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Gesendet: Dienstag, 11. Oktober 2005 00:42
An: Excel Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 11.10.2005
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SmartTools Excel Weekly vom 11.10.2005
Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen
rund um Microsoft Excel
(c) 2005 by SmartTools Publishing
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+++ IN DIESER AUSGABE +++
EXCEL-NEWS & DOWNLOADS
+ SPOTLIGHT: So koennen Sie PDF-Dateien
direkt in Excel und Word oeffnen
+ DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Finanzplan fuer Excel
+ NEWS: Neue technische Daten der naechsten Excel-Version
EXCEL-TIPP DER WOCHE
+ Der perfekte Einstieg: XML in Excel 2003, Teil 1
EXCEL-HELPLINE
+ Individuelle Sortierfolge fuer Ihre Registerkarten
+ Dropdown-Listen zur vereinfachten Dateneingabe
NEWSLETTER-TIPP
+ Word-Tipps kostenlos per E-Mail
Abonnementverwaltung und Copyright
+++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++
SPOTLIGHT: So koennen Sie PDF-Dateien
direkt in Excel und Word oeffnen
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Der PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel- Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Mit der neuen Version 2.5 des bewaehrten PDFgrabber wurde die Ausgabequalitaet speziell fuer Excel noch einmal optimiert und ein Menuepunkt zum Oeffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert.
Fuer die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber
2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte:
1. Starten Sie den PDFgrabber ueber das START-Menue oder
direkt aus Word bzw. Excel ueber das neu installierte
Menue PDF-DATEI OEFFNEN.
2. Waehlen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das
gewuenschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest.
3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll
automatisch ablaeuft. Am Ende steht Ihnen das Word-
Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten
Bearbeitung zur Verfuegung.
Weitere Informationen finden Sie unter:
PDFgrabber 2.5 - Standard fuer Privatanwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/
PDFgrabber 2.5 - Professional fuer professionelle Anwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/
DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Finanzplan fuer Excel
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Vermeiden Sie unangenehme Ueberraschungen bei der Planung Ihrer privaten Finanzen. Ueberpruefen Sie Ihre regelmaessigen Einnahmen, Ausgaben, Guthaben und Zahlungsverpflichtungen. Jeweils das ganze Jahr auf einen Blick. Sie sehen sofort, welche Betraege Sie erwarten und welche Zahlungen anfallen.
In der Arbeitsmappe SmartTools Finanzplan koennen Sie alle wichtigen Daten fuer Ihre private Finanzplanung in uebersichtlichen Tabellen erfassen. Voll automatisch entstehen Sie dabei Auswertungen und Diagramme, die Sie bei der Analyse Ihrer privaten Finanzen unterstuetzen:
http://www.add-in-world.com/katalog/finanzplan/
NEWS: Neue technische Daten der naechsten Excel-Version
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Wie bereits berichtet, wird Microsoft in Excel 12 die maximale Groesse von Tabellen auf 1.048.576 Zeilen und
16.384 Spalten erweitern. Damit aber nicht genug - auch in anderen Bereichen sollen die technischen Daten Excel 12 erheblich ausgebaut werden:
* Anzahl der Kriterien fuer die bedingte Formatierung von 3
auf unbeschraenkt (begrenzt lediglich durch den
verfuegbaren Speicher)
* Anzahl der Farben in einer Arbeitsmappe von 56 auf 4,3
Milliarden
* Anzahl der Sortierkriterien von 3 auf 64
* Anzahl der Elemente in einer AutoFilter-Liste von 1.000
auf 10.000
* Maximale Anzahl der Argumente fuer eine Funktion von 30
auf 255
* Maximale Anzahl von Zeichen in einer Textzelle von 255 auf
32.000
* Maximale Formel-Laenge von 1.000 auf 8.000 Zeichen
* Maximale Anzahl von Zellformatierungen in einer
Arbeitsmappe von 4.000 auf 64.000
* Erlaubte Verschachtelungsebenen in Formeln von 7 auf 64
* Maximale Zeilenanzahl in Pivot-Tabellen von 64.000 auf
1 Million
* Anzahl der Felder in einer Pivot-Tabelle von 255 auf
16.000
* Maximal von Excel nutzbarer Speicher von 1 GB auf das von
Windows erlaubte Maximum
+++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++
Der perfekte Einstieg: XML in Excel 2003, Teil 1
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Versionen: Excel 2003
Microsoft hat die Unterstuetzung fuer XML, die "Extensible Markup Language", in Office 2003 deutlich ausgebaut. Die volle Funktionalitaet steht allerdings nur in der Professional-Version von Office 2003 zur Verfuegung oder in Excel 2003, wenn Sie es als Einzelanwendung gekauft haben.
