Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 10. Januar 2005 23:59 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 11.1.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 11.1.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Die interaktive Excel-Lupe EXCEL-TIPP DER WOCHE + Formeln ohne Aenderung kopieren EXCEL-HELPLINE + Reihenfolge in der Diagramm-Legende aendern + Manuellen Zeilenumbruch einfuegen + Summen anhand von Kriterien berechnen NEWSLETTER-TIPP + Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen ---------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jedes Dokument aeusserst praktisch. Ausserdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch an jede gewuenschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist uebrigens eine laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Die interaktive Excel-Lupe ----------------------------------------- Excel bietet reichlich Platz fuer Ihre Daten. So sind Tabellen mit mehreren hundert Zeilen und entsprechend vielen Spalten keine Seltenheit. Doch je groesser ein Tabellenmodell wird, desto schwieriger wird es auch, schnell zum gerade benoetigten Bereich zu springen. Wenn Sie den Zoom-Faktor verkleinern, koennen Sie die Zahlen nicht mehr lesen. Und wenn Sie mit der Originalgroesse arbeiten, dauert das Blaettern ungebuehrlich lange. Ein Ausweg aus dem Dilemma ist die kostenlose SmartTools Excel-Lupe. Mit ihrer Hilfe teilen Sie den Excel-Bildschirm in zwei Fenster auf. In dem einen Fenster sehen Sie Ihre Tabelle in einer verkleinerten Darstellung, so dass Sie sich schnell zu einem bestimmten Zellbereich bewegen koennen. In dem anderen Fenster erscheinen die gerade markierte Zelle sowie der umgebende Bereich in der Originalgroesse. So koennen Sie bequem die Zellinhalte lesen und/oder Eingaben vornehmen: http://www.add-in-world.com/katalog/excel-lupe/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Formeln ohne Aenderung kopieren ------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Wenn Sie eine Formel in Excel kopieren, werden die darin enthaltenen Bezuege normalerweise automatisch an die neue Position angepasst. In den meisten Faellen ist das ein erwuenschter Effekt, damit Sie eine Formel mit wenigen Mausklicks auch auf andere, gleich aufgebaute Bereiche anwenden koennen. Nun gibt es aber Situationen, in denen Sie eine oder mehrere Formeln so kopieren moechten, dass die Originalbezuege erhalten bleiben. Wenn Sie beispielsweise das Formelergebnis an einer anderen Stelle in der Tabelle anzeigen moechten, fuehrt der normale Kopiervorgang zu falschen Ergebnissen, weil Excel die Bezuege so anpasst, dass sie sich relativ zur neuen Position der Formel wieder auf dieselben Zellen beziehen. Eine Standardfunktion zum Kopieren einer Formel gibt es nicht, aber es gibt einige Kniffe, mit denen Sie zum Ziel kommen. Sofern es sich nur um eine einzige Formel handelt, die Sie ohne Aenderungen kopieren moechten, reicht die folgende einfache Technik: 1. Klicken Sie auf die Zelle mit der Formel und druecken Sie F2. 2. Sie befinden sich damit im Bearbeitungsmodus und koennen die Formel mit Umschalt+Pos1 als Text markieren. 3. Kopieren Sie sie mit Strg+C in die Zwischenablage. 4. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Formel verwenden moechten und druecken Sie Strg+V. Excel fuegt die Formel daraufhin wie gewuenscht ohne Anpassung der Bezuege ein. Eine Alternative dazu ist der Einsatz so genannte absoluter Zellbezuege, der sich vor allem dann anbietet, wenn die Bezuege der Formel in keinem Fall veraendert werden sollen: 1. Klicken Sie auf die Zelle mit der Formel, deren Bezuege Sie umwandeln moechten. 2. Druecken Sie zunaechst F2, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln und markieren Sie die Formel mit Umschalt+Pos1. 