Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 14. September 2004 00:28 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 14.9.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 14.9.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen + DOWNLOAD-TIPP: Schneller Zugriff auf die wichtigsten Arbeitsmappen EXCEL-TIPP DER WOCHE + Trendanalyse mit Excel-Funktionen, Teil 1 + QUICKTIPP: Kopf- und Fusszeile fuer alle neuen Arbeitsmappen festlegen EXCEL-HELPLINE + Mehrfachauswahl in VBA auswerten + Nachkommastellen einfach abschneiden NEWSLETTER-TIPP + Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Laufende Nummern fuer Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Excel & Word einfuegen --------------------------------------------------------- Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und aehnliche Dokumente mit Excel oder Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Faellen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber fuer die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen waere eine eindeutige Nummer fuer jedes Dokument aeusserst praktisch. Ausserdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten koennen Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fuegen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: + Es sind keinerlei Aenderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. + Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fuegt die naechste Nummer automatisch an jede gewuenschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein. + Das Format der Rechnungsnummern koennen Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme moeglich. + Sie haben jederzeit die volle Kontrolle ueber die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und koennen mit einem Mausklick die letzte Nummer loeschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. + Sie koennen den Assistenten nicht nur fuer Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise fuer Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist uebrigens eine laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate usw. an + Eine Netzwerkversion ermoeglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent ist ab sofort verfuegbar und kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent fuer Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ DOWNLOAD-TIPP: Schneller Zugriff auf die wichtigsten Arbeitsmappen ---------------------------------------------------- Kennen Sie das ARBEIT-Menue aus Word? Viele Anwender nutzen es, um dort die Dokumente aufzunehmen, mit denen Sie immer wieder arbeiten. Danach genuegt dann ein einziger Mausklick, um die entsprechende Datei jederzeit direkt und ohne Umwege aufzurufen. In Excel fehlt eine entsprechende Funktion, aber mit SmartTools QuickStart koennen Sie sie jetzt endlich nachruesten: Nach der automatischen Installation steht Ihnen eine kleine Symbolleiste zur Verfuegung, ueber die Sie Ihre wichtigsten Excel-Arbeitsmappen in Zukunft jederzeit abrufen koennen. Der Einsatz von SmartTools QuickStart ist denkbar einfach: Immer dann, wenn Sie mit einer Arbeitsmappe arbeiten, die Sie in Ihre persoenliche "Favoriten-Liste" aufnehmen moechten, klicken Sie auf das Plus-Symbol. SmartTools QuickStart fuegt daraufhin den Namen der aktuellen Datei in die Liste ein und speichert im Hintergrund den kompletten Pfad. Wenn Sie spaeter eine der aufgenommenen Dateien aufrufen moechten, klicken Sie einfach den gewuenschten Eintrag in der Liste an und SmartTools QuickStart oeffnet die entsprechende Arbeitsmappe; und zwar unabhaengig vom Speichertort und vom aktuellen Verzeichnis. SmartTools QuickSave fuer Excel koennen Sie auf der folgenden Seite kostenlos herunterladen: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-quickstart/ +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Trendanalyse mit Excel-Funktionen, Teil 1 ----------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Wer Boersenkurse, Unternehmensdaten oder Messreihen analysiert, muss sich haeufig mit der Prognose zukuenftiger Werte oder mit der Schaetzung von Zwischenwerten beschaeftigen. Excel bietet dafuer eine Vielzahl von Hilfsmitteln. Fuer eine rein grafische Trendanalyse gibt es in Diagrammen den Befehl TRENDLINIE HINZUFUEGEN. Damit erhalten Sie jedoch keine konkreten