Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 9. Januar 2006 22:11 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 10.1.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 10.1.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Word (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Endlich erinnert Outlook Sie an Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner + DOWNLOAD-TIPP: Der kostenlose SmartTools Tab-Organizer fuer Ihre Arbeitsmappen + NEWS: Sagen Sie uns Ihre Meinung zu Excel Weekly EXCEL-TIPP DER WOCHE + Werte vom Text- ins Zahlenformat umwandeln EXCEL-HELPLINE + Symbolleiste 'Frage hier eingeben' ausblenden + Makro beim Beenden von Excel ausfuehren NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Endlich erinnert Outlook Sie an Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner ----------------------------------------------------------- Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfuegung. Hier ist endlich die Loesung fuer dieses Problem: Der Reminder Manager... ..ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2003, 2002/XP und 2000 ..erinnert Sie an jeden Termin und jede Nachverfolgung, die sich in irgendeinem Ordner befindet, auf den Sie zugreifen koennen ..ermoeglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ..kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geoeffnet haben ..kann sogar Termine aus oeffentlichen Ordnern vom Exchange Server beruecksichtigen ..kann Erinnerungen per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. Lassen Sie sich so beispielsweise auch per SMS erinnern! ..wird automatisch installiert und ist vollstaendig in Outlook integriert Neu in der aktuellen Version 1.5: Erinnerungen im Uebersichtsfenster farblich hervorheben - Uebersichten Ihrer Erinnerungen per Mausklick drucken - Lassen Sie in oeffentlichen Ordner optional nur die Erinnerungen anzeigen, die Sie selbst erstellt haben - Unterstuetzung von Windows Terminalserver-Umgebungen Der Reminder Manager 1.5 ist ab sofort zu einem Aktionspreis mit 25% Rabatt verfuegbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ DOWNLOAD-TIPP: Der kostenlose SmartTools Tab-Organizer fuer Ihre Arbeitsmappen ------------------------------------------------------ Mit dem brandneuen SmartTools Tab-Organizer koennen Sie Ihre Arbeitsmappen in Zukunft noch komfortabler organisieren. Wenige Mausklicks genuegen und Sie erstellen sogar fertig beschriftete Tabellenblatt-Serien mit Monats- oder Jahresuebersichten. Nach der automatischen Installation rufen Sie den Dialog des SmartTools Tab-Organizers direkt ueber ein neues Kontextmenue auf. Ihnen stehen dann die folgenden Funktionen zur Verfuegung: + Per Mausklick sortieren Sie alle Tabellenblaetter der aktuellen Arbeitsmappe alphabetisch. + Tabellenblaetter in Serie benennen: Mit der Return-Taste springen Sie automatisch zum naechsten Tabellenblatt, so dass Sie schnell und einfach Dutzende von Tabellenblaettern nacheinander benennen koennen. + Verbesserte Navigation: ueber die Navigationsleisten verschieben Sie das aktuell markierte Tabellenblatt auf eine andere Position bzw. die aktuelle Markierung auf ein anderes Tabellenblatt. + Tabellenblatt-Serien per Mausklick: Legen Sie auf Wunsch bis zu 10 neue Tabellenblaetter in einem Arbeitsschritt an. Auf Wunsch koennen Sie die Tabellen sogar voll automatisch mit Jahreszahlen oder Monatsnamen beschriften lassen. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-tab-organizer/ NEWS: Sagen Sie uns Ihre Meinung zu Excel Weekly ------------------------------------------------ Viele tausend Leser haben an unserer Umfrage zur Wahl des Tipps und des Tools des Jahres 2005 teilgenommen. Dafuer schon einmal vielen Dank! Wir werden die Ergebnisse in der naechsten Woche veroeffentlichen. Uns haben aber auch zu der Umfrage selber zahlreiche Zuschriften erreicht. Die am haeufigsten geaeusserten Wuensche: * Die Bewertung der Tipps soll moeglichst direkt in der Ausgabe erfolgen, damit man sich auch an die konkreten Inhalte erinnern kann. * Es soll moeglich sein, nicht nur eine Auswahl, sondern jeden Tipp zu bewerten. * Das Bewertungssystem mit der Punkteskala war vielen Lesern zu kompliziert und zeitraubend. Wir haben daher schnell gehandelt und uns Ihre Wuensche zu Herzen genommen. Beginnend mit dieser Ausgabe koennen Sie jeden Tipp, Download und Helpline-Beitrag sofort bewerten. Der Fragebogen wurde komplett ueberarbeitet und vereinfacht. Es genuegen wenige Mausklicks, denn Sie muessen nur noch angeben, ob ein Thema fuer Sie hilfreich war oder nicht. Bitte nutzen Sie diese Moeglichkeit, damit wir SmartTools Excel Weekly immer an Ihren Themenwuenschen ausrichten koennen. Den Fragebogen zur aktuellen Ausgabe finden Sie unter: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB224WJMZ8HN5 +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Werte vom Text- ins Zahlenformat umwandeln ------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Beim Import von Fremdformaten kommt es haeufig vor, dass Zahlenwerte nicht als solche uebernommen werden. Sie werden wie Zeichenfolgen behandelt, was daran zu erkennen ist, dass Sie linksbuendig in den Zellen ausgerichtet sind. Nur selten nuetzt es etwas, mit dem Befehl FORMAT-ZELLEN das Zahlenformat auf "Standard" zurueckzusetzen. Dennoch ist diese Methode einen Versuch wert. Falls Sie damit nicht weiter kommen und falls die falsch formatierten Zahlenwerte in einer einzelnen Spalte stehen, sollten Sie folgendes Verfahren ausprobieren: 1. Markieren Sie die Spalte, in der Zahlenwerte faelschlicherweise im Textformat erscheinen. 2. Waehlen Sie im Menue DATEN den Befehl TEXT IN SPALTEN an. 3. Wie beim Importieren einer Textdatei koennen Sie nun die Spalteneintraege konvertieren. Dazu aktivieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option GETRENNT. 4. Nachdem Sie mit der Schaltflaeche WEITER zum zweiten Schritt der Datenumwandlung gelangt sind, markieren Sie als TRENNZEICHEN das Kontrollkaestchen TAB (Excel 97) bzw. TABSTOPP (Excel 2003, 2002/XP und 2000). Falls noch andere Kontrollkaestchen aktiviert sind, entfernen Sie die entsprechenden Haekchen. Dann gehen Sie mit WEITER zur letzten Seite des Assistenten. 5. Achten Sie darauf, dass im Bereich DATENFORMAT DER SPALTEN die Option STANDARD markiert ist und klicken Sie dann auf ENDE (Excel 97) bzw. FERTIG STELLEN (Excel 2003, 2002/XP und 2000). In den meisten Faellen wandelt Excel die Spalte anschliessend in echte Werte um, sodass sie rechtsbuendig in den Zellen stehen. Unter Umstaenden muessen Sie mit dem Befehl FORMAT-ZELLEN nur noch das Zahlenformat anpassen, damit alle Dezimalstellen angezeigt werden. Sollten Sie mit der Textkonvertierung nicht das gewuenschte Resultat erzielen oder sollten die fraglichen Werte nicht untereinander in einer Spalte stehen, koennen Sie es mit der folgenden Methode versuchen: 1. Suchen Sie eine leere Zelle im Tabellenblatt mit den falsch formatierten Zahlenwerten. 2. Geben Sie die Zahl "1" in diese Zelle ein. 3. Markieren Sie die Zelle mit dem Wert 1 und druecken Sie die Tastenkombination Strg + C, um den Wert zu kopieren. 4. Nun markieren Sie die Zellen mit dem unbrauchbaren Textformat. Es kann sich auch um eine Mehrfachmarkierung handeln, die Sie mit der Maus bei gedrueckter Strg-Taste auswaehlen. 