Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 12. Dezember 2005 23:41 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 13.12.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 13.12.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Mustertexte und Textbausteine fuer Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails + EXCEL-DOWNLOAD: Der kostenlose Archivierungs-Assistent fuer Ihre Excel-Dateien + WEIHNACHTSAKTION: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen + CD 'Personalplanung und Dienstplaene' als kostenlose Zugabe! + NEWS: Sicherheitsluecke in Excel wird bei eBay versteigert EXCEL-TIPP DER WOCHE + Nur sichtbare Zellen kopieren + QUICKTIPP: Start-Seitenzahl fuer die Kopf- oder Fusszeile bestimmen EXCEL-HELPLINE + Jede x-te Zelle ausgeben + Standardfehler fuer eigene VBA-Funktionen NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Mustertexte und Textbausteine fuer Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails ----------------------------------------------------- Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro koennen Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfuegung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewaehrt: * Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Oeffnen, aendern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch fuer unerfahrene Anwender nicht sein. * Sie haben auch groessere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als Kategorien im Menue anbietet (auch ueber mehrere Ebenen!). * Sie muessen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText Pro ist fest in die Menues von Word integriert und laesst sich kinderleicht bedienen. * Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach ueber das Netzwerk auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen und bearbeiten muessen. Nutzen Sie unseren Aktionspreis fuer Excel Weekly-Abonnenten mit zurzeit ueber 25% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ EXCEL-DOWNLOAD: Der kostenlose Archivierungs-Assistent fuer Ihre Excel-Dateien ------------------------------------------------------ Sammeln auch Sie seit Jahren Ihre Office-Dateien in denselben Verzeichnissen auf Ihrer Festplatte? Werden die Listen immer laenger und wird es zunehmend schwerer, etwas zu finden? Unser kostenloser SmartTools Archivierungs- Assistent hilft Ihnen jetzt zum Jahresende beim "Ausmisten" Ihrer Festplatte! Mit dem SmartTools Archivierungs-Assistent steht Ihnen ein Komplettpaket zur Archivierung von Dateien und Informationen fuer Excel, Access, PowerPoint, Word und Outlook (jeweils in den Versionen 2003, 2002/XP und 2000) zur Verfuegung. Sie koennen den Archivierungs-Assistenten mit Excel, Access, PowerPoint und Word beispielsweise dazu nutzen, Dokumente, Arbeitsmappen, Datenbanken und Praesentationen, auf die Sie nicht mehr regelmaessig zugreifen muessen, in Unterordner nach Jahren und Monaten sortiert zu verschieben und so die Uebersicht in den Ordnern fuer die taegliche Arbeit drastisch zu erhoehen. Statt in den Datei-Dialogen endlos durch veraltete Dateien zu blaettern, finden Sie hier nur noch die wirklich benoetigten Dokumente. Kaempfen Sie mit einem umfangreichen Outlook-Datenbestand, der unbedingt entruempelt werden muesste? Der kostenlose SmartTools Archivierungs-Assistent hilft Ihnen dabei, E- Mails, Journaleintraege, Notizen, Termine oder Aufgaben, die nicht mehr staendig benoetigt werden, im Dateisystem abzulegen, aus den Outlook-Ordnern zu loeschen und so die Uebersicht in den Outlook-Ordnern wiederherzustellen und die Arbeitsgeschwindigkeit von Outlook zu erhoehen. Der SmartTools Archivierungs-Assistent bietet ein komfortables Setup-Programm und bindet sich automatisch in andere Office-Anwendungen ein. Wir stellen Ihnen diesen leistungsfaehigen Assistenten