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Ausgabe vom 5. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Access-News & Downloads
- Spotlight: Personal-, Belegungs- und Zeitpläne
endlich grafisch darstellen
- Download-Tipp: Datenbanken optimal pflegen
- Techinfo: SQL-Datenbanken mit Excel
analysieren
Access-Helpline
- Outlook aus Access starten
- Kalenderwoche per 'Format()' ermitteln
- Frage zum 'SmartTools
Link-Lister'
| Access-News &
Downloads |
Spotlight: Personal-, Belegungs- und Zeitpläne endlich grafisch darstellen
Die perfekte Access-Erweiterung für Planungen aller Art: Sie geben in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatum der einzelnen Vorgänge wie Belegungen, Vermietungen, Urlaub usw. ein und erhalten als Ergebnis ein übersichtliches Balkendiagramm. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen denkbar ist:
- Urlaubs- und Personalplanung
- Belegung von Wohnungen oder Häusern
- Vermietung von Geräten
- Fahrzeuge eine Fuhrparks
- Raumbelegung
- Projekt- und Ressourcenplanung
- u.v.m.
Belegungsplan 2.11 für Access
Download-Tipp: Datenbanken optimal pflegen
Kennen Sie den Punkt, den dem Sie feststellen, dass es um die Stabilität und Konsistenz der Datenbank anscheinend nicht zum Besten steht: Die Performance nimmt stetig ab, Zugriffe brauchen immer länger, Datensatzinhalte verändern sich anscheinend von selbst, Funktionen und Prozeduren werden nicht mehr gefunden. Schließlich meldet Access beim Öffnen von Objekten oder beim Laden der Datenbank, dass Beschädigungen vorliegen.
In unserer kostenlosen Techinfo zeigen wir, dass die Schuld an diesen Problemen nur bedingt Access zuzuschreiben ist. Sie erfahren, wie Sie diese Probleme in Zukunft vermeiden und defekten Datenbanken effektiv vorbeugen können. Unter anderem geht es um die Automatisierung der Datenbankpflege:
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Techinfo:
Datenbanken optimal
pflegen |
Techinfo: SQL-Datenbanken mit Excel analysieren
Der SQL Server stellt mit den Analyse-Tools Services zur Verfügung, über die sich per OLAP Datenbestände auswerten und analysieren und so bei erkennbaren Schwachstellen gegebenenfalls optimieren lassen. Ab Excel 2002 wurde eine spezielle Unterstützung dieser Analyse-Tools und OLAP integriert. Eine umfangreiche Techinfo, die den Einsatz von Excel für Analysen, Auswertungen und Statistiken ausführlich erläutert, finden Sie unter der folgenden Adresse:
Techinfo: SQL-Datenbanken mit Excel analysieren
Die Autoren beschreiben hier anhand praktischer Beispiele die Vorbereitungen, notwendige Einstellungen und den Zugriff per OLAP. Darüber hinaus widmen sie sich sehr ausführlich der Programmierung dieser Möglichkeiten per VBA. Nebenbei erfahren Sie hier eine Menge interessanter Details zu Pivot-Tabellen und Pivot-Charts sowie deren Objektmodelle und den verfügbaren Ereignisprozeduren für die Arbeit mit diesen Objekten.
| Access-Tipp der
Woche |
Alternative Suchfunktion für Access, Teil 2
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Nachdem wir im ersten Teil dieses Tipps der Woche die notwendigen Basisfunktionen eingerichtet haben, geht es nun um den Einbau der Suchfunktion in ein Formular und um die Erläuterung der Funktion "ACWSuchen()". Den Aufruf der Suchfunktion integrieren Sie wie folgt in ein Formular:
- Öffnen Sie zunächst das Formular im Entwurfsmodus.
- Legen Sie eine neue Schaltfläche "btnSuchen" oder ähnlich im Kopf
oder Fuß des Formulars an. Sie können entweder eine Bezeichnung wie
"Suchen..." im Eigenschaftenfenster der Schaltfläche zuordnen oder über
die Eigenschaft "Bild" ein Symbol anzeigen lassen.
- In der Eigenschaft "Beim Klicken" der Schaltfläche geben Sie nun
"=ACWSuchen()" ein. Dadurch wird bei einem Klick auf die Schaltfläche
die betreffende Funktion im globalen Modul aufgerufen und steuert dann
den Suchvorgang.
Function ACWSuchen()
Dim Ctl As Control
Dim strSuchenNach As String
Dim strFeldname As String
Dim strTitel As String
Dim strPrompt As String
Dim intTaste As Integer
On Error Resume Next
Set Ctl = Screen.PreviousControl
Das "Screen"-Objekt stellt über seine Eigenschaft "PreviousControl" eine Referenz auf das zu vorletzte aktivierte Steuerelement zur Verfügung - dieses Steuerelement ist das Feld, in das der Anwender den Cursor gesetzt hat, bevor er auf die Schaltfläche Suchen klickte.
