Von: excel-weekly-text-request@smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 18. Oktober 2005 00:47 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 18.10.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 18.10.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Mustertexte und Textbausteine fuer Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails + DOWNLOAD-TIPP: Schneller Zugriff auf die wichtigsten Arbeitsmappen + NEWS: Excel 12 mit eingebauter 'MiniBar' EXCEL-TIPP DER WOCHE + Der perfekte Einstieg: XML in Excel 2003, Teil 2 EXCEL-HELPLINE + Gleichverteilte Zufallszahlen erzeugen + Anzahl unterschiedlicher Eintraege in einem Tabellenbereich ermitteln NEWSLETTER-TIPP + Anzahl unterschiedlicher Eintraege in einem Tabellenbereich ermitteln Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Mustertexte und Textbausteine fuer Ihre Word-Dokumente und Outlook-Mails ----------------------------------------------------- Noch nie war es so einfach E-Mails, Briefe, Berichte, Angebote und beliebige andere Dokumente mit wenigen Mausklicks zu erstellen: Mit der brandneuen Version 2.0 von SmartTools QuickText Pro koennen Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textbausteine jetzt noch schneller und flexibler zugreifen. SmartTools QuickText Pro wird voll automatisch in Word integriert und steht Ihnen daher auch zum schnellen Verfassen Ihrer Outlook-Mails zur Verfuegung, wenn Sie Word als E-Mail-Editor eingestellt haben. Das genial einfache und innovative Konzept hat sich bereits bei vielen tausend Anwendern in der Praxis bewaehrt: * Jeder Mustertext ist ein eigenes Dokument mit allen Formatierungen, Grafiken und Tabellen, die Word zu bieten hat. Oeffnen, aendern, speichern - einfacher kann die Bearbeitung von Textbausteinen auch fuer unerfahrene Anwender nicht sein. * Sie haben auch groessere Mengen von Mustertexten perfekt im Griff, denn Sie legen die Dateien einfach in verschiedenen Unterverzeichnissen ab, die SmartTools QuickText Pro Ihnen dann voll automatisch als Kategorien im Menue anbietet (auch ueber mehrere Ebenen!). * Sie muessen kein neues Programm erlernen, denn SmartTools QuickText Pro ist fest in die Menues von Word integriert und laesst sich kinderleicht bedienen. * Nutzen Sie Ihre Mustertexte ganz einfach ueber das Netzwerk auch mit mehreren Anwendern. Alle Dokumente werden an einer Stelle zentral abgelegt, so dass Sie einen Mustertext nur ein einziges Mal erstellen und bearbeiten muessen. Nutzen Sie unseren Aktionspreis fuer Excel Weekly-Abonnenten mit zurzeit ueber 25% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ DOWNLOAD-TIPP: Schneller Zugriff auf die wichtigsten Arbeitsmappen ---------------------------------------------------- Kennen Sie das ARBEIT-Menue aus Word? Viele Anwender nutzen es, um dort die Dokumente aufzunehmen, mit denen Sie immer wieder arbeiten. Danach genuegt dann ein einziger Mausklick, um die entsprechende Datei jederzeit direkt und ohne Umwege aufzurufen. In Excel fehlt eine entsprechende Funktion, aber mit SmartTools QuickStart koennen Sie sie jetzt endlich nachruesten: Nach der automatischen Installation steht Ihnen eine kleine Symbolleiste zur Verfuegung, ueber die Sie Ihre wichtigsten Excel-Arbeitsmappen in Zukunft jederzeit abrufen koennen. Der Einsatz von SmartTools QuickStart ist denkbar einfach: Immer dann, wenn Sie mit einer Arbeitsmappe arbeiten, die Sie in Ihre persoenliche "Favoriten-Liste" aufnehmen moechten, klicken Sie auf das Plus-Symbol. SmartTools QuickStart fuegt daraufhin den Namen der aktuellen Datei in die Liste ein und speichert im Hintergrund den kompletten Pfad. Wenn Sie spaeter eine der aufgenommenen Dateien aufrufen moechten, klicken Sie einfach den gewuenschten Eintrag in der Liste an und SmartTools QuickStart oeffnet