Ausgabe vom 4. Februar 2005  In dieser Ausgabe Access-News & Downloads Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Angebote usw. komfortabel in Word und Excel einfügen Download-Tipp: Komfortable Textbausteinverwaltung für Ihre Formulare Techinfo: VBA-Referenzen und Objektmodell-Details für Entwickler Access-Tipp der Woche So archivieren Sie Daten mit Hilfe einer Abfrage, Teil 2 Access-Helpline Listeneinträge über 'A-Z'-Schaltflächen anspringen ODBC-Datenquelle mit Word-Seriendruck nutzen Städtenamen in Adressverwaltung per Kombinationsfeld anzeigen Newsletter-Tipp Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail  Access-News & Downloads Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Angebote usw. komfortabel in Word und Excel einfügen Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel? Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem Word-Dokument oder Ihrer Excel-Tabelle ein. Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit einem Mausklick die letzte Nummer löschen. Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ Download-Tipp: Komfortable Textbausteinverwaltung für Ihre Formulare Wenn Sie bei der Datenerfassung in Access bestimmte Textpassagen immer wieder eingeben, bleibt Ihnen standardmäßig nur die AutoKorrektur-Funktion, um ein kleines Textbaustein-System aufbauen. Die Verwaltung ist allerdings wenig komfortabel und zudem auf einige Hundert Zeichen beschränkt. Mit der kostenlosen Access-Erweiterung SmartTools Textbausteine für Memofelder können Sie beliebig viele Abkürzungen und dazugehörige Textbausteine mit bis zu 32.000 Zeichen pro Textbaustein komfortabel verwalten. Die Anbindung in Ihren Formularen erfolgt mit wenig Aufwand über eine kleine Ereignisprozedur. Anschließend können Sie in Memofeldern zum Beispiel Abkürzungen wie "rg" und danach ein Leerzeichen, ein Satzendezeichen (Punkt, Fragezeichen etc.) oder einfach Return eingeben. Die Abkürzung wird daraufhin automatisch durch den zugehörigen Textbaustein, also beispielsweise eine detaillierte Produktinformation, ersetzt. Alle Formulare und Module sind ungeschützt, so dass Sie die Lösung bei Bedarf problemlos an Ihre eigenen Anforderungen anpassen können:  SmartTools Textbausteine für Memofelder Techinfo: VBA-Referenzen und Objektmodell-Details für Entwickler Speziell für VBA-Entwickler hat Microsoft eine Website mit umfangreichem Informationsmaterial online gestellt. Getrennt nach Office-Anwendungen können Sie VBA-Referenzen und detaillierte Informationen zu den Objektmodellen der einzelnen Applikationen abrufen. Während die Informationen zu Office 2003-Anwendungen sowohl online als auch zum Download bereitstehen, können die Informationen zu Office 2000 und XP nur online abgerufen werden. Sie finden die Übersicht mit den Links zu Informationen und Downloads unter der folgenden Adresse: VBA-Referenzen und Objektmodell-Details  Access-Tipp der Woche So archivieren Sie Daten mit Hilfe einer Abfrage, Teil 2 Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003 Nachdem wir im ersten Teil dieses Tipps der Woche gezeigt haben, wie Datensätze mit Hilfe einer Anfügeabfrage in eine analog zur Quell-Tabelle aufgebaute Archivierungs-Tabelle übertragen werden, bauen wir nun eine Abfrage auf, die das Löschen der archivierten Datensätze aus der Quell-Tabelle übernimmt: Erstellen Sie eine Abfrage, der die Tabelle mit den zu archivierenden Datensätzen, also beispielsweise "Bestellungen", zugrunde liegt und definieren Sie diese Abfrage über das Menü Abfrage-Löschabfrage als Löschabfrage. Über das Menü Abfrage-Parameter richten Sie die Abfrage wieder so ein, dass beim Ausführen gefragt wird, für welches Jahr die Archivierung erfolgen soll. Geben Sie dazu als Parametername "Für Jahr" ein und stellen Sie den Datentyp auf "Integer" ein. Nehmen Sie nun alle Felder der Tabelle für das Löschen auf, indem Sie auf das Sternchen in der Feldliste doppelklicken. In der ersten Spalte der Abfrage-Definition sehen Sie nun den Eintrag "Bestellungen.