3. Mit F4 werden dann alle Bezuege in absolute Bezuege umgewandelt, was Sie an dem vorangestellten $-Zeichen vor jedem Buchstaben und jeder Zahl erkennen koennen. Also zum Beispiel: =Summe($D$3:$D$45) 4. Bestaetigen Sie die Aenderungen mit Return. Sie koennen eine so angepasste Formel in Zukunft beliebig innerhalb der Tabelle kopieren, ohne dass sich die Bezuege aendern. Leider ist diese Technik etwas unflexibel, denn moechten Sie die Formel in einem anderen Fall einmal wieder mit Bezuegen kopieren, die sich automatisch anpassen, muessen Sie die absoluten Bezuege vorher wieder umwandeln. Verwenden Sie dazu ebenfalls die oben beschriebene Formel, nur dass Sie in Schritt 3 die Taste F4 mehrere Male betaetigen muessen, bis die $-Zeichen komplett aus den Bezuegen verschwunden sind. Die komfortabelste und flexibelste Loesung zum Kopieren von Formeln ohne Aenderungen ist einmal mehr ein kleines Makro: Sub FormelnKopieren() Dim rngQuellbereich As Range Dim rngZielbereich As Range Set rngQuellbereich = Selection If Selection.Count = 1 Then MsgBox "Bitte markieren Sie die Zellen, aus " & _ "denen Formeln kopiert werden sollen!", _ vbCritical + vbOKOnly, "SmartTools Excel Weekly" Exit Sub End If If Selection.Areas.Count > 1 Then MsgBox "Eine Mehrfachauswahl kann nicht " & _ "kopiert werden!", vbCritical + vbOKOnly, _ "SmartTools Excel Weekly" Exit Sub End If If IsNull(rngQuellbereich.HasArray) Then MsgBox "Arrayformeln koennen nicht kopiert werden!", _ vbCritical + vbOKOnly, "SmartTools Excel Weekly" Exit Sub End If Set rngZielbereich = Application.InputBox( _ "Bitte markieren Sie den Bereich, " & _ "in den Sie die Formeln kopieren moechten:", Type:=8) If rngZielbereich.Parent.ProtectContents Then MsgBox "Der Zielbereich ist geschuetzt.", _ vbCritical + vbOKOnly, "SmartTools Excel Weekly" Exit Sub End If If rngQuellbereich.Count <> rngZielbereich.Count Or _ rngQuellbereich.Rows.Count <> _ rngZielbereich.Rows.Count Or _ rngQuellbereich.Columns.Count <> _ rngZielbereich.Columns.Count Then MsgBox "Der Zielbereich muss genauso gross sein, " & _ "wie der markierte Quellbereich!", _ vbCritical + vbOKOnly, "SmartTools Excel Weekly" Exit Sub End If rngZielbereich.FormulaLocal = _ rngQuellbereich.FormulaLocal End Sub Nachdem Sie das Makro eingegeben haben, koennen Sie es folgendermassen nutzen: 1. Markieren Sie die Formeln, die ohne Aenderung kopiert werden sollen. 2. Starten Sie das Makro entweder ueber ein Menue, ein Symbol oder eine Tastenkombination, die Sie vorher zugewiesen haben oder verwenden Sie das Menue EXTRAS- MAKRO-MAKROS. 3. Nach wenigen Augenblicken erscheint eine kleine Input- Box, in die Sie den Zielbereich durch einfaches Markieren in der Tabelle festlegen. Beachten Sie dabei, dass der Zielbereich exakt die gleiche Groesse aufweisen muss, wie der zuvor markierte Formelbereich. 4. Bestaetigen Sie die Eingabe mit OK, um die Formeln zu kopieren. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Endlich eine komfortable Datensicherung fuer Outlook ---------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. SmartTools Outlook Backup ist ab sofort verfuegbar und kann zur Zeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Reihenfolge in der Diagramm-Legende aendern ------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich habe ein Liniendiagramm mit einer Legende erstellt. Nun moechte ich die Reihenfolge der Legendeneintraege aendern, ohne das Diagramm noch einmal neu erstellen zu muessen. Gibt es dafuer eine Loesung? V. Wenzel ANTWORT: In einem Diagramm mit mehreren Datenreihen koennen Sie die Reihenfolge der Legendeneintraege mit folgenden Schritten an Ihre Beduerfnisse anpassen: 1. Markieren Sie eine der Datenreihen - entweder direkt per Mausklick oder indem Sie in der Symbolleiste DIAGRAMM das Dropdown-Feld DIAGRAMMOBJEKTE oeffnen und dann eine Reihe auswaehlen. 2. Waehlen Sie im Menue FORMAT den Befehl MARKIERTE DATENREIHEN an. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte DATENREIHEN (Excel 97/2000) bzw. DATENREIHENANORDNUNG (Excel 2002/XP und 2003). 4. Im Listenfeld DATENREIHEN bzw. DATENREIHENANORDNUNG sehen Sie jetzt die aktuelle Reihenfolge, die sich auch auf die Diagrammlegende auswirkt. Markieren Sie deshalb den Eintrag, den Sie umstellen wollen, und klicken Sie dann so lange auf eine der Schaltflaechen NACH OBEN oder NACH UNTEN (Excel 97/2000) respektive NACH OBEN VERSCHIEBEN oder NACH UNTEN VERSCHIEBEN (Excel 2002/XP und 2003), bis der Eintrag an der gewuenschten Position steht. 