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Ausgabe vom
5.5.2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails an Ihre Access-Daten
komfortabel mit Word verschicken
- Download-Tipp: Flexible Formulare per SQL
- News: Neuer Formulartyp in Access 2007
- Techinfo: Office-Anwendungen per VBA
steuern
Access-Helpline
- Korrekte Sortierung von Doppelnamen
- Umsatzübersicht für Kunden nach Jahr
- Inkonsistente Ergebnisse des
'Database'-Objektes
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails an Ihre Access-Daten komfortabel mit Word verschicken
Angebote, Rundschreiben, Preislisten und andere wichtige Ankündigungen sofort und ohne Porto verschicken? Der SmartTools Serienmailer macht es möglich:
- Das Anschreiben für Ihre E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz
normalen Serienbrief in Word. Die Namen und Adressen übernehmen Sie aus
einer Access-Datenbank, den Outlook-Kontakten, einer Excel- oder
Word-Tabelle.
- Sie starten den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
mit individueller Anrede an jeden Empfänger aus der von Ihnen
vorgegebenen Liste.
Wir bieten Ihnen den SmartTools Serienmailer zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis an:
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Download-Tipp: Flexible Formulare per SQL
Normalerweise liefern Tabellen oder Abfragen die Datenbasis für Ihre Formulare in Access. Häufig möchten Sie jedoch eine Selektion von Datensätzen bearbeiten, die bestimmten Kriterien entsprechen. In der Regel definieren Sie dann einen Formularbasierten Filter, der die entsprechenden Datensätze zusammenfasst - beispielsweise alle Kunden aus Belgien oder alle Artikel mit einem Preis kleiner 5,00 EUR. Schneller und komfortabler wäre in solchen Fällen der Einsatz einer kurzen SQL-Anweisung wie "select * from Kunden where Land='Belgien'" - allerdings bietet Access keine Möglichkeit, SQL-Statements schnell einzugeben und das Ergebnis direkt in einem Formular anzuzeigen.
SmartTools SQL für Formulare hilft weiter: Das Add-In steht Ihnen in allen Datenbanken von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 über das Menü Extras-Add-Ins zur Verfügung und erlaubt die Eingabe und Zuordnung von SQL-Anweisungen für das aktuell geöffnete Formular. Nach dem Aufruf geben Sie einfach eine entsprechende SQL-Anweisung ein und klicken auf Ok - anschließend können Sie die selektierten Datensätze wie gewohnt im Formular durchblättern und bearbeiten.
Das Add-In merkt sich die durchgeführten Abfragen, so dass Sie auf die am häufigsten benötigten Anweisungen jederzeit mit wenigen Mausklicks zugreifen können. Möchten Sie dem Formular wieder die ursprüngliche Datenbasis, also die beim Entwurf festgelegte Tabelle oder Abfrage, zuordnen, klicken Sie im Add-In einfach auf Zurücksetzen. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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SmartTools
SQL für Formulare kostenlos
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News: Neuer Formulartyp in Access 2007
Ein weiterer Blick auf die neuen Möglichkeiten von Access 2007 gefällig? Aufgrund der neuen Oberfläche werden Sie sich in vielen Bereichen komplett umgewöhnen müssen. Für den Formularentwurf steht ein spezielles "ribbon" zur Verfügung, das Ihnen alle Funktionen schneller und übersichtlicher anbieten soll:
Formularentwurf in Access 2007
Ein neuer Formulartyp ist das so genannte "Split Form". Dabei können Sie Tabellen und Abfragen gleichzeitig in der Dabellenblatt- und Einzelansicht darstellen:
'Split Form' in Access 2007
Sie verschaffen sich so einen schnellen Überblick und können einen einzelnen Datensatz schnell bearbeiten, indem Sie ihn ganz einfach im Datenblatt anklicken.
Techinfo: Office-Anwendungen per VBA steuern
Die Techinfo richtet sich zwar an den Visual Basic-Programmierer, aber als Access-Entwickler, der beispielsweise auf Word- oder Excel-Daten zugreifen möchte, stehen Sie vor denselben Problemen. Konkret geht es darum, dass beim Zugriff auf eine Office-Anwendung teilweise der Eindruck entsteht, dass die aufrufende Anwendung abgestürzt ist. Der Grund dafür sind häufig Meldungen oder Dialoge, die aufgrund der unsichtbar gestarteten Office-Anwendung nicht zu sehen. Die aufrufende Anwendung kann aber erst fortfahren, wenn diese Meldungen beantwortet wurden.