Ctl.SetFocus
strFeldname = Ctl.Name
Über diese Referenz können wir das Feld aktivieren und dessen Namen in Erfahrung bringen. Die Aktivierung ist notwendig, da die im Folgenden eingesetzte Funktion "DoCmd.FindRecord" im aktuellen Feld suchen soll.
strTitel = "Suchen in Feld »" & strFeldname & "«:"
NeueSuche:
strPrompt = "Suchbegriff eingeben " & -
"(Teilbegriff möglich, GROSS/klein spielt " & _
"keine Rolle):"
strSuchenNach = InputBox$(strPrompt, strTitel, "")
If strSuchenNach = "" Then Exit Function
Zunächst zeigen wir allerdings erst einmal eine InputBox an, damit der Anwender den Suchbegriff eingeben kann. Klickt er dabei auf Abbrechen, wird eine leere Zeichenkette als Ergebnis geliefert und wir verlassen die Funktion.
DoCmd.FindRecord strSuchenNach, _
acAnywhere, _
False, _
acSearchAll, _
False, _
acCurrent, _
True
Hier rufen wir nun "FindRecord" auf, das nach dem eingegebenen Suchbegriff sucht. Die folgenden Einstellungen werden vorgegeben:
acAnywhere: Teil des Feldinhaltes vergleichen
False: GROSS/klein spielt keine Rolle
acSearchAll: Alle Datensätze ab Anfang durchsuchen
False: Formatierung spielt keine Rolle
acCurrent: Aktuelles Feld durchsuchen
True: Im ersten Datensatz beginnen
If InStr(Ctl, strSuchenNach) = 0 Then 'Nichts gefunden
Beep
strPrompt = "Keinen Eintrag für Suchbegriff '" + _
strSuchenNach + "' in Feld '" + _
strFeldname + "' gefunden!" + _
vbCrLf + vbCrLf
strPrompt = strPrompt + "Neuen Suchbegriff eingeben?"
intTaste = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + _
vbExclamation, strTitel)
If intTaste = vbYes Then GoTo NeueSuche
Exit Function
End If
In diesen Zeilen prüfen wir, ob ein passender Datensatz gefunden wurde - wenn nicht, wird ein entsprechender Hinweis und eine Abfrage anzeigt, ob erneut gesucht werden soll.
Weitersuchen:
DoEvents
Beep
intTaste = MsgBox("Weitersuchen?", _
vbYesNo + vbQuestion, _
strTitel)
If intTaste <> vbYes Then Exit Function
Im letzten Bereich der Funktion fragen wir, ob weitergesucht werden soll oder nicht. Je nach Antwort des Anwenders verlassen wir die Routine oder machen mit den folgenden Anweisungen weiter, um den nächsten passenden Datensatz zu suchen.
'Auf den nächsten Datensatz setzen, _
'ab dem gesucht werden soll
DoCmd.GoToRecord acActiveDataObject, , acNext
DoCmd.FindRecord strSuchenNach, _
acAnywhere, _
False, _
acDown, _
False, _
acCurrent, _
False
DoEvents
If InStr(Ctl, strSuchenNach) <> 0 Then
'Gefunden, weitersuchen?
GoTo Weitersuchen
Else 'Nichts weiter gefunden, zurück zum vorherigen Satz
DoCmd.GoToRecord acActiveDataObject, , acPrevious
End If
End Function
Hier prüfen wir wieder, ob ein passender Datensatz gefunden wurde. Ist das der Fall, springen wir zum Label "Weitersuchen", um erneut den Anwender zu fragen, ob weitergesucht werden soll. Wurde kein passender Datensatz gefunden, gehen wir einen Datensatz zurück und zeigen so den zuletzt gefundenen Datensatz erneut an.
Wie erwähnt, erfolgt die Suche mit fest vorgegebenen Einstellungen, die wir über entsprechende Parameter bei "DoCmd.FindRecord" angeben:
DoCmd.FindRecord strSuchenNach, _
(2)acAnywhere, _
(3)False, _
(4)acSearchAll, _
(5)False, _
(6)acCurrent, _
(7)True
Im folgenden eine Übersicht anderer möglicher Einstellungen und deren Bedeutung:
2: acAnywhere, acEntire, acStart
Suchbegriff kann irgendwo im Feld vorkommen, muss mit Feldinhalt oder mit dem Anfang des Feldinhaltes übereinstimmen
3: False bzw. True
Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle bzw. wird berücksichtigt
4: acSearchAll, acDown, acUp
Alle Datensätze ab Anfang, Datensätze ab aktuellem Datensatz nach unten oder Datensätze ab aktuellem Datensatz nach oben durchsuchen.
5: False bzw. True
Formatierung spielt keine Rolle bzw. wird berücksichtigt
6: acCurrent, acAll
Nur aktuelles Feld durchsuchen, Alle Felder durchsuchen
7: True bzw. False
Im ersten Datensatz beginnen oder ab dem aktuellen Datensatz suchen
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DatenbankenMit Total Access Memo können Sie endlich formatierten Text in Ihren Datenbanken anzeigen, bearbeiten und ausdrucken:
Total Access Memo für Access 2003, 2002/XP und 2000 Total Access Memo für Access 97 |
| Access-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Datenbanken schicken!) an:
access-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Outlook aus Access starten
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich suche eine Lösung, mit der ich Outlook aus Access starten kann und zwar unabhängig davon, wo Outlook installiert ist. Der Start per "Shell()" funktioniert ja nur dann, wenn das Outlook-Verzeichnis irgendwo im Suchpfad per "Set Path=..." aufgenommen wurde, aber das ist nur selten der Fall.
