Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 12. April 2005 00:38 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 12.4.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 12.4.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis Oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel + DOWNLOAD-TIPP: Bereiche, Tabellen und Arbeitsmappen ganz einfach per Mail verschicken + NEWS: Neue Informationen zu den Visual Studio Tools for Office, Version 2005 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Flexible 3D-Bezuege fuer Ihre Formeln EXCEL-HELPLINE + Datumsangaben in Abhaengigkeit von der Kalenderwoche + Startordner von Excel optimal nutzen NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Der PDFgrabber 2.0 zum Sonderpreis Oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel ------------------------------------------------------ Der PDFgrabber 2.0 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel- Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Mit der neuen Version 2.0 des bewaehrten PDFgrabber wurde die Ausgabequalitaet noch einmal optimiert und ein Menuepunkt zum Oeffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Fuer die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3 Schritte: 1. Starten Sie den PDFgrabber ueber das START-Menue oder direkt aus Word bzw. Excel ueber das neu installierte Menue PDF-DATEI OEFFNEN. 2. Waehlen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewuenschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest. 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur Verfuegung. In einer bis zum 30.4.2005 begrenzten Sonderaktion, koennen Sie den PDFgrabber 2.0 zurzeit zu einem besonders guenstigen Aktionspreis erwerben: PDFgrabber 2.0 - Standard fuer Privatanwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/ PDFgrabber 2.0 - Professional fuer professionelle Anwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Bereiche, Tabellen und Arbeitsmappen ganz einfach per Mail verschicken --------------------------------------------------- Sie moechten die Rabattstaffel aus einer Excel-Tabelle mit moeglichst wenig Aufwand an einen Kunden verschicken? Ein Kollege benoetigt ein bestimmtes Tabellenblatt aus einer umfangreicheren Arbeitsmappe? In Zukunft sind dazu nur noch ein paar Mausklicks notwendig: der kostenlose SmartTools Excel-Mailer integriert sich in Excel und laesst sich nach der automatischen Installation jederzeit ueber das Menue EXTRAS starten. Sie markieren dann beispielsweise einen beliebigen Tabellenbereich, starten den SmartTools Excel-Mailer und nach zwei Mausklicks erscheint auf dem Bildschirm eine neue Mail in Outlook mit dem gewuenschten Tabellenausschnitt inklusive aller Formatierungen. Auf Wunsch koennen Sie einen Bereich auch als Anhang verschicken oder wahlweise ein ganzes Tabellenblatt bzw. die komplette Tabelle. Die Konfiguration erfolgt schnell und komfortabel ueber ein uebersichtliches Dialogfeld. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-mailer/ NEWS: Neue Informationen zu den Visual Studio Tools for Office, Version 2005 --------------------------------------------------- Der zunaechst fuer das 3. Quartal 2005 angekuendigte Erscheinungstermin der naechsten Visual Studio-Version wurde von Microsoft noch einmal auf das 2. Halbjahr 2005 geaendert. Damit verzoegert sich auch die neue Version der Visual Studio Tools for Office, Version 2005 (VSTO 2005), die die Erstellung von Excel- und Word-Erweiterungen in Visual Studio ermoeglicht. Allerdings hat Microsoft in den USA bereits die Preise der neuen Visual Studio-Versionen angekuendigt. Die VSTO 2005 werden 799 US$ kosten, das Update schlaegt mit 549 US$ zu Buche: http://www.microsoft.com/presspass/press/2005/mar05/03-21VS2005PR.asp Einen recht guten deutschsprachigen Ueberblick ueber die Moeglichkeiten der VSTO 2005 liefert der folgende Beitrag: http://www.microsoft.com/germany/msdn/library/office/vsto/VisualStudioToolsforOffice2005.mspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Flexible 3D-Bezuege fuer Ihre Formeln ------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Excel bietet bekanntlich die Moeglichkeit, beliebigen