Die Techinfo gibt nützliche Tipps, wie sich dieses Problem umgehen lässt. Anhand von kleinen Beispiel-Routinen, die sowohl in Visual Basic als auch in VBA eingesetzt werden können, zeigen die Spezialisten zunächst die Problematik auf und stellen dann Lösungsansätze vor. Links verweisen auf weiterführende Informationen und Downloads nützlicher Tools. Sie finden die Techinfo unter der folgenden Adresse:
Office-Anwendungen per VBA steuern
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| Access-Tipp der
Woche |
Datumsabfragen im Klartext, Teil 1
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In Ihren Datenbanken müssen Sie regelmäßig Auswertungen erstellen, die Ihnen beispielsweise Auskunft darüber geben, welche Bestellungen an einem Mittwoch aufgegeben wurden oder welche Arbeitszeiten an einem Samstag angefallen sind. Normalerweise erstellen Sie dazu pro Wochentag eine Abfrage wie "Bestellungen/Mittwochs" und verwenden zum Beispiel ein Kriterium wie das folgende:
Weekday([Bestelldatum]) = 4
Die Funktion "WeekDay()" liefert für das als Parameter übergebene Datum als Ergebnis eine Zahl von "1" bis "7", wobei "1" für "Sonntag", "2" für "Montag", "3" für "Dienstag" usw. steht. Das gezeigte Kriterium sorgt also dafür, dass nur die Datensätze selektiert werden, bei denen die Funktion "WeekDay()" als Ergebnis "4" für "Mittwoch" liefert.
Statt der hierbei erforderlichen sieben Abfragen wäre eine Parameterabfrage, die den gewünschten Wochentag vor Ausführung der Abfrage für einen Parameter "Wochentag" vom Typ "Integer" erfragt, wesentlich praktischer. Das Kriterium würde dann beispielsweise so aussehen:
Weekday([Bestelldatum]) = [Wochentag]
Das lässt sich zwar realisieren, aber Sie müssten im Dialog "Parameterwerte eingeben" eine Zahl zwischen "1" und "7" eingeben, also immer im Kopf haben, dass "1" dem Tag "Sonntag", "2" dem Tag "Montag", "3" dem Tag "Dienstag" und so weiter entspricht. Eine komfortablere Abfrage würde die Eingabe des betreffenden Tages im Klartext, also als "Montag", "Mittwoch" oder "Samstag" erlauben. Mit Hilfe einer globalen Funktion lässt sich das wie folgt realisieren:
- Kopieren Sie die folgende Funktion in ein
Modul:
Dim intWD As Integer
On Error Resume Next
If Not IsDate(varDate) Or IsNull(varDate) Then
WeekdayStr = "???"
Else
intWD = WeekDay(CDate(varDate))
WeekdayStr = _
Choose(intWD, "Sonntag", "Montag", _
"Dienstag", "Mittwoch", _
"Donnerstag", "Freitag", _
"Samstag")
End If
End Function
- Öffnen Sie die gewünschte Abfrage im Entwurfsmodus.
- Wählen Sie das Menü Abfrage-Parameter an, richten Sie einen
Parameter "Wochentag" vom Typ "Text" ein und klicken Sie auf Ok.
- Geben Sie als Kriterium für das abzufragende Feld, also zum Beispiel
für "Bestelldatum", den folgenden Ausdruck ein:
Für "Bestelldatum" geben Sie den Namen des Feldes an, das in Ihrer Abfrage geprüft werden soll.
- Speichern Sie die Änderungen und lassen Sie die Abfrage einmal
ausführen.
Wenn Sie mehrere Wochentage auf einmal, also beispielsweise Tätigkeiten für Samstag UND Sonntag abfragen möchten, verwenden Sie folgendes Kriterium in der Abfrage:
InStr([Wochentag];WeekdayStr([Tätigkeitsdatum]))<>0
Im Dialog "Parameterwerte eingeben" geben Sie dann "Samstag Sonntag" ein. Anschließend wird für jeden Datensatz die Funktion "WeekdayStr()" aufgerufen, die als Ergebnis den Klartext des Wochentages für das als Parameter übergebene Datum liefert. Mit Hilfe der Funktion "InStr()" wird dann geprüft, ob dieser Wochentag in der Eingabe enthalten, das Ergebnis also ungleich "0" ist.
Im zweiten Teil dieses Tipps der Woche stellen wir eine alternative Lösung vor, die Ihnen die Eingabe von "Woche", "Monat", "Quartal" oder "Halbjahr" erlaubt, so dass Sie bei Auswertungen für diese Zeiträume nicht erst im Kalender nachschlagen müssen.