Diverse Anfragen
ANTWORT: In diesem Fall hilft, wie so oft, eine API-Funktion: "ShellExecute()" führt analog zu "Shell()" externe Programme aus. Die Besonderheit dieser API-Funktion ist, dass sie bei fehlendem Pfad auch ohne "Set Path=..." arbeitet, weil sie die benötigten Informationen aus der Registry ausliest. Dort hält Windows bei jeder Installation einer Anwendung im Bereich "HKEY_LOCAL_MACHINE\ Software\ Microsoft\ Windows\ CurrentVersion\ App Paths" fest, in welchem Verzeichnis die dazugehörige EXE-Datei gespeichert ist. Der Eintrag "outlook.exe" verrät dann, dass zum Beispiel Office 2000 in "D:\Off2000\Office\" installiert und "outlook.exe" somit dort zu finden ist. Geben Sie in einem neuen oder einem vorhandenen Modul die folgende Deklaration und die Funktion "RunOutlook()" ein:
Public Declare Function ShellExecute Lib "shell32.dll" _
Alias "ShellExecuteA" ( _
ByVal hWnd As Long, _
ByVal lpOperation As String, _
ByVal lpFile As String, _
ByVal lpParameters As String, _
ByVal lpDirectory As String, _
ByVal nShowCmd As Long) As Long
Function RunOutlook()
On Error Resume Next
ShellExecute 0&, vbNullString, "outlook.exe", _
vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus
End Function
Den Aufruf können Sie beispielsweise über eine Schaltfläche vornehmen, indem Sie für die Eigenschaft "Beim Klicken" den Ausdruck "=RunOutlook()" eingeben.
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Kalenderwoche per 'Format()' ermitteln
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich verwende in einer Terminverwaltung ein Textfeld mit dem folgenden Ausdruck in "Steuerelementeinhalt":
=Format(Jetzt(); "ww")
Das Feld soll einfach nur die aktuelle Kalenderwoche anzeigen, aber es funktioniert nicht: In den meisten Fällen ist die angezeigte Kalenderwoche der tatsächlichen Kalenderwoche ein oder zwei Wochen voraus. Können Sie mir einen Tipp geben, was ich falsch mache?
U. Fuhlendorff
ANTWORT: In Deutschland gelten für die Berechnung der Kalenderwoche andere Regeln als in den USA. Sie müssen noch zwei weitere Parameter angeben, um den ersten Tag der Woche (hier "Montag", VBA: "vbMonday", Wert= 2) festzulegen und um zu entscheiden, welche Woche als erste Kalenderwoche (hier "mit mindestens vier Tagen", VBA: "vbFirstFourDays", Wert= 2) gilt:
=Format(Jetzt(); "ww"; 2; 2)
Aufgrund eines Bugs in der "Format()"-Funktion bzw. in der für Datumsberechnungen zuständigen OLEAUT32.DLL werden jedoch die ersten und letzten Kalenderwochen eines Jahres teilweise falsch berechnet. Microsoft empfiehlt deshalb für die Berechnung von Kalenderwochen den Einsatz einer benutzerdefinierten Funktion anstelle von "Format()":
Microsoft Artikel
Geben Sie die dort erläuterte Funktion "WOY()" (Week Of Year) in ein beliebiges Modul ein:
Function WOY(MyDate As Date) As Integer
WOY = Format(MyDate, "ww", vbMonday, vbFirstFourDays)
If WOY > 52 Then
If Format(MyDate + 7, "ww", _
vbMonday, vbFirstFourDays) = 2 Then WOY = 1
End If
End Function
Ändern Sie dann für Ihr Textfeld den Ausdruck in "Steuerelementeinhalt" auf "=WOY(Jetzt())".
Frage zum 'SmartTools Link-Lister'
Versionen: Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe mir Ihr kostenloses Tool "SmartTools Link-Lister" (http://www.add-in-world.com/katalog/ac-linklister) zum Anzeigen aller verknüpften Tabellen heruntergeladen und in meine Datenbank eingebaut. Allerdings musste ich feststellen, dass hier neben den Tabellen auch einige Abfragen aufgelistet werden. Wie kann das sein?
M. Proissl
ANTWORT: Das wüssten wir auch gerne ;) Wir lesen definitiv nur die TableDefs-Auflistung aus - warum und unter welchen Umständen Access QueryDefs im TableDef-Format ablegt, konnten wir bislang nicht herausfinden. Wir analysieren Zurzeit verschiedene Datenbanken, bei denen das Problem auftritt. Sobald eine überarbeitete Version verfügbar ist, werden wir in Access Weekly darüber informieren.
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