Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 9. August 2004 21:39 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 10.8.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 10.8.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Serienmails komfortabel mit Word verschicken + DOWNLOAD-TIPP: Der neue Brutto-Netto-Rechner fuer Excel + UPDATE: Aktuelle Hotfixes fuer Excel 2000 und 2002 + NEWS: Webcast-Serie zu zur naechsten Version der Visual Studio Tools for Office EXCEL-TIPP DER WOCHE + Trendanalyse ganz einfach: Diagramme mit Trendlinien, Teil 2 EXCEL-HELPLINE + Beschriftung der Teilergebnis-Zusammenfassungen aendern + Staendige Anzeige der kompletten Pfadangabe NEWSLETTER-TIPP + Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Serienmails komfortabel mit Word verschicken ------------------------------------------------------- Vergessen Sie den umstaendlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort koennen Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankuendigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: 1. Das Anschreiben fuer Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar fuer die Namen und Adressen stehen Ihnen saemtliche von Word unterstuetzten Formate zur Verfuegung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. 2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menue EXTRAS und legen hier das Feld mit der E-Mail- Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch koennen Sie sogar einen oder mehrere Anhaenge auswaehlen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. 3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfaenger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhaengig von Outlook durchgefuehrt, so dass es keine Probleme mit laestigen Sicherheitsmeldungen gibt! Wir bieten Ihnen den SmartTools Serienmailer zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis an: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ DOWNLOAD-TIPP: Der neue Brutto-Netto-Rechner fuer Excel ------------------------------------------------------- Sie erstellen Preislisten in Excel oder kalkulieren mit Preisen? Der Excel Weekly Brutto-Netto-Rechner wird Ihnen in Zukunft viel Arbeit sparen, denn mit einem einzigen Mausklick koennen Sie einen markierten Bereich von netto in brutto (oder umgekehrt) umrechnen. Den gewuenschten Umsatzsteuersatz waehlen Sie bequem aus einer Liste aus, die der Brutto-Netto-Rechner in Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003 installiert. Benoetigen Sie einen Umsatzsteuersatz, der nicht vorgegeben ist, koennen Sie ihn einfach manuell eingeben. Neu in der aktuellen Version 1.10: Die verwendeten Mehrwertsteuersaetze koennen nun dauerhaft umgestellt werden. Ueber den OPTIONEN-Dialog waehlen Sie beispielsweise per Mausklick die Prozentsaetze fuer Deutschland, Oesterreich oder die Schweiz aus. Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-brutto-netto/ UPDATE: Aktuelle Hotfixes fuer Excel 2000 und 2002 -------------------------------------------------- In den letzten Wochen hat Microsoft wieder einige neue Hotfixes fuer Excel 2000 und 2002/XP bereit gestellt, auf die wir Sie im Folgenden hinweisen moechten. Bitte beachten Sie, dass Hotfixes leider nicht zum Download direkten bereitstehen, sondern bei Microsoft angefordert werden muessen: Excel 2000 ---------- Wichtig: Der Hotfix laesst sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 fuer Office 2000 installiert haben! EXCEL 2000 POST-SERVICE PACK 3 HOTFIX: JUNE 18, 2004 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;867816&Product=xlw2K BEHOBENE PROBLEME: * Excel stuerzt ab, wenn Sie per VBA eine Abfrage in MS- Query erstellen, die eine Parameterabfrage enthaelt. * Wenn Excel programmatisch gestartet und ein Makro aufgerufen wird, erscheint eine Meldung ueber fehlende Systemressourcen, wenn der Rechner zu diesem Zeitpunkt gesperrt ist. Excel 2002/XP ------------- Wichtig: Die folgendes Hotfixes lassen sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 fuer Office XP installiert haben! EXCEL 2002 POST-SERVICE PACK 3 HOTFIX: JUNE 11, 2004 