |
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SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
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