Werte. Die erhalten Sie nur mit Tabellenfunktionen. Welche Funktionen Excel fuer Prognosen und Trendberechnungen zur Verfuegung stellt und wie Sie sie einsetzen, erfahren Sie in diesem zweiteiligen Tipp. Zur Veranschaulichung der Trendfunktionen sollen folgende Tabellendaten als Beispiel dienen: | A | B | ---|------------------------ 1 | Datum Umsatz 2 | 01.01.2004 95000 3 | 01.02.2004 87000 4 | 01.03.2004 90000 5 | 01.04.2004 121000 6 | 01.05.2004 92000 7 | 01.06.2004 80000 8 | 01.07.2004 75000 9 | 01.08.2004 69000 10 | 01.09.2004 73000 11 | 01.10.2004 12 | 01.11.2004 13 | 01.12.2004 14 | 01.01.2005 15 | 01.02.2005 16 | 01.03.2005 Sie wollen nun prognostizieren, wie es mit den Umsaetzen ab dem 1.10.2004 weitergeht. Excel bietet fuer diesen Zweck zwei Prognoseverfahren an: den linearen Trend oder den exponentiellen Trend. Beim linearen Trend erstellt Excel eine Gerade, deren Punkte eine moeglichst geringe Abweichung von den tatsaechlich gemessenen Werten aufweisen. Alle Schaetzwerte auf der Geraden ergeben sich durch die Gleichung "y = m * x + b". Beim exponentiellen Trend bemueht sich Excel um eine Annaeherung mit Hilfe einer Exponentialkurve. Die Kurvenwerte errechnet Excel mit der Formel "y = b * m^x" (das "^"-Zeichen steht wie in Excel fuers Potenzieren). Welches Verfahren besser geeignet ist, richtet sich nach den beobachteten Daten und nach der Zielsetzung Ihrer Analyse. Fuer die Berechnung eines linearen Trends setzen Sie die Tabellenfunktion TREND ein, fuer die Berechnung eines exponentiellen Trends die Funktion VARIATION. Die Syntax beider Funktionen ist prinzipiell identisch. Sie erwarten als Parameter zuerst die Liste der bekannten Y-Werte (der abhaengigen Werte), dann die Liste der bekannten X-Werte (der unabhaengigen Werte), danach einen einzelnen X-Wert oder eine Liste von X-Werten, fuer den/die Sie Y-Werte prognostizieren wollen, und schliesslich einen Wahrheitswert, mit dem Sie Spezialfaelle fuer den Wert "b" beruecksichtigen koennen. Normalerweise koennen Sie den letzen Parameter weglassen (er ist dann automatisch auf "Wahr" gesetzt). Nur wenn Sie bei einem linearen Trend darauf bestehen, dass der Y-Achsenabschnitt "0" ist, oder bei einem exponentiellen Trend den Faktor "b" immer auf "1" setzen wollen, stellen Sie den letzten Funktionsparameter auf "Falsch" ein. Verstaendlicher wird die Verfahrensweise am oben genannten Beispiel. Wenn Sie zum Beispiel ueber den linearen Trend die voraussichtlichen Umsaetze ab dem 1.10.2004 berechnen wollen, geben Sie in Zelle B11 folgende Formel ein: =TREND($B$2:$B$10;$A$2:$A$10;A11) Dabei entspricht "$B$2:$B$10" dem Bereich mit den bekannten Y-Werten, "$A$2:$A$10" dem Bereich mit den bekannten X- Werten und "A11" enthaelt den X-Wert, fuer den Sie einen Y- Wert prognostizieren wollen, - im Beispiel fuer den "1.10.2004". Die Formel koennen Sie anschliessend in die darunter liegenden Zellen kopieren, um Prognosen fuer den "1.11.2004", den "1.12.2004" usw. anzustellen. Anmerkung: Dass Sie hier die Datumswerte als X-Werte, also als Zahlen, einsetzen koennen, liegt an der Excel-internen Interpretation von Datumsangaben: Jedes Datum entspricht einer fortlaufenden ganzen Zahl, sodass Excel den 1.1.2004 beispielsweise als Zahlenwert 37987 betrachtet. Um einen exponentiellen Trend fuer die entsprechenden Monate zu ermitteln, koennen Sie in Zelle C11 folgende Formel eingeben und sie dann in die darunter liegenden Zellen kopieren: =VARIATION($B$2:$B$10;$A$2:$A$10;A11) Ob es allerdings sinnvoll ist, die Reihe der bekannten X- und Y-Werte mit prognostizierten Werten fortzusetzen, ist fragwuerdig, vor allem wenn Sie die Daten anschliessend in einem Diagramm abtragen wollen. In diesem Fall ist es sinnvoller, eine komplett neue Datenreihe mit TREND- und VARIATION-Formeln aufzustellen, in denen Sie die Y-Werte auch fuer die bereits vorhandenen X-Werte ausgeben lassen (beispielsweise in D1:D16 der Beispieltabelle). Die Ergebnisse weichen logischerweise von den tatsaechlichen Y- Werten ab, da es sich bei den Punkten auf der Geraden des linearen Trends bzw. auf der Exponentialkurve des exponentiellen Trends nur um Naeherungswerte handelt. Excel kann aber nicht nur Prognosen fuer zukuenftige Umsatzzahlen anstellen. Excel kann Ihnen auch sagen, wie aussagekraeftig die geschaetzten Werte sind. Ausschlaggebend