5. Waehlen Sie im Menue BEARBEITEN den Befehl INHALTE EINFUEGEN an. 6. Daraufhin oeffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie die Option MULTIPLIZIEREN markieren. Nach einen Klick auf OK multipliziert Excel alle markierten Zellen mit dem Wert 1, was dazu fuehrt, dass die Ergebnisse nicht mehr als Text sondern als Zahl ausgegeben werden. Beim Einsatz von Excel 2003 und 2002/XP steht Ihnen womoeglich eine noch einfachere Umwandlungsfunktion zur Verfuegung. Sofern Excel erkennt, dass es sich bei dem Zellinhalt um eine Zahl handelt, diese jedoch als Text angezeigt wird, finden Sie oben links in der betreffenden Zelle einen kleinen Fehlerindikator. Sobald Sie eine so markierte Zelle mit der Maus anklicken, erscheint direkt daneben ein "Smarttag". Nun genuegt ein weiterer Mausklick auf das Smarttag, um ein Kontextmenue mit Optionen zur Fehlerbeseitigung zu oeffnen. Um das Formatierungsproblem zu loesen, waehlen Sie den Befehl IN EINE ZAHL UMWANDELN an. Auf diese Weise lassen sich uebrigens auch ganze Zellbereiche bearbeiten. War dieser Tipp fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB224WJMZ8HN5 ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren --------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Preise, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Symbolleiste 'Frage hier eingeben' ausblenden --------------------------------------------- Versionen: Word 2003 und 2002/XP In Excel befindet sich ab der Version 2002/XP in der oberen rechten Fensterecke eine Abfrage-Symbolleiste mit dem Dropdown-Feld "Frage hier eingeben". Von den meisten Anwendern wird diese Symbolleiste gar nicht oder nur aeusserst selten genutzt und nimmt nur unnoetig Platz ein. Auf Moeglichkeiten zum Ausblenden des Dropdown-Feldes suchen Sie aber unter EXTRAS-OPTIONEN oder ANSICHT-SYMBOLLEISTEN- ANPASSEN vergeblich. So blenden Sie die nicht benoetigte Abfrage-Symbolleiste aus Abhilfe schafft hier ein Registry-Eintrag, den Sie wie folgt anlegen: 1. Waehlen Sie das Menue START-AUSFUEHREN an, geben Sie "regedit" ein und druecken Sie die Return-Taste oder klicken Sie auf OK. 2. Lokalisieren Sie in RegEdit den folgenden Abschnitt HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.x\Common\Toolb ars\Settings "x.x" ersetzen Sie "durch 11.0" bei Excel 2003 oder "10.0" bei Excel 2002/XP. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Settings" und waehlen Sie das Kontextmenue NEU-DWORD- WERT an. 4. Benennen Sie den neuen Eintrag in "Microsoft Excel AWDropdownHidden" um. 5. Doppelklicken Sie auf den neuen Eintrag und geben Sie den Wert "1" ein. 6. Verlassen Sie RegEdit wieder. Ab dem naechsten Start von Word wird nun die Abfrage- Symbolleiste "Frage hier eingeben" nicht mehr angezeigt. Bitte beachten Sie, dass sich diese Aenderung global auswirkt und die Abfrage-Symbolleiste in allen Dokumenten nicht mehr angezeigt wird! Eine Moeglichkeit, diese Abfrage- Symbolleiste nur in einzelnen Dokumenten auszublenden, gibt es leider nicht. Um die Abfrage-Symbolleiste "Frage hier eingeben" in anderen Office-Anwendungen ebenfalls auszublenden, legen Sie weitere Eintraege wie oben erlaeutert an, fuer die Sie dann anstelle von "Excel" beispielsweise "Access", "Outlook", "PowerPoint" oder "Word" angeben. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes komfortabel mit Excel, Word und Access ausgeben -------------------------------------------------------- Barcode fuer Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Word und Access. Sie erhalten TrueType- Schriften sowie ein leistungsfaehiges Programm zur Berechnung der Pruefziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Anwendungen heraus steuern koennen. Erstellen Sie mit wenig Aufwand Etiketten, CD-Einleger, Druckvorlagen oder sogar Serienbriefe in Word mit integrierten Serien-Barcodes. Alle gaengigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem: + Code EAN 13, EAN 8, Addon -2 und -5, EAN Velocity + Code 128, EAN128, UPS128 + Code 39, -extended, PZN + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Makro beim Beenden von Excel ausfuehren --------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich moechte, dass beim Beenden von Excel automatisch