Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 12. Juli 2005 01:02 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 12.7.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 12.7.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEU: SmartTools QuickText Pro 2.0 fuer Word - Mustertexte jetzt noch besser im Griff + DOWNLOAD-TIPP: Komfortable Formel-Tools fuer Excel + NEWS: Kritischer Sicherheitspatch fuer Office angekuendigt EXCEL-TIPP DER WOCHE + Formeln mit bestimmten Bereichsnamen suchen EXCEL-HELPLINE + VRUNDEN-Funktion mit merkwuerdigen Resultaten + Blattregister formatieren + Zellinhalte kombinieren NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEU: SmartTools QuickText Pro 2.0 fuer Word - Mustertexte und Vorlagen jetzt noch besser im Griff -------------------------------------------------------- Vergessen Sie die AutoTexte von Word! Noch nie war es so einfach, Briefe, E-Mails, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro koennen Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewaehrt: * Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Oeffnen, aendern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch fuer unerfahrene Anwender nicht sein. * Sie haben auch groessere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als Kategorien im Menue anbietet (auch ueber mehrere Ebenen!). * Sie muessen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText Pro ist fest in die Menues von Word integriert und laesst sich kinderleicht bedienen. * Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach ueber das Netzwerk auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal bearbeiten muessen. Alle Team-Mitglieder nutzen so automatisch immer die neuesten Textversionen. Mit den AutoTexten von Word ist das ohne SmartTools QuickText Pro nicht moeglich! * Die neue Version 2.0 bietet viele neue Funktionen und pfiffige Arbeitserleichterungen, angefangen bei der Unterstuetzung von Word als E-Mail-Editor ueber die Verwendung von Dokumentvorlagen und Verknuepfungen im QuickText-Verzeichnis bis hin zu flexiblen Zusammenstellungen aus mehreren Textbausteinen. SmartTools QuickText Pro 2.0 ist ab Ende Juli verfuegbar. Bis zum 31.7.2005 gilt unser Sonderpreis fuer Word Weekly- Abonnenten mit ueber 35% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Komfortable Formel-Tools fuer Excel -------------------------------------------------- Mit den Formel-Tools steht Ihnen eine Sammlung von nuetzlichen neuen Funktionen fuer die taegliche Arbeit mit Kalkulationsmodellen zur Verfuegung. Nach der automatischen Installation koennen Sie ueber ein neues Menue FORMEL-TOOLS auf die folgenden Funktionen zugreifen koennen: + Formeln ohne Aenderung kopieren + Formeln durch Ergebnisse ersetzen + Formelzellen schuetzen + Formelliste erstellen + Zirkelbezuege auflisten Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/formel-tools/ NEWS: Kritischer Sicherheitspatch fuer Office angekuendigt ---------------------------------------------------------- Mit einer "Advance Notification" hat Microsoft fuer den 12.7.2005 wieder eine Reihe von Sicherheitspatches angekuendigt: http://www.microsoft.com/technet/security/bulletin/advance.mspx Details gibt es noch nicht, aber neben zwei kritischen Windows-Patches soll es auch ein Update fuer Office geben, das eine gefaehrliche Sicherheitsluecke schliessen soll. Weitere Informationen werden erst bei Verfuegbarkeit der Patches veroeffentlicht. Ausserdem veranstaltet Microsoft am 13.7.2005 einen Webcast, der einen Ueberblick ueber die Updates gibt, die technischen Details erlaeutert und zum Abschluss eine "Frage & Antwort"-Runde anbietet: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032276892&EventCategory=4&culture=en-US&CountryCode=US +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Formeln mit bestimmten Bereichsnamen suchen ------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Viele Anwender nutzen benannte Bereiche in ihren Tabellen, um die Formeleingabe zu vereinfachen. Manchmal ist es aber schwierig herauszufinden, an