Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 10. Mai 2005 00:16 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 10.5.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 10.5.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel uebernehmen + TECHINFO: Praxisbeispiel zum Einsatz der VSTO 2005 mit Excel 2003 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Automatische Wiedervorlage fuer Ihre Arbeitsmappen EXCEL-HELPLINE + Teile eines Blattnamens in Tabellenzelle schreiben + Vollstaendige Neuberechnung auf Befehl + NACHTRAG: Leerzeichen aus einer Zelle loeschen NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen ---------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jede Datei aeusserst praktisch. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Sie koennen die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie auch bisher genutzt haben. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihre Excel-Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel uebernehmen ------------------------------------------------------ Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder aehnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfaengeradresse moeglichst komfortabel aus Outlook einzufuegen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber das neue SmartTools Outlook-To-Excel 2.0 behebt das Problem: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel ein neues Menue EINFUEGEN-OUTLOOK-ADRESSE zur Verfuegung. Wenn Sie dann in Zukunft den neuen Assistenten nutzen moechten, rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint eine Liste mit allen verfuegbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewuenschten Namen, klicken auf EINFUEGEN und schon wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefuegt. Die brandneue Version 2.0 des beliebigen Assistenten fuer Excel bietet jetzt unter anderem: * Eine komfortable Suchfunktion fuer die Adressliste * Jede Adresszeile kann per Mausklick ein- oder ausgeblendet werden * Wahlweiser Zugriff auf die Geschaefts- oder Privatadresse * Auswahl des gewuenschten Kontaktordners in einem Dialog * Verschiedene Optionen zum Einfuegen der Adresse in eine einzige oder mehrere Zellen * Option zum schnellen Einfuegen mehrerer Adressen nacheinander Sie finden den kostenlosen Assistenten unter: http://www.add-in-world.com/katalog/oltoxl/ TECHINFO: Praxisbeispiel zum Einsatz der VSTO 2005 mit Excel 2003 -------------------------------------- Auf den deutschen MSDN-Seiten finden Sie seit kurzem eine neue Techinfo zum Einsatz der Visual Studio Tools 2005 for Microsoft Office (2005) mit Excel 2003: http://www.microsoft.com/germany/msdn/library/office/excel/VSTO2005Excel2003LoesungMitDynamischenSteuerelementenUndAnsichten.mspx Auf knapp 16 Seiten zeigt der Autor Schritt fuer Schritt, wie Sie die neuen Steuerelemente des .NET-Framework 2.0 auf Excel-Arbeitsmappen einsetzen oder auf Wunsch auch individuelle neue Steuerelemente zum Einsatz in Excel gestalten koennen. Der Text basiert auf der Beta 1, ist aber auch auf die aktuelle Beta 2 anwendbar, die Sie seit 2 Wochen gegen eine geringe Versandgebuehr bei Microsoft bestellt werden kann: http://www.microsoft.com/emea/msdn/betaexperience/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Automatische Wiedervorlage fuer Ihre Arbeitsmappen -------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Haben auch Sie sich schon einmal eine zuverlaessige Wiedervorlage-Funktion fuer Ihre Arbeitsmappen gewuenscht? Wie waere es beispielsweise, wenn Sie einen Budgetplan anlegen und dabei gleichzeitig eine automatische Erinnerung fuer den Nachtrag der Ist-Werte einrichten koennten? An dem entsprechenden Tag erscheint dann eine Mitteilung und per Doppelklick koennen