zurzeit noch als uneingeschraenkte Vollversion kostenlos zur Verfuegung: http://www.add-in-world.com/katalog/archiv-assistent/ WEIHNACHTSAKTION: Kalender- und Zeitplanungsvorlagen + CD 'Personalplanung und Dienstplaene' als kostenlose Zugabe! --------------------------------------------------------- Mit dem Digitalen Zeitplaner koennen Sie Excel schnell und komfortabel fuer Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Die Vorlagen sind komplett ungeschuetzt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender fuer Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen. In unserer Weihnachtsaktion bis zum 21.12.2005 erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Sie erhalten nicht nur den Zeitplaner 2006, sondern zusaetzlich die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/ NEWS: Sicherheitsluecke in Excel wird bei eBay versteigert ---------------------------------------------------------- Zunaechst sah es aus wie ein schlechter Witz, aber nach Angaben des englischen Informationsdienstes "The Register", hatte eine eBay-Auktion aus der letzten Woche tatsaechlich einen ernst zu nehmenden Hintergrund: http://www.theregister.co.uk/2005/12/10/ebay_pulls_excel_vulnerability_auction/ Ein anonymer Entwickler bot dabei detaillierte Informationen sowie Beispieldateien zu einer neuen Sicherheitsluecke in Excel zum Verkauf an. Der Bug soll es einem Hacker ermoeglichen, Arbeitsmappen so zu manipulieren, dass beim Oeffnen ein beliebiger schaedlicher Programmcode ausgefuehrt wird. Laut "The Register" hat Microsoft bestaetigt, Informationen ueber diese Sicherheitsluecke erhalten zu haben, aber der Bericht werde derzeit noch geprueft. eBay hat die Auktion inzwischen geloescht, aber bis zu diesem Zeitpunkt gab es insgesamt 19 Gebote mit einem Hoechstpreis von $53. Der Urheber der Auktion hatte Mitarbeitern von Microsoft grosszuegig einen Rabatt von 10% angeboten und ausserdem angekuendigt, den erzielten Betrag an diverse OpenSource-Projekte spenden zu wollen. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Nur sichtbare Zellen kopieren ----------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Mit dem AutoFilter von Excel koennen Sie Listen komfortabel sortieren und abfragen. Wenige Mausklicks genuegen beispielsweise, um nur die Bestellungen eines bestimmten Tages oder eines Kunden anzuzeigen. Wenn Sie ein solches Filterergebnis kopieren moechten, markieren Sie einfach die angezeigten Datensaetze, waehlen das Menue BEARBEITEN- KOPIEREN an und fuegen den Bereich in eine Tabelle oder ein anderes Programm ein. Das klappt allerdings nur, weil Excel automatisch eingreift und die korrekte Markierung fuer Sie vornimmt. Tatsaechlich handelt es sich bei dem Ergebnis eines AutoFilters um nichts anderes als die komplette Ausgangsliste, in der die Zeilen ausgeblendet wurden mit ausgeblendeten Zeilen. Beim Kopieren erkennt Excel, dass ein AutoFilter eingeschaltet ist und schliesst die ausgeblendeten Zeilen von der Markierung aus. Leider laesst sich der AutoFilter nicht fuer alle Tabellen einsetzen und so gibt es Situationen, in denen Sie Zeilen und Spalten entweder manuell oder beispielsweise mit der Gliederungsfunktion ausblenden. In diesen Faellen fuehren Kopiervorgaenge aber zu unerwuenschten Ergebnissen, denn Excel kopiert dann auch die ausgeblendeten Zellen. Sie haben zwei Moeglichkeiten, um dieses Problem zu loesen: * Nachdem Sie den gewuenschten Bereich mit sichtbaren und ausgeblendeten Zellen markiert haben, waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-GEHEZU an, klicken auf INHALTE, aktivieren die Option NUR SICHTBARE ZELLEN und bestaetigen mit OK. * Noch schneller geht es per Mausklick ueber das wenig bekannte Symbol "Sichtbare Zellen markieren", das Sie nachtraeglich installieren koennen: Sie finden