In Excel koennen Sie XML-Daten jetzt direkt in ein Tabellenblatt importieren und von dort auch wieder exportieren. Excel 2002 unterstuetzte bislang nur das "XML Spreadsheet-Format", in dem ein Tabellenblatt 1:1 mit allen Auszeichnungen und Formatierungen abgebildet wurde.
Ausserdem lassen sich in der juengsten Excel-Version XML- Schemas einbinden, was unter anderem die Entwicklung XML- faehiger Tabellenmodelle vereinfacht.
In diesem zweiteiligen Tipp stellen wir Ihnen die grundlegenden XML-Funktionen von Excel 2003 vor. Bevor Sie sich die Praxis anschauen, zunaechst aber noch ein wenig Theorie fuer all diejenigen, denen XML noch nicht so viel sagt.
XML ist ein Sprachstandard, mit dem Sie Daten- und Dokumentstrukturen beschreiben koennen. Sie koennten in XML zum Beispiel die Elemente einer Excel-Tabelle oder die Felder einer Datenbank definieren. Ein grosser Vorteil von XML ist dabei, dass das Resultat eine Datei im reinen Textformat ist. Damit sind XML-Dateien universell einsetzbar und unabhaengig von Systemumgebungen und ebenso unabhaengig von Anwendungen. Die Daten aus einer XML-Datei koennen sowohl in einer Tabellenkalkulation als auch in einer Textverarbeitung oder einer Datenbank verarbeitet werden.
Voraussetzung ist nur, dass das jeweilige Programm XML versteht.
Was Sie sich unter einer XML-Datei vorzustellen haben, demonstriert das folgende Beispiel. Um die im weiteren Verlauf vorgestellten Verfahren in Excel ausprobieren zu koennen, kopieren Sie die XML-Definitionen in eine neue Datei des Windows-Editors (Notepad) und speichern sie unter dem Dateinamen XLBEISPIEL.XML. Hier die XML-Daten:
Horst Steinmann
S98-12345
111275-S-55555
Sales Manager
Vertrieb
2005-05-01
2005-05-31
2005-05-20
1200
Mitarbeiterschulung
289
119
43.2
1.31
18
0.55
534.12
2005-05-24
1200
Aussendiensttermin
48.93
12.8
1.33
63.06
Der XML-Code enthaelt Abrechnungsdaten eines Mitarbeiters namens "Horst Steinmann". Welche Details festgehalten werden, bestimmen Sie mit den "Tags" in eckigen Klammern, wobei es immer einen Start-Tag und einen End-Tag (mit vorangestelltem "/") gibt etwa:
Horst Steinmann
Anhand der Einrueckungen erkennen Sie auch, dass es verschiedene Gruppierungsebenen gibt: eine Gruppe "Personaldaten" und zwei Gruppen "AbrDaten". Alle zusammen bilden einen Block namens "Abrechnung".
Schauen Sie sich an, wie Excel die Daten interpretiert:
1. Waehlen Sie DATEI-OEFFNEN an. Wenn Sie als DATEITYP den
Standard "Alle Microsoft Office Excel-Dateien"
eingestellt haben, koennen Sie danach sofort die Datei
XLBEISPIEL.XML per Doppelklick oeffnen.
2. Excel fragt Sie nach dem Format, in dem Sie die XML-Datei
oeffnen wollen. Waehlen Sie die Option ALS EINE XML-LISTE
und klicken Sie danach auf OK.
3. Den Hinweis, dass Excel kein Schema zuordnen kann und
deshalb ein eigenes Schema anfertigt, quittieren Sie mit
OK. Mehr dazu erfahren Sie spaeter noch.
4. Die XML-Daten erscheinen als Liste in einer neuen
Arbeitsmappe.
Excel kennzeichnet Listen mit einem blauen Rahmen. Ausserdem werden neben den Spaltenueberschriften automatisch Dropdown- Pfeile fuer das schnelle Sortieren und Filtern hinzugefuegt.
Um neue Daten koennen Sie die Liste in der Zeile mit dem blauen Sternchen erweitern. Wenn Sie in diesem Fall in Zeile 4 einen neuen Namen eingeben, vergroessert Excel die Liste automatisch um eine Zeile, sodass das blaue Sternchen in der naechsten Zeile erscheint.