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ANZEIGE Access-Datenbanken optimieren, analysieren und
dokumentierenDer Total Access Analyzer ist eine mehrfach ausgezeichnete Access-Erweiterung, die tausende von Anwendern und Entwickler mit ihren Datenbanken einsetzen. Wenn Sie Datenbanken für andere Anwender erstellen oder sich in komplexen Access-Anwendungen zurechtfinden müssen, leistet der Total Access Analyzer unschätzbare Hilfe. Voll automatisch kann diese in Access integrierte Erweiterung:
Total Access Analyzer für Access 2003 Total Access Analyzer für Access 2002/XP Total Access Analyzer für Access 2000 |
| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Korrekte Sortierung von Doppelnamen
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In unserer Kundendatei geben wir im Feld "Kundennamen" bei Ehepaaren immer nach dem Bindestrich den Mädchennamen der Ehefrau an, also beispielsweise "Weiss-Moser". Bei der Sortierung berücksichtigt Access den Bindestrich aber nicht und es kommt zu einem Durcheinander, das dann so aussieht:
Alt-Basler
Alt-Duss
Altenbach
Altermatt
Altermatt-Hess
Alt-Oesch
Altunbas
Alt-Zwahlen
Die Reihenfolge sollte jedoch richtigerweise so aussehen:
Alt-Basler
Alt-Duss
Alt-Oesch
Alt-Zwahlen
Altenbach
Altermatt
Altermatt-Hess
Altunbas
Wissen Sie eine Lösung für dieses Problem?
E. Wüthrich
ANTWORT: Access ignoriert den Bindestrich leider bei der Sortierung, man kann sich hier nur behelfen, indem ein berechnetes Feld hinzugefügt und für die Sortierung verwendet wird:
Feld: X: Replace([Nachname];"-";"|")
Sortierung: Aufsteigend
Anzeigen: Deaktiviert
Das Zeichen "|" erreichen Sie über AltGr+<.
Umsatzübersicht für Kunden nach Jahr
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte gerne per Abfrage eine Übersicht der Bestellungen unserer Kunden pro Jahr anzeigen lassen. Die erste Spalte soll den Firmennamen enthalten, danach sollen dann spaltenweise die summierten Umsätze aller Jahre folgen. Wie erstelle ich eine solche Abfrage?
R. Luft
ANTWORT: Dazu verwenden Sie eine Kreuztabellenabfrage, die Sie am einfachsten direkt als SQL-Anweisung eingeben:
- Erstellen Sie eine neue Abfrage und wählen Sie die Tabellen mit den
Haupt- und Detaildaten, also beispielsweise "Bestellungen" und
"Bestelldetails", aus.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-SQL
an.
- Kopieren Sie die folgenden Zeilen in den
SQL-Editor:
AS Total
SELECT Kunden.Firma
FROM Kunden INNER JOIN (Bestellungen
INNER JOIN Bestelldetails ON Bestellungen.[Bestell-Nr] =
Bestelldetails.[Bestell-Nr]) ON Kunden.[Kunden-Code] =
Bestellungen.[Kunden-Code]
WHERE (((Kunden.Land)="Frankreich"))
GROUP BY Kunden.Firma
PIVOT Year([Bestelldatum]);
- Speichern Sie die Abfrage und lassen Sie sie
ausführen.
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ANZEIGE Die komfortable Urlaubs-Datenbank für Access -
ungeschützt und beliebig abpassbarMit dieser Datenbank haben Sie die Fehlzeiten in Ihrer Firma oder Abteilung optimal im Griff: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und sonstige Abwesenheiten lassen sich für jeden Mitarbeiter komfortabel mit wenigen Mausklicks erfassen. Wenn Sie mit dem einen oder anderen Detail nicht zufrieden sind, ändern Sie es einfach ab, denn Sie erhalten die Datenbank ungeschützt mit dem kompletten Sourcecode. Highlights der aktuellen Version 2.11:
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Inkonsistente Ergebnisse des 'Database'-Objektes
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Um den Zugriff per VBA auf verschiedene Objekte der aktuellen Datenbank zu beschleunigen, setze ich über eine per "AutoExec" aufgerufene Funktion einmal eine globale Variable:
Public CurrDB as DAO.Database
Set CurrDB = CurrentDb()
Wird nun bei der Arbeit mit der Datenbank zum Beispiel eine neue Tabelle angelegt, ist diese beim Zugriff über "CurrDB" in der "TableDefs"-Auflistung nicht vorhanden. Wissen Sie, woran das liegt?
T. Schütt
ANTWORT: Die oben gezeigte Initialisierung hält in "CurrDB" quasi eine "Momentaufnahme" fest, die dem Zustand der Datenbank zum Zeitpunkt des Öffnens entspricht. Um den aktuellen Stand abzufragen, dürfen Sie eine Objektvariable vom Datentyp "Database" erst direkt vor einer Abfrage initialisieren:
Dim db As DAO.Database
Dim td As DAO.TableDef
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
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