Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 1. Juni 2005 01:12 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 1.6.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 1.6.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Mit dem neuen PDFgrabber 2.0 oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Excel und Word + DOWNLOAD-TIPP: Rechnen mit Uhrzeiten in Excel leicht gemacht + NEWS: Erpressung durch verschluesselte Office-Dateien EXCEL-TIPP DER WOCHE + So fuehren Sie eine laufende Summe innerhalb einer Zelle EXCEL-HELPLINE + Tabelleninhalte mit Hilfe von AutoFormen hervorheben + NACHTRAG: Tabelle nach Farben sortieren NEWSLETTER-TIPP + Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Mit dem neuen PDFgrabber 2.0 oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Excel und Word ----------------------------------------------------------- Der PDFgrabber 2.0 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel- Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Mit der neuen Version 2.0 des bewaehrten PDFgrabber wurde die Ausgabequalitaet noch einmal optimiert und ein Menuepunkt zum Oeffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert. Fuer die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3 Schritte: 1. Starten Sie den PDFgrabber ueber das START-Menue oder direkt aus Word bzw. Excel ueber das neu installierte Menue PDF-DATEI OEFFNEN. 2. Waehlen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewuenschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest. 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende steht Ihnen das Word- Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur Verfuegung. Weitere Informationen finden Sie unter: PDFgrabber 2.0 - Standard fuer Privatanwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/ PDFgrabber 2.0 - Professional fuer professionelle Anwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Rechnen mit Uhrzeiten in Excel leicht gemacht --------------------------------------------- Das Rechnen mit Zeitangaben ist in Excel grundsaetzlich kein Problem und viele Anwender nutzen diese Moeglichkeiten beispielsweise zur Arbeitszeiterfassung oder fuer Abrechnungen aller Art. Die zahlreichen Anfragen an unsere Helpline zeigen allerdings, dass es viele Sonderfaelle gibt, in denen man entweder ein wenig tricksen muss, um zum Ziel zu kommen. In unserer kostenlosen Techinfo finden Sie daher einige nuetzliche Hinweise und fertige Formeln zu so haeufigen Problemen wie dem Rechnen mit negativen Zeitangaben, dem Rechnen ueber Datumsgrenzen, der Darstellung von Zeiten ueber 24 Stunden, der Umwandlung von Uhrzeiten in Dezimalzahlen (und umgekehrt) oder dem Runden von Zeiten auf die naechsten x Minuten: http://www.add-in-world.com/katalog/xlzeitrechnung/ NEWS: Erpressung durch verschluesselte Office-Dateien ----------------------------------------------------- Es klingt abenteuerlich, aber offensichtlich suchen Hacker gerade nach einer neuen Einnahmequelle: der Trojaner TROJ_PGPCODER.A durchsucht die Festplatte eines infizierten Rechner nach Office-Dokumenten und anderen wichtigen Dateien und verschluesselt sie, so dass kein Zugriff mehr moeglich ist. Ueber eine Textdatei in jedem verschluesselten Verzeichnis verlangen die Autoren des Trojaners dann Geld fuer die Entschluesselung. Die Kontaktaufnahme soll ueber eine E-Mail-Adresse bei Yahoo erfolgen: http://www.trendmicro.com/vinfo/virusencyclo/default5.asp?VName=TROJ%5FPGPCODER%2EA&VSect=P In diesem konkreten Fall geht es zwar "nur" um 200 US$ und die relativ schwache Verschluesselung laesst sich von Fachleuten knacken, aber in Zukunft muss man mit wesentlich gefaehrlicheren Varianten rechnen. Der best moegliche Schutz gegen derartige Attacken ist immer noch die konsequente Aktualisierung von Windows mit jedem verfuegbaren Sicherheitsupdate. Auch der Trojaner TROJ_PGPCODER.A nutzt eine seit langem bekannte Sicherheitsluecke aus, so dass weder Infektion noch Verbreitung moeglich sind, sobald ein System auf dem neuesten Stand ist. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ So fuehren Sie eine laufende Summe innerhalb einer Zelle -------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Fuer viele Anwendungsbereiche waere es nuetzlich, wenn Excel eine laufende Summe innerhalb einer Zelle fuehren koennte. Wenn also beispielsweise die Zelle C10 den Wert 100 enthaelt und Sie hier noch einmal die Zahl 100 eingeben, sollte nach Return automatisch der Wert 200 erscheinen. Standardmaessig hat Excel leider keine entsprechende Funktion zu bieten, aber mit Hilfe entsprechender VBA-Prozeduren koennen Sie sie "nachbauen". * Oeffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie eine oder mehrere laufende Summe innerhalb einer Zelle fuehren wollen. * Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und fuegen Sie ein neues Modul zur aktuellen Arbeitsmappe hinzu. * Geben Sie hier die folgenden Prozeduren ein: Sub procLaufendeSummeErstellen() Dim intReturn As Integer With ActiveCell If .Comment Is Nothing Then .AddComment Else intReturn = MsgBox("Die Zelle enthaelt bereits " & _ "einen Kommentar. Moechten Sie ihn ueberschreiben?", _ vbYesNo + vbQuestion, "SmartTools Excel Weekly") If intReturn = vbNo Then Exit Sub End If .Comment.Text "LS_" & Str(ActiveCell.Value) End With End Sub Sub procLaufendeSummeLoeschen() With ActiveCell If .Comment Is Nothing Then Exit Sub .Comment.Delete End With End Sub * Suchen Sie im Projekt-Explorer nach dem Namen Ihrer Arbeitsmappe und dann in der Kategorie "Microsoft Excel Objekte" nach dem Namen der Tabelle fuer die laufenden Summen. * Wenn Sie den Tabellennamen per Doppelklick auswaehlen, oeffnet Excel automatisch das Modul zu dieser Tabelle. Hier geben Sie die folgende Prozedur ein: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim strAlteNotiz As String Dim lngAlterWert As Long With Target If .Comment Is Nothing Then Exit Sub If Left(.Comment.Text, 3) = "LS_" Then strAlteNotiz = .Comment.Text lngAlterWert = Val(Right(strAlteNotiz, _ Len(strAlteNotiz) - 3)) Application.EnableEvents = False .Value = .Value + lngAlterWert .Comment.Text "LS_" & Str(.Value) Application.EnableEvents = True End If End With End Sub Sie koennen die Arbeitsmappe nun mit Strg+S speichern, die VBA-Entwicklungsumgebung schliessen und nach Excel zurueckkehren. Um nun die laufende Summe innerhalb einer (oder mehrerer Zellen) einzusetzen, gehen Sie folgendermassen vor: 1. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die laufende Summe fuehren moechten. 2. Rufen Sie das Menue EXTRAS-MAKRO-MAKROS auf, markieren Sie den Eintrag "procLaufendeSummeErstellen" und klicken Sie auf AUSFUEHREN. Wiederholen Sie diesen Schritt mit jeder Zelle, in der eine laufende Summe gefuehrt werden soll. 3. Die Arbeitsmappe ist damit fertig eingerichtet. Sobald Sie einen Wert in eine der im zweiten Schritt markierten Zellen eingeben, wird er zum aktuellen Zellinhalt hinzuaddiert. Um nachtraeglich zusaetzliche Zellen fuer eine laufende Summe zu verwenden, fuehren Sie einfach das Makro "procLaufendeSummeErstellen" aus, waehrend die entsprechende Zelle markiert ist. Um zu verhindern, dass eine laufende Summe in einer Zelle weitergefuehrt wird, klicken Sie diese Zelle an und starten das Makro "procLaufendeSummeLoeschen". Kurz zur Funktionsweise unseres Tricks: Im ersten Schritt wird das erwaehnte Makro fuer jede Zelle aufgerufen, in dem eine laufende Summe gefuehrt werden soll. Dabei wird dieser Zelle eine Notiz zugewiesen, die mit dem Kuerzel »LS_« beginnt. Direkt hinter dem Kuerzel erscheint der augenblicklich in die Zelle eingetragene Wert. Enthaelt die Zelle beispielsweise den Wert 100, weist die Prozedur eine Notiz mit dem Inhalt "LS_100" zu. Das Herzstueck des Tricks ist die Prozedur "Worksheet_Change". Sie wird immer dann aufgerufen, wenn Sie den Inhalt einer Zelle aendern. In diesem Fall prueft sie dann, ob die Zelle eine Notiz enthaelt, die mit den Zeichen "LS_" beginnt. Ist das nicht der Fall, passiert