Tabellenbereichen Namen zuzuweisen, so dass Sie Bezuege wie "C10:D55" durch aussagekraeftige Namen wie "Umsatz2000" ersetzen koennen. Wirklich interessant wird es aber erst, wenn Sie Namen Formeln oder Konstanten zuweisen, wodurch sich eine Fuelle zusaetzlicher Anwendungsmoeglichkeiten ergibt. Wir werden in SmartTools Excel Weekly sicherlich noch oefters darauf eingehen. In diesem Tipp moechten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit Hilfe von Namen ganz einfach einen Bezug auf das vorhergehende oder das nachfolgende Tabellenblatt herstellen koennen. Sie definieren dabei die Namen "Vorher" und "Naechster" und erhalten als Ergebnis immer den Inhalt der entsprechenden Zelle aus dem vorherigen oder naechsten Tabellenblatt. Also zum Beispiel: Ihre Arbeitsmappe besteht aus den Blaettern "Tabelle1", "Tabelle2" und "Tabelle3". Wenn Sie in Zelle A1 von "Tabelle2" die Formel =Vorher eingeben, erhalten Sie als Ergebnis den Inhalt von Zelle A1 aus "Tabelle1". Die Formel =Naechster liefert dementsprechend den Inhalt der Zelle A1 aus "Tabelle3". Um diese Funktionalitaet in einer Arbeitsmappe nutzen zu koennen, waehlen Sie das Menue EINFUEGEN-NAME-DEFINIEREN an, geben "Vorher" (ohne Anfuehrungszeichen) ein, wechseln in das Feld BEZIEHT SICH AUF und erfassen hier die folgende Formel (am besten per Zwischenablage uebernehmen): = INDIREKT(INDEX(ARBEITSMAPPE.ZUORDNEN(1);DATEI.ZUORDNEN(87)-1 )&"!"&ADRESSE(ZEILE();SPALTE())) Bestaetigen Sie den Vorgang mit HINZUFUEGEN und weisen Sie dem Namen "Naechster" diese Formel zu: =INDIREKT(INDEX(ARBEITSMAPPE.ZUORDNEN(1);DATEI.ZUORDNEN(87) +1)&"!"&ADRESSE(ZEILE();SPALTE())) Sie koennen dann das Dialogfeld mit SCHLIESSEN verlassen und in Zukunft aus jeder beliebigen Zelle durch einfache Eingabe eines der Namen jeweils auf dieselbe Zelle im vorhergehenden oder naechsten Blatt zugreifen. Interessant ist das beispielsweise bei der Budgetplanung: Wenn Sie in "Tabelle1" das Budget des 1. Quartals angelegt haben und in "Tabelle2" das Budget des 2. Quartals mit exakt demselben Tabellenaufbau anlegen, genuegt die folgende Formel, um den Betrag im 2. Quartal um 25% zu erhoehen: =Vorher*1,25 Kurz zur Funktionsweise der Formeln in den Namensdefinitionen: Der wichtige Trick an der Sache ist die Verwendung von ARBEITSMAPPE.ZUORDNEN und DATEI.ZUORDNEN. Dabei handelt es sich um Funktionen, die Sie in der Dokumentation von Excel 97 und 2000 vergeblich suchen werden, denn sie stammen noch aus der Makrosprache der ersten Excel-Versionen bis 4.0. VBA ist natuerlich komfortabler und leistungsfaehiger, aber VBA-Anweisungen werden in Namensdefinitionen nicht akzeptiert. Die alten Makroanweisungen sind nur noch aus Kompatibilitaetsgruenden in Excel 97 und 2000 vorhanden, koennen aber (obwohl nicht dokumentiert) weiterhin in Namensformeln eingesetzt werden. Dabei liefert ARBEITSMAPPE.ZUORDNEN(1) den Namen der ersten Tabelle samt Dateinamen (zum Beispiel [TEST.XLS]Tabelle1) und DATEI.ZUORDNEN(87) die Nummer der Tabelle, aus der Sie den Wert auslesen moechten. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ---------------------------------------------------------- Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: * Fuehren Sie mehrere Versionen der gleichen Tabelle in einer einzigen Datei zusammen, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. * Markieren Sie mit wenigen Mausklicks die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Kalkulationsmodells. * Arbeiten Sie Aenderungen voll automatisch in eine Liste (Priese, Artikel, Auftraege etc.) ein. * Erstellen Sie aus mehreren Adresslisten eine einzige Adressliste ohne Duplikate. * Kombinieren Sie zwei Listen mit unterschiedlichen Informationen zu einer aussagekraeftigen Gesamtliste. Weitere Informationen zu diesem unentbehrlichen Excel-Tool finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Datumsangaben in Abhaengigkeit von der Kalenderwoche ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Fuer eine Wochenplanung sollen die Tage (Datumsangaben) einer Woche in Abhaengigkeit von der Kalenderwoche in ein Tabellenblatt eingetragen werden. Ich will die gewuenschte Kalenderwoche zum Beispiel in Zelle B4 eingeben und dann soll