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;843197&Product=xl2002 BEHOBENE PROBLEME: * Der Inhalt einer Textbox, die sich in einem Diagramm befindet, wird nicht korrekt angezeigt oder gedruckt. * Programmabsturz von Excel, wenn Sie die Funktion ALLE ERSETZEN verwenden und die Arbeitsmappe dann ohne Speicherung der Aenderungen schliessen. EXCEL 2002 POST-SERVICE PACK 3 HOTFIX: JUNE 17, 2004 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;867806&Product=xl2002 BEHOBENE PROBLEME: * Fehlermeldung beim Zugriff auf Oracle aus MS-Query * Unter bestimmten Umstaenden verschwindet die Datenserien- Beschriftung nachdem Sie sie bearbeitet oder verschoben haben. EXCEL 2002 POST-SERVICE PACK 3 HOTFIX: JUNE 24, 2004 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;870751&Product=xl2002 BEHOBENE PROBLEME: * Formeln mit der RTD-Funktion (RTD = Real Time Data) werden nicht automatisch aktualisiert NEWS: Webcast-Serie zu zur naechsten Version der Visual Studio Tools for Office ------------------------------------------------ Mit den Visual Studio Tools fuer Office (VSTO) hat Microsoft eine Schnittstelle von Word 2003 und Excel 2003 zur .NET- Welt geschaffen. Im naechsten Jahr werden die Visual Studio Tools fuer Office zusammen mit Visual Studio 2005 in einer neuen Version erscheinen, fuer die Microsoft bereits jetzt kraeftig die Werbetrommel ruehrt. So finden im August verschiedene praxisorientierte Webcasts zu den neuen VSTO statt. In den jeweils 2,5 Stunden dauernden Sessions stellen Experten von Microsoft einzelne neue Features im Detail vor und beantworten anschliessend Fragen der Teilnehmer. Am 11. August geht es im Webcast "Actions Pane and Managed Controls in Word 2003 and Excel 2003" um die Einbindung externer Fenster in Word und Excel sowie um den Zugriff aus diesen Fenstern auf Aufgabenbereiche, Dokumente und Arbeitsmappen: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032256140 Der Webcast "Security implications for Word and Excel" am 18. August zeigt moegliche Sicherheitsluecken bei der Entwicklung von Office-Loesungen auf und gibt Hinweise, wie diese zu vermeiden sind: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032256143 Im Anschluss an diesen Webcast koennen Sie nach einer halbstuendigen Pause in direkten Kontakt mit den Entwickler von Visual Studio Tools for Office treten: Mike Hernandez und sein Team nehmen Anregungen entgegen und beantworten individuelle Fragen rund um die VSTO: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032256145 Der Abschluss dieser Webcast-Reihe widmet sich am 19. August dem Thema "Server Document Generation". Die Spezialisten zeigen, wie Word-Dokumente oder Excel-Arbeitsmappen ohne Umwege ueber die Anwendung direkt erstellt, geaendert oder gedruckt werden koennen: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032256147 +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Trendanalyse ganz einfach: Diagramme mit Trendlinien, Teil 2 ------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Aus dem ersten Teil dieses Tipps wissen Sie, wie Sie einem Diagramm eine Trendlinie hinzufuegen koennen, um zukuenftige Werte zu prognostizieren. Erfahren Sie nun, wie Sie die grafische Trendanalyse weiter verfeinern koennen, um zum Beispiel Farbe und Beschriftung einer Trendlinie anzupassen oder Berechnungsgrundlagen des Trends einzufuegen. Trendlinien verhalten sich im Prinzip genau so wie alle anderen Diagrammelemente. Sobald Sie eine Trendlinie hinzugefuegt haben, koennen Sie ihre Eigenschaften auch nachtraeglich noch an Ihre Beduerfnisse anpassen. Um zum Beispiel Farbe und Beschriftung zu aendern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Aktivieren Sie das Arbeitsmappenblatt mit dem Diagramm. 2. Klicken Sie die Trendlinie einmal mit der linken Maustaste an, um sie zu markieren. 