*". In der Spalte dahinter nehmen Sie die folgenden Eingaben vor: Feld: J: Jahr([Bestelldatum]) Löschen: Bedingung Kriterien: [Für Jahr] "Bestelldatum" ersetzen Sie dabei durch das Feld mit dem Datum, das bei Ihrer Tabelle als Kriterium abgefragt werden soll. Schließen Sie die Abfrage und sichern Sie sie beispielsweise unter "Bestellungen löschen". Starten Sie diese Abfrage nun für einen ersten Test. Access erfragt wieder das Jahr, für das die Archivierung erfolgen soll und löscht dann die betreffenden Datensätze nach einer Sicherheitsabfrage aus der Quell-Tabelle. Mit Hilfe diesen Abfragen sind Sie nun in der Lage, Datenbestände schnell und komfortabel zu bereinigen. Um dem Vorgang noch wenig komfortabler zu machen, erstellen Sie zum Abschluss ein kleines Makro, das die beiden Abfragen nacheinander aufruft. So können Sie die Archivierung mit einem Doppelklick starten, anstatt beide Abfragen separat öffnen zu müssen: Legen Sie ein neues Makro an und stellen Sie dort zweimal die Aktion "ÖffnenAbfrage" ein. Für die erste Aktion "ÖffnenAbfrage" ordnen Sie die Abfrage "Bestellungen archivieren" bzw. die Abfrage zu, die die Datensätze in die Archivierungs-Tabelle überträgt. Für die zweite Aktion "ÖffnenAbfrage" ordnen Sie die Abfrage "Bestellungen löschen" bzw. die Abfrage zu, die die archivierten Datensätze löscht. Schließen Sie den Makroentwurf und sichern Sie das Makro unter "Bestellungen archivieren". Wenn Sie nun das Makro mit einem Doppelklick starten, werden beide Abfragen hintereinander ausgeführt, die Archivierung und das Entfernen der ausgelagerten Datensätze lässt sich somit in einem einzigen Arbeitsschritt erledigen. Wenn Sie die Sicherheitsabfragen von Access ausschalten möchten, fügen Sie im Makro als erste Anweisung eine Aktion "Warnmeldungen" hinzu, deren Parameter "Warnmeldungen An" Sie auf "Nein" stellen. Beide Abfragen werden dann ohne weitere Rückfragen direkt ausgeführt. ANZEIGE  Formatierte Memofelder für Ihre Datenbanken Mit Total Access Memo können Sie endlich formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken: Sie erhalten ein neues Steuerelement, das Sie mit zwei Mausklicks in Formulare und Berichte einfügen können Ihre Memofelder werden zu einer kleinen Textverarbeitung mit allen wichtigen Format-Funktionen. Sie können sogar eingebettete Objekte und Grafiken verwenden. Sie können das neue Steuerelement beliebig oft mit beliebig vielen Datenbanken an andere Anwender weitergeben Weitere Informationen finden Sie unter: Total Access Memo für Access 2000, 2002/XP und 2003: http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2003/ Total Access Memo für Access 97: http://www.add-in-world.com/katalog/tamemo2000/  Access-Helpline Haben Sie Fragen zu Access 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an: access-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Listeneinträge über 'A-Z'-Schaltflächen anspringen Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  In einer Datenbank verwalten wir Notizen. Zu jeder Notiz wird ein Stichwort erfasst. Ein Listenfeld zeigt alle Stichworte an, per Doppelklick auf einen Eintrag wird die dazugehörige Notiz in einem Memofeld angezeigt. Wir möchten nun mit einem "A-Z"-Register auf die erste Notiz positionieren, deren Stichwort mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. Gleichzeitig soll dieses Stichwort in der Liste markiert werden. Wie geht man dazu am besten vor? U. Rottmann  ANTWORT:  Legen Sie zunächst im Formular die notwendigen Schaltflächen für das "A-Z"-Register an, setzen Sie die Bezeichnung auf "A", "B", "C" usw., wählen Sie als Schriftart "Tahoma", als Schriftgröße "8 Punkt" und stellen Sie die Eigenschaft "Beim Klicken" auf den Ausdruck "=RegSuch()" ein. Als praktikable Größe für die Schaltflächen hat sich eine Breite und Höhe von 0,5 cm erwiesen. Geben Sie dann im allgemeinen Teil des Formulars die folgende Funktion ein: Function RegSuch()   Dim strRegLetter, frm As Form   Set frm = Me   strRegLetter = Me.ActiveControl.Caption & "*"   frm.Stichwort.SetFocus   DoCmd.FindRecord strRegLetter, _         acStart, False, _         acDown, , _         acCurrent, True   If Left$(frm.Stichwort, 1) <> _      Left$(strRegLetter, 1) Then     Beep     MsgBox "Kein Stichwort gefunden, das mit '" + _            Left$(strRegLetter, 1) + "' beginnt!", _            vbInformation, "Register:"   End If End Function Den Feldnamen "Stichwort" ersetzen Sie dabei durch den Namen des Feldes, das in Ihrem Formular das Stichwort speichert. Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Anzeigen" des Formulars auf "[Ereignisprozedur]" ein, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und geben Sie die folgenden Anweisungen ein: Private Sub Form_Current()   Dim strX As String   On Error Resume Next   Stichwort.SetFocus   strX = Stichwort.Text   Liste.Value = strX End Sub "Stichwort" ersetzen Sie wieder durch den Namen des Feldes, das in Ihrem Formular das Stichwort speichert, "Liste" ist das Listenfeld, in dem die Einträge mit den Stichworten angezeigt werden. Speichern Sie dann die Änderungen und lassen Sie das Formular testweise anzeigen. Wenn Sie auf eine der "A-Z"-Schaltflächen klicken, wird die Funktion "RegSuch()" aufgerufen. Diese Funktion ermittelt über "ActiveControl" die angeklickte Schaltfläche und deren Eigenschaft "Caption" den angeklickten Buchstaben, ergänzt diesen um das Wildcard "Sternchen", setzt den Fokus auf das Feld mit dem Stichwort und sucht darin nach einem Stichwort, das mit dem angeklickten Buchstaben beginnt. Wenn kein passendes Stichwort gefunden wurde, wird ein Hinweis angezeigt. Andernfalls erfolgt die Synchronisation mit dem Listenfeld durch Zuweisung des aktuellen Stichwortes beim Anzeigen des gefundenen Datensatzes in Form_Current. ANZEIGE  Die komfortable Urlaubs-Datenbank für Access Mit dieser Datenbank haben Sie die Fehlzeiten in Ihrer Firma oder Abteilung optimal im Griff: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und sonstige Abwesenheiten lassen sich für jeden Mitarbeiter komfortabel mit wenigen Mausklicks erfassen. Wenn Sie mit dem einen oder anderen Detail nicht zufrieden sind, ändern Sie es einfach ab, denn Sie erhalten die Datenbank ungeschützt mit dem kompletten Sourcecode. Ab sofort steht Ihnen die brandneue Version 2.11 der Urlaubsdatenbank zur Verfügung. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen: Voll netzwerkfähig durch Front- und Backend-Lösung. Im Mehrplatzbetrieb fallen keine weiteren Kosten an! Unterstützung von halben Abwesenheitstagen Balken- und Mitarbeiterzahl auf 25 pro Abteilung erweitert Erweiterte Druckfunktionen für übersichtliche Berichte Ausführliches deutsches Handbuch Die Urlaubs-Datenbank für Access 97, 2000, 2002/XP und 2003 hat sich bereits hundertfach in der Praxis bewährt und ist nach der voll automatischen Installation sofort einsatzbereit: http://www.add-in-world.com/katalog/urlaubsdatenbank/ ODBC-Datenquelle mit Word-Seriendruck nutzen Versionen: Access/Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Mich beschäftigt ein recht merkwürdiges Problem, das nicht Access direkt, sondern ODBC betrifft. Ich habe in einem Word-Seriendruck eine Datenquelle per ODBC eingebunden. Bei der Datenquelle handelt es sich um eine Tabelle in einer MySQL-Datenbank. Die Tabelle umfasst einige Hundert Datensätze. Der Word-Seriendruck ist jedoch der Ansicht, dass diese Datenquelle nur einen einzigen Datensatz umfasst. Das gleiche Problem zeigt sich, wenn ich eine Tabelle von einem SQL Server 2000 per ODBC als Datenquelle einbinde. Müssen hier bei der ODBC-Datenquelle spezielle Einstellungen vorgenommen werden? L. Maurer  ANTWORT:  Nein, das Problem hat seine Ursache in Word, das bei ODBC-Datenquellen manchmal nicht die korrekte Anzahl von Datensätzen ermitteln kann. Sie können das Problem umgehen, indem Sie die MySQL-Tabelle über Datei-Externe Daten-Tabellen verknüpfen in eine Access-Datenbank einbinden und diese Datenbank beziehungsweise die eingebundene Tabelle als Datenquelle im Word-Seriendruck auswählen. Städtenamen in Adressverwaltung per Kombinationsfeld anzeigen Versionen: Access 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Um die Erfassung von Adressen zu vereinfachen, möchten wir in unserer Datenbank in der Adressmaske ein Kombinationsfeld einsetzen, das alle bereits erfassten Städtenamen zur Auswahl auflistet. Dazu haben wir eine Abfrage erstellt und diese Abfrage dem Kombinationsfeld über die Eigenschaft "Datensatzherkunft" zugeordnet. Das Kombinationsfeld zeigt jedoch viele leere Einträge und doppelte Städtenamen an. Wie können wir dieses Problem beseitigen? E. Potratz  ANTWORT:  Öffnen Sie zunächst die Abfrage im Entwurfsmodus und wählen Sie das Menü Ansicht-Funktionen an. Stellen Sie dann für das selektierte Feld (Ort, Stadtname oder ähnlich) als Funktion "Gruppierung" ein. Diese Einstellung sorgt dafür, dass ein Städtename immer nur einmal angezeigt und somit doppelte Namen unterbunden werden. Die leeren Einträge resultieren aus Adressen, für die keine Städtenamen erfasst sind. Um diese Einträge zu eliminieren, tragen Sie in der Zeile "Kriterium" die Bedingung "Ist Nicht Null" ein. Es werden dann nur die Adressen berücksichtigt, bei denen ein Städtename vorhanden ist.  Newsletter-Tipp Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt: Praktische Tipps zur Installation Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen Office-Versionen Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für Office XP/2003 Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Access Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse access-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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