Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 19. Oktober 2004 01:41 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 19.10.2004 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 19.10.2004 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2004 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Endlich eine komfortable Datensicherung fuer Outlook + DOWNLOAD-TIPP: SmartTools Wochenplan 2004/2005 + NEWS: Wichtiges Sicherheitsupdate fuer Excel EXCEL-TIPP DER WOCHE + Die besten Excel-Shortcuts im Ueberblick EXCEL-HELPLINE + Umgebungsvariablen per VBA-Code auslesen + Zahlenformate fuer Telefon-Vorwahlnummern NEWSLETTER-TIPP + Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Endlich eine komfortable Datensicherung fuer Outlook --------------------------------------------------------- Was wuerde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten ploetzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmaessig mit Outlook arbeiten waere das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten koennen. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlaessig im Griff: + Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der Backup-Vorgang laesst sich mit wenig Aufwand automatisieren. + SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die Datendatei, sondern kuemmert sich ausserdem um Ihre Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail- Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und Regeln. + Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. SmartTools Outlook Backup bietet eine uebersichtliche Benutzeroberflaeche, die auch von weniger erfahrenen Anwendern komfortabel bedient werden kann. Intelligente Assistenten leiten Sie sicher durch das Anlegen und das Wiederherstellen einer Datensicherung. SmartTools Outlook Backup kann zur Zeit mit 10% Einfuehrungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ DOWNLOAD-TIPP: SmartTools Wochenplan 2004/2005 ---------------------------------------------- Mit dem kostenlosen SmartTools Wochenplan 2004/2005 koennen Sie auf mit Wochenkalender fuer das Jahr 2004 und die ersten drei Monate des Jahres 2005 zugreifen. Die wichtigsten Funktionen: * Aus einer Jahresuebersicht springen Sie mit einem einzigen Mausklick gezielt in eine bestimmte Woche. * In allen Wochenplaenen steht fuer jeden Tag eine ganze Spalte zur Verfuegung. Eine Aufteilung im 30-Minuten-Takt ist vorgegeben. * Feiertage und Kalenderwochennummern sind natuerlich eingetragen. In der Jahresuebersicht finden Sie ausserdem die Schulferien aller Bundeslaender. * Tragen Sie Ihre Termine ein und nutzen Sie dabei saemtliche Moeglichkeit von Excel: Formeln, Hyperlinks, Notizen, Linien und beliebige andere grafische Elemente. * Stellen Sie die Datei im Netzwerk bereit, so dass Sie auch im Team gemeinsam darauf zugreifen koennen. Jederzeit uebersichtliche Ausdrucke im DIN A4-Format. Sie koennen den SmartTools Wochenplan 2004/2005 sofort fuer Ihre Eintragungen nutzen; die Tabellen sind nicht gegen Veraenderungen der Formatierungen und des Tabellenaufbaus geschuetzt. Sie finden den kostenlosen Download unter: http://www.add-in-world.com/katalog/wochenplan2004-05/ NEWS: Wichtiges Sicherheitsupdate fuer Excel -------------------------------------------- In dem monatlichen Security Bulletin hat Microsoft wieder auf zahlreiche aktuelle Sicherheitsluecken hingewiesen. Besonders schwerwiegend ist ein Problem in Excel 2000 und 2002/XP (SP-2), das beim Oeffnen einer Arbeitsmappe zur unbemerkten Ausfuehrung von Code und damit zur kompletten Uebernahme der Kontrolle Ihres Rechners fuehren kann. Naehere Informationen und Links zu den Sicherheitspatches finden Sie unter: http://www.microsoft.com/technet/security/bulletin/MS04-033.mspx Darueber hinaus gibt es zahlreiche weitere wichtige Updates zu Windows, zum Exchange Server und den Internet-Explorer. Sie sollten sich daher auch das komplette aktuelle Security Bulletin fuer den Oktober ansehen: http://www.microsoft.com/technet/security/bulletin/ms04-oct.mspx +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Die besten Excel-Shortcuts im Ueberblick ---------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 Erfahrungsgemaess sind es nicht unbedingt die umfangreichen Tipps, die den groessten Nutzen haben. So kann Ihnen haeufig schon ein kleiner Kniff bei der taeglichen Arbeit in Excel entscheidend weiterhelfen. Ein wichtiger Bereich in diesem Zusammenhang sind die zahlreichen Tastaturkuerzel (Shortcuts), die Excel anbietet. Alle verfuegbaren Tastenkombinationen kann man unmoeglich im Kopf haben. Wir haben Ihnen daher im Folgenden einige der interessantesten Excel-Shortcuts aus verschiedenen Bereichen zusammengestellt. Unsere Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollstaendigkeit, sondern wir haben uns auf einige besonders nuetzliche und zum Teil wenig bekannte Shortcuts konzentriert: Eingabe von Daten und Formeln * Das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit koennen Sie jederzeit mit Strg+. bzw. Strg+: einfuegen. Die Daten werden uebrigens fest, also ohne die Verwendung der Funktion JETZT oder HEUTE eingefuegt, so dass sie sich nicht mehr aendert (wichtig beispielsweise fuer Rechnungen, Angebote usw.). * Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie moechten eine bestimmte Rechenfunktion in einer Formel verwenden. Den Namen der Funktion kennen Sie, aber welche Parameter und in welcher Reihenfolge muessen Sie verwenden. Nutzen Sie hier ganz einfach zwei der weniger bekannten Shortcuts von Excel: Beginnen Sie die Formel wie gewohnt mit dem Gleichheitszeichen und dem Namen der Funktion. Danach druecken Sie STRG+A und Excel blendet das Dialogfeld "Funktionsargumente" ein, in dem Sie die einzelnen Parameter bequem festlegen koennen. Alternativ dazu steht Ihnen die Tastenkombination Strg+Umschalt+A zur Verfuegung, um die Namen der Argumente direkt in die Formel einzufuegen. Sie koennen sie dann durch die gewuenschten Werte und Bezuege ersetzen. Uebrigens: Beide Shortcuts stehen Ihnen natuerlich nicht nur am Anfang einer Formel zur Verfuegung; sie funktionieren immer dann, wenn der Cursor direkt hinter einem gueltigen Funktionsnamen steht. * Um innerhalb einer Zelle eine neue Zeile zu beginnen, druecken Sie Alt+Return. * Wenn Sie dieselbe Zahlen, Zeichenkette oder Formel in mehrere Zellen einer Tabelle eingeben moechten, markieren Sie diese Zellen zunaechst (bei gedrueckter Strg-Taste koennen Sie mit der Maus auch mehrere nicht zusammenhaengende Bereiche/Zellen markieren). Geben Sie dann den gewuenschten Zellinhalt ein und druecken Sie Strg+Return. Die Eingabe wird dann automatisch in alle zurzeit markierten Zellen uebernommen. * Mit Umschalt+F2 koennen Sie ganz schnell einen neuen Zellkommentar erstellen oder einen vorhandenen Kommentar bearbeiten. Markieren und Bewegen in Tabellen * Sie wissen sicherlich, dass Sie sich mit Bild unten und Bild oben in der Tabelle jeweils um eine Bildschirmseite nach unten bzw. oben bewegen koennen. Aber kennen Sie schon die Shortcuts Alt+Bild oben und Alt+Bild unten? Mit diesen Tastenkombinationen bewegen Sie sich jeweils um eine Bildschirmseite nach rechts oder links. * Verwenden Sie Strg+Bild oben sowie Strg+Bild unten, um sich in der aktuellen Arbeitsmappe jeweils um ein Blatt nach rechts oder links zu bewegen. * Druecken Sie Strg+Umschalt+, um die Markierung von der aktuellen Zelle bis zur letzten ausgefuellten Zelle nach oben, unten, rechts oder links zu erweitern. * Mit Umschalt+Leertaste markieren Sie die aktuelle Zeile, mit Strg+Leertaste die komplette Spalte. Excel bedienen * Das Kontextmenue rufen Sie bekanntlich ueber die rechte Maustaste auf. