Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 14. Februar 2005 22:26 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 15.2.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 15.2.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Diagramme in TV-Qualitaet fuer Excel & PowerPoint + DOWNLOAD-TIPP: Kreditberechnungen in Excel + NEWS: Wichtiges Sicherheitsupdate fuer Office XP EXCEL-TIPP DER WOCHE + Informationen dynamisch aus Access abfragen, Teil 2 EXCEL-HELPLINE + Standardmaessig die gesamte Arbeitsmappe drucken + Farben individuell anpassen NEWSLETTER-TIPP + Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Diagramme in TV-Qualitaet fuer Excel & PowerPoint ------------------------------------------------------------ Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfaehige Erweiterung zur Verfuegung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblueffender Qualitaet ermoeglicht. Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und fuer gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heisst es unter anderem: "Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Moeglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu ueberfuehren, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht." Der Schluessel dabei ist die integrierte "Rendering- Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benoetigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 97, 2000, XP oder 2003 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ DOWNLOAD-TIPP: Kreditberechnungen in Excel ------------------------------------------ Wenn von Finanzberechnungen die Rede ist, kann Excel nicht weit sein. Das Programm eignet sich hervorragend fuer dieses Aufgabengebiet und ist durch zahlreiche Funktionen bestens darauf vorbereitet. In einer kostenlosen Techinfo finden Sie Tipps und Loesungen rund um das Thema Kreditberechnungen in Excel. Lernen Sie die verfuegbaren Funktionen kennen und erfahren alles ueber die Berechnung von Laufzeit, Gesamtbelastung usw.: http://www.add-in-world.com/katalog/techinfo-kredit/ NEWS: Wichtiges Sicherheitsupdate fuer Office XP ------------------------------------------------ Im aktuellen Sicherheitsbulletin fuer den Februar weist Microsoft auf eine Sicherheitsluecke in Office XP (speziell Word 2002 und PowerPoint 2002) sowie Project 2002 und Visio 2002 hin: Auch mit allen installierten Service Packs kann es passieren, dass durch das Oeffnen einer Datei im Internet Explorer unbemerkt Code auf Ihrem Rechner ausgefuehrt wird. Dadurch waere es beispielsweise moeglich, dass Daten auch unter Umgehung von anderen Schutzprogrammen ausgespaeht oder geloescht werden. Inzwischen steht ein Update zur Verfuegung, das diese als "Kritisch" eingestufte Sicherheitsluecke schliesst. Weitere Informationen sowie die Download-Links finden Sie unter: http://www.microsoft.com/germany/technet/servicedesk/bulletin/ms05-005.mspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Informationen dynamisch aus Access abfragen, Teil 2 --------------------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Daten aus Access koennen Sie mit wenig Aufwand auf unterschiedlichen Wegen direkt nach Excel uebernehmen. In diesem zweiteiligen Tipp der Woche moechten wir Ihnen eine besonders interessante und flexible Moeglichkeit vorstellen: wir zeigen, wie Sie Excel so konfigurieren, dass Sie die Kriterien fuer die Abfrage einfach direkt in das Arbeitsblatt eingeben koennen. Nach jeder Eingabe ruft Excel die aktuellen Informationen aus der Access-Datenbank ab und aktualisiert das Ergebnis direkt in der Tabelle. Nachdem wir in der letzten Ausgabe gezeigt haben, wie Sie die Abfrage in Microsoft Query anlegen, stellen wir nun im Folgenden eine Verbindung zwischen den gewuenschten Tabellenzellen und den Kriterien her: 1. Waehlen Sie das Menue ANSICHT-KRITERIEN an. 2. Zwischen Feldliste und Abfrage-Ergebnis erscheint daraufhin eine Tabelle, in der Sie Kriterien fuer die Abfrage festlegen koennen. Dabei waehlen Sie zunaechst in der Zeile KRITERIENFELD das entsprechende Feld aus einer Liste aus und definieren dann in der Zeile WERT das eigentliche Kriterium. Fuer die Kriterien, die aus der Excel-Tabelle uebernommen werden sollen, setzen Sie dabei einen Platzhalter in eckigen Klammern ein. In unserem Beispiel moechten Sie Umsatzzahlen fuer unterschiedliche Zeitraeume auswerten und dabei jeweils ein Start- und ein Endedatum fuer den Auswertungszeitraum festlegen. Sie waehlen dazu das Kriterienfeld aus (zum Beispiel "Bestelldatum") und geben dann in der Zeile WERT ein: Zwischen [Startdatum] Und [Endedatum] 3. Die Informationen "Startdatum" und "Endedatum" sollen in diesem Fall also aus der Excel-Tabelle uebernommen werden. Microsoft Query interpretiert diese Informationen aber zunaechst ganz allgemein als Abfrageparameter, wenn Sie an dieser Stelle das Menue DATEI-DATEN AN MICROSOFT EXCEL ZURUECKGEBEN aufrufen. Fuer jeden Platzhalter erscheint daher ein kleiner Dialog, den Sie jeweils einfach mit OK bestaetigen. 