Sie muessen XML-Dateien aber nicht unbedingt in einer eigenstaendigen Arbeitsmappe oeffnen. Alternativ koennen Sie sie auch in einen Bereich einer vorhandenen Tabelle einfuegen. Dazu waehlen Sie im Menue DATEN zuerst XML und dann IMPORTIEREN an. Danach oeffnen Sie die gewuenschte XML- Datei.
Standardmaessig fragt Sie Excel daraufhin, an welcher Stelle die XML-Daten eingefuegt werden sollen. Waehlen Sie einfach die obere linke Eckzelle aus und bestaetigen Sie die Auswahl mit OK.
Praktisch an XML-Listen ist, dass sich Excel die Verknuepfung zur Originaldatei merkt. Somit haben Sie jederzeit die Moeglichkeit, die Daten in Ihrer Arbeitsmappe zu aktualisieren. Wenn Sie die Liste beispielsweise nur als Grundlage fuer weitere Berechnungen verwenden, waehrend die XML-Datei selbst von einem anderen Mitarbeiter gepflegt wird, holen Sie sich den aktuellen Stand ganz einfach per Mausklick in Ihr Tabellenmodell. Dazu klicken Sie in der Symbolleiste LISTE auf das Symbol XML-DATEN AKTUALISIEREN.
Einen Nachteil hat das Oeffnen von XML-Dateien ohne jegliche Erweiterungen allerdings: Sie koennen die XML-Daten nicht exportieren. Excel erlaubt lediglich das Speichern als normale Excel-Arbeitsmappe oder als XML-Kalkulationstabelle (im eingangs erwaehnten XML Spreadsheet-Format). Dabei werden immer alle Details der Arbeitsmappe inklusive Formatierungen, Dateieigenschaften usw. gespeichert. Wenn Sie nur die reinen Daten exportieren wollen, um sie zum Beispiel an ein Datenbanksystem zu uebergeben, muessen Sie ein XML-Schema anlegen. Darum wird es im zweiten Teil dieses Tipps gehen.
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Kalender des Chefs einsehen, der Chef die Termine seiner
Mitarbeiter nachschlagen oder ein Team gemeinsam Kontakte,
E-Mails und Termine verwalten.
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fuer Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen
Firmenadressen usw. ein.
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Ordnern sind immer sofort ohne Verzoegerung in den Ordnern
der anderen Teilnehmer sichtbar.
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Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
mailto:excel-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter.
Individuelle Sortierfolge fuer Ihre Registerkarten
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Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe in einem Ihrer Excel-Tipps schon einmal gelesen, wie man die Blaetter einer Arbeitsmappe per VBA- Makro alphabetisch sortieren kann. In meinem Fall hilft das nicht weiter, weil sich die von mir gewuenschte logische Reihenfolge nicht an das Alphabet haelt. Konkret habe ich Tabellenblaetter mit Monatsnamen angelegt und im Laufe des Jahres immer den letzten Monat am Anfang eingefuegt. Wie kann ich die Blaetter so umsortieren, dass die passende Reihenfolge ("Januar" vor "Februar" vor "Maerz" usw.) erreicht wird?
B. Erdmann
ANTWORT: Als erstes muessen Sie in einem freien Tabellenbereich ein Inhaltsverzeichnis mit der gewuenschten Blattreihenfolge anlegen. Es spielt keine Rolle, ob Sie dieses Verzeichnis in ein vorhandenes oder in ein neues Tabellenblatt eingeben. Wichtig ist, dass die Namen im Verzeichnis genau mit den Blattnamen der aktuellen Arbeitsmappe uebereinstimmen und dass sie in einem zusammenhaengenden Zellbereich stehen.
Angenommen etwa, Ihre Arbeitsmappe bestuende aus den Blaettern "Dezember", "November" usw. bis "Januar". Fuer das Inhaltsverzeichnis fuegen Sie eine neue Tabelle ein, der Sie den Namen "Inhalt" geben. Das leere Tabellenblatt fuellen Sie dann mit der gewuenschten Blatt-Sortierfolge, wobei Sie neben den vorhandenen Blattnamen auch den Namen der aktuellen Inhaltstabelle eingeben muessen. Wenn Sie die Monate in die richtige Reihenfolge bringen und das Inhaltsverzeichnis an den Anfang stellen wollen, fuellen Sie den Zellbereich A1:A13 mit den Werten "Inhalt", "Januar", "Februar", "Maerz" usw. bis "Dezember".