es im Dialogfeld EXTRAS-ANPASSEN auf der Registerkarte "Befehle" in der Kategorie "Bearbeiten". Nach dem Markieren des gewuenschten Bereiches muessen Sie dann nur noch dieses Symbol anklicken, um die ausgeblendeten Zellen von der Markierung auszuschliessen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Professionelle Geschaeftsgrafiken in TV-Qualitaet fuer Excel und PowerPoint ----------------------------------------- Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen! + Amigo 2000 ist eine leistungsfaehige Office-Erweiterung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblueffender Diagramme in perfekter Qualitaet ermoeglicht. + Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem 3D-Look, den Sie sonst nur aus Zeitschriften oder den Fernsehnachrichten kennen. + Sie benoetigen keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Excel oder PowerPoint in den Versionen 2003, 2002/XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. + Empfohlen von PC Professionell und c't Ausfuehrliche Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Start-Seitenzahl fuer die Kopf- oder Fusszeile bestimmen --------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2000 und 97 Die Seitennummerierung, die Sie ueber das Platzhalterzeichen "&[Seite]" festlegen, beginnt in Excel immer mit "1". Eine einfache Moeglichkeit, um wie in Word eine beliebige andere Start-Seitenzahl zu verwenden (wenn Sie beispielsweise mehrere Arbeitsmappen zusammenzufuehren), gibt es leider nicht. Sie koennen aber ein undokumentiertes Feature von Excel nutzen, denn in der Kopf- und Fusszeilendefinition ist die Verwendung von Plus- und Minuszeichen erlaubt. Soll beispielsweise die Nummerierung mit "10" beginnen, geben Sie ein: &[Seite]+10 Moechten Sie die ersten drei Seiten zwar ausdrucken, die Nummerierung aber erst auf der vierten Seite mit "1" beginnen verwenden Sie die folgende Definition: &[Seite]-3 Achtung: Leider funktioniert dieser Tipp nicht in Excel 2002! +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Jede x-te Zelle ausgeben ------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe eine Messwertreihe mit 65.000 Eintraegen angelegt. Die Werte sind in einer Spalte angeordnet. Nun moechte ich in einer zweiten Tabelle jeden hundertsten Wert aus der Messwertreihe ausgeben lassen, sodass sich eine willkuerliche Stichprobe von 650 Eintraegen ergibt. Wie kann ich das erreichen? I. Fohmann ANTWORT: Dafuer koennen Sie eine INDIREKT-Funktion einsetzen, in der Sie den Bezug auf die jeweils x-te Zelle einer Spalte berechnen. Der Zeilenbezug ergibt sich dabei ganz einfach aus der Multiplikation eines Zaehlers mit dem gewuenschten x-Wert: Wenn Sie jede zweite Zelle suchen, kommt der erste Wert der Ausgabespalte aus Zeile 1 * 2 (=2), der zweite Wert aus Zeile 2 * 2 (=4), der dritte Wert aus Zeile 3 * 2 (=6) usw. Einen Zaehler koennen Sie in einer Tabelle mit der Funktion ZEILE einrichten. Wenn Sie mit ZEILE(A1) beginnen und die Funktion in darunter liegende Zellen kopieren, passt Excel den Bezug automatisch an, sodass die naechste Funktion auf A2 verweist, die uebernaechste auf A3 usw. Auf diese Weise erhalten Sie die gesuchten Zaehlerwerte 1, 2, 3 usw. Um die Ausgabeformel dann noch moeglichst flexibel zu halten, nutzen Sie die INDIREKT-Funktion mit der Z1S1- Schreibweise, weshalb der zweite Funktionsparameter "FALSCH" lauten muss. Durch die Z1S1-Schreibweise ist es moeglich, den Bezug auf die erste Zelle des Original-Wertebereichs dynamisch zu gestalten. Er wird automatisch von Excel angepasst, wenn Sie den Originalbereich oder den Ausgabebereich nachtraeglich im Tabellenblatt verschieben. Die Formel zur Ausgabe jedes x-ten Wertes hat dann folgende Syntax: =INDIREKT("Z"&ZEILE(A1)*+ZEILE(&) -1&"S"&SPALTE(&);FALSCH) gibt an, jede wievielte