5. Wiederholen Sie Schritt 4, bis alle Eintraege in der beabsichtigten Reihenfolge stehen. 6. Am Ende schliessen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Manuellen Zeilenumbruch einfuegen --------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Excel bietet ja die Moeglichkeit, mehrere Zeilen innerhalb einer Zelle anzuzeigen, so dass die Darstellung von langen Zeichenketten problemlos moeglich ist. Normalerweise fuehrt Excel den Zeilenumbruch automatisch auf Basis der Spaltenbreite durch, aber kann man einen Zeilenumbruch auch gezielt an einer bestimmten Stelle einfuegen? R. Hein ANTWORT: Die Tastenkombination ist wenig bekannt, aber es geht: Klicken Sie bei der Eingabe des Zellinhalts einfach Alt+Return an der Stelle, an der Sie den Umbruch setzen moechten. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ So haben Sie Ihre Finanzen immer perfekt im Griff ------------------------------------------------- Auf der CD-ROM "Private Finanzkontrolle, Euro Edition" finden Sie eine Fuelle von fertigen Excel-Loesungen rund um Ihre privaten Finanzen. + Haushalts- und Fahrtenbuch, Geldanlagen und Kfz-Kostenkostenkontrolle + Ueberpruefen Sie Ihre regelmaessigen Einnahmen, Ausgaben, Guthaben und Zahlungsverpflichtungen. + Sie sehen sofort, welche Betraege Sie erwarten und welche Zahlungen anfallen. + Die uebersichtlichen Arbeitsmappen sind auch fuer den Einsteiger sofort einsetzbar. + Erfahrene Excel-Anwender profitieren von der einfachen Erweiterungsfaehigkeit der ungeschuetzten Arbeitsmappen. Die brandneue Euro-Edition gibt es jetzt fuer kurze Zeit zum guenstigen Aktionspreis: http://www.add-in-world.com/katalog/finanzkontrolle/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Summen anhand von Kriterien berechnen ------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich nutze eine Excel-Tabelle, um Bestellungen zu erfassen. Die Daten sind chronologisch geordnet. Nun moechte ich aber nicht wissen, wie viel an einem einzelnen Kalendertag bestellt worden ist, sondern wie viel einzelne Kunden insgesamt bestellt haben. Dafuer soll die Tabelle moeglichst nicht neu sortiert werden. Wissen Sie eine Loesung? A. Schramm ANTWORT: Fuer Gesamtergebnisse, die von bestimmten Kriterien abhaengig sind, koennen Sie die Tabellenfunktion SUMMEWENN einsetzen. Sie besitzt folgende Syntax: =SUMMEWENN(;;) ist der Zellbereich, der nach dem (dem zweiten Funktionsargument) durchsucht werden soll. bezeichnet den Bereich, dessen Werte addiert werden, sofern im eine Uebereinstimmung mit dem vorliegt. Falls Sie weglassen, addiert Excel die Werte im . In Ihrem Fall koennen Sie die Tabellenfunktion einsetzen, um Bestellsummen nur dann zu addieren, wenn die Kundennummer oder der Kundenname im entsprechenden Datensatz mit einer bestimmten Angabe uebereinstimmt. Ein Beispiel: Spalte A enthaelt das Bestelldatum, Spalte B den Kundennamen, Spalte C die Artikelnummer, Spalte D den Einzelpreis, Spalte E die Bestellmenge und Spalte F die Bestellsumme als Produkt aus Menge und Einzelpreis. Insgesamt haben Sie beispielsweise 100 Datensaetze erfasst. Nun moechten Sie wissen, wie hoch die Gesamt-Bestellsumme eines Kunden namens "Mueller" ist. Dieses "Kriterium" geben Sie rechts neben der Bestellliste in Zelle H2 ein. In Zelle I2 koennen Sie sich das gesuchte Gesamtergebnis mit folgender Formel ausgeben lassen: =SUMMEWENN(B1:B100;H2;F1:F100) SUMMEWENN sucht im Bereich B1:B100 (in den Kundennamen), ob eine Uebereinstimmung mit dem Inhalt von Zelle H2 (dem Namen "Mueller") vorliegt. Wenn das der Fall ist, addiert sie den in dieser Zeile stehenden Wert aus dem Bereich F1:F100. So erhalten Sie die Gesamt-Bestellsumme des Kunden "Mueller". Wenn Sie am Bestellumfang eines anderen Kunden interessiert sind, muessen Sie nur den Namen in Zelle H2 aendern. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office XP/2003 + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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