Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 14. September 2005 04:56 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 14.9.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 14.9.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Komfortable Datensicherung fuer Outlook - SmartTools Outlook Backup 2.0 + DOWNLOAD-TIPP: Der kostenlose Brutto-Netto-Rechner fuer Excel + NEWS: Microsoft gewaehrt erste Einblicke in Office 12 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Special zu Microsoft Query, Teil 3: Tabellen per SQL aendern und aktualisieren EXCEL-HELPLINE + Tabellenname inklusive Pfad- und Dateiangabe in eine Zelle eintragen + CSV-Import per VBA funktioniert nicht korrekt NEWSLETTER-TIPP + Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Komfortable Datensicherung fuer Outlook - Die Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup -------------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmaessig mit Outlook arbeiten waere das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. + Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie Uebertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw. zurueckspielen usw. SmartTools Outlook Backup 2.0 bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ DOWNLOAD-TIPP: Der kostenlose Brutto-Netto-Rechner fuer Excel -------------------------------------------------- Sie erstellen Preislisten in Excel oder kalkulieren mit Preisen? Der Excel Weekly Brutto-Netto-Rechner wird Ihnen in Zukunft viel Arbeit sparen, denn mit einem einzigen Mausklick koennen Sie einen markierten Bereich von netto in brutto (oder umgekehrt) umrechnen. Den gewuenschten Umsatzsteuersatz waehlen Sie bequem aus einer Liste aus, die der Brutto-Netto-Rechner in Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 installiert. Benoetigen Sie einen Umsatzsteuersatz, der nicht vorgegeben ist, koennen Sie ihn einfach manuell eingeben. Neu in der aktuellen Version 1.10: Die verwendeten Mehrwertsteuersaetze koennen nun dauerhaft umgestellt werden. Ueber den OPTIONEN-Dialog waehlen Sie beispielsweise per Mausklick die Prozentsaetze fuer Deutschland, Oesterreich oder die Schweiz aus. Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-brutto-netto/ NEWS: Microsoft gewaehrt erste Einblicke in Office 12 ----------------------------------------------------- Auf der Entwicklerkonferenz PDC 2005 in Los Angeles hat Microsoft am Dienstag erstmal die naechste Office-Version oeffentlich vorgestellt. Bereits auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass die Benutzeroberflaeche komplett ueberarbeitet wurde. Ziel der Entwickler war es, den Anwendern einen moeglichst einfachen Zugriff auf die verfuegbaren Funktionen in den einzelnen Office- Applikationen zu geben. Daher hat man sich von dem bisherigen Konzept mit Menues und Symbolleisten verabschiedet. An ihre Stelle treten aufgabenorientierte "ribbons", die alle Funktionen zu einem bestimmten Themenbereich zusammenfassen. Auf diese Weise soll die Suche nach Befehlen oder Funktionen entfallen, denn es gibt keine Symbolleisten oder Menuepunkte mehr, die man explizit einblenden oder aktivieren muss. Wenn Sie etwas formatieren moechten und sich beispielsweise gerade in einer Tabelle befinden, sind in dem "ribbon" automatisch alle verfuegbaren Funktionen sichtbar. Weitere Informationen und einige Bilder von Office 12 finden Sie in der folgenden Pressemitteilung: http://www.microsoft.com/presspass/features/2005/sep05/09-13OfficeUI.mspx Weitere Bilder finden Sie hier: http://pdc.xbetas.com/?page=o12preview1 In der Eroeffnungsveranstaltung zur PDC 2005 wurden auch speziell einige neue beeindruckende neue Funktionen in Excel 12 vorgefuehrt. Zum Beispiel: * Dynamische Spaltenbeschriftungen: Wenn Sie mit einer Tabelle arbeiten, die Spaltenbeschriftungen aufweist, werden die standardmaessig vorgegebenen Buchstaben "A", "B", "C" usw. automatisch durch diese Beschriftungen ersetzt, sobald Sie die Tabelle nach oben scrollen. * Schnelle Visualisierung von Daten: Zahlen lassen sich mit wenigen Mausklicks nicht nur in aussagekraeftige Diagramme umsetzen. In Excel 12 genuegen wenige Mausklicks, um zum Beispiel gezielt die kleinsten oder groessten Werte mit speziellen Farben hervorzuheben bzw. eine komplette Tabelle abhaengig vom Zellinhalt einzufaerben. * Interaktive Vorschau: Vorgegebne Quickstyles erleichtern die Formatierung von Tabellen, wobei bereits das Bewegen des Mauszeigers ueber einen Quickstyle genuegt, um eine Vorschau auf das Aussehen Ihrer Tabelle zu erhalten. "Office 12" soll in der zweiten Jahreshaelfte 2006 zeitlich mit der naechsten Windows-Version "Vista" erscheinen. Windows Vista wird fuer den Einsatz von Office 12 zwar nicht vorausgesetzt, aber wie bei der Demonstration ebenfalls deutlich wurde, wird die naechste Windows-Version auch Office-Anwendern das Leben erheblich erleichtern. Zum Beispiel: * Eine blitzschnelle Suchfunktion wurde fest in Windows integriert. * Virtuelle Ordner bieten Ihnen die Moeglichkeit, gezielt auf Dateien nach bestimmten Kriterien zuzugreifen, ohne die tatsaechlichen Speicherorte zu beruecksichtigen. Sie koennen beispielsweise einen virtuellen Ordner anlegen, in dem alle Excel-Kalkulationen und Word-Dokumente zu einem bestimmten Kunden abgelegt sind. Sie wechseln in diesen virtuellen Ordner und koennen direkt auf diese Dateien zugreifen, auch wenn Sie sich an verschiedenen Stellen auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk befinden. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Special zu Microsoft Query, Teil 3: Tabellen per SQL aendern und aktualisieren ------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Wenn Sie der Beschreibung aus der letzten Woche gefolgt sind und eine Excel-Tabelle mit Hilfe von SQL-Anweisungen direkt bearbeiten moechten, genuegt in Zukunft das Anklicken des neu angelegten Symbols im START-Menue. Anschliessend waehlen Sie das Menue DATEI-SQL AUSFUEHREN an und Sie koennen die gewuenschte SQL-Anweisung direkt eingeben und starten. Wie einfach das ist, laesst sich am besten an einem kleinen Beispiel demonstrieren. Nehmen wir einmal an, dass Sie in Excel eine Artikelliste fuehren, die inzwischen mehrere hundert Zeiten umfasst. Im Zuge einer Sonderaktion sollen nun die Preise von allen Produkten aus einer bestimmten Kategorie um 20% gesenkt werden. In Excel wuerden Sie die Liste nach dieser Kategorie filtern, die neuen Preise in einer Hilfsspalte berechnen und dann ueber die Originale kopieren. Auch der Einsatz einer Matrixoperation waere denkbar. In jedem Fall sind sehr viele Arbeitsschritte erforderlich, die sich durch den Einsatz von Microsoft Query erheblich beschleunigen lassen: 1. Stellen Sie sicher, dass Ihrer Artikelliste ueber das Menue EINFUEGEN-NAME-DEFINIEREN ein Name zugewiesen ist (schliessen Sie dabei die Spaltenueberschriften in den zugewiesenen Bereich ein!). In unserem Fall verwenden wir den Namen "Artikel". 2. Starten Sie Microsoft Query an und waehlen Sie das Menue DATEI-SQL AUSFUEHREN an. 3. Klicken Sie auf DATENQUELLEN und waehlen Sie im nachfolgenden Dialogfeld den Eintrag "Excel-Dateien" per Doppelklick aus. 4. Suchen Sie nach der Arbeitsmappe mit der Tabelle, die Sie bearbeiten moechten. Wichtig dabei: die Datei darf an dieser Stelle nicht von Ihnen oder einem anderen Anwender geoeffnet sein. Sie benoetigen also den exklusiven Zugriff! 5. Geben Sie nun in das grosse Eingabefeld die gewuenschte SQL-Anweisung ein. Die Aktualisierung in unserem Beispiel erreichen Sie mit Hilfe der folgenden Syntax: UPDATE SET = WHERE (. = ) Dabei ist der Bereichsname, den Sie fuer Ihre Liste vergeben haben und der Name der Spalte, in der eine Berechnung ausgefuehrt werden soll. und haengen von der Aenderung ab, die Sie durchfuehren moechten. In unserem Beispiel sollen alle Artikel der Kategorie "Milchprodukte" um 20% reduziert werden. Die SQL-Anweisung sieht dann folgendermassen aus: UPDATE Artikel SET Einzelpreis = Einzelpreis * 0.8 WHERE (Artikel.Kategorie='Milchprodukte') An diesem Beispiel erkennen Sie bereits zwei wichtige Dinge: * Sie muessen immer einen Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden. * Zeichenketten in Rechenoperation oder Kriterium schliessen Sie in einfache Anfuehrungszeichen ein. Klicken Sie nach der Eingabe der SQL-Anweisung noch auf AUSFUEHREN und Microsoft Query fuehrt die Aenderungen in der Tabelle voll automatisch fuer Sie durch. Hier noch einige Beispiele fuer weitere Aenderungen, die Sie mit Microsoft Query schneller als direkt in Excel ausfuehren koennen: UPDATE Artikel SET Einzelpreis = Einzelpreis * 1.16 Fuegt 16% Mwst. zu allen Preisen in der Spalte "Einzelpreis" hinzu. UPDATE Artikel SET Hersteller = 'New System AG' WHERE (Artikel.Hersteller ='New System GmbH') Diese Anweisung koennen Sie verwenden, wenn sich der Firmenname eines Herstellers aendert und Sie die Aenderung auf alle Artikel dieses Herstellers uebertragen moechten. UPDATE Adressen SET Mailing = 0 Wenn Sie in Ihrer Adressliste alle Eintraege in der Spalte "Mailing" mit einer "1" markiert haben, an die ein Rundschreiben verschickt werden soll, koennen Sie diese Markierungen mit dieser Anweisung wieder entfernen. UPDATE Kunden SET Zahlungsart = 'Nachnahme' WHERE (Kunden.Umsatz<1000) Mit dieser Anweisung setzen Sie die Zahlungsart fuer alle Kunden auf "Nachnahme", die in den letzten Monaten fuer weniger als 1000 EUR Umsatz gesorgt haben. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Word und Excel ------------------------------------------------ Der PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel- Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Mit der neuen Version 2.5 des bewaehrten PDFgrabber wurde die Ausgabequalitaet noch einmal optimiert und ein Menuepunkt zum Oeffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Fuer die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte: 1. Starten Sie den PDFgrabber ueber das START-Menue oder direkt aus Word bzw. Excel ueber das neu installierte Menue PDF-DATEI OEFFNEN. 2. Waehlen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewuenschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest. 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende steht Ihnen das Word- Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur Verfuegung. Weitere Informationen finden Sie unter: PDFgrabber 2.5 - Standard fuer Privatanwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/ PDFgrabber 2.5 - Professional fuer professionelle Anwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Tabellenname inklusive Pfad- und Dateiangabe in eine Zelle eintragen -------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich moechte in einer Arbeitsmappe auf jedem Tabellenblatt den Datei- und Tabellennamen ausgeben. Die Angaben sollen direkt in einer Zelle und nicht etwa in der Kopfzeile stehen. Versucht habe ich es bislang mit der Funktion ZELLE und dem Parameter "Dateiname". Das fuehrt aber dazu, dass in allen Blaettern dieselben Tabellennamen stehen. Erst wenn ich F9 zur Neuberechnung druecke, aktualisiert Excel das Funktionsergebnis. Gibt es noch eine andere Funktion oder muss ich extra ein Makro schreiben? S. Zehrer ANTWORT: Die Tabellenfunktion ZELLE ist schon ganz richtig. Sie haben aber uebersehen, dass die Funktion noch einen zweiten Parameter besitzt. Der muss zwar nicht angegeben werden, ist in Ihrem Fall aber die Loesung aller Probleme. So lautet die allgemeine Befehlssyntax: =ZELLE(;) ist ein