ein Makro ausgefuehrt wird. Leider habe ich bislang keine entsprechende Ereignisprozedur gefunden. Da es - anders als beispielsweise in Word - keine Standardvorlage gibt, die direkt mit Excel geladen wird, weiss ich auch gar nicht, wo ich das Makro unterbringen sollte. Koennen Sie mir weiterhelfen? R. Ahrens ANTWORT: Eine Standardvorlage wie in Word gibt es in Excel tatsaechlich nicht. Eine aehnliche Funktion erfuellt aber die "persoenliche Makroarbeitsmappe", die Sie unter Umstaenden erst noch anlegen muessen. Ob Sie bereits ueber eine persoenliche Makroarbeitsmappe verfuegen, erfahren Sie, indem Sie im Menue FENSTER den Befehl EINBLENDEN anwaehlen. Wenn der Befehl abgeblendet/inaktiv ist, steht sofort fest, dass Sie KEINE persoenliche Makroarbeitsmappe besitzen. Sofern Sie den Befehl anwaehlen koennen, muessen Sie ueberpruefen, ob in der daraufhin angezeigten Liste der Arbeitsmappenname PERSONL.XLS auftaucht. Nur wenn das der Fall ist, koennen Sie sich die im Anschluss aufgefuehrten Schritte zum Anlegen der persoenlichen Makroarbeitsmappe sparen und gleich zu den darauf folgenden Informationen springen. Zum Anlegen der persoenlichen Makroarbeitsmappe genuegt es, ein Makro aufzuzeichnen: 1. Waehlen Sie EXTRAS-MAKRO-AUFZEICHNEN an. 2. Aktivieren Sie in der Dropdown-Liste MAKRO SPEICHERN IN den Eintrag "Persoenliche Makroarbeitsmappe". 3. Beginnen Sie die Aufzeichnung mit OK. 4. Beenden Sie den Vorgang sofort wieder, indem Sie auf die Symbolleisten-Schaltflaeche AUFZEICHNUNG BEENDEN klicken. Excel legt daraufhin automatisch eine Datei namens PERSONL.XLS an. Diese Datei wird automatisch beim Starten von Excel geladen, was normalerweise gar nicht auffaellt, da sie "unsichtbar" geoeffnet wird. Ueber den Befehl FENSTER- EINBLENDEN koennen Sie sie im Bedarfsfall auf dem Bildschirm anzeigen. Das Einblenden der Arbeitsmappe ist nur selten erforderlich, denn wie der Name schon sagt ist die Hauptaufgabe der Datei das Speichern persoenlicher VBA-Makros. Damit kommen wir zu Ihrer Fragestellung bezueglich der automatischen Makroausfuehrung beim Beenden von Excel. Das erreichen Sie mit Hilfe der persoenlichen Makroarbeitsmappe, die Sie um ein Makro namens "Auto_Close" ergaenzen. Dazu wechseln Sie per Alt + F11 in den Visual Basic-Editor. Dort markieren Sie im Projekt-Explorer den Eintrag der Datei PERSONL.XLS. Waehlen Sie EINFUEGEN-MODUL an, um ein neues Codefenster zu oeffnen, das der persoenlichen Makroarbeitsmappe zugeordnet ist. In das Codefenster geben Sie das "Auto_Close"-Makro ein: Sub Auto_Close() .. [hier steht der Prozedurcode] .. End Sub Zum einfachen Testen genuegt schon folgendes: Sub Auto_Close() MsgBox "Excel wird beendet" End Sub Anschliessend verlassen Sie den VB-Editor und beenden Excel. Sie werden feststellen, dass sofort der Programmcode des "Auto_Close"-Makros ausgefuehrt wird und dass danach eine Meldung erscheint, die zum Speichern der Aenderungen an der persoenlichen Makroarbeitsmappe auffordert. Beantworten Sie die Frage mit JA. Die vorgestellte Loesung funktioniert so lange reibungslos, wie Sie die persoenliche Arbeitsmappe unsichtbar lassen und normal mit Excel arbeiten. Falls Sie die spezielle Arbeitsmappe einblenden und schliessen, bevor Sie Excel beenden, nuetzt Ihnen das "Auto_Close"-Makro waehrend der aktuellen Excel-Sitzung natuerlich nichts mehr. War die Helpline fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB224WJMZ8HN5 +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Word "remove" (ohne Anfuehrungszeichen) in der Betreffzeile einer leeren E-Mail an die folgende Adresse: mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de ------------------------------------------------------ (c)2006 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/ Alle Rechte vorbehalten. 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