Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Mittwoch, 15. März 2006 00:02 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 15.3.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 15.3.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook + DOWNLOAD-TIPP: Komfortable Formel-Tools fuer Excel + NEWS: Neue Updates beheben sechs Sicherheitsluecken in Excel + NEWS: Endgueltiges Design der neuen Excel-Version vorgestellt EXCEL-TIPP DER WOCHE + Duplikate in Adresslisten finden und loeschen EXCEL-HELPLINE + Makroloesung funktioniert nach einem Fehler nicht mehr + Alle Namen aus einer Arbeitsmappe loeschen NEWSLETTER-TIPP + Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes Zeitmanagement mit Outlook ------------------------------------------ Wenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfuegung. Auch Erinnerungen aus einem oeffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmaessig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Loesung fuer dieses Problem: + Der Reminder Manager 2.0 erinnert Sie an Termine und Nachverfolgungen fuer Termine, Aufgaben, Mails und Kontakte aus jedem beliebigen Ordner in einer Outlook-PST- Datei oder auf dem Exchange-Server. + Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement, denn mit dem Reminder Manager koennen Sie endlich alle Termine und Erinnerungen perfekt organisieren. Die Liste kann nicht nur beliebig formatiert und gruppiert werden, sondern es lassen sich auch zukuenftige Erinnerungen und Termine anzeigen, so dass eine echte Zeitplanung moeglich ist. + Auch unterwegs nichts verpassen! Der Reminder Manager 2.0 schickt Ihnen auf Wunsch automatisch eine E-Mail, sobald eine Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht. Lassen Sie sich auf diesem Weg beispielsweise auf dem Mobiltelefon per SMS an wichtige Termine erinnern. + Der Reminder Manager ist weltweit bereits bei vielen tausend Anwendern und Unternehmen im Einsatz. Die Version 2.0 wird jetzt von SmartTools komplett in Deutsch mit vielen neuen leistungsfaehigen Funktionen angeboten. Der deutsche Reminder Manager 2.0 ist ab Mitte Maerz 2006 verfuegbar. Nutzen Sie jetzt den Einfuehrungspreis bis zum 30.4.2006 mit ueber 30% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ DOWNLOAD-TIPP: Komfortable Formel-Tools fuer Excel -------------------------------------------------- Mit den Formel-Tools steht Ihnen eine Sammlung von nuetzlichen neuen Funktionen fuer die taegliche Arbeit mit Kalkulationsmodellen zur Verfuegung. Nach der automatischen Installation koennen Sie ueber ein neues Menue FORMEL-TOOLS auf die folgenden Funktionen zugreifen koennen: + Formeln ohne Aenderung kopieren + Formeln durch Ergebnisse ersetzen + Formelzellen schuetzen + Formelliste erstellen + Zirkelbezuege auflisten Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/formel-tools/ NEWS: Neue Updates beheben sechs Sicherheitsluecken in Excel ------------------------------------------------------------ In dem aktuellen Security Bulletin fuer den Maerz hat Microsoft gleich auf sechs neu entdeckte Sicherheitsluecken in Excel 2003, 2002/XP und 2000 hingewiesen: http://www.microsoft.com/technet/security/Bulletin/MS06-012.mspx Fuenf der Probleme beziehen sich ausschliesslich auf Excel, wobei in jedem Fall eine manipulierte Excel-Arbeitsmappe dafuer sorgen kann, dass unbemerkt schaedlicher Programmcode ausgefuehrt wird. Auf diese Weise koennen beispielsweise Daten ausgespaeht, Dateien geloescht oder unerwuenschte Programme installiert werden. Die sechste