dafuer ist das Bestimmtheitsmass "Rē". Dabei handelt es sich um eine Zahl zwischen 0 und 1; je naeher der Wert an 1 herankommt, desto aussagekraeftiger ist die Prognose. Das Bestimmtheitsmass sowie eine Reihe anderer statistischer Kennzahlen ermitteln Sie mit der Tabellenfunktion RGP fuer den linearen Trend und mit RKP fuer den exponentiellen Trend. Das Besondere an diesen Funktionen ist, dass es sich um Matrixfunktionen handelt. Das bedeutet: Das Ergebnis ist nicht ein einzelner Wert sondern eine Matrix aus mehreren Werten. Um die vollstaendigen Resultate von RGP und RKP zu erhalten, muessen Sie die Funktionen deshalb als Matrixformeln in mehrere Zellen eingeben. Wenn Sie etwa mit der Funktion RGP die Eckdaten des linearen Trends aus dem oben genannten Beispiel ermitteln wollen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie im Tabellenblatt einen freien Zellbereich, der fuenf Zeilen hoch und zwei Spalten breit ist - beispielsweise D19:E23. 2. Geben Sie folgende Formel in die Bearbeitungszeile ein: =RGP(B2:B10;A2:A10;;WAHR) 3. Wichtig dabei: Schliessen Sie die Formeleingabe NICHT einfach nur mit Return ab. Um RGP als Matrixformel einzutragen, druecken Sie am Ende die Tastenkombination Strg + Umschalt + Return. Daraufhin erhalten Sie zehn verschiedene Zahlenwerte, deren Bedeutung Sie folgender Uebersicht entnehmen koennen: | 1 | 2 --|------------------------------------------------------ 1 | Regressionskoeffizient m | Regressionskoeffizient b 2 | Standardabweichung m | Standardabweichung b 3 | Bestimmtheitsmass | Standardabweichung y 4 | F-Statistik | Freiheitsgrad 5 | Quadratsumme d. Regr. | Quadratsumme d. Abweichungen Dasselbe Verfahren koennen Sie auch fuer die Funktion RKP anwenden. Sie erhalten anschliessend die entsprechende Kenngroessenmatrix fuer den exponentiellen Trend. Die Syntax der Funktionen aehnelt der von TREND oder VARIATION. RGP und RKP erwarten folgende Parameter: - Bereich mit den bekannten Y-Werten - Bereich mit den bekannten X-Werten - Wahrheitswert "Wahr" oder "Falsch", ob "b" normal berechnet werden soll - Wahrheitswert "Wahr" oder "Falsch", ob Zusatzstatistiken ausgegeben werden sollen Die Bedeutung des dritten Parameters wurde oben bereits beschrieben. Den vierten Parameter muessen Sie auf "Wahr" setzen, um die komplette Matrix der statistischen Kennzahlen zu erhalten. Auf die einzelnen Zellen der Ergebnismatrix koennen Sie wie gewohnt Bezug nehmen, um beispielsweise gezielt das Bestimmtheitsmass in eine andere Zelle zu uebernehmen. Wenn sich die Matrix im Bereich D19:E23 befindet, liefert "=D21" den gewuenschten Wert. Wie Sie einzelne, durch RGP bzw. RKP ermittelte Kenngroessen auch ohne den Matrixbereich herausgreifen koennen und wie Sie mit RGP auch polynomische oder logarithmische Trends berechnen, erfahren Sie im zweiten Teil dieses Tipps. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ So haben Sie Ihre Finanzen immer perfekt im Griff ------------------------------------------------- Auf der CD-ROM "Private Finanzkontrolle, Euro Edition" finden Sie eine Fuelle von fertigen Excel-Loesungen rund um Ihre privaten Finanzen. + Haushalts- und Fahrtenbuch, Geldanlagen und Kfz-Kostenkostenkontrolle + Ueberpruefen Sie Ihre regelmaessigen Einnahmen, Ausgaben, Guthaben und Zahlungsverpflichtungen. + Sie sehen sofort, welche Betraege Sie erwarten und welche Zahlungen anfallen. + Die uebersichtlichen Arbeitsmappen sind auch fuer den Einsteiger sofort einsetzbar. + Erfahrene Excel-Anwender profitieren von der einfachen Erweiterungsfaehigkeit der ungeschuetzten Arbeitsmappen. 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Wenn Sie danach eine neue Datei anlegen, erstellt Excel eine Kopie der MUSTER.XLT und Sie koennen in Ihrer Arbeitsmappe sofort mit den vordefinierten Kopf- und Fusszeilen arbeiten. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Mehrfachauswahl in VBA auswerten -------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: In einem VBA-Makro soll die Anzahl der in einem Tabellenblatt markierten Zeilen ermittelt werden. Dafuer nutze ich die Anweisung "Selection.Rows.Count". Leider ist das Ergebnis nicht immer korrekt. Wenn es sich bei der Markierung naemlich um eine Mehrfachauswahl mit nicht aneinander grenzenden Zellbereichen handelt, erhalte ich nur die Zeilenanzahl des ersten Bereichs. Ist das ein Bug in Excel? Und wie komme ich an die tatsaechliche Anzahl der markierten Zeilen? G. Heinrich ANTWORT: Bei einer Mehrfachauswahl beruecksichtigt "Selection.Rows.Count" in der Tat nur den ersten markierten Bereich. Das Gleiche gilt uebrigens auch fuer "Selection.Columns.Count". Nur "Selection.Cells.Count" liefert die korrekte Anzahl aller markierten Zellen. Um die Zeilen in allen markierten Bereichen zu zaehlen, muessen Sie die einzelnen "Areas" der Mehrfachauswahl in einer For-Schleife durchlaufen und dabei jeweils die Zeilen ermitteln. Eine entsprechende VBA-Prozedur koennte folgendermassen aussehen: Sub Zeilenanzahl1() Dim objTeilbereich As Range Dim lngZeilenzahl As Long For Each objTeilbereich In Selection.Areas lngZeilenzahl = lngZeilenzahl + _ objTeilbereich.Rows.Count Next objTeilbereich MsgBox lngZeilenzahl End Sub Was diese Prozedur nicht beruecksichtigt, sind ueberlappende Bereiche in der Mehrfachauswahl. Wenn Sie zum Beispiel die Zellen A1:A10 und C8:D17 markiert haben, erhalten Sie eine Zeilenanzahl von "20". Die Prozedur merkt also nicht, dass die Zeilen 8 bis 10 in beiden Bereichen der Mehrfachauswahl enthalten sind. Um zu ermitteln, wie viele "echte" Zeilen in dem Tabellenblatt markiert sind, verwenden Sie eine Prozedur wie diese: Sub Zeilenanzahl2() Dim objZeilenbereich As Range Dim objTeilbereich As Range Dim lngZeilenzahl As Long For Each objTeilbereich In Selection.Areas If objZeilenbereich Is Nothing Then Set objZeilenbereich = objTeilbereich.EntireRow Else Set objZeilenbereich = Union(objZeilenbereich, _ objTeilbereich.EntireRow) End If Next objTeilbereich For Each objTeilbereich In objZeilenbereich.Areas lngZeilenzahl = lngZeilenzahl + _ objTeilbereich.Rows.Count Next objTeilbereich MsgBox lngZeilenzahl End Sub Sie arbeiten in der Prozedur mit einem zusaetzlichen Range- Objekt namens "objZeilenbereich", das jeweils die kompletten Zeilen der Teilbereiche in der Mehrfachauswahl umfasst. Da es sich auch dabei um nicht aneinander grenzende Zellbereiche handeln kann, muessen Sie die Zeilenbereiche am Ende erneut mit einer For-Schleife durchlaufen, um herauszufinden, wie viele unterschiedliche Zeilen im Tabellenblatt markiert sind. Im Beispiel mit der Mehrfachauswahl A1:A10;C8:D17 erhalten Sie dann eine Anzahl von "17" Zeilen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Musterbriefe und Textbausteine jetzt endlich komfortabel verwalten -------------------------------------------- SmartTools QuickText Pro bietet eine innovative und genial einfache Loesung, damit Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen koennen: + Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benoetigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team genutzten Netzwerk-Server. + Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte zugreifen moechten, klicken Sie die gewuenschte Stelle mit der rechten Maustaste an und rufen das neue Kontextmenue von SmartTools QuickText Pro auf. + An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren nur noch einen der Eintraege und schon erscheint der entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition. Nutzen Sie noch den guenstigen Aktionspreis: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Nachkommastellen einfach abschneiden ------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002, 2003 FRAGE: Wenn ich in einer Tabellenspalte die Anzahl der Dezimalstellen auf eine Nachkommastelle reduziere, indem ich auf das entsprechende Symbol in der Format-Symbolleiste von Excel klicke, werden die Werte automatisch gerundet. Ich moechte aber die ueberzaehligen Dezimalstellen einfach abschneiden, sodass beispielsweise aus "3,399" der Wert "3,3" (und nicht "3,4") wird. Koennen Sie mir weiterhelfen? K. Scheufele ANTWORT: Fuer diesen Zweck gibt es die Tabellenfunktion KUERZEN. Sie reduziert eine Zahl auf die gewuenschte Anzahl von Dezimalstellen, ohne zu runden. Die Funktion hat folgende Syntax: =KUERZEN(;) Wenn Sie zum Beispiel den Wert in Zelle A1 auf eine Nachkommastelle reduzieren wollen, koennen Sie in Zelle B1 folgende Formel eingeben: =KUERZEN(A1;1) +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office XP/2003 + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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