in Zelle B6 automatisch das Datum des Montags dieser Kalenderwoche erscheinen. Rechts daneben sollen dann die Datumsangaben des Dienstags, des Mittwochs usw. stehen. Fuer den umgekehrten Fall, - die Ausgabe der Kalenderwoche zu einem Datum, - gibt es ja eine Excel- Funktion. Gibt es so etwas auch fuer die von mir geschilderte Situation? H. Christen ANTWORT: Eine spezielle Tabellenfunktion gibt es leider nicht. Sie koennen aber eine Formel aufstellen, die das Datum zu einer Kalenderwoche berechnet. Die im Anschluss vorgestellte Formel bezieht sich immer auf den Montag einer Kalenderwoche. Das reicht aber aus, denn die restlichen Wochentage koennen Sie leicht durch Addition von 1, 2, 3 usw. ausgeben lassen. Neben der Kalenderwoche benoetigen Sie fuer die Formel eine Jahresangabe, denn schliesslich variiert die Wocheneinteilung von Jahr zu Jahr. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie haetten das Jahr in Tabellenzelle B3 und die Nummer der Kalenderwoche in Zelle B4 eingetragen. Dann berechnen Sie in Zelle B6 mit folgender Formel den Montag dieser Kalenderwoche: =DATUM(B3;1;4)-WOCHENTAG(DATUM(B3;1;4);3)+(B4-1)*7 Standardmaessig zeigt Excel das Ergebnis als ganze Zahl an. Sie muessen die Zelle erst passend formatieren, damit der Inhalt als Datum dargestellt wird. Dann erhalten Sie fuer die 3. Kalenderwoche des Jahres 2005 zum Beispiel den "17.01.2005", den Montag dieser Woche. Wie kommt die Formel zu dem Ergebnis? Als Ausgangspunkt waehlt sie zunaechst das Datum des 4.1. des gesuchten Jahres. Dieser Tag liegt immer in der ersten Kalenderwoche. Anschliessend berechnet die Formel den Wochentag des 4. Januars, wobei die Werte 0 fuer Montag, 1 fuer Dienstag bis 7 fuer Sonntag vergeben werden. Wenn Sie die Wochentagszahl vom fortlaufenden Datumswert des 4. Januars subtrahieren, erhalten Sie die fortlaufende Datumszahl des Montags der ersten Kalenderwoche. (Excel verwendet fortlaufende ganze Zahlen fuer Datumswerte, beginnend mit 1 fuer den 1.1.1900.) Zum Schluss muessen Sie nur noch die KW-Nummer mit 7, der Anzahl der Tage einer Woche, multiplizieren, um vom Montag der ersten Kalenderwoche zum gesuchten Datum zu springen. Doch halt! Von der tatsaechlich gesuchten Kalenderwoche muessen Sie vorher noch den Wert 1 subtrahieren, da die Formel ja schon den Montag der ersten KW ermittelt hatte. Ansonsten wuerden Sie zum Beispiel fuer KW 1 schon sieben Tage weiter zur KW 2 springen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Doppelte Adressen, Aufgaben, Mails und Termine in Outlook automatisch finden und loeschen ---------------------------------------------- Der bewaehrte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie: + doppelte E-Mail + doppelte Aufgaben + doppelte Termine + doppelte Journal-Eintraege + und natuerlich doppelte Adressen Mit dem OLXDuplicateChecker koennen Sie all diese Duplikate innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und loeschen. Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Loeschen von Duplikaten aus Ihrer persoenlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ..und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen moechten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Startordner von Excel optimal nutzen ------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe gehoert, dass man in Excel auch eine eigene Standard-Arbeitsmappe definieren und benutzerdefinierte Add- Ins direkt beim Starten von Excel laden kann. Wie geht das und wo muss ich die Dateien dann speichern? B. Haarmann ANTWORT: Excel arbeitet mit verschiedenen Standardordnern, in denen es nach Einstellungen und Dateien sucht. Besonders interessant sind die Startordner, die Sie nutzen koennen, um Arbeitsmappen sofort beim Starten von Excel zu oeffnen. Auf diese Weise koennen Sie auch eine neue Standard-Arbeitsmappe definieren. Was die Vorgehensweise kompliziert macht, ist die Tatsache, dass die Ordnerpfade nicht nur von der eingesetzten Excel-Version abhaengig sind sondern auch von der zugrunde liegenden Windows-Version. Die folgenden Hinweise sollen etwas Licht in das Dunkel bringen. Zunaechst stellt sich die Frage, welchen Zweck Startordner erfuellen. Fuer Dateien, die