Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 16. Mai 2006 00:46 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 16.5.2006 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 16.5.2006 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Word (c) 2006 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Pfiffige Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare + DOWNLOAD-TIPP: Arbeitsmappen in Zukunft noch schneller speichern EXCEL-TIPP DER WOCHE + So koennen Sie die AutoEingabe-Funktion optimal nutzen + QUICKTIPP: Informationen aus Tabellen ganz einfach abfragen EXCEL-HELPLINE + SUMMENPRODUKT-Funktion im VBA-Code + Automatische Hyperlinks unterdruecken NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Pfiffige Erweiterung fuer Ihre Excel-Kommentare ---------------------------------------------------------- Sie nutzen die Zellkommentare von Excel, um Anmerkungen, Hinweise und andere wichtige Zusatzinformationen in Ihren Tabellen unterzubringen? Mit dem SmartTools Kommentar- Manager Pro, koennen Sie die Kommentarfunktion in Excel in Zukunft noch effektiver nutzen: + Kommentare schneller anlegen, finden und bearbeiten + Tabellen und Kalkulationsmodelle noch effektiver dokumentieren + Neue Effekte sorgen fuer professionelle Tabellen und das Aha-Erlebnis bei den Anwendern Ihrer Arbeitsmappen Nach der automatischen Installation stehen Ihnen in Excel die folgenden neuen Funktionen zur Verfuegung: * Erweiterte Formatierung: Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und -groesse, sondern auch eine andere Form des Popups. * Automatischer Datumsstempel: Lassen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare einfuegen. * Komfortables Bearbeitungsfenster: Zeigen Sie Ihre Kommentartexte in einem separaten Fenster mit nuetzlichen Zusatzfunktionen an. * Kommentar-Uebersicht: Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - Erstellen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro derzeit in einer Sonderaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Arbeitsmappen in Zukunft noch schneller speichern --------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Ihre ganz persoenliche Verzeichnisstruktur auf der Festplatte mit Verzeichnissen wie "Kalkulationen", "Budget", "Preislisten" usw. sorgt dafuer, dass Sie Ihre Excel-Dateien sinnvoll ablegen koennen. Leider muessen Sie dabei immer wieder das Verzeichnis wechseln, was vor allem bei verschachtelten Verzeichnisebenen, unterschiedlichen Laufwerken oder Netzwerk-Verzeichnissen ein muehsames Unterfangen ist. SmartTools QuickSave kann diesen Aufwand kuenftig auf einen einzigen Mausklick reduzieren. Unser kostenloses Tool stellt in der neuen Version 1.5 eine Symbolleiste mit insgesamt zehn Schaltflaechen zur Verfuegung. Jeder Schaltflaeche koennen Sie ein Verzeichnis zuordnen und wenn Sie dann spaeter beim Erstellen von Dokumenten auf eine dieser Schaltflaechen klicken, wird der "Speichern unter"-Dialog sofort mit dem jeweiligen Verzeichnis als Vorgabe angezeigt. So koennen Sie Ihre Arbeitsmappen schnell und einfach direkt in den dafuer vorgesehenen Verzeichnissen ablegen. Sie finden den Gratis- Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-quicksave/ NEWS: Neue Schrift fuer die VBA-Entwicklungsumgebung ---------------------------------------------------- Mit "Consolas" hat Microsoft eine spezielle Schrift fuer den Einsatz in Entwicklungsumgebungen veroeffentlicht, die die seit vielen Jahren genutzte "Courier"-Schrift abloesen soll. Der Consolas-Font wurde fuer den Einsatz mit ClearType optimiert und liefert eine deutlich schaerfere Darstellung auch in der VBA-Entwicklungsumgebung. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=22e69ae4-7e40-4807-8a86-b3d36fab68d3&displaylang=en Bitte beachten Sie, dass die Installation nur durchgefuehrt wird, wenn sich auch Visual Studio 2005 auf Ihrem Rechner befindet (Visual Studio 2005 Express koennen Sie aber ebenfalls kostenlos bei Microsoft herunterladen). Der Consolas-Font soll ausserdem mit Windows Vista und Office 2007 standardmaessig ausgeliefert werden. Klicken Sie hier, um die News & Downloads zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225BCFL2QCN +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ So koennen Sie die AutoEingabe-Funktion optimal nutzen ------------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Die Funktion "AutoEingabe" (Excel 97 und 2000) bzw. "AutoVervollstaendigen" (Excel 2003 und 2002/XP) soll Sie bei der Dateneingabe in Excel-Tabellen unterstuetzen. Unter diesem Namen ist Ihnen die Funktion vielleicht unbekannt, aber mit Sicherheit haben Sie schon bemerkt, wenn Sie sich in Ihre Arbeit einschalten: Sobald Sie damit beginnen, eine Zeichenkette einzugeben, ueberprueft Excel die bisherigen Eintraege in der aktuellen Spalte und vervollstaendigt die Eingabe, sobald ein Zellinhalt gefunden wird, der zu den eingegebenen Zeichen passt. Ein kleines Beispiel: Nehmen wir an, dass Sie bereits die Staedtenamen "Hamburg", "Stuttgart" und "Kiel" in Spalte B eingegeben. Wenn Sie nun auf Zelle die B20 klicken und den Buchstaben "H" eingeben, ergaenzt Excel automatisch die fehlenden Zeichen fuer das Wort "Hamburg". Sie koennen diesen Vorschlag mit Return annehmen oder die Eingabe einfach fortsetzen. Die AutoEingabe/AutoVervollstaendigen-Funktion wird Ihnen die Arbeit in vielen Situationen erleichtern, aber es gibt auch Faelle, in denen Ihnen diese neue Funktion nicht weiterhelfen kann. So wird es beispielsweise kompliziert, wenn Sie in einer Spalte zahlreiche aehnliche Werte eingegeben haben. Zum Beispiel: * Testfeld * Testprogramm * Testuebung AutoEingabe/AutoVervollstaendigen schaltet sich erst dann ein, wenn eine eindeutige Zuordnung moeglich ist (in diesem Fall erst nach der Eingabe von "Test"). Es gibt allerdings eine ganz einfache Loesung: Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Excel fuer AutoEingabe/AutoVervollstaendigen laufend eine Auswahlliste fuehrt, die die Eintraege der aktuellen Spalte enthaelt. Auf diese Liste koennen Sie zugreifen, ohne auch nur einen einzigen Buchstaben einzugeben: Druecken Sie dazu entweder Alt+Cursor unten oder klicken Sie die gewuenschte Zelle mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenue AUSWAHLLISTE auf. Uebrigens: Wenn Sie AutoEingabe/AutoVervollstaendigen nicht benoetigen und Sie die Eingabevorschlaege als stoerend empfinden, koennen Sie diese Funktion ausschalten. Dazu waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an, wechseln auf die Registerkarte "Bearbeiten" und deaktivieren das Kontrollkaestchen AUTOEINGABE FUER ZELLWERTE AKTIVIEREN (Excel 97 und 2000) oder AUTOVERVOLLSTAENDIGEN FUER ZELLWERTE AKTIVIEREN (Excel 2003 und 2002/XP). Und schliesslich: die AutoEingabe/AutoVervollstaendigen- Liste wird von Excel automatisch zusammengestellt. Sie haben natuerlich auch die Moeglichkeit, eine eigene Dropdown-Liste mit individuellen Eintraegen zu definieren. In diesem Fall verwenden Sie das Dialogfeld DATEN-GUELTIGKEIT; beachten Sie zu diesem Thema bitte auch den ersten Helpline-Beitrag in dieser Ausgabe. Klicken Sie hier, um den Tipp der Woche zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225BCFL2QCN ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Entlasten Sie Ihren Posteingang - Mailanhaenge voll automatisch speichern --------------------------------------- SmartTools AutoSave Pro ist ein bereits tausendfach bewaehrtes Add-In zur komfortablen Verwaltung Ihrer Mailanhaenge. Anstatt jede Mail einzeln anzuklicken und die entsprechenden Anhaenge zu speichern, wartet SmartTools AutoSave Pro im Hintergrund auf neue Mails und sichert die Anhaenge voll automatisch auf Ihrer Festplatte. Auch der nachtraegliche Aufruf beispielsweise zur Archivierung aller Anhaenge eines bestimmten Ordners, ist jederzeit moeglich. Auf Wunsch loescht SmartTools AutoSave Pro die Anhaenge aus den Mails, damit sie in Ihrer Outlook-Datei keinen unnoetigen Speicherplatz verschwenden. Weitere Highlights: + Legen Sie beliebige Regeln an, um die Anhaenge abhaengig vom Absender, Empfaenger, Verwendungszweck oder Anhangformat in individuellen Ordner abzulegen. + Verarbeiten Sie eingegangene Anhaenge direkt weiter, indem Sie eine Anwendung festlegen, die beispielsweise beim Empfang eines PDF-Dokumentes von einem bestimmten Absender sofort gestartet wird. + Lassen Sie einen Hyperlink in die Mail einfuegen, ueber den Sie per Mausklick direkt auf den Anhang auf Ihrer Festplatte Anhang zugreifen koennen. + Steuern Sie individuell welche Anhaenge gespeichert und wahlweise geloescht werden sollen. + Halten Sie saemtliche Aktivitaeten von SmartTools AutoSave Pro in einem filterbaren Protokoll fest. Nutzen Sie jetzt unsere Einfuehrungsaktion mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-autosave-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Informationen aus Tabellen ganz einfach abfragen ----------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Nehmen wir an, dass Sie mit einer typischen Excel-Tabelle arbeiten, in der die Umsaetze verschiedener Filialen aus mehreren Jahren aufgefuehrt sind: die Filialen (zum Beispiel: Hamburg, Koeln, Muenchen usw.) sind in Zeilen, die Jahre (2003, 2004, 2005, 2006 usw.) in Spalten angeordnet. Es gibt nun einen ganz einfachen Trick, wie Sie direkt und ohne Namenszuweisungen, beliebige Werte aus der Tabelle abfragen koennen. Dazu muessen Sie lediglich das Menue EXTRAS-OPTIONEN anwaehlen, auf die Registerkarte "Berechnung" wechseln und das Kontrollkaestchen BESCHRIFTUNGEN IN FORMELN ZULASSEN einschalten. Am Ende bestaetigen Sie mit OK. Sie koennen nun direkt einen beliebigen Wert aus der Tabelle ermitteln, indem Sie die entsprechende Spalten- und Zeilenbeschriftung verwenden. Zum Beispiel fuer den Umsatz aus Hamburg im Jahr 2005: =Hamburg 2005 Oder fuer den Umsatz in Muenchen im Jahr 2004: =Muenchen 2004 Sie geben also einfach eine Formel ein, die aus den lediglich durch ein Leerzeichen getrennten Zeilen- und Spaltenbeschriftungen besteht. Dazu sind keine Namenszuweisungen oder andere Vorbereitungen notwendig. Das erwaehnte Aktivieren der entsprechenden Funktion in den Optionen von Excel genuegt. Klicken Sie hier, um den QuickTipp zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225BCFL2QCN +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. SUMMENPRODUKT-Funktion im VBA-Code ---------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Sie hatten in einer zurueckliegenden Ausgabe von Excel Weekly beschrieben, wie man die Tabellenfunktion SUMMENPRODUKT einsetzt. Ich moechte die Funktion gerne in ein VBA-Makro einbauen und habe auch herausgefunden, dass das per "Application.WorksheetFunction.SumProduct" machbar sein muesste. Mir gelingt es aber nicht. Koennen Sie mir weiterhelfen? K. Eppendahl ANTWORT: Mit der Funktion "SumProduct", die Ihnen in VBA zur Verfuegung steht, koennen Sie nur einfache Arrays miteinander multiplizieren. Es ist nicht moeglich, innerhalb der Funktion die Werte eines Arrays mit einem Kriterium zu vergleichen und dann das Produkt aus dem resultierenden Wahrheitswerte-Array und einem zweiten Array zu bilden. - So wurde die Tabellenfunktion SUMMENPRODUKT in dem von Ihnen angesprochenen Excel Weekly-Beitrag eingesetzt, um eine Summe in Abhaengigkeit von mehreren Kriterien zu erhalten. Was allerdings funktioniert, ist die VBA-Methode "Evaluate" in Verbindung mit der Tabellenfunktion "SUMPRODUCT". Zur Veranschaulichung koennen Sie wieder das Beispiel aus dem Tipp der Woche in der Excel Weekly-Ausgabe vom 1. Maerz 2005 heranziehen: Eine Tabelle mit Bestelldaten, in der in Spalte A Bestellnummern, in Spalte B Datumsangaben, in Spalte C Kundennamen und in Spalte D die jeweiligen Bestellsummen stehen. Nun wollen Sie per VBA die Gesamt-Bestellsumme eines Kunden im Jahr 2005 ermitteln. Wenn Sie vorher dafuer sorgen, dass das Tabellenblatt mit den Bestelldaten aktiv ist, koennen Sie das Ergebnis sogar mit der Originalformel aus dem genannten Beitrag verwenden. Einziger Unterschied: Sie muessen englische Funktionsnamen und Kommas als Argument-Trennzeichen verwenden. Folgende Codezeile liefert zum Beispiel das gesuchte Resultat: Ergebnis = Evaluate _ ("SUMPRODUCT(--($C$5:$C$1000=""Frankenversand"")," & _ "--(YEAR($B$5:$B$1000)=2005),$D$5:$D$1000)") Flexibler geht es natuerlich mit Variablen. Hier eine vollstaendige Prozedur, die zum selben Ergebnis fuehrt, nur dass die Tabellenbereiche und Kriterien mit Hilfe von Variablen zugewiesen werden: Sub Bestellsumme() Dim rg1 As Range, rg2 As Range, rg3 As Range Dim crit1, crit2 Dim Ergebnis With ActiveSheet Set rg1 = .Range("C5:C1000") crit1 = "Frankenversand" Set rg2 = .Range("B5:B1000") crit2 = 2005 Set rg3 = .Range("D5:D1000") End With Ergebnis = Evaluate _ ("SUMPRODUCT(--(" & rg1.Address & "=""" & crit1 & """)," & _ "--(YEAR(" & rg2.Address & ")=" & crit2 & ")," & _ rg3.Address & ")") MsgBox Ergebnis Set rg1 = Nothing Set rg2 = Nothing Set rg3 = Nothing End Sub Die drei Tabellenbereiche, die Sie fuer die SUMPRODUCT- Funktion benoetigen, definieren Sie als Range-Objekte - hier jeweils fuer die Zeilen 5 bis 1000 in den Spalten C, B und D. Die Variablen "crit1" und "crit2" stellen die Suchkriterien dar: "crit1" ist in diesem Fall ein Kundenname als Textwert und "crit2" ist die Jahreszahl als Zahlenwert. Da "Evaluate" als Argument eine Zeichenkette erwartet, schliessen Sie die gesamte SUMPRODUCT-Funktion in doppelte Anfuehrungszeichen ein. Variablen wie die Bereiche und Kriterien verketten Sie dann mit dem &-Operator, wofuer Sie die Funktions-Zeichenkette natuerlich immer wieder mit oeffnenden und schliessenden Anfuehrungszeichen unterbrechen muessen. Beachten Sie, dass Sie fuer SUMPRODUCT die Bereichsadressen benoetigen und nicht das Bereichsobjekt selbst - hier zum Beispiel "rg1.Address". Ausserdem muessen Sie auf die korrekte Verbindung der Suchkriterien achten. Da das erste Kriterium ein Textwert ist, muss es innerhalb der SUMPRODUCT-Funktion in Anfuehrungszeichen stehen. Damit das Anfuehrungszeichen bei den &-Verkettungen erhalten bleibt, muss es dreimal notiert werden - hier etwa ..rg1.Address & "=""" & crit1 & """)," Auf Basis dieser Informationen sollten Sie in der Lage sein, auch im VBA-Code flexible Berechnungen mit der Funktion SUMPRODUCT anzustellen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienfaxe mit Word und FRITZ!fax verschicken --------------------------------------------- Verschicken Sie Ihre Serienfaxe ganz einfach in Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und unser Fritzfax-Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewuenschten Empfaenger. Weitere Highlights: + Unterstuetzung von Zeitversetzten Faxen zu guenstigen Gebuehren + Komplette Integration in Microsoft Word + Schneller Aufruf des Fax-Journals direkt aus Word + Komfortables Setzen der Textmarke zum Auslesen der Faxnummer + Diagnose- und Korrektur-Funktionen zum Verschicken von Serienfaxen auch in problematischen Systemumgebungen Weitere Infos und eine kostenlose Testversion finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Automatische Hyperlinks unterdruecken ------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Besteht eigentlich die Moeglichkeit, bei bestimmten Tabellenblaettern die automatische Umwandlung in Hyperlinks zu verhindern? Mich stoert, dass Excel eine Eingabe wie " http://www.smarttools.de" immer direkt in einen unterstrichenen Hyperlink umwandelt, durch den per Mausklick auch noch eine Internetverbindung zu der betreffenden Seite aufgebaut wird. Zwar kann ich das Erstellen eines Hyperlinks durch sofortiges Betaetigen von Strg+Z rueckgaengig machen, doch nach einer erneuten Bearbeitung der Zelle wendet Excel wieder seine Hyperlink-Automatik an. Gleiches gilt fuer das manuelle Entfernen eines Hyperlinks per Kontextmenue. Gibt es nicht eine dauerhafte Loesung? B. Bajraktari ANTWORT: In allen Excel-Versionen haben Sie die Moeglichkeit, die Eingabe einer Internetadresse oder eines sonstigen Bezeichners, den Excel ansonsten als Hyperlink interpretieren wuerde, mit einem einfachen Hochkomma zu beginnen. Damit unterbinden Sie die automatische Hyperlink- Konvertierung. Bei Eingabe von 'http://www.smarttools.de schreibt Excel beispielsweise nur die Internetadresse in die Zelle, ohne sie in einen Hyperlink umzuwandeln und ohne das einleitende Hochkomma anzuzeigen. In Excel 2003 und Excel 2002/XP gibt es darueber hinaus eine AutoKorrektur-Einstellung, die das automatische Anlegen eines Hyperlinks verhindert. Sie gilt aber generell, das heisst fuer alle Arbeitsmappen und Tabellenblaetter. Um die Einstellung zu bearbeiten, rufen Sie EXTRAS-AUTOKORREKTUR- OPTIONEN auf. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte AUTOFORMAT WAEHREND DER EINGABE. Dort deaktivieren Sie das Kontrollkaestchen INTERNET- UND NETZWERKPFADE DURCH HYPERLINKS. Bestaetigen Sie die Aenderung mit OK. Klicken Sie hier, um die Helplines zu bewerten: http://www.zoomerang.com/survey.zgi?p=WEB225BCFL2QCN +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Word "remove" (ohne Anfuehrungszeichen) in der Betreffzeile einer leeren E-Mail an die folgende Adresse: mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de ------------------------------------------------------ (c)2006 by SmartTools Publishing Thomas Tai Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche Telefon: 05461/9952-0, Fax: 05461/2609 E-Mail: mailto:excel-weekly@smarttools.de Internet: http://www.smarttools.de/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Newsletters darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung reproduziert, vervielfaeltigt oder verbreitet werden. Fuer die Nutzung der enthaltenen Informationen oder die fehlerfreie Funktion wird keine Haftung uebernommen. Der Benutzer ist fuer eventuell entstehende Schaeden alleine verantwortlich.