Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 14. Juni 2005 00:17 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 14.6.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 14.6.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Die erweiterte Pro-Version des beliebten Kommentar-Managers ist ab sofort verfuegbar + DOWNLOAD-TIPP: Kostenlose Excel-Vorlage zur Projektplanung + NEWS: Neue Infoseite von Microsoft zu Office 12 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Groessten und kleinsten Wert in einem Diagramm hervorheben EXCEL-HELPLINE + Rundum-Schutz fuer Arbeitsmappen + Blattregister nach Farbe sortieren NEWSLETTER-TIPP + Office-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Die erweiterte Pro-Version des beliebten Kommentar-Managers ist ab sofort verfuegbar ------------------------------------------------- Unser beliebtes Gratis-Tool SmartTools Kommentar-Manager steht ab sofort auch in einer erweiterten Pro-Version zur Verfuegung. Die pfiffige Excel-Erweiterung bietet zunaechst einmal alle Funktionen der kostenlosen Version: * Legen Sie die Formatierung fuer Ihre Kommentar-Popups beliebig fest. Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und -groesse, sondern auch eine andere Form des Popups. * Alle Kommentare per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. * Ihre Kommentare sind meistens recht lang? Kein Problem, denn mit dem Kommentar-Manager laesst sich die Standardgroesse des Kommentar-Popups beliebig veraendern. * Sie sind nicht mehr auf den Benutzernamen als Vorgabe in neuen Kommentaren beschraenkt. Legen Sie entweder einen beliebigen anderen Text fest oder loeschen Sie die Vorgabe fuer neue Kommentare komplett. Zusaetzlich bietet die leistungsfaehige Pro-Version: * Automatischer Datumsstempel: Lassen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare einfuegen, so dass jederzeit das Erstellungsdatum ersichtlich ist. * Komfortables Bearbeitungsfenster: Lassen Sie Ihre Kommentartexte in einem separaten Fenster anzeigen, in dem die Bearbeitung und der Datenaustausch ueber die Zwischenablage komfortabel moeglich ist. * Suchen und Ersetzen: Nehmen Sie nachtraegliche Korrekturen oder andere Aenderungen in den Kommentaren per Mausklick vor, denn Sie koennen beliebige Zeichenketten suchen und durch einen anderen Text ersetzen. * Kommentar-Uebersicht: Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - lassen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare der aktuellen Tabelle oder der kompletten Arbeitsmappe auf einem separaten Blatt ausgeben. * Vorhandene Kommentare formatieren: Die Format-Funktionen des SmartTools Kommentar-Managers wirken sich standardmaessig nur auf alle neu erstellten Kommentare aus, aber in der Pro-Version koennen Sie auch bereits vorhandene Kommentar-Popups neu formatieren. * Zusaetzliche AutoFormen: Schluss mit den langweiligen rechteckigen Kommentar-Popups. In der Pro-Version des SmartTools Kommentar-Managers koennen Sie aus 16 verschiedenen Formen waehlen, um die Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu lenken. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro nur kurze Zeit in einer Einfuehrungsaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Kostenlose Excel-Vorlage zur Projektplanung ---------------------------------------------------------- Der SmartTools Projektplan ist eine flexible Kalendervorlage mit vielen denkbaren Anwendungen von der Planung von Projekten, ueber die Erfassung von Arbeitsstunden bis hin zur Verwaltung von Geraeten oder Raeumen. Die grundsaetzliche Funktionsweise: 1. Geben Sie zunaechst das gewuenschte Startdatum Ihrer Planung in die dafuer vorgesehene Zelle ein. Die Vorlage wird daraufhin automatisch mit einem Raster fuer die naechsten 8 Monate gefuellt. Das Planungsraster ist nach Wochen aufgeteilt; die Wochenenden werden farbig hervorgehoben. 2. Erfassen Sie in der ersten Spalte der Tabelle die Vorgaenge zu Ihrem Projekt. 