Sicherheitsluecke betrifft alle Office-Anwendungen: durch die Manipulation des so genannten "Routing Slips" in Office-Dateien ist ebenfalls kann es ebenfalls zur Ausfuehrung von unerwuenschten Programmen kommen. Die Sicherheitsluecken werden alle als "Kritisch" oder "Wichtig" eingestuft, so dass Sie die in dem Security Bulletin angegebenen Updates schnellst moeglich installieren sollten. NEWS: Endgueltiges Design der neuen Excel-Version vorgestellt ------------------------------------------------- Im September 2005 hat Microsoft erstmals die neue Benutzeroberflaeche von Excel 2007 vorgestellt. Seitdem konnte eine ausgewaehlte Gruppe von Anwendern die erste Beta-Version testen und Erfahrungen an das Entwicklungsteam weitergeben. Das Design wurde daraufhin noch einmal ueberarbeitet und nun in seiner endgueltigen Form praesentiert: http://blogs.msdn.com/photos/jensenh/images/547377/original. aspx Der direkte Vergleich zwischen dem ersten und dem aktuellen Entwurf zeigt, dass es noch eine Reihe von gravierenden Aenderungen gegeben hat: http://www.sunflowerhead.com/msimages/BeforeAndAfter.jpg Die Symbole sind nun klarer organisiert und Beschriftungen am unteren Rand des "ribbon" verdeutlichen die Inhalte der einzelnen Gruppen. Das grosse "Office-Symbol" in der oberen linken Fensterecke ist ein vollkommen neues Element. Es ermoeglicht den schnellen Zugriff auf saemtliche Funktionen rund um das Datei-Management und die Ausgabe von Arbeitsmappen: http://blogs.msdn.com/photos/jensenh/images/547383/original.aspx In den folgenden Wochen werden wir noch viele weitere Neuerungen von Excel 2007 vorstellen. Eine kleine Einfuehrung in das Konzept der neuen Benutzeroberflaeche von Excel 2007 und den uebrigen Office-Anwendungen finden Sie hier: http://www.microsoft.com/office/preview/uioverview.mspx Waren die News & Downloads fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2254WMV53CB +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Duplikate in Adresslisten finden und loeschen --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Excel wird in vielen Faellen zur Verwaltung von Adressen verwendet. Ein immer wieder auftauchendes Problem betrifft dabei unerwuenschte Duplikate, die beispielsweise durch Doppeleingaben oder das Zusammenfuehren mehrerer Listen entstehen koennen. Nun bietet Excel natuerlich nicht dieselben Moeglichkeiten zur Duplikatssuche, wie eine Datenbank, aber mit einigen Tipps und Kniffen kommen Sie dennoch zum Ziel. Der "Spezialfilter" von Excel bietet bereits standardmaessig eine Option KEINE DUPLIKATE, die Ihnen auch ohne den Einsatz von Makros oder externen Programmen weiterhelfen kann. Grundsaetzlich koennen Sie mit dem Spezialfilter alle Datensaetze aus einer Liste herausfiltern, die beliebigen von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Wenn Sie bei diesem Vorgang die Funktion KEINE DUPLIKATE verwenden, unterdrueckt Excel in dem Ergebnis automatisch doppelte Datensaetze. Das Problem dabei: Excel erkennt einen Datensatz nur dann als Duplikat, wenn wirklich alle Feldinhalte uebereinstimmen. Selbst kleine Unterschiede wie "Mozart Weg 67" und "Mozartweg 67" wuerden bereits dazu fuehren, dass Excel den Datensatz nicht als Duplikat identifiziert. Der Spezialfilter sollte daher vor allem dann zum Einsatz kommen, wenn Sie nur nach exakten Duplikaten, wie sie beispielsweise durch das Zusammenfuehren von Listen entstehen koennen. Und so gehen Sie dazu vor: 1. Klicken Sie in eine beliebige Zelle der Liste, aus der Excel die Duplikate herausfiltern soll. 2. Waehlen Sie das Menue DATEN-FILTER-SPEZIALFILTER an. 3. Excel versucht nun, Ihre Adressliste basierend auf der aktuellen Markierung auszuwaehlen. Der entsprechende Bezug wird dann in das Feld LISTENBEREICH eingetragen. Pruefen Sie, ob wirklich Ihre komplette Liste samt Spaltenbeschriftungen ausgewaehlt ist und korrigieren Sie den Bezug gegebenenfalls. 