Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Montag, 15. August 2005 23:37 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 16.8.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 16.8.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Mit dem neuen PDFgrabber 2.5 oeffnen Sie PDF-Dateien in Excel und Word + DOWNLOAD-TIPP: Daten in Excel-Tabellen optimal schuetzen + NEWS: Weitere Details zu den neuen Dateiformaten von Office 12 EXCEL-TIPP DER WOCHE + Dropdown-Listen in Zellen miteinander verknuepfen EXCEL-HELPLINE + So koennen Sie das Kontextmenue individuell anpassen + Farbige Diagramme optimal drucken NEWSLETTER-TIPP + Access-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Mit dem neuen PDFgrabber 2.5 oeffnen Sie PDF-Dateien direkt in Excel und Word ----------------------------------------------------------- Der PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel- Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Mit der neuen Version 2.5 des bewaehrten PDFgrabber wurde die Ausgabequalitaet speziell fuer Excel noch einmal optimiert und ein Menuepunkt zum Oeffnen von PDF-Dateien direkt in Excel und Word integriert. Fuer die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte: 1. Starten Sie den PDFgrabber ueber das START-Menue oder direkt aus Word bzw. Excel ueber das neu installierte Menue PDF-DATEI OEFFNEN. 2. Waehlen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewuenschte Format (Word, Excel, Text, XML) fest. 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende steht Ihnen das Word- Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur Verfuegung. Weitere Informationen finden Sie unter: PDFgrabber 2.5 - Standard fuer Privatanwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-std/ PDFgrabber 2.5 - Professional fuer professionelle Anwender http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Daten in Excel-Tabellen optimal schuetzen -------------------------------------------------------- Wie die zahlreichen Anfragen an die Helpline von SmartTools Publishing zeigen, sind die Themen Sicherheit und Datenschutz in Excel bei vielen Anwendern hoechst aktuell. Wir haben fuer Sie eine umfangreiche FAQ zu diesem Thema zusammengestellt, die alle wichtigen Fragen beantwortet und die wichtigsten Konzepte erlaeutert. Sie erfahren alles ueber die unterschiedlichen Schutzoptionen fuer Tabellen und Arbeitsmappen sowie deren Einsatz in der Praxis. Den kostenlosen Download finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-tabellenschutz-faq/ NEWS: Weitere Details zu den neuen Dateiformaten von Office 12 ------------------------------------------------ Wie vor einigen Ausgaben berichtet, wird Microsoft mit der naechsten Office-Version ein neues, auf XML basierendes Dateiformat fuer Excel, Word und PowerPoint vorstellen. Um die Sicherheit zu verbessern, werden Sie Standardformate dabei keine Makros mehr speichern koennen, was unter VBA- Entwicklern bereits fuer einige Unruhe gesorgt hat. Tatsaechlich wird Microsoft aber wie versprochen, VBA auch weiterhin unterstuetzen. So stehen auch in der naechsten Office-Version die gewohnten .doc, .xls und .ppt-Formate zur Verfuegung, die Makros enthalten koennen. Die neuen Standardformate .docx, .pptx und.xlsx koennen keine VBA- Prozeduren speichern, so dass Anwender in jedem Fall sicher sein koennen, beim Oeffnen dieser Formate auch unbemerkt keine Makros auszufuehren. VBA-Entwickler koennen aber eine spezielle Variante dieses Formates nutzen, um ihre Makros in Arbeitsmappen, Dokumente und Praesentationen zu integrieren. Der Anwender erkennt dann bereits an der Dateikennung (.docm, .pptm, .xlsm), dass die Datei Makros enthaelt. Ein weiteres interessantes White Paper zu den neuen Dateiformaten, das sich speziell an Entwickler richtet, finden Sie unter der folgenden Adresse: http://download.microsoft.com/download/c/2/9/c2935f83-1a10-4e4a-a137-c1db829637f5/Office12FileFormatDevPreviewWP.doc +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Dropdown-Listen in Zellen miteinander verknuepfen ------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Ueber das Dialogfeld DATEN-GUELTIGKEIT koennen Sie bekanntlich