3. Sie koennen nun zu jedem Vorgang beispielsweise die Tage markieren, die fuer die Bearbeitung benoetigt werden, indem Sie an den entsprechenden Stellen in dem Raster die Zahl "1" eintragen. Die ausgefuellten Zellen werden automatisch farbig hinterlegt, so dass der zeitliche Ablauf leicht verfolgt werden kann. 4. Besonders interessant ist die Tatsache, dass Sie anstelle der Zahl "1" auch beliebige andere Werte eingeben koennen, um beispielsweise die Anzahl der eingesetzten Personen, die Bearbeitungszeit in Stunden oder aehnliches zu erfassen. Der Projektplan summiert voll automatisch alle Werte in jeder Zeile (zum Beispiel Vorgaenge, Mitarbeiter, Geraete usw.) sowie in jeder Spalte (= Gesamtsumme fuer jeden Tag) SmartTools Publishing stellt Ihnen diese Loesung zum kostenlosen Download zur Verfuegung: http://www.add-in-world.com/katalog/projektplan/ NEWS: Neue Infoseite von Microsoft zu Office 12 ----------------------------------------------- Moechten Sie zu den Ersten gehoeren, die Informationen zu Office 12 erhalten und moeglichst fruehzeitig an einem Betatest teilnehmen? Auf der folgenden Seite koennen Sie sich registrieren und ausserdem von Zeit zu Zeit aktuelle Informationen zur Entwicklung der naechsten Office-Version abrufen (zurzeit gibt es diese Seite leider nur in Englisch!): http://www.microsoft.com/office/preview/default.mspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Groessten und kleinsten Wert in einem Diagramm hervorheben ---------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Je mehr Daten Sie in einem Diagramm darstellen, desto wichtiger ist es, die wichtigsten Werte gesondert hervorzuheben. So bietet es sich haeufig an, gezielt den groessten sowie den kleinsten Wert zu markieren und durch die Angabe der genauen Zahl zu ergaenzen. Sie koennen das natuerlich manuell mit Hilfe der Zeichenfunktionen erreichen, aber wir moechten Ihnen in diesem Tipp der Woche eine Technik vorstellen, bei der die Hervorhebung voll automatisch erfolgt und sich sogar dynamisch anpasst, wenn sich nachtraeglich Werte aendern oder neue Daten hinzukommen. Excel bietet standardmaessig keine Moeglichkeit, Minimum und Maximum einer Datenreihe speziell hervorzuheben. Wir muessen daher ein wenig tricksen und zusaetzlich zwei weitere Datenreihen hinzufuegen, von denen die eine lediglich den hoechsten und die andere lediglich den kleinsten Wert enthaelt. Alle uebrigen Elemente der Datenreihe bestehen aus "#NV", so dass wirklich nur dieser eine Datenpunkt gezeichnet wird. Wir gehen im Folgenden davon aus, dass Sie 12 beliebige Werte in den Zellen C4 bis C15 vorgegeben haben. Zelle C3 enthaelt die Jahresangabe "2004" und in den Zellen B4 bis B15 sind die Monatsnamen Januar bis Dezember eingetragen. Um mit diesen Daten ein Liniendiagramm zu erstellen, in dem der groesste und der kleinste Wert automatisch hervorgehoben werden, gehen Sie folgendermassen vor: 1. Geben Sie die Beschriftungen "Max" und "Min" als Spaltenueberschriftungen in die Zellen D3 und E3 ein. 2. Geben Sie die folgende Formel in D4 ein: =WENN(C4=MAX($C$4:$C$15);C4;NV()) 3. Kopieren Sie die Formel aus D4 in die Zellen D5 bis D15. In den Zellen D4 bis D15 erscheint daraufhin 11mal das Ergebnis #NV und einmal der hoechste Wert der Datenreihe. Sollte dieser hoechste Wert mehrfach vorkommen, wird er auch mehrfach angezeigt. 4. In E4 geben Sie nun ein: =WENN(C4=MAX($C$4:$C$15);C4;NV()) 5. Kopieren Sie die Formel aus E4 in die Zellen E5 bis E15. Das Ergebnis ist wiederum eine Spalte mit #NV-Werten, in der ausserdem noch der kleinste Wert der Datenreihe auftaucht. 6. Markieren Sie den Bereich B4:E15 und legen Sie ein neues Liniendiagramm ohne hervorgehobene Datenpunkte an. 7. Klicken Sie einmal die Legende und dann die Linie neben der Beschriftung "Max" an. Anschliessend klicken Sie die markierte Linie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenue LEGENDENSYMBOL FORMATIEREN auf. 8. Waehlen Sie im nachfolgenden Dialogfeld im Bereich "Markierung" das Symbol fest, mit dem Sie den hoechsten Wert im Diagramm hervorheben moechten. Bestaetigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. 