Die vorgegebene Sortierfolge nutzen Sie nun in einem VBA- Makro. Dazu wechseln Sie mit der Tastenkombination Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. Oeffnen Sie per EINFUEGEN-MODUL ein neues Codefenster und geben Sie darin folgende Prozedur
ein:
Sub FreieSortierung()
Dim strInhaltsblatt As String
Dim strBereich As String
Dim i As Long
strInhaltsblatt = "Inhalt"
strBereich = "A1:A13"
With Worksheets(strInhaltsblatt).Range(strBereich)
For i = .Cells.Count To 1 Step -1
Worksheets(.Cells(i).Value).Move _
Before:=Worksheets(1)
Next i
End With
End Sub
Passen Sie die Zeilen
strInhaltsblatt = "Inhalt"
strBereich = "A1:A13"
jeweils so an, dass anstelle von "Inhalt" der Name des Blatts mit dem Inhaltsverzeichnis erscheint und anstelle von "A1:A13" der Zellbereich mit der gewuenschten Blattreihenfolge. Da es sich in beiden Faellen um Textwerte handelt, muessen die Angaben wie im Beispiel in Anfuehrungszeichen stehen.
Zum Prinzip der Prozedur: Sie durchlaeuft den Zellbereich mit der gewuenschten Reihenfolge von hinten nach vorne und stellt das Blatt mit dem jeweiligen Namen an den Anfang der Arbeitsmappe. So kommt zuerst das letzte Blatt an den Anfang, dann wird diesem das vorletzte vorangestellt, bis schliesslich das erste Blatt ganz vorne steht.
Nachdem Sie den Prozedurcode eingegeben haben, kehren Sie mit Alt+F11 zum Fenster mit der Excel-Tabelle zurueck. Dort waehlen Sie EXTRAS-MAKRO-MAKROS an. Mit einem Doppelklick auf den Makronamen "FreieSortierung" starten Sie den Sortiervorgang.
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Barcodes komfortabel mit Excel, Word und Access ausgeben
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+ Code EAN 13, EAN 8, Addon -2 und -5, EAN Velocity
+ Code 128, EAN128, UPS128
+ Code 39, -extended, PZN
+ 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie
+ Leit- und Identcode der Post
Weitere Informationen finden Sie unter:
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Dropdown-Listen zur vereinfachten Dateneingabe
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Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Vor einiger Zeit haben Sie beschrieben, wie man mit Hilfe der Gueltigkeitsfunktion "Zellendropdown-Felder anlegt. Damit kann man sehr schnell einen Eintrag aus einer vorgegebenen Liste in die entsprechende Zelle einfuegen. Ich moechte neben den vorgegebenen Dropdown-Listeneintraegen jetzt aber auch beliebige andere Werte eingeben koennen. Das geht leider nur, wenn ich die Datenquelle des Zellendropdown-Feldes erweitere oder wenn ich die Gueltigkeitsfunktion komplett ausschalte. Gibt es eine Moeglichkeit, das Zellendropdown-Feld zu erhalten und trotzdem die Eingabe beliebiger Werte zuzulassen?
B. Schaller
ANTWORT: Eine solche Moeglichkeit gibt es nicht. Sie wuerde auch dem Sinn der Gueltigkeitsfunktion widersprechen, denn schliesslich soll damit die Zelleingabe auf gueltige Werte beschraenkt werden. Wenn beliebige Werte zulaessig sind, brauchen Sie keine Gueltigkeitspruefung.
Vielleicht hilft Ihnen aber eine andere Excel-Funktion
weiter: die Funktion "Auswahlliste". In einer Spalte mit Textwerten koennen Sie in jeder neuen Zeile die Tastenkombination Alt+Cursor unten druecken, um aus einer Dropdown-Liste, die alle bislang in dieser Spalte eingegebenen Werte enthaelt, einen Eintrag auszuwaehlen.
Alternativ koennen Sie die Zelle auch mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenue den Befehl AUSWAHLLISTE bzw. DROPDOWN-AUSWAHLLISTE aufrufen. Wenn die Auswahlliste nicht den gewuenschten Wert enthaelt, koennen Sie problemlos etwas anderes eingeben.
Beachten Sie, dass die Auswahlliste nur bei Textwerten funktioniert und nur in der Zelle direkt unter dem letzten Listeneintrag. Ansonsten bleibt die Dropdown-Liste leer.
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