Sie die zugehoerige Excel-Arbeitsmappe aufrufen. Das hoert sich zunaechst kompliziert an, aber tatsaechlich laesst sich diese wichtige Funktion durch eine geschickte Kombination von Excel mit Outlook realisieren. Dazu uebernehmen Sie zunaechst das Symbol "Microsoft Outlook- Aufgabe erstellen" in eine der Standard-Symbolleisten von Excel: 1. Klicken Sie eine beliebige Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und waehlen Sie das Kontextmenue UEBERARBEITEN an. 2. Excel blendet daraufhin die entsprechende Symbolleiste ein, in der Sie die Funktion Symbol "Microsoft Outlook- Aufgabe erstellen" (Icon "Clipboard mit rotem Haken") finden. Druecken Sie gleichzeitig die Tasten Strg+Alt und ziehen Sie dieses Symbol bei gedrueckter linker Maustaste an eine beliebige Stelle in den Standard-Symbolleisten. 3. Sobald Sie die Tasten loslassen, wird das Symbol kopiert und eingefuegt. Die Symbolleiste "Ueberarbeiten" koennen Sie daraufhin wieder ausblenden. Wenn Sie in Zukunft an einer Arbeitsmappe arbeiten, die zu einem bestimmten Termin noch einmal aufgerufen werden soll, klicken Sie einfach auf das neue Symbol und es geschieht folgendes: * Bei Bedarf wird Outlook im Hintergrund gestartet. * Excel legt in Outlook eine neue Aufgabe an, deren Bezeichnung automatisch auf den Namen der aktuellen Datei gesetzt wird. * Eine Verknuepfung zur aktuellen Excel-Arbeitsmappe wird in der Aufgabe angelegt. Auf dem Bildschirm erscheint ein Dialogfeld von Outlook, in dem Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen koennen. Wichtig ist das Einschalten des Kontrollkaestchens ERINNERUNG sowie die anschliessende Definition eines Datums und einer Uhrzeit fuer die Wiedervorlage. Ausserdem koennen Sie auch ein Faelligkeitsdatum festlegen, das Ihnen dann beim Verfolgen der Aufgabe in Outlook behilflich sein kann. Haben Sie die Einstellungen mit SPEICHERN UND SCHLIESSEN abgeschlossen, koennen Sie die Arbeitsmappe in Excel beruhigt schliessen, denn Outlook wird Sie rechtzeitig an die Kontrolle oder weitere Bearbeitung des Vorgangs erinnern. Vorausgesetzt, dass Outlook gestartet ist, wird zu der gewuenschten Uhrzeit ein Fenster mit dem entsprechenden Aufgabentext eingeblendet. Sie muessen nur noch auf ELEMENT OEFFNEN klicken und das komplette Aufgabenfenster erscheint. Hier genuegt ein Doppelklick auf die Verknuepfung mit der Arbeitsmappe, um die Datei sofort in Excel zu oeffnen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Adressen aus Outlook und Access nach Word uebernehmen ----------------------------------------------------- Vergessen Sie das laestige Nachschlagen von Adressen! Erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft schnell und komfortabel: + Direkte Uebernahme von Adressen aus Outlook, Exchange Server sowie beliebigen Access-Datenbanken + Komfortabler Abruf der Adressen per Mausklick direkt aus Word 2003, 2002/XP und 2000 + Flexible Uebernahme in beliebige Brief- und Faxvorlagen + Musterbrief-Verwaltung mit ueber 100 fertigen Briefen + Automatische Festlegen des Dateinamens zur komfortablen Dokumentablage + Nutzen Sie den Aktionspreis: Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt! Ausfuehrliche Informationen zum SmartTools Brief- und Fax- Manager 2003 finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Teile eines Blattnamens in Tabellenzelle schreiben -------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: In einer Arbeitsmappe mit mehreren Tabellenblaettern moechte ich aus dem Blattnamen die laufende Nummer in eine Tabellenzelle schreiben. Damit das ueberhaupt funktioniert, enden die Blattnamen jeweils auf "01", "02" usw. Versucht habe ich es mit einer VBA-Funktion folgenden Inhalts: Function abr_nr() As Integer abr_nr = Val(Right(ActiveSheet.Name, 2)) End Function Wenn ich dann "=abr_nr()" in eine Tabellenzelle eingebe, funktioniert das leider nur manchmal. Mitunter erhalte ich als Ergebnis den Fehlerwert "#NV", mitunter auch eine falsche fortlaufende Nummer. Wissen Sie eine Loesung des Problems? K.