eine Dropdown-Liste angelegt, damit Benutzer der Tabelle problemlos die zulaessigen Werte auswaehlen koennen. Fuer viele Anwendungen waere es sinnvoll, noch eine zweite Dropdown-Liste einzurichten, deren Inhalte von der Auswahl in der ersten Liste abhaengig sein sollen. Sie muessen Ihre Dropdown-Liste also so einrichten, dass sie nicht nur statische Eintraege enthaelt, sondern dynamisch mit dem anderen Dropdown-Feld verknuepft ist. Mit einem kleinen Trick und einigen Formeln kommen Sie hier zum Ziel, aber vorher zunaechst noch ein kurzer Ueberblick ueber die Gueltigkeitsfunktion: Mit dem Befehl DATEN- GUELTIGKEIT koennen Sie nicht nur generell die Benutzereingaben ueberpruefen und gegebenenfalls eine Fehlermeldung ausgeben lassen. Darueber hinaus koennen Sie eine Dropdown-Liste in einer Zelle einrichten, ohne dafuer irgendwelche Formularfelder oder Steuerelemente einbetten zu muessen. Sobald Sie die Zelle aktivieren, blendet Excel einen Dropdown-Pfeil ein, mit dem Sie den Zellwert bequem aus einer Liste auswaehlen koennen. Sie definieren eine solche Dropdown-Liste, indem Sie die Eingabezelle markieren und dann DATEN-GUELTIGKEIT aufrufen. Auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN waehlen Sie unter ZULASSEN den Eintrag "Liste" aus. Nun geben Sie im Feld QUELLE entweder eine durch Semikolons getrennte Werteliste (z. B. "Blau;Gelb;Gruen") oder die Adresse eines Tabellenbereichs (z. B. "=$A$1:$A$3") ein. Der Tabellenbereich muss die Werte enthalten, die in der Dropdown-Liste erscheinen sollen. Nun zu dem von Ihnen geschilderten Problem mit zwei verknuepften Dropdown-Listen. Die Loesung besteht darin, anstelle von statischen Wertelisten oder Zelladressen mit benannten Bereichen zu arbeiten. Excel wertet Namen wie normale Tabellenbereiche aus, die Sie mit Spaltenbuchstaben und Zeilennummern angeben. Excel geht sogar noch einen Schritt weiter: Als Quelle einer Dropdown-Liste akzeptiert Excel auch eine Formel, die den Namen eines benannten Bereichs zurueckgibt. So ist es nur noch ein kleiner Sprung bis zur fertigen Verknuepfung der beiden Dropdown-Listen. Hier die Vorgehensweise im Detail: 1. Geben Sie die Werte ein, die in den Dropdown-Feldern erscheinen sollen. Angenommen etwa, Sie wollten zuerst ein Land auswaehlen und dann in Abhaengigkeit davon eine Stadt aus dem betreffenden Land. Geben Sie dafuer zum Beispiel "Deutschland", "Frankreich" und "Italien" in die Zellen A1:A3 eines Tabellenblatts ein. In den Bereich B1:B3 tragen Sie Orte aus Deutschland ein - beispielsweise "Hamburg", "Berlin", "Muenchen". Ebenso verfahren Sie mit den franzoesischen und italienischen Staedten, die Sie in C1:C3 bzw. D1:D3 eingeben. Suchen Sie sich irgendwelche Beispielorte aus. 2. Weisen Sie den einzelnen Bereichen Namen zu (Befehl EINFUEGEN-NAMEN-FESTLEGEN (Excel 97) oder EINFUEGEN- NAME(N)-DEFINIEREN (Excel 2000/2002/2003). Wie Sie die Liste fuer das erste Dropdown-Feld benennen, ist relativ egal; geben Sie dem Bereich A1:A3 zum Beispiel den Namen "Staaten". Wichtig ist die Namensgebung der abhaengigen Bereiche! Die Namen muessen exakt mit den vorgesehenen Listeneintraegen uebereinstimmen - hier also "Deutschland", "Frankreich" sowie "Italien". 3. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die erste Dropdown-Liste zur Laenderauswahl erscheinen soll. Hier koennte das beispielsweise Zelle A5 auf demselben Tabellenblatt sein. 4. Waehlen Sie DATEN-GUELTIGKEIT an und aktivieren Sie auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN im Feld ZULASSEN den Eintrag "Liste". 5. Geben Sie im Feld QUELLE einen Bezug in der Form = ein. Im Beispiel muessen Sie also "=Staaten" eingeben. 6. Achten Sie darauf, dass das Kontrollkaestchen ZELLENDROPDOWN aktiviert ist und bestaetigen Sie die Einstellungen mit OK. 7. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der das verknuepfte Dropdown-Feld erscheinen soll; hier etwa Zelle B5. 8. Rufen Sie erneut DATEN-GUELTIGKEIT auf und stellen Sie wie in Schritt 4 das Listenformat ein. 9. Als QUELLE tragen Sie jetzt aber keinen Bereichsnamen ein, sondern eine Formel nach folgendem Muster: =INDIREKT() Da sich die uebergeordnete Dropdown-Liste des Beispiels in Zelle A5 befindet, muessen Sie in diesem Fall die Formel "=INDIREKT(A5)" eingeben. 10. Quittieren Sie die Aenderungen mit OK. Dass Excel daraufhin eine Fehlermeldung ausgibt, muss Sie nicht stoeren. Grund dafuer ist, dass bislang noch kein Land ausgewaehlt wurde. Fahren Sie einfach mit JA fort. Damit haben Sie die Verknuepfung eingerichtet. Probieren Sie es aus, indem Sie ein Land aus der Dropdown-Liste in Zelle A5 auswaehlen. Sobald Sie den Cursor in B5 setzen und per Dropdown-Pfeil die zugehoerige Gueltigkeitsliste oeffnen, werden Sie feststellen, dass nur noch Staedte aus dem betreffenden Land auftauchen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Digitaler Zeitplaner 2006 auf CD als kostenlose Zugabe ------------------------------------------------------ Mit dem Digitalen Zeitplaner koennen Sie Excel fuer Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Loesungen, die Sie nur noch von der CD-ROM auf Ihre Festplatte kopieren muessen und dann sofort nutzen koennen. Ab sofort erhalten Sie die zwei Digitalen Zeitplaner 2005 und 2006 zum Preis von einem: + Schnelluebersicht mit Schulferien und Feiertagen + Kombikalender zur Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresuebersicht + Urlaubsplanung fuer mehrere Mitarbeiter + Ewiger Kalender fuer Projekt-, Urlaubs- und Mitarbeiterplanung + Alle Loesungen sind ungeschuetzt und lassen sich individuell anpassen Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. So koennen Sie das Kontextmenue individuell anpassen ---------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Gibt es eine Moeglichkeit, die Kontextmenues, die man mit der rechten Maustaste aufrufen kann, zu erweitern? Ich moechte die Arbeit in einer Arbeitsmappe beschleunigen, indem ich eigene Makros direkt in das Kontextmenue einbinde. G. Barczak ANTWORT: Im Gegensatz zu Word koennen Sie Kontextmenues in Excel nicht mit den normalen Menuebefehlen (ANSICHT- SYMBOLLEISTEN-ANPASSEN) bearbeiten. Trotzdem ist es nicht sehr schwierig, die Aufgabe zu loesen. Ein paar Zeilen VBA- Code genuegen. Obwohl Kontextmenues nicht in der "offiziellen" Liste der Symbolleisten auftauchen, stehen sie als Objekte bei der VBA-Programmierung zur Verfuegung. Sie muessen nur den Namen der Kontextmenueleiste kennen. In den meisten Faellen werden Sie das Kontextmenue von Tabellenzellen erweitern wollen, welches den Namen "Cell" besitzt. So muessen Sie nur ein VBA-Makro schreiben, das der Menueleiste "Cell" einen oder mehrere Befehle hinzufuegt: 1. Oeffnen Sie die Arbeitsmappe mit den Makros, die Sie in das Kontextmenue fuer Tabellenzellen einbinden wollen. 2. Wechseln Sie mit der Tastenkombination Alt + F11 in den Visual Basic-Editor. 3. Legen Sie im Projekt der Arbeitsmappe ein neues Modul an, indem Sie EINFUEGEN-MODUL anwaehlen. 4. Geben Sie in das neue Codefenster eine Prozedur nach folgendem Muster ein: Sub AddContextCmd() Dim cb As CommandBar Dim ctl As CommandBarControl Set cb = CommandBars("Cell") Set ctl = cb.Controls.Add() With ctl .Caption = "" .OnAction = "" End With End Sub Nehmen wir an, Sie moechten ueber das Kontextmenue ein Makro namens "CellCount" ausfuehren, das die Zellen in der aktuellen Markierung zaehlt. Dann muessten Sie die beiden Zeilen mit den in spitzen Klammern aufgefuehrten variablen Bezeichnungen folgendermassen schreiben: .Caption = "Zellen zaehlen" .OnAction = "CellCount" Ausserdem koennen Sie den Block von "Set ctl =" bis "End With" beliebig oft wiederholen, um gleich mehrere Befehle in das Kontextmenue einzufuegen. Sie muessen dann nur die Befehlsnamen und die Namen der auszufuehrenden VBA-Makros entsprechend anpassen. Verlassen Sie danach den Visual Basic-Editor und kehren Sie zum Excel-Fenster zurueck. Druecken Sie die Tastenkombination Alt + F8, um das Dialogfeld mit den verfuegbaren Makros anzuzeigen und fuehren Sie das eben eingegebene Makro "AddContextCmd" per Doppelklick aus. Ab sofort stehen Ihnen im Kontextmenue von Tabellenzellen die im VBA-Code angegebenen zusaetzlichen Befehle zur Verfuegung. Das gilt uebrigens auch in allen anderen geoeffneten Excel-Dateien. Und solange Sie Ihre Menueerweiterungen nicht explizit loeschen, bleiben Sie sogar erhalten, wenn