Sie in einen Excel-Startordner kopieren, gelten je nach Dateityp folgende Eigenschaften: * Arbeitsmappen (XLS-Dateien) werden automatisch geoeffnet und angezeigt * Add-Ins (XLA-Dateien) werden automatisch geladen, ohne auf dem Bildschirm zu erscheinen; gegebenenfalls werden Startmakros ausgefuehrt und Menue-/Symbolleisten angezeigt * Mustervorlagen (XLT-Dateien) werden nicht geoeffnet sondern in die Vorlagenliste aufgenommen, die nach Aufruf von DATEI-NEU erscheint (in Excel 2002 muessen Sie danach noch im Aufgabenbereich auf ALLGEMEINE VORLAGEN klicken) Mit Hilfe von Startordnern koennen Sie sich somit eine individuelle Arbeitsumgebung schaffen, in der automatisch alle benoetigten Dateien geoeffnet werden, in der Ihnen alle Zusatzfunktionen aus benutzerdefinierten Add-Ins zur Verfuegung stehen und in der Sie neue Dateien auf Basis haeufig benoetigter Vorlagen anlegen koennen. Als naechstes muessen Sie wissen, wo sich die Startordner von Excel befinden. Dazu als Hintergrundinfo: es gibt in Excel 2003, 2002/XP und 2000 einen allgemeingueltigen und einen benutzerspezifischen Startordner. Deshalb war auch immer die Rede vom Plural ("die Startordner"). Bemerkbar macht sich diese Differenzierung vorwiegend in Mehrbenutzerumgebungen und Netzwerken. Dort muessen Sie entscheiden, ob eine XLS-, XLA- oder XLT-Datei in den allgemeingueltigen Ordner gehoert und somit allen Benutzern zur Verfuegung steht oder ob sie nur einem bestimmten Benutzer zugaenglich sein soll. Damit nicht genug: die Pfade der Startordner richten sich nach Excel- und Windows-Version. Hier die Uebersicht unter der Annahme, dass Sie Excel bzw. Office im Standardpfad installiert haben. Excel 2003 und 2002/XP allgemeiner Startordner C:\Programme\Microsoft Office\Office11\XLStart C:\Programme\Microsoft Office\Office10\XLStart individuelle Benutzer-Startordner: a) mit Windows 98/ME (ohne Benutzerprofile) C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart b) mit Windows 95/98/ME (mit Benutzerprofilen) C:\Windows\Profiles\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart c) mit Windows NT 4.0 C:\Winnt\Profiles\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart d) mit Windows 2000/XP C:\Dokumente und Einstellungen\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart Excel 2000 allgemeiner Startordner: C:\Programme\Microsoft Office\Office\XLStart individuelle Benutzer-Startordner: a) mit Windows 95/98/ME (ohne Benutzerprofile) C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart b) mit Windows 95/98/ME (mit Benutzerprofilen) C:\Windows\Profiles\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart c) mit Windows NT 4.0 C:\Winnt\Profiles\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart d) mit Windows 2000/XP C:\Dokumente und Einstellungen\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart Excel 97 allgemeiner Startordner: C:\Programme\Microsoft Office\Office\XLStart Wenn Ihnen die Suche nach dem fuer Ihre Systemumgebung zutreffenden Startordner zu kompliziert ist, koennen Sie Excel auch einen alternativen Startordner nennen. Dazu rufen Sie in Excel EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln auf die Registerkarte ALLGEMEIN. Dort geben Sie im Feld ZUSAETZLICHER STARTORDNER (Excel 97/2000) bzw. BEIM START ALLE DATEIEN IN DIESEM ORDNER LADEN (Excel 2003 und 2002/XP) einen Pfad Ihrer Wahl ein. Unser Tipp: Wenn Sie in einem der Startordner eine Excel- Mustervorlage namens MAPPE.XLT speichern, koennen Sie die Standard-Arbeitsmappe, die beim Starten von Excel geladen wird, manipulieren. Wenn Sie beispielsweise andere Spaltenbreiten bevorzugen oder jeder Arbeitsmappe von vornherein eine bestimmte Kopf-/oder Fusszeile zuweisen wollen oder wenn Sie andere Seiteneinstellungen benutzen moechten, nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen an einer leeren Excel-Arbeitsmappe vor. Anschliessend speichern Sie die Datei unter dem Namen MAPPE.XLT im allgemeingueltigen oder benutzerspezifischen Startordner. Beim naechsten Programmstart von Excel erhalten Sie die gewuenschte Standard-Arbeitsmappe. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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