4. Interessant wird es nun, wenn der Dialog EXTERNE DATEN AN EXCEL ZURUECKGEBEN (Excel 97 und 2000) bzw. DATEN IMPORTIEREN (Excel 2002/XP und 2003) erscheint. Auf den ersten Blick koennen Sie hier nur die Position bestimmen, an der das Abfrage-Ergebnis erscheinen soll, aber tatsaechlich gibt es hier noch eine Schaltflaeche mit der Bezeichnung VARIABLEN (Excel 97) bzw. PARAMETER (Excel 2000, 2002/XP und 2003), die Sie an dieser Stelle anklicken. 5. Microsoft Query zeigt Ihnen nun die Namen der Parameter an, die Sie in Ihrer Abfrage definiert haben. Fuer jeden Parameter koennen Sie entscheiden, ob der zu verwendende Wert jeweils abgefragt, auf eine Konstante gesetzt oder aus einer Tabellenzelle uebernommen werden soll. Waehlen Sie fuer jeden Parameter die letzte Option und legen Sie in dem darunter liegenden Feld den Bezug zu der entsprechenden Zelle fest. Am einfachsten geht das, indem Sie zunaechst in das Eingabefeld und dann direkt auf die gewuenschte Zelle klicken. Query uebernimmt dann automatisch den entsprechenden Bezug. 6. Bevor Sie die Zuordnung der Parameter zu Tabellenzellen mit OK bestaetigen, schalten Sie noch das Kontrollkaestchen BEI VERAENDERTEN ZELLWERTEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN ein (steht in Excel 97 nicht zur Verfuegung!). 7. Zu guter letzt bestimmen Sie noch den Bereich, in den das Abfrage-Ergebnis eingefuegt werden soll und klicken dann auf OK. Microsoft Query liest nun die Inhalte der Zellen mit den Kriterien aus, setzt sie in die Abfrage ein, fuehrt die Abfrage aus und fuegt das Ergebnis dann nach wenigen Augenblicken direkt in Ihre Excel-Tabelle ein. Der Clou an der Sache ist die staendige Verknuepfung der Tabellenzellen mit der Abfrage. Moechten Sie also beispielsweise einen anderen Zeitrum auswerten, veraendern Sie einfach die Kriterien in Ihrer Excel-Tabelle und die Tabelle aktualisiert sich voll automatisch. Lediglich Excel 97 kennt die Automatik noch nicht. Hier muessen Sie nach der Aenderung der Kriterien noch auf die Schaltflaeche mit dem Ausrufezeichen in der Symbolleiste "Externe Daten" klicken. Ihnen steht damit ein leistungsfaehiges Hilfsmittel zur Verfuegung, um Access-Daten flexibel und optimal angepasst auf Ihre Beduerfnisse nach Excel zu uebernehmen. Fuer die Arbeit mit dieser Technik hier noch einige Tipps: * Wenn die Access-Datenbank regelmaessig aktualisiert wird, bietet es sich an, die Excel-Tabelle automatisch nach dem Oeffnen zunaechst auf den neuesten Stand zu bringen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die aktuelle Ergebnisliste und rufen Sie das Kontextmenue DATENBEREICHSEIGENSCHAFTEN auf. Im nachfolgenden Dialog schalten Sie dann das Kontrollkaestchen AKTUALISIEREN BEIM OEFFNEN DER DATEI ein und bestaetigen mit OK. * Moechten Sie die Zuordnung der Parameter zu den Zellen in Ihrer Tabelle nachtraeglich aendern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ergebnisliste und rufen das Kontextmenue PARAMETER auf. Sie gelangen dann direkt in den oben beschriebenen Dialog, in dem Sie die Zuweisung vornehmen koennen. * Wenn umfangreichere Aenderungen der Abfrage vorgenommen werden sollen (zum Beispiele neue Spalten oder Kriterien), verwenden Sie das Kontextmenue ABFRAGE BEARBEITEN. * Moechten Sie die Ergebnisse der Auswertung zu einem spaeteren Zeitpunkt festschreiben, so dass sie nicht mehr staendig aus der Datenbank aktualisiert werden, rufen Sie den Dialog DATENBEREICHSEIGENSCHAFTEN auf. Hier muessen Sie das Kontrollkaestchen ABFRAGEDEFINITION SPEICHERN deaktivieren und die nachfolgende Sicherheitsabfrage bestaetigen. Sie sollten allerdings beachten, dass damit wirklich die komplette Abfrage verloren ist und eine erneute Verknuepfung nicht mehr moeglich ist! ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken ---------------------------------------------- Vergessen Sie den umstaendlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort koennen Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankuendigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit: 1. Das Anschreiben fuer Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar fuer die Namen und Adressen stehen Ihnen saemtliche von Word unterstuetzten Formate zur Verfuegung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw. 2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menue EXTRAS und legen hier das Feld mit der E-Mail- Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch koennen Sie sogar einen oder mehrere Anhaenge auswaehlen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen. 3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfaenger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhaengig von Outlook durchgefuehrt, so dass es keine Probleme mit laestigen Sicherheitsmeldungen gibt! Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Standardmaessig die gesamte Arbeitsmappe drucken ------------------------------------------------ Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ist es moeglich, den Druckbefehl von Excel so zu aendern, dass automatisch die gesamte Arbeitsmappe gedruckt wird? Wenn ich das Drucken-Dialogfeld oeffne, ist immer wieder die Option "Ausgewaehlte Blaetter" eingestellt, obwohl ich beim vorherigen Druckvorgang "Gesamte Arbeitsmappe" ausgewaehlt und danach die Datei gespeichert hatte. G. Beermann ANTWORT: Es gibt zwar weder einen Menuebefehl noch eine Dialogfeldoption, mit der Sie das Drucken-Dialogfeld dauerhaft manipulieren koennten. Sie koennen allerdings VBA- Code schreiben, der diese Aufgabe fuer Sie erledigt. Damit beim Drucken standardmaessig die "Gesamte Arbeitsmappe" ausgewaehlt ist, verfahren Sie wie folgt: 1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an und wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor. 2. Waehlen Sie das Menue EINFUEGEN-MODUL an, sodass im Arbeitsbereich des Visual Basic-Editors ein neues Codefenster erscheint. 3. Geben Sie die folgende Prozedur ein: Sub MappeDrucken() Application.Dialogs(xlDialogPrint).Show _ , , , , , , , , , , , 3 End Sub Die VBA-Anweisung oeffnet das Standarddialogfeld mit den Druckeinstellungen. Indem Sie dem zwoelften Argument den Wert "3" zuweisen, sorgen Sie dafuer, dass die Option "Gesamte Arbeitsmappe" aktiviert ist. Leider koennen Sie keine benannten Argumente verwenden, weshalb Sie mit den Kommas die komplette Argumentliste angeben muessen. Nur auf die nachfolgenden Argumente koennen Sie verzichten. Hier zur Information alle Argumente des Drucken-Dialogs, wie Sie in der Online-Hilfe erwaehnt werden: range_num, from, to, copies, draft, preview, print_what, color, feed, quality, y_resolution, selection, printer_text, print_to_file, collate Fuer den Druckumfang ist das Argument "selection" zustaendig: 1 = Markierung, 2 = Ausgewaehlte Blaetter, 3 = Gesamte Arbeitsmappe 4. Nun muessen Sie dieses VBA-Makro dem normalen Druckbefehl zuweisen. Das erreichen Sie mit einer Ereignisprozedur, die automatisch beim Oeffnen der aktuellen Arbeitsmappe ausgefuehrt wird. Um eine entsprechende Prozedur einzugeben, doppelklicken Sie im Projekt-Explorer, der in einem Unterfenster am linken Rand des Visual Basic-Editors angezeigt wird, auf das Excel-Objekt "DieseArbeitsmappe". Falls es mehrere Objekte mit diesem Namen gibt, muessen Sie den Eintrag im Projekt der aktuellen Arbeitsmappe verwenden - zum Beispiel "VBAProject (Mappe1)". 5. In das neue Codefenster geben Sie die folgende Prozedur fuer das "Open"-Ereignis der aktuellen Arbeitsmappe ("Workbook") ein: Private Sub Workbook_Open() Dim cb As CommandBar Dim ctl As CommandBarControl Set cb = Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar") Set ctl = cb.FindControl(Id:=4, Recursive:=True) ctl.OnAction = "MappeDrucken" End Sub Damit manipulieren Sie den Druckbefehl in der Standardmenueleiste ("Worksheet Menu Bar"). Der integrierte Befehl besitzt eine vorgegebene "ID" mit dem Wert "4". So muessen Sie dem Menueelement nur noch mit der "OnAction"-Eigenschaft das Makro "MappeDrucken" zuweisen. 