Zeile zurueckgegeben werden soll und ist der Bezug auf die oberste Zelle in der Original-Wertespalte. Das &-Zeichen weist darauf hin, dass dieser Wert als absoluter Bezug eingegeben werden muss. Wenn in Ihrem konkreten Fall, in dem Sie 65.000 Messewertdaten eingegeben haben und jeden 100. Wert ausgeben wollen, die Messreihe im Bereich A2:A65001 steht und die jeweils x-ten Werte in Zelle C2 und darunter erscheinen sollen, geben Sie in C2 zunaechst folgende Formel ein: =INDIREKT("Z"&ZEILE(A1)*100+ZEILE($A$2) -1&"S"&SPALTE($A$2);FALSCH) Die Formel kopieren Sie anschliessend in die Zellen C3:C651. Natuerlich koennen Sie den Auszug aus den Originaldaten auch in einem anderen Tabellenblatt ausgeben lassen. Dann muessen Sie nur den Namen der Tabelle, die die Originaldaten enthaelt, in die Formel einfuegen. Falls Ihre Messdaten in einer Tabelle namens "Messwerte" stehen, muessten Sie in einer anderen Tabelle folgende Formel eingeben: =INDIREKT("Messwerte!Z"&ZEILE(A1)*100+ZEILE( Messwerte!$A$2)-1&"S"&SPALTE(Messwerte!$A$2);FALSCH) Eine Einschraenkung gibt es allerdings: Die Ausgabetabelle muss sich in derselben Arbeitsmappe wie das Original befinden. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer fuer jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word erstellen. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihr Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Standardfehler fuer eigene VBA-Funktionen ----------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe benutzerdefinierte VBA-Funktionen erstellt, mit denen ich komplexe mathematische Berechnungen in einem Tabellenblatt durchfuehre. Es ist auch kein Problem, meine eigenen Funktionen genau so wie die integrierten Excel- Funktionen einzusetzen. Nur wenn sie einen Fehler verursachen, steht in der Tabelle immer die Fehlerbezeichnung "#WERT!". Das ist bei der Suche nach der Fehlerquelle nicht besonders hilfreich. Wuenschenswert waere es, wenn meine VBA-Funktionen je nach Situation Standardfehler wie "#DIV/0!", "#ZAHL!" oder "#NV" liefern. Gibt es eine entsprechende Loesung? D. Erbe ANTWORT: Damit benutzerdefinierte VBA-Funktionen im Falle eines Falles aussagekraeftige Fehlermeldungen anzeigen, muessen Sie den VBA-Code um eigene Fehlerpruefungen ergaenzen. Darin koennen Sie dann die "CVErr"-Funktion einsetzen, mit der Sie den jeweils passenden Standardfehler ausloesen. Schauen Sie sich zum Beispiel die folgende Funktion an, die einfach nur zwei Zahlen dividiert: Function Division(Zaehler, Nenner) If Nenner = 0 Then Division = CVErr(xlErrDiv0) ElseIf Not IsNumeric(Zaehler) Or _ Not IsNumeric(Nenner) Then Division = CVErr(xlErrNum) ElseIf IsEmpty(Zaehler) Or IsEmpty(Nenner) Then Division = CVErr(xlErrNA) Else Division = Zaehler / Nenner End If End Function Die individuelle Fehlerpruefung erfolgt im If-Block, in dem Sie zum Beispiel zuerst eine Division durch Null abfangen. Mit Hilfe der CVErr-Funktion ist das Funktionsergebnis daraufhin der Standardfehler "#DIV/0!", der in VBA mit der Konstanten "xlErrDiv0" benannt wird: Division = CVErr(xlErrDiv0) Nach demselben Prinzip lassen Sie bei nicht numerischen Basiswerten den Fehler "#ZAHL!" und bei leeren Argumenten den Fehler "#NV" ausgeben. Wenn Sie wollen, koennen Sie die Fehlerpruefung beliebig erweitern. Die eigentliche Berechnung, die moeglichst keine Fehler verursachen sollte, erfolgt erst im abschliessenden "Else"-Zweig. Die folgende Liste zeigt die Excel-Fehler und die entsprechenden VBA-Konstanten, die Sie als Argumente der CVErr-Funktion verwenden koennen: * #NULL! -> xlErrNull * #DIV/0! -> xlErrDiv0 * #WERT! -> xlErrValue * #BEZUG! -> xlErrRef * #NAME? -> xlErrName * #ZAHL! -> xlErrNum * #NV -> xlErrNA +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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