nichts; andernfalls wird der alte Zellinhalt anhand des zweiten Teils der Notiz ermittelt, zu der neuen Eingabe addiert und das Ergebnis als neuer Inhalt in die Zelle geschrieben. Damit die laufende Summe auch danach noch funktioniert, muss der Inhalt der neue Wert natuerlich auch wieder in die Notiz zurueck geschrieben werden. Beachten Sie uebrigens die Anweisung "Application.EnableEvents", mit deren Hilfe wir vor dem Einfuegen des neuen Wertes in die aktuelle Zelle das Ausloesen von Ereignissen in Excel unterbinden. Andernfalls wuerde das Setzen des neuen Wertes durch unser Makros wieder das "Change"-Ereignis ausloesen und das Makro wuerde sich in eine Endlosschleife begeben. Sofort nach der Aenderung werden die Ereignisse wieder aktiviert. Das Makro zum Entfernen der laufenden Summe ist recht kurz, da lediglich die Zellnotiz mit der entsprechenden Kennzeichnung geloescht werden muss. Jede kuenftige Aenderung in der Zelle bleibt ohne folgen, weil nur eine Notiz mit dem Kuerzel "LS_" die laufende Summe ausloesen kann. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Outlook-Daten komfortabel und voll automatisch sichern ------------------------------------------------------ Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit der neuen Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. 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Fuer normale Tabellendaten, die rechts oder links vom hervorgehobenen Ergebnis stehen, eignet sich die Zeile somit nicht mehr. Gibt es nicht eine andere Moeglichkeit, Werte vom Rest abzusetzen? B. Foerster ANTWORT: Wie waere es mit Zeichnungsobjekten, insbesondere mit AutoFormen? Es ist kaum bekannt, dass Sie die Beschriftung einer AutoForm mit einer Tabellenzelle verknuepfen koennen. So eroeffnen sich nahezu unbegrenzte Gestaltungsmoeglichkeiten und gleichzeitig arbeiten Sie "jenseits" von Zeilenhoehen oder Spaltenbreiten. Hier ein Beispiel: 1. Geben Sie in A1 den Wert 100 und in A2 den Wert 200 ein. Anschliessend bilden Sie eine Summe, indem Sie in A3 die Formel "=SUMME(A1:A2)" eingeben. Dieses Ergebnis soll mit Hilfe einer AutoForm hervorgehoben werden. 2. Waehlen Sie das Menue EINFUEGEN-GRAFIK-AUTOFORMEN an, um die entsprechende Symbolleiste einzublenden. 3. Klicken Sie auf das Symbol STANDARDFORMEN und erstellen Sie ein Zeichnungselement Ihrer Wahl - beispielsweise ein "Abgerundetes Rechteck". 4. Platzieren Sie das Objekt an einer beliebigen Stelle im Tabellenblatt, indem Sie entweder einmal mit der Maus ueber dem Blattbereich klicken oder indem Sie mit dem Kreuz-Mauszeiger im Tabellenblatt ein Rechteck aufziehen. 5. An den weissen Rahmenpunkten des Zeichnungselements erkennen Sie, dass es markiert ist. Falls die Punkte nicht zu sehen sind, klicken Sie einmal auf das Objekt, um es erneut zu markieren. Solange die AutoForm markiert ist, koennen Sie den Cursor per Mausklick in die Bearbeitungszeile ueber der Tabelle setzen, so als wenn Sie eine Formel in eine Tabellenzelle eingeben wollten. 6. In die Bearbeitungszeile tragen Sie nun einen Verweis auf die Ergebniszelle ein. Im Beispiel muessen Sie "=$A$3" eingeben. 7. Die Summe aus A3 wird automatisch zur Beschriftung der AutoForm. Der Wert aendert sich, sobald sich das Ergebnis der Summenfunktion aendert. 8. Um die AutoForm samt Beschriftung zu formatieren, doppelklicken Sie auf das Zeichnungselement. Danach koennen Sie unter anderem die Schrift, die Ausrichtung oder die Farben einstellen. In Excel 2003 und 2002/XP eignet sich das vorgestellte Verfahren sogar fuer WordArt-Objekte, was Ihnen noch mehr Spielraum bei der Gestaltung laesst. Beachten Sie dabei, dass der Zellverweis nicht in das normale Dialogfeld mit dem Text des WordArt-Objekts eingegeben wird. Da koennen Sie ruhig die Vorgabe "Ihr Text" beibehalten. Den Verweis richten Sie erst ein, wenn das Zeichnungselement bereits im Tabellenblatt erscheint, wobei Sie wie oben die Bearbeitungszeile nutzen. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ Ueber 350 MB offene Datenbanken und mehr als 3.000 Seiten Access-Tipps auf 3 CD-ROM's -------------------------------------------- Mit dem grossen Access-Berater-Gesamtarchiv koennen Sie die drei erfolgreichen Archiv-CD-ROM's 2000, 2001 und 2002 jetzt zu einem besonders guenstigen Sonderpreis mit 30% Rabatt erwerben. 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Da Sie aber ohnehin eine zusaetzliche Spalte oder Zeile fuer die Formel, die den Farbcode berechnet, einfuegen, muesste man doch auch den umgekehrten Weg gehen koennen: Man waehlt eine Zahl fuer eine Farbe, laesst den Datensatz dann per VBA farbig markieren und sortiert schliesslich nach den selbst definierten Farbzahlen. So wuerde man doch eine individuelle Farbreihenfolge erhalten. Sehe ich das falsch? H. Dietzel ANTWORT: Prinzipiell ist diese Herangehensweise sogar vorzuziehen, da Sie so auf jeden Fall eine Sortierung erhalten, die Ihren Vorstellungen entspricht. Auch der Arbeitsaufwand unterscheidet sich nicht gravierend, denn Sie benoetigen immer eine zusaetzliche Spalte (wenn Sie zeilenweise sortieren) oder Zeile (wenn Sie spaltenweise sortieren). Ob Sie in diese Spalte/Zeile nun eine Zahl oder eine Formel eingeben, spielt keine grosse Rolle. Sie koennen dann sogar ueberlegen, ob es ueberhaupt sinnvoll ist, ein VBA-Makro anzulegen. Unter Umstaenden ist es schneller, eine einfache, fuer die Sortierung relevante Zahl einzugeben und die Farbzuweisung manuell vorzunehmen, als eine VBA-Funktion zu schreiben und die entsprechende Formel in die Tabelle einzutragen. Falls Ihnen drei Farben reichen, muessen Sie die Farben nicht einmal selbst zuweisen. Dann reicht eine "bedingte Formatierung". Um das Verfahren zu veranschaulichen, gehen Sie davon aus, dass Sie eine Liste in den Bereich A1:C10 eingegeben haetten. Die Liste enthaelt Spaltenueberschriften in Zeile 1, das heisst, die Datensaetze sind zeilenweise angeordnet. Nun sollen die Datensaetze automatisch in Rot, in Blau, in Gruen oder gar nicht markiert werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Fuegen Sie rechts neben der Liste eine Spalte an und geben Sie als Ueberschrift in Zelle D1 den Text "Sortierkriterium" ein. 2. Geben Sie in der neuen Spalte Ziffern ein, die jeweils einer Farbe entsprechen. Denken Sie dabei schon an die gewuenschte Farbreihenfolge. Um erst die blauen, dann die roten und darunter die gruenen Zeilen zu erhalten, geben Sie zum Beispiel "1" fuer Blau, "2" fuer Rot und "3" fuer Gruen ein. 3. Markieren Sie die gesamte Liste bis auf die Zeile mit den Ueberschriften. 4. Rufen Sie das Menue FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG auf. 5. Unter BEDINGUNG 1 waehlen Sie im Dropdown-Feld auf der linken Seite den Eintrag "Formel ist". Im Textfeld daneben geben Sie dann die Formel =$D2=1 ein. Die Adresse entspricht der ersten Farbcode-Zelle in der Sortierspalte. Dabei muss die Spaltenangabe als absoluter Bezug (mit dem "$") eingegeben werden, damit immer der komplette Datensatz und nicht nur die Zelle in der ersten Spalte farbig hervorgehoben werden. 6. Klicken Sie auf die Schaltflaeche FORMAT, um die Farbeinstellungen vorzunehmen - hier fuer den Wert 1 etwa die blaue Hintergrundfarbe. 7. Stellen Sie mit Hilfe der Schaltflaeche HINZUFUEGEN die Bedingungen fuer den roten und gruenen Hintergrund auf. Als Formel geben Sie dabei =$D2=2 fuer die rote Formatierung und =$D2=3 fuer die gruene Formatierung ein. 8. Schliessen Sie die bedingte Formatierung mit OK ab, sodass Excel automatisch die gewuenschten Farben zuweist. 9. Rufen Sie DATEN-SORTIEREN auf und lassen Sie Ihre Liste nach der Sortierspalte D sortieren. Sie erhalten die individuelle Farbreihenfolge: zuerst die blauen, dann die roten, danach die gruenen und zum Schluss die nicht markierten Zeilen. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office 2003/XP + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office 2003/XP Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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