in Anfuehrungszeichen angegebener Textwert, mit dem Sie Excel mitteilen, welche Zelldetails ausgegeben werden sollen. Zulaessige Werte sind "Adresse", "Format" oder auch "Dateiname". kennzeichnet die Zelle, ueber die Sie naehere Informationen erhalten wollen. Dass Sie den zweiten Parameter bei einem Infotyp-Parameter wie "Adresse" oder "Format" einfuegen, ist nahe liegend. Dass er auch beim Infotyp-Parameter "Dateiname" sinnvoll ist, erscheint zunaechst merkwuerdig. Es erschliesst sich erst, wenn Sie beruecksichtigen, dass Excel ansonsten immer die Zelle auswertet, die bei der letzten Neuberechnung aktiv war. Die Funktion ZELLE wird nicht automatisch neu berechnet, wenn Sie das Tabellenblatt wechseln. Kurzum, aendern Sie die Formeln zur Ausgabe von Pfad-, Datei- und Tabellennamen einfach in =ZELLE("Dateiname";$A$1) Der absolute Bezug erleichtert das Kopieren der Formel, falls sie nicht in jedem Blatt an derselben Position steht. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes mit Excel, Access und Word ausgeben -------------------------------------------- Das Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel: + EAN 13/EAN 8 + Code 39, Code 128, UPS 128 + PZN (Pharma-Zentral-Nummer) + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post + u.v.m Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ CSV-Import per VBA funktioniert nicht korrekt --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003 und 2002/XP FRAGE: Ich habe fuer den Import einer CSV-Datei ein VBA- Makro geschrieben. Seit dem Wechsel zu Excel 2002 funktioniert das Makro nicht mehr ordnungsgemaess, da Excel offensichtlich das falsche Trennzeichen benutzt: das Komma anstelle des Semikolons. Meine Versuche, das Makro entsprechend umzustellen, fuehrten leider nicht zu brauchbaren Resultaten. Wissen Sie, wie ich den CSV-Import in der neuen Excel-Version realisieren kann? B. Hutzler ANTWORT: In VBA oeffnen Sie CSV-Dateien am besten mit der "OpenText"-Methode. Sie ermoeglicht eine genaue Kontrolle ueber die zu verwendenden Trennzeichen. Das bezieht sich sowohl auf die Feldtrennzeichen als auch auf die Dezimal- und Tausender-Trennzeichen in Zahlenwerten. Wenn Sie zum Beispiel eine CSV-Datei namens DATEN.CSV in Excel oeffnen wollen und in der Datei das Semikolon als Feldtrennzeichen und das Komma als Dezimaltrennzeichen zum Einsatz kommen, verwenden Sie in Ihrer VBA-Prozedur folgende Anweisung: Workbooks.OpenText _ Filename:= "C:\Externe Daten\Daten.csv", _ DataType:=xlDelimited, _ Semicolon:=True, _ DecimalSeparator:="," Wenn die Felder in der Datei durch Kommas getrennt sind und der Punkt als Dezimaltrennzeichen fungiert, lautet die VBA- Anweisung: Workbooks.OpenText _ Filename:= "C:\Externe Daten\Daten.csv", _ DataType:=xlDelimited, _ Comma:=True, _ DecimalSeparator:="." In der Online-Hilfe erfahren Sie mehr zu den uebrigen Argumenten der OpenText-Methode. Es kann allerdings sein, dass Excel die CSV-Datei trotz korrekter Trennzeichen-Angaben nicht richtig importiert. Entweder landen alle Felder eines Datensatzes in einer einzigen Zelle oder die Feldtrennung erfolgt an der falschen Stelle. Abhilfe schafft dann oft das Argument "Local". Weisen Sie dem Argument den Wahrheitswert "True" zu, damit der Import internationaler Zahlen- oder Datumsformate reibungslos funktioniert. Die VBA-Anweisung koennte dann wie folgt aussehen: Workbooks.OpenText _ Filename:= "C:\Externe Daten\Daten.csv", _ DataType:=xlDelimited, _ Semicolon:=True, _ DecimalSeparator:=",", _ Local:=True +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office 2003/XP + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office 2003/XP Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse. ------------------------------------------------------ (c) 2005 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/