Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 17. Mai 2005 23:49 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 18.5.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 18.5.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + SPOTLIGHT: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren + DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Jahreskalender fuer Excel + NEWS: Kostenlose XML-Toolbox von Microsoft EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Datei-Informationen per VBA abfragen EXCEL-HELPLINE + Sortierung nach erstem Buchstaben in einer beliebiger Zeichenkette + Bereichsbezuege komfortabel bearbeiten NEWSLETTER-TIPP + Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ SPOTLIGHT: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenfuehren ------------------------------------------ Nutzen auch Sie das Excel-Tool, auf das Tausende von Excel- Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Grossfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenfuehren. Sparen Sie kuenftig viele Stunden muehseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der taeglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: + Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Aenderungen der anderen Versionen enthaelt. + Sie muessen ein Kalkulationsmodell ueberarbeiten, finden aber zwei Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen. + Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine Liste der Artikel, bei denen sich etwas geaendert hat. Der Synkronizer 8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand. + Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing verschicken moechten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne Duplikate! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Jahreskalender fuer Excel ---------------------------------------------------- Mit dem SmartTools Jahreskalender sehen Sie das ganze Jahr auf einen Blick: Fuellen Sie den Plan direkt in Excel aus. Veranstaltungs- und Besuchstermine, Redaktions- und Anzeigenschluss, Umsatz- oder Besucherzahlen - es gibt viele Einsatzmoeglichkeiten. Und das beste am SmartTools Jahresplaner: + Er ist vollkommen kostenlos! + Sie koennen jederzeit beliebig viele Plaene fuer unterschiedliche Zwecke anlegen. + Die Vorlage ist als endloser Kalender angelegt: Sie muessen also nur die Jahreszahl eintragen und die komplette Tabelle wird samt farbiger Markierung der Wochenenden automatisch gefuellt. Nutzen Sie jetzt unseren kostenlosen Download: http://www.add-in-world.com/katalog/jahresplan/ NEWS: Kostenlose XML-Toolbox von Microsoft ------------------------------------------ Sie nutzen die neuen XML-Funktionen von Excel 2003? Dann wird Ihnen die neue XML-Toolbox von Microsoft in Zukunft gute Dienste leisten: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=e315c516-2c2c-4870-a189-d47a5d7ffeb3&displaylang=en Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menue mit zahlreichen neuen Funktionen zur Verfuegung, die unter anderem den Wechsel des XML-Schemas und die Aktualisierung von XML-Maps erleichtern. Einen interessanten technischen Artikel zur XML-Toolbox finden Sie unter: http://msdn.microsoft.com/office/default.aspx?pull=library/en-us/odc_xl2003_ta/html/office_excel_xml_toolbox.asp +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: Datei-Informationen per VBA abfragen --------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Ueber das Objekt FileSystem koennen Sie mit wenig Aufwand per VBA auf das Dateisystem Ihres Rechners zugreifen. Unter anderem koennen Sie ueber dieses Objekt Dateien kopieren und umbenennen, Verzeichnisse erstellen, durchsuchen und loeschen. In dieser Kolumne werden Sie Datei-Informationen wie das Erstellungsdatum einer Datei, das letzte Aenderungsdatum sowie den letzten Zugriff auf eine Datei ermitteln. Im folgenden Makro werden Sie mit Hilfe des FileSystem- Objekts das Erstellungsdatum, die letzte Aenderung sowie den letzten Zugriff auf die augenblicklich geoeffnete Arbeitsmappe abfragen. Dabei kommen die Eigenschaften DateCreated, DateLastModified und DateLastAccessed zum Einsatz: Sub DateiInfosErmitteln() Dim fs As Object Dim f As Object Dim strDatei As String strDatei = ActiveWorkbook.FullName Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set f = fs.GetFile(strDatei) MsgBox _ "Erstellungsdatum: " & vbTab & f.DateCreated & vbLf & _ "Letzter Zugriff: " & vbTab & f.DateLastAccessed & _ vbLf & "Letzte Aenderung: " & vbTab & _ f.DateLastModified, vbInformation End Sub Legen Sie zunaechst einmal fest, fuer welche Arbeitsmappe Sie die Informationen ermitteln moechten. Danach erstellen Sie mithilfe der Funktion CreateObject einen Verweis auf die Bibliothek Microsoft Scripting Runtime, die Sie zusaetzlich in der Entwicklungsumgebung unter EXTRAS-VERWEISE einbinden koennen, sofern Sie mehr ueber die Eigenschaften des Objektes FileSystemObject beispielsweise ueber den Objektkatalog (Aufruf ueber die Taste F2) erfahren moechten. Ueber den Befehl GetFile uebergeben Sie danach den Namen der Arbeitsmappe. Wenden Sie jetzt die Eigenschaften DateCreated, DateLastAccessed und DateLastModified an, um die gewuenschten Datei-Informationen abzufragen. Geben Sie die so gewonnenen Informationen ueber die Funktion MsgBox auf dem Bildschirm aus. Ueber die Konstante vbTab koennen Sie einen Tabulator im Meldungsfenster setzen, die Konstante vbLf sorgt fuer jeweils eine neue Zeile im Meldungsfenster, sodass die Informationen ordentlich dargestellt werden koennen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Musterbriefe und Textbausteine jetzt endlich komfortabel verwalten -------------------------------------------- SmartTools QuickText Pro bietet eine innovative und genial einfache Loesung, damit Sie auf immer wieder benoetigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen koennen: + Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benoetigen, in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team genutzten Netzwerk-Server. + Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte zugreifen moechten, klicken Sie die gewuenschte Stelle mit der rechten Maustaste an und rufen das neue Kontextmenue von SmartTools QuickText Pro auf. + An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren nur noch einen der Eintraege und schon erscheint der entsprechende Text an der aktuellen Cursorposition. Nutzen Sie noch den guenstigen Aktionspreis: http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Sortierung nach erstem Buchstaben in einer beliebiger Zeichenkette --------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: In einer Tabelle stehen in der ersten Spalte Werte wie 12D125 45A12 -1E250 -123R20 A02 -4D2031 Es handelt sich um beliebige Zeichenketten, deren einzige Gemeinsamkeit ist, dass sie immer nur einen Buchstaben enthalten. Genau diesen Buchstaben moechte ich nun zum Sortieren der Tabelle heranziehen. Ich habe es schon mit den Tabellenfunktionen TEXT und T versucht - leider ohne Erfolg. Gibt es ueberhaupt eine Loesung fuer das geschilderte Problem? F. M. Kappl ANTWORT: Es gibt eine Loesung, und zwar in Form einer Hilfsspalte, in der Sie mit einer Arrayformel den jeweils einzigen Buchstaben aus der Zeichenkette herausfiltern. Fuegen Sie neben der Spalte mit Ihren "Spezial- Zeichenketten" eine neue Spalte ein. Anschliessend geben Sie neben dem ersten Eintrag die Arrayformel zur Suche des Buchstabens ein. Wenn der erste Eintrag beispielsweise in Zelle A3 steht, geben Sie folgende Formel ein (ansonsten ersetzen Sie die drei Bezuege auf "A3" durch die passende Zelladresse): =TEIL(A3;VERGLEICH(1;(TEIL(A3;SPALTE($1:$1);1)>="A") *(TEIL(A3;SPALTE($1:$1);1)<="Z");0);1) Schliessen Sie die Formeleingabe mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+Return ab! Nur so erhalten Sie eine Arrayformel, was Sie daran erkennen, dass Excel die Formel automatisch mit geschweiften Klammern umgibt. Da es sich um eine Arrayformel handelt, kann Excel jedes einzelne Zeichen in der fraglichen Zeichenfolge untersuchen. Das erledigen die beiden inneren TEIL-Funktionen, wobei "SPALTE($1:$1)" nur dazu dient, Zaehlerwerte von 1 bis 256 zurueckzugeben. Auf diese Weise erhalten Sie mit den TEIL- Funktionen jeweils Arrays aus 256 Elementen, deren erste Elemente den Zeichen aus der zu untersuchenden Zeichenfolge entsprechen. Jedes einzelne Element wird daraufhin untersucht, ob es groesser oder gleich "A" bzw. kleiner oder gleich "Z" ist. Damit erhalten Sie zwei Arrays mit Wahrheitswerten. Aber nur wenn beide Bedingungen zutreffen, handelt es sich bei dem einzelnen Zeichen um einen Buchstaben. Ob es so ist, erfahren Sie durch die Multiplikation der