die entsprechende Arbeitsmappe; und zwar unabhaengig vom Speichertort und vom aktuellen Verzeichnis. SmartTools QuickStart fuer Excel koennen Sie auf der folgenden Seite kostenlos herunterladen: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-quickstart/ NEWS: Excel 12 mit eingebauter 'MiniBar' ---------------------------------------- Es bleibt abzuwarten, ob sich der Name bis zum Erscheinen der naechsten Office-Version noch aendern wird, aber zurzeit wird eines der neuen Bedienelemente in Excel 12 tatsaechlich als "MiniBar" bezeichnet. Gemeint ist eine kleine Symbolleiste, die das Formatieren von Texten in Zukunft erheblich beschleunigen soll. Die Idee: * Sobald Sie einen Zellbereich markieren, blendet sich die "MiniBar" als kleine durchscheinende Symbolleiste in der Naehe des Mauszeigers ein. * Sie koennen diese Einblendung nun einfach ignorieren und beispielsweise den markierten Bereich kopieren bzw. loeschen. In diesem Fall verschwindet die "MiniBar" automatisch wieder. * Wenn Sie den Mauszeiger aber zur "MiniBar" bewegen, blendet sich vollstaendig ein und stellt Ihnen die am haeufigsten genutzten Funktionen zur Formatierung von Zellinhalten direkt an Ihrer Markierung zur Verfuegung. In einem kurzen Video hat ein Microsoft-Mitarbeiter die Funktionsweise der "MiniBar" in Word 12 demonstriert; in Excel 12 soll die MiniBar nach demselben Prinzip integriert werden: http://www.sunflowerhead.com/msimages/MiniBar.wmv Natuerlich koennen Sie die "MiniBar" so konfigurieren, dass sie nicht automatisch eingeblendet wird. Alternativ stehen die entsprechenden Formatierungsfunktionen naemlich auch im neuen Kontextmenue per Rechtsklick zur Verfuegung. +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Der perfekte Einstieg: XML in Excel 2003, Teil 2 ------------------------------------------------ Versionen: Excel 2003 Nachdem Sie im ersten Teil dieses Tipps das Importieren von XML-Dateien kennen gelernt haben, geht es im Folgenden um die Arbeit mit vorgefertigten XML-Strukturen und den Export der Tabellendaten im XML-Format. Um Daten ueberhaupt aus einer Excel-Tabelle in eine XML- Datei exportieren zu koennen, muessen Sie ein XML-Schema zuordnen. Dabei handelt es sich um eine generelle Beschreibung der Datenfelder, die in der XML-Datei zulaessig sind. Es ist somit eine Art Schnittstellenbeschreibung zwischen XML-Quelle und Tabellenmodell. Neben den Feldnamen definieren Sie in dem Schema unter anderem die Datentypen (etwa Ganzzahl/Integer, Gleitkommazahl/Double oder Datumswert) sowie die Gruppierungsebenen. Ein XML-Schema basiert ebenfalls auf dem XML-Standard. Fuer die Abrechnungsdaten, die Sie im ersten Teil dieses Tipps importiert hatten, koennte das beispielsweise so aussehen: Kopieren Sie auch diesen XML-Code in den Windows-Editor (Notepad) und speichern Sie ihn unter dem Namen ABRECHNUNG.XSD. XSD steht fuer "XML Schema Definition". Leider bietet die Benutzeroberflaeche von Excel keine Funktion, mit der Sie aus einer vorhandenen Liste automatisch ein XML-Schema erzeugen koennten. Sie muessen sich also selbst mit der entsprechenden Befehlssyntax auseinandersetzen und die Schema-Definition manuell in einem Editor zusammenstellen. Da XML-Schemas aber immer auch der Gueltigkeitspruefung erfasster Daten dienen, werden Sie haeufig im Rahmen einer umfassenden XML-Anwendung zur Verfuegung gestellt, das heisst, Sie erhalten die Schema-Definitionen sowieso von einem Software-Anbieter bzw. vom Programmierer-Team Ihrer Firma. Sie muessen sich dann nur noch um die Einbindung in Ihre Excel-Umgebung kuemmern. Wie flexibel die Zuordnung aussehen kann, demonstriert das folgende Beispiel. Darin erstellen Sie eine Tabellenvorlage fuer die Spesenabrechnung, in der Sie die Personaldaten in einzelnen Zellen und die Kosten in einer Liste erfassen: 1. Oeffnen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel. 2. Waehlen Sie DATEN-XML-XML-QUELLE an. Daraufhin blendet Excel den Aufgabenbereich mit den XML-Optionen ein. 3. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf die Schaltflaeche XML-VERKNUEPFUNGEN. 4. Um die oben aufgefuehrte Schema-Definition einzubinden, klicken Sie auf HINZUFUEGEN und anschliessend oeffnen Sie die Datei ABRECHNUNG.XSD, die Sie mit Hilfe des Windows- Editors gespeichert hatten. 5. Bestaetigen Sie das Dialogfenster mit den XML-Zuordnungen mit OK. 6. Im Aufgabenbereich sehen Sie jetzt alle Felder, die im XML-Schema definiert sind. Sie koennen frei bestimmen, welchen Tabellenzellen die Felder zugeordnet werden sollen. Dazu ziehen Sie den gewuenschten Feldnamen auf eine Zelle. Ziehen Sie beispielsweise das Feld "Name" auf Zelle B3. 7. Damit in der Tabelle automatisch eine Beschriftung hinzugefuegt wird, klicken Sie den Smarttag neben der Zelle an und waehlen aus der aufklappenden Liste die Option XML-KOPFZEILE LINKS ANORDNEN. 8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 fuer alle Felder der Gruppe "Personaldaten". Ordnen Sie die Felder nacheinander den Zellen B4:B8 zu, sodass alle Personaldaten untereinander stehen. 9. Verfahren Sie genau so mit den Feldern "von" und "bis", um sie den Zellen B11 und B12 zuzuordnen. 10. Nur bei der Gruppe "AbrDaten" wenden Sie eine andere Methode an, damit die entsprechenden Felder gleich als XML-Liste eingefuegt werden. Das erreichen Sie, indem Sie den Gruppennamen "AbrDaten" aus dem Aufgabenbereich auf Zelle B15 ziehen. Sie erhalten eine Liste mit den Spaltenueberschriften "Datum", "Konto", "Beschreibung" usw. Der Listenbereich umfasst automatisch eine neue leere Zeile - erkennbar an dem blauen Sternchen und dem umgebenden Rahmen. 11. Formatieren Sie das Tabellenblatt mit den XML- Zuordnungen, bis die Eingabemaske Ihren Vorstellungen entspricht. 12. Speichern Sie die Tabelle als normale Excel-Arbeitsmappe oder als Mustervorlage. Diese Datei koennen Sie dann immer wieder verwenden, um XML-Daten zu erfassen oder um sie aus einer XML-Datei auszulesen. Zur Veranschaulichung des XML-Exports geben Sie nun irgendwelche Beispieldaten in die Zellen ein, die XML- Feldern zugeordnet sind. - Tipp: Um das Feld "Gesamt" aus dem Listenbereich gleich mit der Summe der Felder "Unterbringung" bis "Andere" zu fuellen, geben Sie eine entsprechende Summenformel ein. Im naechsten Datensatz (= in der naechsten Zeile der Liste) uebernimmt Excel diese Formel automatisch. Dank XML-Zuordnung lassen sich die Daten anschliessend problemlos in eine XML-Datei exportieren. Das Ergebnis sieht so aehnlich aus wie der XML-Code aus dem ersten Teil dieses Tipps. Und so fuehren Sie einen XML-Export durch: 1. Waehlen Sie DATEN-XML-EXPORTIEREN an. 2. Geben Sie einen Dateinamen ein - fuer dieses Beispiel etwa XLBEISPIEL2.XLM - und wechseln Sie gegebenenfalls das Ziel des Speichervorgangs. Danach klicken Sie auf EXPORTIEREN. Das Tabellenblatt mit den XML-Zuordnungen eignet sich aber laengst nicht nur zum Erfassen von Daten. Sie koennen vorhandene XML-Daten auch wieder importieren. Dazu waehlen Sie DATEN-XML-IMPORTIEREN an und oeffnen eine XML-Datei, die auf derselben Schema-Definition basiert. In diesem Fall muss es sich also um eine Datei mit den passenden Abrechnungsdaten handeln, was auf die Beispieldatei aus dem ersten Teil dieses Tipps - XLBEISPIEL.XLM - zutrifft. Standardmaessig werden die bereits erfassten Informationen in den XML-Feldern ueberschrieben, sodass Ihre Tabelle anschliessend die Abrechnungsdaten fuer den Mitarbeiter "Horst Steinmann" enthaelt. Aufgrund der Feldzuordnungen erscheinen jetzt aber nicht alle Informationen in einer Liste; die Personaldaten stehen vielmehr in den dafuer vorgesehenen Zellen B3:B8 und nur die einzelnen Abrechnungsposten tauchen in Listenform auf. Das war nur ein kurzer Einblick in die faszinierenden Moeglichkeiten von XML im Rahmen von Excel 2003. Eine intensivere Auseinandersetzung mit dem Thema lohnt sich auf jeden Fall. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Der Kommentar-Manager fuer Excel - Pfiffige Zusatzfunktionen fuer die taegliche Arbeit --------------------------------------------------- Sie nutzen die Zellkommentare von Excel? Dann sollten Sie den neuen SmartTools Kommentar-Manager verwenden, der Ihnen die taegliche Arbeit in Zukunft wesentlich erleichtern wird: Legen Sie Formatierung und Groesse fuer Ihre Kommentar- Popups zum Beispiel vollkommen beliebig fest. Alle Kommentare lassen sich per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett loeschen. Weitere Highlights: * Fuegen Sie automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare ein. * Bearbeiten Sie Ihre Kommentartexte komfortabel in einem uebersichtlichen Fenster. * Nehmen Sie nachtraegliche Korrekturen in den Kommentaren per Mausklick vor, denn Sie koennen beliebige Zeichenketten suchen und ersetzen. * Die perfekte Hilfe zur Dokumentation Ihrer Arbeitsmappen - erstellen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare. * Schluss mit den langweiligen rechteckigen Kommentar- Popups. Waehlen Sie aus 16 verschiedenen Formen waehlen, um die Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu lenken. Nutzen auch Sie die Pro-Version des beliebten SmartTools Kommentar-Managers, um in Zukunft noch effektiver mit Kommentaren in Excel zu arbeiten. Sie erhalten den SmartTools Kommentar-Manager Pro nur kurze Zeit in einer Einfuehrungsaktion fuer Excel-Weekly-Abonnenten mit 50% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-kommentar-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Gleichverteilte Zufallszahlen erzeugen -------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe gehoert, dass die Tabellenfunktion ZUFALLSZAHL nicht wirklich gleichverteilte Werte liefert. Eigene Versuche bestaetigten diese Aussage. Fuer meine Berechnungen benoetige ich aber eine gleichverteilte Menge von Zufallszahlen. Gibt es eventuell ein Add-In, mit dem ich Zufallszahlen nach individuellen Methoden erzeugen kann? P. Karlich ANTWORT: Ein solches Add-In gibt es, und es wird sogar direkt mit Excel geliefert. Sie muessen nur die Analyse- Funktionen aktivieren. Dazu oeffnen Sie das Menue EXTRAS und waehlen den Befehl ADD-INS (Excel 2002 und 2003) bzw. ADD- IN(S)-MANAGER (Excel 97 und 2000) an. Anschliessend aktivieren Sie den Eintrag "Analyse-Funktionen" und zur Bestaetigung klicken Sie auf OK. Sollten die "Analyse-Funktionen" nicht in der Add-In-Liste erscheinen, muessen Sie sie ueber das Setup-Programm von Excel nachinstallieren. Nachdem Sie das Add-In aktiviert haben, finden Sie im Menue EXTRAS einen neuen Befehl namens ANALYSE-FUNKTIONEN. Er oeffnet ein Dialogfenster mit einer Liste verschiedener Zusatzfunktionen. Markieren Sie den Eintrag "Zufallszahlengenerierung" und starten Sie das Modul mit einem Klick auf OK. In einem weiteren Dialogfenster haben Sie jetzt Gelegenheit, diverse Optionen fuer die Erzeugung von Zufallszahlen einzustellen. Dazu zaehlt auch das Verfahren "Gleichverteilt". Geben Sie dann noch an, wie viele Zufallswerte ausgegeben und in welches Tabellenblatt sie eingefuegt werden sollen. Ob das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, koennen wir nicht abschaetzen. Aber vielleicht finden Sie noch andere Verteilungsmethoden, die in Ihren Berechnungen von Nutzen ist. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Doppelte Adressen, Aufgaben, Mails und Termine in Outlook automatisch finden und loeschen ---------------------------------------------- Der bewaehrte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie: + doppelte E-Mail + doppelte Aufgaben + doppelte Termine + doppelte Journal-Eintraege + und natuerlich doppelte Adressen Mit dem OLXDuplicateChecker koennen Sie all diese Duplikate innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und loeschen. Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Loeschen von Duplikaten aus Ihrer persoenlichen Ordnerdatei (PST): http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ..und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen moechten: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Anzahl unterschiedlicher Eintraege in einem Tabellenbereich ermitteln ------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Gibt es eine Moeglichkeit herauszufinden, wie viele unterschiedliche Eintraege ein Tabellenbereich enthaelt? Ich organisiere gerade ein Radrennen und moechte anhand der Starterliste ermitteln, aus wie vielen verschiedenen Laendern die Fahrer stammen. Diverse Anfragen ANTWORT: Sie koennen die Liste mit Hilfe einer Arrayformel analysieren. Wenn die Daten, die Sie auswerten wollen, zum Beispiel im Bereich C3:C100 stehen, geben Sie in der Zelle, in der Sie die Anzahl unterschiedlicher Eintraege ausgeben lassen wollen, folgende Formel ein: =SUMME(1/ZAEHLENWENN(C3:C100;C3:C100)) Schliessen Sie die Eingabe aber nicht einfach mit Return ab, sondern druecken Sie Strg+Umschalt+Return. Das ist die Tastenkombination zur Eingabe einer Arrayformel. Excel traegt den Ausdruck daraufhin mit geschweiften Klammern ein, sodass Sie in der Bearbeitungszeile folgendes sehen: {=SUMME(1/ZAEHLENWENN(C3:C100;C3:C100))} Zur Funktionsweise: die ZAEHLENWENN-Funktion vergleicht den zu analysierenden Bereich mit sich selbst, sodass Sie ein Array erhalten, in dem die Haeufigkeiten jedes einzelnen Eintrags stehen. Wenn ein Eintrag zum Beispiel fuenf Mal auftaucht, steht an jeder Position dieses Eintrags eine "5". Ein Wert, der nur einmal vorkommt, erhaelt das ZAEHLENWENN- Ergebnis "1". Indem Sie 1 durch die einzelnen Haeufigkeiten teilen, weisen Sie den Arraywerten gewissermassen eine Wertigkeit zu. Bei einem ZAEHLENWENN-Ergebnis von "5" ist beispielsweise jeder einzelne nur ein Fuenftel wert und alle zusammen ergeben "1". Die Summe aller Wertigkeiten entspricht somit der Anzahl der unterschiedlichen Listeneintraege. Die Formel hat jedoch einen Haken: sie funktioniert nur, wenn der zu analysierende Bereich keine leeren Zellen enthaelt. Dann liefert ZAEHLENWENN den Wert "0", sodass es im Ergebnisarray zu einer Division durch Null (Fehler #DIV/0!) kommt, was auch als Gesamtergebnis der oben genannten Arrayformel ausgegeben wird. Sie koennen den Fehler aber mit einer Erweiterung der ersten Formel abfangen. Wenn Sie wieder den Bereich C3:C100 untersuchen wollen, geben Sie folgenden Ausdruck als Arrayformel (Strg+Umschalt+Return) ein: =SUMME(1/WENN(ZAEHLENWENN(C3:C100;C3:C100)=0;1; ZAEHLENWENN(C3:C100;C3:C100)))-ANZAHLLEEREZELLEN(C3:C100) Nutzen Sie diese komplexere Variante, wenn Sie nicht ausschliessen koennen, dass der zu analysierende Tabellenbereich Leerzellen enthaelt. Mit der Formel schliessen Sie eine Division durch Null aus. Im Ergebnisarray erscheint aber an jeder Leerzellenposition ein Wert von "1". Da diese Zellen aber gar nicht gezaehlt werden sollen, ziehen Sie am Ende die Anzahl der leeren Zellen des Bereichs wieder ab. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office und 2003 und XP-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den erweiterten Funktionen von Office 2003 und XP beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office 2003/XP + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office 2003/XP Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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