3. Waehlen Sie FORMAT-MARKIERTE TRENDLINIE an. 4. Auf der Registerkarte MUSTER aktivieren Sie die Option BENUTZERDEFINIERT. Anschliessend waehlen Sie die gewuenschte ART, FARBE und STAERKE der Trendlinie aus den entsprechenden Dropdown-Feldern aus. 5. Um zusaetzlich auch die Beschriftung, die in der Diagrammlegende angezeigt wird, zu aendern, wechseln Sie auf die Registerkarte OPTIONEN. Dort aktivieren Sie im Bereich NAME DER TRENDLINIE die Option BENUTZERDEFINIERT. Dann geben Sie im daneben stehenden Feld die neue Bezeichnung ein. 6. Zur Bestaetigung der neuen Formatierung klicken Sie auf OK. Selbstverstaendlich koennen Sie im Dialogfeld mit den Format-Optionen auch den Typ der Trendlinie aendern, um beispielsweise anstelle des linearen Trends den potenziellen Trend darzustellen. Manchmal kann es aber auch sinnvoll sein, verschiedene Trendanalysen miteinander zu vergleichen. Kein Problem fuer Excel: Fuegen Sie der Datenreihe einfach eine zweite Trendlinie hinzu: 1. Rufen Sie noch einmal DIAGRAMM-TRENDLINIE HINZUFUEGEN auf. 2. Verfahren Sie genau so wie bei der ersten Trendlinie und markieren Sie die Datenreihe, zu der Sie den Trend berechnen wollen, legen Sie den Trend-/Regressionstyp fest und stellen Sie die Anzahl der zukuenftigen Perioden ein. 3. Klicken Sie auf OK, um die zweite Trendlinie einzufuegen. Wenn Sie dem Diagramm aus dem ersten Teil auf diese Weise einen potenziellen Trend hinzufuegen, erkennen Sie, dass die Prognose schon nicht mehr so "freundlich" ist wie beim linearen Trend. Es bleibt Ihnen ueberlassen, welche Analysemethode am besten fuer Ihre Prognosen geeignet ist. Excel kann aber Auskunft geben, wie praezise die Linien den zukuenftigen Trend wiedergeben. Dazu lassen Sie sich das Bestimmtheitsmass im Diagramm anzeigen: 1. Markieren Sie die gewuenschte Trendlinie per Mausklick. 2. Waehlen Sie im Menue FORMAT den Befehl MARKIERTE TRENDLINIE an. 3. Wechseln Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte OPTIONEN. 4. Schalten Sie das Kontrollkaestchen BESTIMMTHEITSMASS IM DIAGRAMM DARSTELLEN ein. - Wenn Sie an weiteren Berechnungsgrundlagen interessiert sind, versehen Sie auch noch das Kontrollkaestchen GLEICHUNG IN DIAGRAMM DARSTELLEN bzw. in Excel 97 FORMEL IN DIAGRAMM DARSTELLEN mit einem Haekchen. 5. Bestaetigen Sie die Anpassungen mit OK. Nun sehen Sie neben der Trendlinie das Bestimmtheitsmass Rē und gegebenenfalls die Formel zur Berechnung der Trendlinie inklusive der speziellen Regressionskenngroessen. Tipp: Excel fuegt die Berechnungsgrundlagen in ein Textfeld ein, das Sie individuell formatieren koennen. Falls Ihnen die Schrift zu gross erscheint, koennen Sie das Textfeld per Mausklick markieren und ihm dann ueber den Befehl FORMAT- MARKIERTE DATENBESCHRIFTUNGEN eine andere Schriftgroesse oder Schriftart zuweisen. Ausserdem laesst sich das Textfeld mit der Maus an eine andere Position ziehen, womit Sie verhindern koennen, dass es andere Diagrammelemente ueberlagert. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ---------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Priese, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Beschriftung der Teilergebnis-Zusammenfassungen aendern ------------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich nutze die Teilergebnis-Funktion von Excel, um die Umsatzzahlen von unseren Kunden zu analysieren. Nach Aufruf von DATEN-TEILERGEBNISSE gruppiere ich dabei nach der Kundennummer und bilde die Summe fuer das Feld Umsatz. Excel gibt anschliessend auch die gewuenschten Ergebnisse aus. Nur wenn ich dann mit der Gliederungsleiste die Details ausblende, um nur noch die Einzelsummen zu sehen, erhalte ich eine Uebersicht mit wenig aussagekraeftigen Beschriftungen wie "M33421 Summe": die Kundennummer mit dem Text "Summe". Wesentlich praktischer waere es, wenn nicht nur die Nummer sondern auch der Name des Kunden auftauchen wuerde. Ich kann die Teilergebnisse aber nicht nach dem Namensfeld gruppieren, da es zum Beispiel mehrere Kunden mit dem Namen "Mueller" gibt. Kennen Sie einen Weg, die Beschriftung der Teilergebnisse zu beeinflussen? V. Minde ANTWORT: Sie koennen die automatische Beschriftung, die sich aus dem Namen des Gruppierfeldes und einem Text wie "Summe" oder "Ergebnis" zusammensetzt, durch eine Formel ersetzen, die Textwerte aus der jeweils darueber stehenden Zeile bezieht. Voraussetzung ist natuerlich, dass sich die benoetigten Angaben - in Ihrem Fall die Kundennamen - in jeder Zeile (= in jedem Datensatz) wiederholen. Wenn Ihre Tabelle die Voraussetzungen erfuellt, gehen Sie wie folgt vor: 1. Erstellen Sie zunaechst wie gewohnt die von Ihnen benoetigten Teilergebnisse. In Ihrem Fall gruppieren Sie wie ueblich nach dem Feld mit der Kundennummer und bilden die Summe der Umsaetze. 