4. Aktivieren Sie die Option AN EINE ANDERE STELLE KOPIEREN, damit Excel die Liste nicht nur filtert, sondern das Ergebnis in einen anderen Tabellenbereich schreibt. Nur dann funktioniert die Duplikatssuche! 5. Lassen Sie das Feld KRITERIENBEREICH leer und klicken Sie in das Feld KOPIEREN NACH. 6. Geben Sie hier den Bezug der linken oberen Ecke des Zielbereiches ein, in den Excel die Liste ohne Duplikate kopieren soll. Hier bietet sich beispielsweise der Bereich unter der Originalliste an. 7. Aktivieren Sie das Kontrollkaestchen KEINE DUPLIKATE und starten Sie den Vorgang mit OK. 8. Im Zielbereich finden Sie nun eine Kopie der Originalliste ohne doppelte Eintraege. Wenn Sie es allerdings mit einer Adressliste zu tun haben, in der sich Duplikate nicht durch die komplette Uebereinstimmung aller Felder identifizieren lassen, kommen Sie mit diesem Verfahren nicht weiter. Eine uebliche Loesung fuer dieses Problem ist der Einsatz eines so genannten "Matchcodes". Dabei setzt man fuer jeden Datensatz eine Zeichenkette aus Informationen zusammen, mit deren Hilfe sich Dubletten auch bei kleinen Unterschieden moeglichst sicher erkennen lassen. Ein moeglicher Matchcode waere beispielsweise: * Die ersten fuenf Zeichen des Firmen- oder Nachnamens * Die ersten fuenf Zeichen des Strassennamens * Die Postleitzahl Kombiniert man diese drei Informationen, erhaelt man einen Matchcode, der beispielsweise folgendermassen aussieht: SchneMozar10982 Dieser Matchcode wuerde sich beispielsweise aus der folgende Adresse ergeben: Schneider & Soehne, Mozartweg 123, 10982 Berlin Der Nutzen des Matchcodes wird deutlich, wenn Sie sich die folgende Adresse ansehen: Schneider & Soehne GmbH, Mozart Weg 123, 10982 Berlin Es handelt sich hier natuerlich um dieselbe Adresse, aber bei einem direkten Vergleich koennte Excel das Duplikat nicht erkennen. Der Matchcode hilft hier weiter, denn die beiden Adressvarianten liefern dasselbe Ergebnis: SchneMozar10982 Und so koennen Sie Duplikate mit Hilfe des Matchcodes aus einer Adressliste loeschen: 1. Fuegen Sie in Ihre Adressliste eine neue Spalte fuer den Matchcode ein. 2. Die Zusammensetzung des Matchcodes koennen Sie natuerlich individuell fuer Ihre Liste bestimmen. Fuer unser oben angegebenes Beispiel koennte er fuer die erste Adresse folgendermassen aussehen: =Links(A2;5)&Links(B2;5)&E5 3. Kopieren Sie die Formel des Matchcodes in die Zeilen der uebrigen Datensaetze, so dass er fuer jede Adresse ermittelt wird. 4. Sie muessen nun im naechsten Schritt alle Zeilen mit einem Matchcode ermitteln, der mehr als einmal vorkommt. Mit der folgenden Formel, die Sie in eine neue Spalte des ersten Datensatzes eingeben, markieren Sie alle Duplikate mit einem Sternchen "*": =WENN(ISTZAHL(VERGLEICH(B2;BEREICH.VERSCHIEBEN( $B$1;0;0;Zeile(B2)-1;1);0));"*";"") Passen Sie dabei die folgenden Bezuege an Ihre jeweilige Liste an: * B2 ist der erste zu pruefende Matchcode * $B$1 ist die Zelle ueber dem ersten Matchcode (in der Regel die Spaltenbeschriftung). Wichtig ist, dass Sie in jedem Fall einen absoluten Bezug verwenden! * In dem Ausdruck "Zeile(B2)-1" muss die Zahl 1 durch die "Nummer der Tabellenzeile