welchen Stellen ein bestimmter Bereichsname verwendet worden ist. Wie gehen Sie also am besten vor wenn Sie sich einen Ueberblick ueber die Formeln verschaffen moechten, in denen ein bestimmter Bereichsname vorkommt? Von Haus aus bietet Excel Ihnen fuer diesen Zweck die "Detektivsymbolleiste" an. Damit koennen Sie die Nachfolgerzellen einer bestimmten Zelle suchen, womit Sie auch alle Stellen finden, an denen ein Bereichsname zum Einsatz kommt. Excel kennzeichnet die Abhaengigkeiten mit gestrichelten Pfeilen, sodass Sie nur der Pfeilspitze folgen muessen, um einen genaueren Blick auf die Nachfolgerzelle werfen zu koennen. Sie oeffnen die Detektivsymbolleiste, indem Sie im Menue EXTRAS erst DETEKTIV (Excel 97 und 2000) oder FORMELUEBERWACHUNG (Excel 2002/2003) und dann DETEKTIV- SYMBOLLEISTE (97) bzw. DETEKTIVSYMBOLLEISTE ANZEIGEN (2000/2002/2003) anwaehlen. Wenn Sie zum Beispiel die Verwendung eines benannten Bereichs "Eingabezelle" ueberpruefen wollen, druecken Sie erst F5, um mit Hilfe des Dialogfelds GEHE ZU direkt zur entsprechenden Zelle zu gelangen. Anschliessend klicken Sie in der Detektivsymbolleiste auf das Symbol SPUR ZUM NACHFOLGER. Die Pfeile zeigen Ihnen, welche Formeln sich auf die Zelle beziehen. Um die Pfeile wieder zu entfernen, klicken Sie in der Detektivsymbolleiste auf ALLE SPUREN ENTFERNEN. Alternativ koennen wir Ihnen ein VBA-Makro anbieten, das im Prinzip dieselbe Aufgabe erfuellt, dabei aber das Ergebnis der Nachfolgerzellen-Suche dauerhaft in ein neues Tabellenblatt schreibt. So erhalten Sie eine Auswertung, die Sie jederzeit wieder verwenden koennen. Ausserdem ist dieses Verfahren uebersichtlicher, da Sie nicht von Zelle zu Zelle springen muessen, um die Formelinhalte zu ueberpruefen. Um den unten aufgefuehrten Prozedurcode einzugeben, wechseln Sie aus Excel mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. Dort oeffnen Sie per EINFUEGEN-MODUL ein neues Codefenster. In dieses Fenster geben Sie die folgenden VBA-Anweisungen ein: Sub NameInfo() Dim Bereichsname As Variant Dim objNameBereich As Range Dim objQuelle As Worksheet Dim objInfoBlatt As Worksheet Dim objZelle As Range Dim objTestbereich As Range Dim objNachfolger As Range Dim intSpurpfeil As Integer Dim i As Integer Bereichsname = Application.InputBox _ (Prompt:="Geben Sie den Bereichsnamen ein:", _ Title:="Infos zu Bereichsnamen", _ Type:=2) If Bereichsname = False Then Exit Sub On Error GoTo NameInfo_Fehler Application.ScreenUpdating = False Set objNameBereich = _ ActiveWorkbook.Names(Bereichsname).RefersToRange Set objQuelle = objNameBereich.Worksheet objQuelle.ClearArrows Set objInfoBlatt = ActiveWorkbook.Worksheets.Add _ (Before:=ActiveWorkbook.Sheets(1)) With objInfoBlatt .Cells(1, 1) = "Bereichsname" .Cells(1, 2) = Bereichsname .Cells(3, 1) = "Bezug" .Cells(4, 1) = "Tabellenblatt:" .Cells(4, 2) = objQuelle.Name .Cells(5, 1) = "Adresse:" .Cells(5, 2) = objNameBereich.Address .Cells(7, 1) = "Abhaengige Zellen" .Cells(8, 1) = "Adresse" .Cells(8, 2) = "Formel" i = 9 Set objTestbereich = Application _ .Intersect(objQuelle.UsedRange, objNameBereich) For Each objZelle In objTestbereich If Val(Application.Version) < 9 Then objQuelle.Activate objZelle.Activate Application _ .ExecuteExcel4Macro "TRACER.DISPLAY(FALSE,TRUE)" Else objZelle.ShowDependents End If intSpurpfeil = 0 Do intSpurpfeil = intSpurpfeil + 1 Set objNachfolger = objZelle _ .NavigateArrow _ (TowardPrecedent:=False, _ ArrowNumber:=intSpurpfeil) If objZelle.Address <> objNachfolger.Address Then .Cells(i, 1) = _ objNachfolger.Worksheet.Name & "!" & _ objNachfolger.Address .Cells(i, 2).Formula = _ "=""" & objNachfolger.FormulaLocal & """" i = i + 1 End If Loop Until objZelle.Address = objNachfolger.Address Next objZelle objQuelle.ClearArrows .Columns("A:B").AutoFit .Activate End With NameInfo_Ende: Application.ScreenUpdating = True Exit Sub NameInfo_Fehler: MsgBox "Fehler beim Ermitteln des Bereichsnamens." & _ vbCr & "Fehlernummer " & Err.Number & vbCr & _ Err.Description Resume NameInfo_Ende End Sub Die Prozedur automatisiert die Arbeit mit der Detektivsymbolleiste. Zudem hat sie den Vorteil, dass Sie den benannten Bereich vorher nicht zu markieren brauchen. Nachdem Sie die Prozedur "NameInfo" aus einem Tabellenblatt mit dem Befehl EXTRAS-MAKRO-MAKROS aufgerufen haben, geben Sie einfach den gewuenschten Bereichsnamen in ein Eingabefenster ein. Der Prozedurcode ermittelt, auf welchen Bereich sich der Name bezieht und loescht im entsprechenden Tabellenblatt alle Pfeile, die mittels Detektivsymbolleiste eingefuegt wurden. Danach wird ein neues Blatt am Anfang der aktuellen Arbeitsmappe angelegt, in dem einige statistische Daten zum Bereichsnamen festgehalten werden. Als naechstes definiert die Prozedur einen "Testbereich": die Schnittmenge aus der im Blatt mit dem Bereichsnamen benutzten Flaeche und dem benannten Bereich. So reduzieren Sie die Anzahl der zu untersuchenden Zellen, falls sich der Name nicht nur auf eine einzelne Zelle sondern beispielsweise auf eine ganze Spalte bezieht. Anschliessend durchlaeuft die Prozedur alle Zellen des Testbereichs, um dabei die Spuren zu den Nachfolgern zu analysieren. Die entsprechenden Pfeile koennen Sie in Excel 2000, 2002 und 2003 mit der "ShowDependents"-Methode einblenden. Die Methode steht in Excel 97 zwar auch zur Verfuegung, doch verursacht sie dort einen Laufzeitfehler. Sie vermeiden den Fehler, indem Sie die Spurpfeile in Excel 97 (interne Versionsnummer 8.0) mit einer Excel4- Makrofunktion anzeigen lassen: "ExecuteExcel4Macro "TRACER.DISPLAY(FALSE,TRUE)"". Jeder Spurpfeil hat eine Indexnummer, sodass Sie die einzelnen Nachfolgerzellen in einer Do...Loop-Schleife durchlaufen koennen. Da eine Spur nach allen anderweitigen Bezuegen immer auch zur Ausgangszelle selbst verzweigt, beenden Sie die Schleife, falls die Adressen der Nachfolgerzelle und der untersuchten Zelle identisch sind. Dieses Kriterium entscheidet auch darueber, ob etwas in das Infoblatt mit den statistischen Daten geschrieben wird. Erfasst werden Blattname und Adresse der Nachfolgerzelle sowie die enthaltene Formel. Am Ende entfernen Sie alle Spurpfeile und aktivieren das Infoblatt, in dem Sie nachlesen koennen, auf welche Zelle sich der Bereichsname bezieht und wo und in welchen Formeln mit dem benannten Bereich gearbeitet wird. Aufgefuehrt werden auch die Zellen, die sich per Zelladresse anstelle mit dem Namen auf den Bereich beziehen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer fuer jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word erstellen. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihr Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. VRUNDEN-Funktion mit merkwuerdigen Resultaten --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Sie hatten in einer zurueckliegenden Ausgabe von Excel Weekly eine Reihe von Rundungsfunktionen vorgestellt. Ich habe daraufhin die Funktion VRUNDEN in meine Tabellen eingebaut. Mitunter liefert die Funktion aber sehr merkwuerdige Ergebnisse. So erhalte ich nach Eingabe von =VRUNDEN(-0,003;-0,25) den Wert "-0" (eine negative Null!). Daran aendert sich auch nichts, wenn ich mit Zellbezuegen anstelle von konkreten Werten arbeite oder wenn ich das zu rundende Vielfache als positiven Wert eingebe und das Vorzeichen mit der gleichnamigen Tabellenfunktion anpasse - etwa so: =VRUNDEN(A4;VORZEICHEN(A4)*$B$2) Handelt es sich dabei schlicht um einen Programmfehler oder gibt es eine Moeglichkeit, die "negativen Nullen" auszuschliessen? C. Loeschcke ANTWORT: Die VRUNDEN-Funktion, die - so viel sei angemerkt - erst nach Einschalten des Add-Ins "Analyse-Funktionen" zur Verfuegung steht und eine auf ein Vielfaches des zweiten Funktionsparameters gerundete Zahl zurueckgibt, liefert nicht nur in dem von Ihnen geschilderten Fall merkwuerdige Resultate. Aber dazu gleich mehr. Die "negativen Nullen" koennen Sie immerhin unterdruecken, indem Sie EXTRAS-OPTIONEN aufrufen und dann auf der Registerkarte BERECHNEN bzw. in den neueren Excel-Versionen BERECHNUNG das Kontrollkaestchen GENAUIGKEIT WIE ANGEZEIGT einschalten. Nach einem Klick auf Ok zeigt Excel das