Sie die Arbeitsmappe mit den VBA-Makros schliessen. Zum Loeschen der Kontextmenueerweiterungen koennen Sie ein Makro nach folgendem Muster einsetzen: Sub DelContextCmd() Dim cb As CommandBar Dim ctl As CommandBarControl On Error Resume Next Set cb = CommandBars("Cell") Set ctl = cb.Controls("") ctl.Delete End Sub Ersetzen Sie durch die Bezeichnung im Kontextmenue (bei dem oben genannten Beispiel etwa durch "Zellen zaehlen"). Wenn Sie mehrere Befehle loeschen wollen, wiederholen Sie die beiden Zeilen Set ctl = cb.Controls("") ctl.Delete entsprechend oft, wobei Sie jeweils den passenden Befehlsnamen einsetzen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Neue Tools und Assistenten fuer VBA-Entwickler ---------------------------------------------- Mit den Total Visual CodeTools 2003 erweitern Sie Access sowie die uebrigen Applikationen in Office 2003, XP und 2000 um eine umfangreiche Sammlung neuer Tools und Assistenten, die Ihnen die taegliche Arbeit erheblich erleichtern werden. Die Total Visual CodeTools 2003 integrieren sich direkt in die Entwicklungsumgebung und lassen sich jederzeit per Mausklick aufrufen. Zum Beispiel: + Code Cleanup zur automatischen Aufbereitung und Standardisierung von vorhandenem Code. + Voll automatische CodeBuilder fuer Recordsets, SQL- Statements, Message-Boxen, Select-Case-Anweisungen etc. + Assistent fuer neue Prozeduren mit Kommentarkopf, Fehlerbehandlung und Namenskonventionen nach Ihren Vorgaben + Der Code Delivery Wizard fuegt automatisch Zeilennummern hinzu (fuer punktgenaue Fehlermeldungen), entfernt Debugging-Code, den Sie uebersehen haben und macht den Sourcecode fuer Unbefugte Dritte unlesbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/tv_code2003/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Farbige Diagramme optimal drucken --------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Beim Drucken farbiger Diagramme bin ich immer wieder enttaeuscht von der Druckqualitaet. Natuerlich liegt das zum Teil daran, dass ich einen Schwarz-Weiss-Drucker einsetze. Dennoch moechte ich nicht auf die farbige Darstellung auf dem Bildschirm verzichten, weil ich die Excel-Diagramme auch in PowerPoint-Folien einbinden will. Gibt es irgendeinen Ausweg aus dem Dilemma oder muss ich von allen Diagrammen eine Farb- und eine Schwarz-Weiss-Variante anlegen? J. Klausing ANTWORT: Wenn Ihr Drucker die Farben nicht vernuenftig in Graustufen umsetzt, koennen Sie Diagramme auch komplett in schwarz-weiss drucken lassen. Excel wandelt die Farbtoene dann in Muster um, die gut zu unterscheiden sind. Auf die Bildschirmdarstellung hat diese Vorgehensweise keinen Einfluss, so dass einem Export in PowerPoint-Folien nichts im Wege steht. Um den Schwarz-Weiss-Druck zu aktivieren, wechseln Sie in das Diagrammblatt oder in die Tabelle, in die Sie ein Diagramm eingebettet haben. Danach rufen Sie den Befehl DATEI-SEITE EINRICHTEN auf. Je nachdem, ob Sie ein Diagramm- oder Tabellenblatt ausgewaehlt haben, blenden Sie im Dialogfeld das Register DIAGRAMM oder TABELLE ein. Nun aktivieren Sie das Kontrollfeld SCHWARZWEISSDRUCK, dass Sie auf dem Register DIAGRAMM im Bereich "Druckqualitaet" und auf dem Register TABELLE im Bereich "Drucken" finden. Ein Klick auf die Schaltflaeche SEITENANSICHT praesentiert das Resultat. Der naechste Ausdruck muesste auch auf Ihrem Schwarz-Weiss- Drucker gut lesbar sein. Auf dem Bildschirm erscheint das Diagramm aber weiterhin in der vollen Farbenpracht. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Access-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------- SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser woechentlicher Newsletter mit interessanten Tipps fuer Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97: + Aktuelle Informationen ueber Bugs und Patches + Helpline fuer Ihre Fragen zu Access + Tipps fuer effektivere Arbeitstechniken + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Nuetzliche VBA-Prozeduren + Download-Links zu Access-Erweiterungen Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/access-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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