2. Mit Hilfe der Gliederungsleiste, die Excel automatisch links neben den Zeilennummern einfuegt, blenden Sie die Details aus, damit nur noch die Teilergebnissummen zu sehen sind. Dazu klicken Sie oben in der Gliederungsleiste auf die Schaltflaeche fuer Ebene "2". 3. Markieren Sie die automatisch vergebenen Beschriftungen - bis auf die letzte Zeile mit dem Text "Gesamtergebnis". Achten Sie darauf, tatsaechlich nur die Beschriftungszellen zu markieren. Weder die Spaltenueberschriften noch die Rechenergebnisse duerfen zur Markierung gehoeren. 4. Damit sich die Markierung ausschliesslich auf die Beschriftungen und nicht auf die Zellen in der untergeordneten Gliederungsebene bezieht, waehlen Sie BEARBEITEN-GEHE ZU an. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltflaeche INHALTE. Nun aktivieren Sie die Option NUR SICHTBARE ZELLEN und bestaetigen dies mit OK. 5. Schauen Sie, in welcher Zelle sich die erste Teilergebnis-Beschriftung befindet. In der anschliessend einzugebenden Formel muessen Sie sich jeweils auf die darueber stehende Zeile beziehen. Dazu ein Beispiel: Angenommen, die erste Beschriftung steht in Zelle A10 und enthaelt einen Text wie "M33421 Summe". Diese Beschriftung wollen Sie durch einen aussagekraeftigeren Text wie "Summe fuer Kunde Mueller (KdNr. M33421)" ersetzen. Wenn sich die Kundennamen in Spalte B befinden, geben Sie dafuer folgende Formel ein: ="Summe fuer Kunden "&B9&" (KdNr. "&A9&")" Den Kundennamen holen Sie aus Spalte B in der Zeile ueber dem Teilergebnis; die Kundennummer befindet sich in der Gruppierungsspalte A ebenfalls direkt ueber dem Teilergebnis. Die Formel geben Sie direkt in die Bearbeitungszeile ein. Achten Sie darauf, dass sich die Markierung weiterhin auf die sichtbaren Teilergebniszellen bezieht. Wichtig ist auch, dass Sie die Formeleingabe mit Strg+Return abschliessen. Nur so traegt Excel die Formel in alle markierten Zellen ein. Wenn Sie alle Details befolgt haben, enthaelt Ihre Uebersicht nun die gewuenschten aussagekraeftigen Beschriftungen. Und wenn Sie wollen, koennen Sie jederzeit wieder die Detaildatensaetze einblenden. Deren Inhalte haben sich nach den durchgefuehrten Aktionen nicht geaendert. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Vorlagen fuer Personal- und Dienstplaene -------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den brandneuen Digitalen Zeitplaner 2005 als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Staendige Anzeige der kompletten Pfadangabe ------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002, 2003 FRAGE: Ich habe einmal einen Tipp zu Microsoft Word gelesen, mit dem sich die vollstaendige Pfadangabe einer geoeffneten Datei in der Titelleiste anzeigen liess. Besteht eine solche Moeglichkeit in Excel auch? S. Abeler-Lietz ANTWORT: Wahrscheinlich ging es in dem von Ihnen angesprochenen Tipp um eine VBA-Loesung, mit der die Titelleiste des Word-Dokuments per Programmcode neu beschriftet wurde. Eine aehnliche Loesung ist in Excel zwar auch denkbar. Der Programmieraufwand ist aber groesser als in Word, da Ereignisse von Excel - etwa beim generellen Oeffnen einer Arbeitsmappe - nur durch Einsatz von Klassenmodulen ausgewertet werden koennen. Sie koennen sich die vollstaendige Pfadangabe einer Excel- Datei aber auch ohne Programmierung anzeigen lassen. Dazu blenden Sie einfach die Web-Symbolleiste ein: Waehlen Sie im Menue ANSICHT erst SYMBOLLEISTEN und dann WEB an. Im Adressfeld erscheint automatisch der Pfad der gerade aktiven Arbeitsmappe. Die Pfadangabe wird bei jedem Fensterwechsel aktualisiert, sodass Sie immer korrekt informiert sind. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office XP/2003 + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2004 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/91052, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/