-H. Muggly-Linder ANTWORT: Dass die benutzerdefinierte VBA-Funktion manchmal die Nummer eines anderen Tabellenblatts liefert, liegt am Objekt "ActiveSheet". Die Funktion bezieht sich immer auf das Blatt, in dem Sie gerade arbeiten, - ganz egal, in welchem Blatt Sie die Formel "=abr_nr()" eingegeben haben. Falls dennoch die korrekte Blattnummer angezeigt wird, liegt das nur daran, dass VBA-Funktionen nicht automatisch neu berechnet werden. Aber schauen Sie ruhig einmal, was passiert, wenn Sie als erste Funktionsanweisung "Application.Volatile" eingeben... Um praezise die fortlaufende Blattnummer in einer Zelle auszugeben, sollten Sie mit einer Formel aus herkoemmlichen Excel-Funktionen arbeiten. Folgende Formel liefert das von Ihnen gesuchte Ergebnis: =WERT(RECHTS(ZELLE("Dateiname";$A$1);2)) Fuer eine korrekte Funktionsweise muss die Arbeitsmappe allerdings gespeichert sein. In der Formel ermitteln Sie mit der Funktion ZELLE den vollstaendigen Dateinamen, wozu auch der Name des aktuellen Tabellenblatts gehoert. Wichtig ist dabei der zweite Funktionsparameter "$A$1" - ein Bezug auf die erste Zelle im aktuellen Blatt. Auf welche Zelle Sie sich beziehen, ist im Grunde egal. Hauptsache ist, dass Sie eine Zelle im aktuellen Blatt angeben, denn nur so verhindern Sie, dass die Formel dieselben fehlerhaften Ergebnisse liefert wie Ihre VBA-Funktion. Ein Rueckgabewert der ZELLE-Funktion koennte zum Beispiel folgender Text sein: C:\Dokumente\Excel\[Abrechnung.xls]AbrDat01 Da Ihre Blattnamen immer mit zwei Ziffern enden, muessen Sie dann nur die letzten beiden Zeichen per RECHTS-Funktion auslesen und sie mit der WERT-Funktion in einen Zahlenwert umwandeln. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Loesungen fuer Personal- und Dienstplaene ----------------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. 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Was kann ich tun, damit sichergestellt ist, dass alle Formelergebnisse auf dem neuesten Stand sind? F. Trebnitz ANTWORT: Normalerweise beschraenkt sich Excel darauf, nur die Zellen neu zu berechnen, die von Aenderungen am Tabellenblatt betroffen sind. Unter Umstaenden "uebersieht" Excel dabei die eine oder andere Formel, vor allem, wenn sie benutzerdefinierte Funktionen enthaelt oder wenn die Arbeitsmappe in einer aelteren Excel-Version erstellt worden ist. Damit alle Blaetter der aktiven Arbeitsmappe vollstaendig neu berechnet werden, druecken Sie die Tastenkombination Strg+Alt+F9. Excel ermittelt daraufhin alle Formelergebnisse neu, auch wenn sich die zugrunde liegenden Zellen nicht geaendert haben. NACHTRAG: Leerzeichen aus einer Zelle loeschen ---------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In der letzten Ausgabe hatten wir als Antwort auf eine Leseranfrage zwei Techniken vorgestellt, mit deren Hilfe Sie unerwuenschte Leerzeichen aus Zellinhalten entfernen koennen. Bei der Beschreibung der entsprechenden Formel hat sich allerdings der Fehlerteufel eingeschlichen. Die zu verwendende Funktion heisst nicht wie angegeben "ERSETZEN", sondern "WECHSELN. Also: =WECHSELN(A1;" ";"") Diese Funktion ersetzt alle Leerzeichen im Zellinhalt aus A1 durch einen Leerstring ""; die Leerzeichen werden also geloescht. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000 und 97 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Kostenlose Downloads fuer Office 2003, XP, 2000 und 97 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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