mit dem ersten Listeneintrag minus 1" ersetzt werden. Also beispielsweise: "Zeile(A3)-2" oder "Zeile(H67)-66". Wenn Sie diese Formel nun in der Spalte nach unten bis an das Ende der Liste ausfuellen, erscheint ein Sternchen neben jedem Matchcode, der mehr als einmal vorkommt. Sie haben nun zwei Moeglichkeiten: * Sie sortieren Ihre Adressliste alphabetisch nach dem Matchcode. Mit Hilfe der Markierungen pruefen Sie dann die Datensaetze, die mehrfach vorkommen und entscheiden, welche Adressen geloescht werden sollen. Dieses Verfahren bietet sich vor allem bei ueberschaubaren Adressbestaenden an. * Alternativ dazu sortieren Sie die Adressliste nach der Liste mit der Markierung und koennen dann alle mit einem Sternchen versehenen Datensaetze ganz einfach in einem Schritt loeschen. War der Tipp fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2254WMV53CB ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Adressen ganz einfach aus Outlook und Access nach Word uebernehmen -------------------------------------------- Vergessen Sie das laestige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks: + Nutzen Sie ganz einfach Adressen aus den Outlook- Kontakten, vom Exchange Server oder aus beliebigen Access- Datenbanken + Komfortabler Abruf der Adressen per Mausklick direkt aus Word 2003, 2002/XP und 2000 + Automatisches Einfuegen an der aktuellen Cursorposition oder genau an den vorgesehenen Positionen in beliebigen Brief- und Faxvorlagen + Musterbrief-Verwaltung mit ueber 100 fertigen Briefen. Erweitern Sie ganz nach Bedarf Ihre eigenen immer wieder verwendeten Mustertexte + Automatisches Festlegen des Dateinamens zur komfortablen Dokumentablage + Nutzen Sie den Aktionspreis: Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt! 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Dann habe ich aber versucht, mit Hilfe des Ausfuellkaestchens eine Datenreihe in den Zellbereich einzugeben, der fuer die bedingte Formatierung verantwortlich ist. Das fuehrte zu einem Laufzeitfehler. Im Fenster mit der Fehlermeldung habe ich auf BEENDEN geklickt, um die Makroausfuehrung abzubrechen. Anschliessend funktionierte Ihr Makro allerdings ueberhaupt nicht mehr. Erst nach einem kompletten Neustart von Excel arbeitete Ihr Makro wieder wie gewohnt. Woran kann das liegen und wie verhindere ich den laestigen Neustart? H. Kaeser ANTWORT: Die von uns vorgestellte VBA-Prozedur reagiert auf Aenderungen in einem bestimmten Zellbereich. Fehlerfrei funktioniert das allerdings nur, wenn eine einzelne Zelle aus diesem Bereich geaendert wird. Beim Ausfuellen einer Datenreihe uebergibt Excel dagegen den kompletten Ausfuellbereich an die Prozedur. Fuer diesen Fall muesste sie so erweitert werden, dass sie jede einzelne Zelle dieses Bereiches ueberprueft und entsprechend die Formatierung anwendet. Dass die Prozedur nach einem vorzeitigen Beenden der Makroausfuehrung nicht mehr funktioniert und erst nach einem Neustart von Excel wieder aktiv ist, liegt am speziellen Aufbau der Prozedur. Sie verwendet die Anweisung Application.EnableEvents = False Damit soll verhindert werden, dass sich die Prozedur immer wieder selbst aufruft, weil sie auf die eigenen Formataenderungen reagiert. Ein vorzeitiges Beenden der Makroausfuehrung fuehrt dazu, dass "EnableEvents" nicht wieder auf "True" gesetzt wird, das heisst, dass die Ueberwachung von Tabellenereignissen nicht wieder eingeschaltet wird. Um einen Neustart von Excel nach einem Makrofehler zu verhindern, koennen Sie die Anweisung selbst aufrufen. Dazu wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor und lassen sich ueber den Befehl ANSICHT-DIREKTFENSTER den Direktbereich anzeigen. In diesen Bereich geben Sie folgende Anweisung ein, die Sie mit Return abschliessen: Application.EnableEvents = True Wir moechten Ihre Frage aber auch fuer einen generellen Kommentar zu unseren Makroloesungen nutzen. So liesse sich die vorgestellte Ereignisprozedur sicherlich um eine Fehlerbehandlungsroutine erweitern, durch die zum Beispiel "EnableEvents" automatisch wieder auf "True" eingestellt wuerde. Wenn eine Fehlerbehandlung aber nicht zwingend notwendig ist, verzichten wir durchaus bewusst darauf, damit Sie Fehler, die sich durch Ihren speziellen Tabellenaufbau ergeben, schneller erkennen und selbst reparieren koennen. Dabei setzen wir voraus, dass Sie ueber entsprechende VBA- Kenntnisse verfuegen. Ausserdem verstehen sich unsere Loesungen als allgemeine Ansaetze, die mitunter verbessert und in den meisten Faellen komfortabler gestaltet werden koennen. Allein aus Platzgruenden ist es uns nicht moeglich, alle Tabellenkonstellationen oder Eingabevarianten (wie zum Beispiel das angesprochene Ausfuellen einer Datenreihe) zu beruecksichtigen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Excel-Loesungen fuer Personal- und Dienstplaene ----------------------------------------------- Die CD-ROM "Personalplanung und Dienstplaene" ist das ideale Hilfsmittel fuer kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmaessig Personal einteilen muessen. Die uebersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch fuer Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel: + Dienstplan kombiniert mit Zeiterfassung + Abwesenheits- und Aussendienstplan + Wochenplan zur gleichmaessigen Personaleinteilung + Mitarbeiter ueber laengere Zeitraeume einteilen + 24-Stunden-Raster fuer Tagesablauf-Plaene Ausserdem erhalten Sie den aktuellen Digitalen Zeitplaner 2006 im Wert von 29,00 - als kostenlose Zugabe! Weitere Informationen unter: http://www.add-in-world.com/katalog/personalplan/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Alle Namen aus einer Arbeitsmappe loeschen ------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Im Dialogfeld EINFUEGEN-NAME-DEFINIEREN laesst sich immer nur ein Eintrag nach dem anderen markieren und dann loeschen. Ich moechte in einigen Faellen alle Namensdefinitionen aus einer Datei entfernen und da ist diese Methode sehr umstaendlich. Gibt es eine einfachere Moeglichkeit? N. Regner ANTWORT: Eine Standardfunktion von Excel kann da nicht helfen, aber mit einem kleinen VBA-Makro kommen Sie weiter: Sub procAlleNamenLoeschen() Dim varName As Name Dim intResponse As Integer intResponse = MsgBox("Alle Namen loeschen?", _ vbYesNo, "Excel Weekly") If intResponse = vbNo Then Exit Sub For Each varName In ActiveWorkbook.Names varName.Delete Next varName End Sub Nachdem Sie dieses Makro im VBA-Editor eingegeben und gestartet haben, erscheint eine Sicherheitsabfrage, die einfach mit JA beantworten. Alle Namen der aktuellen Arbeitsmappe werden dann automatisch geloescht. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser Vorgang nicht rueckgaengig gemacht werden kann! War die Helpline fuer Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB2254WMV53CB +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office 2003/XP + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office 2003/XP Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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