9. Wenn Sie zusaetzlich den genauen Wert des Maximums anzeigen moechten, klicken Sie die neu hinzugefuegte Markierung zweimal an, um das Dialogfeld DATENREIHE FORMATIEREN aufzurufen. Wechseln Sie hier auf die Registerkarte "Datenbeschriftung" und aktivieren Sie das Kontrollkaestchen WERT. Anschliessend bestaetigen Sie mit OK. 10. Beginnen Sie wieder mit Schritt 7 und waehlen Sie diesmal die Markierung und auf Wunsch eine Beschriftung fuer den kleinsten Wert aus. Das Ergebnis ist wie gewuenscht ein Diagramm mit einer Linie, in der jeweils der groesste und der kleinste Wert entsprechend hervorgehoben sind. Sollten sich Daten aendern, werden Minimum und Maximum automatisch neu bestimmt. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Die perfekte Outlook-Ergaenzung gegen Spam, Wuermer und andere unerwuenschte E-Mail --------------------------------------------- Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unueberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwuenschten Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionaere Alternative: * Viren, Wuermer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhaengen und andere unerwuenschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver geloescht, so dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen. * Mailwasher Pro kann gefaehrliche und unerwuenschte Mails automatisch erkennen. * Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur noch die Mails komplett geladen werden, die Sie wirklich empfangen moechten. * Mailwasher Pro ist dank komfortabler Assistenten in wenigen Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit. Naehere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Rundum-Schutz fuer Arbeitsmappen -------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Kann ich eine Arbeitsmappe so schuetzen, dass alle Inhalte von speziellen Formeln bis zum VBA-Code gesichert sind? Ich will zum Beispiel, dass a) Anwender die Mappe nur oeffnen und ansehen koennen b) Anwender die Inhalte nicht drucken koennen c) Anwender Zellen nicht einfach kopieren und in andere Tabellen einfuegen koennen d) Anwender keine externen Bezuege auf die Inhalte der Mappe einrichten koennen e) Anwender die Makros nicht ausschalten koennen f) Anwender die Datei nicht in einem fremden Dateiformat speichern koennen P. Mitterboeck ANTWORT: Leider sind die Schutzmechanismen, die Excel anbietet, nicht sehr sicher. Sie dienen eher dazu, fehlerhafte Eingaben in aufwaendigen Kalkulationsmodellen zu vermeiden, als die Arbeit, die Sie in die Entwicklung gesteckt haben, vor Datenklau zu schuetzen. Insofern laesst sich Ihre Frage nur mit "Nein" beantworten. Sie koennen es Anwendern aber moeglichst schwer machen, an Ihre Formeln und Ihren VBA-Code heranzukommen. Dazu empfiehlt sich zuerst natuerlich der uebliche Blattschutz per EXTRAS-SCHUTZ-BLATT (SCHUETZEN). Eine Stufe darueber steht der Kennwortschutz fuer die Blattstruktur und die Fensteranordnung, den Sie ueber EXTRAS-SCHUTZ-ARBEITSMAPPE (SCHUETZEN) aktivieren. Um den VBA-Code zu schuetzen, muessen Sie im Visual Basic-Editor EXTRAS-EIGENSCHAFTEN VON aufrufen und dann auf der Registerkarte SCHUTZ ein Kennwort eingeben. Und zu guter Letzt koennen Sie beim Speichern einer Arbeitsmappe noch ein Lese-/Schreibkennwort vergeben, das jeder Anwender eingeben muss, um die Mappe ueberhaupt oeffnen zu koennen. Dazu klicken Sie im SPEICHERN UNTER-Dialogfenster entweder auf die Schaltflaeche OPTIONEN (Excel 97) oder Sie waehlen in dem Dialogfenster erst EXTRAS und im aufklappenden Menue den Befehl ALLGEMEINE OPTIONEN an. Neue "Passwort-Cracker" haben aber meist keine Probleme damit, die vergebenen Kennwoerter zu knacken. Hinzu kommt, dass die herkoemmlichen Schutzmechanismen einige der von Ihnen aufgefuehrten Punkte nicht abdecken - so zum Beispiel das Unterbinden von Druckvorgaengen oder das Speichern in anderen Dateiformaten. Dafuer koennen Sie hoechstens eigenen VBA-Code entwickeln, der bei den entsprechenden Ereignissen ausgefuehrt wird. Die Ereignisprozeduren erstellen Sie im Objekt "DieseArbeitsmappe", indem Sie im linken Dropdown-Feld des zugehoerigen Codefensters "Workbook" auswaehlen und dann das gewuenschte Ereignis im rechten Dropdown-Feld aktivieren. Viele Ereignisse lassen sich ueber einen "Cancel"-Parameter abbrechen. Das Drucken koennen Sie beispielsweise mit folgendem Code unterdruecken: Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) MsgBox "Drucken nicht erlaubt" Cancel = True End Sub Diese Vorgehensweise setzt natuerlich voraus, dass der Makrocode ueberhaupt ausgefuehrt wird. Wenn ein Benutzer aber die Ausfuehrung von Makros deaktiviert oder wenn sie generell durch die Makro-Sicherheitsstufe blockiert wird, helfen Ihre Ereignisprozeduren nicht weiter. Ein echter Rundum-Schutz fuer Excel-Dateien ist somit nicht verfuegbar. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Neue Tools und Assistenten fuer VBA-Entwickler ---------------------------------------------- Mit den Total Visual CodeTools 2003 erweitern Sie Access sowie die uebrigen Applikationen in Office 2003, XP und 2000 um eine umfangreiche Sammlung neuer Tools und Assistenten, die Ihnen die taegliche Arbeit erheblich erleichtern werden. Die Total Visual CodeTools 2003 integrieren sich direkt in die Entwicklungsumgebung und lassen sich jederzeit per Mausklick aufrufen. Zum Beispiel: + Code Cleanup zur automatischen Aufbereitung und Standardisierung von vorhandenem Code. + Voll automatische CodeBuilder fuer Recordsets, SQL- Statements, Message-Boxen, Select-Case-Anweisungen etc. + Assistent fuer neue Prozeduren mit Kommentarkopf, Fehlerbehandlung und Namenskonventionen nach Ihren Vorgaben + Der Code Delivery Wizard fuegt automatisch Zeilennummern hinzu (fuer punktgenaue Fehlermeldungen), entfernt Debugging-Code, den Sie uebersehen haben und macht den Sourcecode fuer Unbefugte Dritte unlesbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/tv_code2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Blattregister nach Farbe sortieren ---------------------------------- Versionen: Excel 2003 und 2002/XP FRAGE: Seitdem wir ein Update auf Excel 2003 bzw. 2002 durchgefuehrt haben, nutzen wir unter anderem die neue Funktion, Register einer Arbeitsmappe farbig zu kennzeichnen. Obwohl unterschiedliche Farben eine ueberaus nuetzliche Orientierungshilfe sind, liesse sich die Arbeit noch weiter vereinfachen, wenn Excel die Blattregister automatisch nach Farbtoenen sortieren wuerde. Gibt es dafuer eine Loesung? V. Trimper ANTWORT: In der Tat ist es praktisch, Blattregistern Farben zuzuweisen, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und anschliessend den Kontextmenuebefehl REGISTERFARBE anwaehlen. Es ist allerdings nicht moeglich, diese Befehlsauswahl zu ueberwachen, um in Abhaengigkeit davon eine farbliche Sortierung vorzunehmen. Anbieten koennen wir Ihnen aber eine halbautomatische Loesung, bei der Sie die Sortierung von einem VBA-Makro durchfuehren lassen. Das Makro muessen Sie dann jedes Mal per Hand aufrufen. Hier die Schritte zur fertigen Loesung: 1. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe mit den farbigen Blattregistern. 2. Druecken Sie Alt + F11, um den Visual Basic-Editor zu starten. 3. Legen Sie ein neues Codefenster an, indem Sie EINFUEGEN-MODUL anwaehlen. 4. Geben Sie folgende Sortierprozedur ein: Sub Farbsortierung() Dim i As Long, j As Long For i = 1 To Worksheets.Count - 1 For j = i To Worksheets.Count If Worksheets(j).Tab.ColorIndex = _ Worksheets(i).Tab.ColorIndex Then Worksheets(j).Move After:=Worksheets(i) End If Next j Next i End Sub 5. Verlassen Sie den Visual Basic-Editor ueber das Menue DATEI und den Befehl SCHLIESSEN UND ZURUECK ZU MICROSOFT EXCEL. 6. Rufen Sie in Excel EXTRAS-MAKRO-MAKROS auf. 7. Markieren Sie den Makronamen "Farbsortierung" und starten Sie das Makro mit der Schaltflaeche AUSFUEHREN. Daraufhin sortiert Excel die Register nach Farben. Register mit dem gleichen Farbton werden aber nicht weiter sortiert. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News- Service fuer Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fuelle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen muessen. + Meldungen ueber neue Loesungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000 und 97 + Berichte ueber Updates und Bugfixes. + Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co. + Kostenlose Downloads fuer Office 2003, XP, 2000 und 97 + Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos! Einfach abonnieren unter: http://www.smarttools.de/newsletter/office-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2005 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/