beiden Wahrheitswert-Arrays. Da nur die Multiplikation "Wahr * Wahr" den Wert "1" ergibt und alle anderen Berechnungen zum Ergebnis "0" fuehren, steht im Ergebnis-Array genau an der Position eine "1", an der ein Buchstabe zu finden ist. Welche Position das ist, verraet eine VERGLEICH-Funktion, die hier nach einer exakten Uebereinstimmung mit dem Wert "1" sucht. So brauchen Sie dann nur noch die aeussere TEIL- Funktion, um aus einer Zeichenkette das an dieser Stelle stehende Zeichen zu ermitteln. Die Arrayformel, die Sie neben dem ersten Listeneintrag eingegeben haben, koennen Sie problemlos nach unten kopieren, um alle in Ihren "Spezial-Zeichenketten" verborgenen Buchstaben herauszufiltern. Anschliessend lassen Sie Ihre Tabelle nach der Hilfsspalte mit den Arrayformeln sortieren. Anmerkung: Die Arrayformel findet sowohl Gross- als auch Kleinbuchstaben. Ausserdem werden Umlaute ("ae", "oe", "ue" usw.) und internationale Zeichen wie "Ø" als gueltige Buchstaben interpretiert und somit als Formelergebnis ausgegeben. +++++++++++++++ ANZEIGE +++++++++++++++++ Das komfortable Verwaltungstool fuer Multiuser-Datenbanken ---------------------------------------------------------- Hier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhaengig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darueber, was mit der Datenbank geschieht: + Aktive Anwender anzeigen + Verhindern Sie neue Verbindungen zu der Datenbank + Inaktive User automatisch abmelden + Verdaechtige oder abgebrochene Verbindungen finden + Mitteilungen an alle angemeldeten Anwender + Komfortabler und kostenguenstiger Einsatz Total Access Admin ist das unentbehrliche Tool, wenn Sie Datenbanken im Netzwerk verwalten. Mit wenigen Mausklicks kommen Sie Problemen auf die Spur, bereiten Datenbanken fuer die Wartung vor und kommunizieren mit allen angemeldeten Anwendern in Echtzeit: http://www.add-in-world.com/katalog/ta_admin/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Bereichsbezuege komfortabel bearbeiten -------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wenn man eine Formel bearbeitet (per Doppelklick oder mit Hilfe der Taste F2), werden alle Bezuege in unterschiedlichen Farben hervorgehoben. Gleichzeitig kennzeichnet Excel die zugehoerigen Zellen mit Rahmen in denselben Farben, so dass eine einfache Zuordnung moeglich ist. Geht es nur um die Kontrolle der Bezuege, oder laesst sich diese Funktion noch anders nutzen? V. Kreyenhagen ANTWORT: Tatsaechlich koennen Sie eine Formel mit dieser "Bereichsmarkierung" nicht nur schneller ueberpruefen, sondern auch mit wenig Aufwand bearbeiten bzw. korrigieren: * Die Rahmen lassen sich an jeder Seite mit der Maus anklicken und bei gedrueckter linker Maustaste verschieben. * Verwenden Sie das Kaestchen in der rechten unteren Ecke eines Rahmens, um den Bereichsbezug ganz einfach mit der Maus kleiner oder groesser zu ziehen. * Jede Aenderung wirkt sich sofort auf die Formel aus, so dass Sie am Ende nur noch mit Return bestaetigen muessen. Und noch etwas sollten Sie ueber die Bereichssuche von Excel wissen: Sie funktioniert auch mit eingebetteten Diagrammen und laesst sich hervorragend zum Pruefen und schnellen Anpassen von Datenreihen verwenden. Wenn Sie ein Diagramm anklicken, hebt Excel zunaechst einmal die Bereiche hervor, die die Daten sowie Beschriftungen enthalten. Per Mausklick auf ein bestimmtes Diagrammelement erreichen Sie, dass die entsprechende Datenreihe eingerahmt wird. Auch hier genuegt wieder einfaches Ziehen mit der Maus, um die aktuelle Definition zu veraendern. Das Ergebnis der Bearbeitung ist sofort sichtbar, denn Excel passt das Diagramm staendig an die aktuellen Einstellungen an. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail ---------------------------------- SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links fuer Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98: + Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten + Undokumentierte Parameter + Fertige VBA-Prozeduren fuer neue Funktionen + Aktuelle Informationen ueber Sicherheitsluecken, Bugs und Patches + Download-Links zu Outlook-Erweiterungen + Helpline fuer Ihre Fragen zu Outlook Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/outlook-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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