Ergebnis von "=VRUNDEN(-0,003;-0,25)" als normale "0" an. Die Programmoption GENAUIGKEIT WIE ANGEZEIGT hat allerdings auch ihre Tuecken, da sie Nachkommastellen zum Beispiel ruecksichtslos abschneidet, sobald Sie ein Zahlenformat mit einer geringeren Anzahl von Dezimalstellen zuweisen. Dadurch kann es schnell passieren, dass Berechnungsgrundlagen eines Tabellenmodells zerstoert werden. Entscheiden Sie selbst, ob die Programmoption fuer Ihre Berechnungen geeignet ist. Nun aber zu einem anderen "Rechenproblem" der Funktion VRUNDEN. Geben Sie dazu folgende Formeln ein: =VRUNDEN(12,25;0,1) =VRUNDEN(12,35;0,1) =VRUNDEN(12,45;0,1) =VRUNDEN(12,55;0,1) Als Ergebnisse sollten eigentlich "12,3", "12,4", "12,5" und "12,6" herauskommen. Sie erhalten aber: 12,3 12,3 12,4 12,6 Das sind allein in diesem Beispiel schon zwei fehlerhafte Resultate. Und was noch mehr verwundert: Der Fehler zieht sich durch alle Excel-Versionen bis zum aktuellen Excel 2003. Es bleibt Ihnen ueberlassen, inwieweit Sie der VRUNDEN-Funktion in Zukunft ueberhaupt noch vertrauen. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ Das komfortable Verwaltungstool fuer Multiuser-Datenbanken ---------------------------------------------------------- Hier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhaengig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darueber, was mit der Datenbank geschieht: + Aktive Anwender anzeigen + Verhindern Sie neue Verbindungen zu der Datenbank + Inaktive User automatisch abmelden + Verdaechtige oder abgebrochene Verbindungen finden + Mitteilungen an alle angemeldeten Anwender + Komfortabler und kostenguenstiger Einsatz Total Access Admin ist das unentbehrliche Tool, wenn Sie Datenbanken im Netzwerk verwalten. Mit wenigen Mausklicks kommen Sie Problemen auf die Spur, bereiten Datenbanken fuer die Wartung vor und kommunizieren mit allen angemeldeten Anwendern in Echtzeit: http://www.add-in-world.com/katalog/ta_admin/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Blattregister formatieren ------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Gibt es eine Moeglichkeit, unter Excel die Texte im Blattregister zu formatieren? Diverse Anfragen ANTWORT: Diese Frage erreicht uns immer wieder, aber leider aendert das nichts an der Antwort, die wir geben muessen: In Excel 97 und 2000 koennen Sie keinen Einfluss auf das Aussehen des Registers nehmen. Erst in Excel 2002 und 2003 haben die Entwickler diesen haeufig geaeusserten Wunsch beruecksichtigt und Sie koennen ueber das Kontextmenue zumindest die Registerfarbe bestimmen. Zellinhalte kombinieren ----------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wie kann ich Zellinhalte, die in verschiedenen Spalten stehen, so zusammenfuehren, dass daraus ein einziger Eintrag wird? Im konkreten Fall moechte ich Telefonvorwahl und Rufnummer kombinieren, damit ich darueber ein Faxmailing starten kann. K. Heber ANTWORT: Fuer das Kombinieren mehrerer Zellinhalte eignet sich der Verkettungsoperator "&". Er erzeugt eine Gesamtzeichenfolge, was folgendes Beispiel verdeutlicht. Angenommen, Sie haetten Vorwahlnummern in Spalte A erfasst und die jeweilige Durchwahl in Spalte B. Dann koennen Sie die Eintraege der ersten Zeile mit einer Formel wie dieser zusammenfassen: =A1&" "&B1 Wenn in A1 beispielsweise "030" steht und in B1 "1234567", macht die Formel in C1 daraus den Textwert "030 1234567". Beachten Sie, wie einfach das Einfuegen eines Leerzeichens zwischen den Zellinhalten ist. Genauso gut koennen Sie auch Klammern oder internationale Vorwahlen hinzufuegen. Wenn Sie zum Beispiel generell "+49" fuer Deutschland an den Anfang setzen wollen und die Ortsvorwahl in Klammern stehen soll, aendern Sie die Formel in C1 zu: ="+49 ("&A1&") "&B1 Feste Textwerte wie die Landesvorwahl schliessen Sie in Anfuehrungszeichen ein. Die Bezuege auf die variablen Zellinhalte verketten Sie jeweils mit dem "&"-Zeichen. So lautet das Formelergebnis: +49 (030) 1234567 +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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