6. Damit Excel aber nicht immer mit den geaenderten Druckeinstellungen arbeitet, setzen Sie den Druckbefehl beim Schliessen der aktuellen Arbeitsmappe auf die Standardwerte zurueck. Dazu geben Sie im Codefenster des Objekts "DieseArbeitsmappe" die folgende Prozedur ein: Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Dim cb As CommandBar Dim ctl As CommandBarControl Set cb = Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar") Set ctl = cb.FindControl(Id:=4, Recursive:=True) ctl.Reset End Sub 7. Kehren Sie mit Alt+F11 zu Excel zurueck und speichern Sie die Arbeitsmappe mit dem eben eingegebenen VBA-Code. 8. Schliessen Sie die gespeicherte Datei und oeffnen Sie sie sofort wieder, wobei Sie die Ausfuehrung von Makros natuerlich zulassen muessen. Wenn Sie jetzt den Befehl DATEI-DRUCKEN aufrufen, ist automatisch die Option "Gesamte Arbeitsmappe" eingestellt. Das gilt fuer alle Excel-Dateien, die Sie im Anschluss oeffnen. Erst wenn Sie die Datei mit dem oben aufgefuehrten Makrocode schliessen, kehrt Excel zur Standardeinstellung "Ausgewaehlte Blaetter" zurueck. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Barcodes mit Excel, Access und Word ausgeben -------------------------------------------- Das Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Excel, Access und Word. Ganz einfach und komfortabel. Alle wichtigen Barcodetypen sind bereits einhalten. Zum Beispiel: + EAN 13/EAN 8 + Code 39, Code 128, UPS 128 + PZN (Pharma-Zentral-Nummer) + 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie + Leit- und Identcode der Post + u.v.m Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/barcode/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Farben individuell anpassen --------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Beim Formatieren eines Tabellenblatts ist mir aufgefallen, dass fuer die Farbgebung einer Zelle immer nur eine fest vorgegebene Auswahlpalette zur Verfuegung steht. Es ist mir nicht moeglich, einen individuellen Farbton aus einem Farbspektrum zusammenzumischen, wie zum Beispiel in Word beim Formatieren der Schriftfarbe. Am liebsten waere mir eine Zuweisung beliebiger Grautoene, da Excel standardmaessig nur fuenf Graustufen von Weiss bis Schwarz vorgibt. Wie laesst sich Excel um eine individuelle Farbauswahl erweitern? T. Muster ANTWORT: Anders als in Word koennen Sie in Excel nicht mit beliebig vielen Farben arbeiten. Pro Arbeitsmappe ist die Auswahl auf maximal 56 Farben beschraenkt. Das entspricht genau dem Umfang der Farbpalette, die beispielsweise nach Aufruf von FORMAT-ZELLEN auf der Registerkarte MUSTER angezeigt wird. Es besteht aber die Moeglichkeit, die verfuegbaren Farben zu beeinflussen. Die neue Auswahlpalette gilt allerdings nur fuer die aktuelle Arbeitsmappe. Wenn Sie, wie Sie sagen, zum Beispiel mehr Graustufen benoetigen, gehen Sie folgendermassen vor: 1. Waehlen Sie im Menue EXTRAS den Befehl OPTIONEN an. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte FARBE. 3. Markieren Sie im Bereich STANDARDFARBEN eine Farbe, die Sie in der aktuellen Arbeitsmappe nicht verwenden wollen. 4. Klicken Sie je nach Excel-Version auf die Schaltflaeche BEARBEITEN oder AENDERN. 5. Nun koennen Sie - aehnlich wie in Word - die neue Farbe aus einer universellen Farbpalette auswaehlen. Unten auf der Registerkarte STANDARD finden Sie beispielsweise diverse Grautoene. 6. Bestaetigen Sie die Farbauswahl mit OK. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere individuelle Farben zu definieren. 8. Schliessen Sie das Dialogfenster OPTIONEN mit einem Klick auf OK. In den Tabellenblaettern der aktuellen Arbeitsmappe stehen Ihnen ab sofort die neuen Farbgebungen zur Verfuegung. Falls Sie dieselben Farben in einer anderen Arbeitsmappe benoetigen, muessen Sie sie dort nicht ebenfalls neu definieren. Oeffnen Sie die Mappe mit der vordefinierten Farbauswahl parallel zu der Mappe, in der Sie diese Auswahl benoetigen. Dann aktivieren Sie die Mappe, in der noch die Excel-Standardfarben verwendet werden, und waehlen EXTRAS- OPTIONEN an. Wechseln Sie wieder auf die Registerkarte FARBE, klicken Sie dieses Mal aber auf den Dropdown-Pfeil im Feld FARBEN KOPIEREN AUS. Markieren Sie den Namen der Datei, in der Sie die Farbpalette angepasst hatten, und klicken Sie danach auf OK. Schon stehen Ihnen die neuen Farben auch in der zweiten Arbeitsmappe zur Verfuegung. Im Notfall koennen Sie uebrigens die Original-Farbpalette jederzeit wiederherstellen, indem Sie EXTRAS-OPTIONEN aufrufen, auf die Registerkarte FARBE wechseln und dann je nach Excel-Version auf die Schaltflaeche STANDARD bzw. ZURUECKSETZEN klicken. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office XP/2003 + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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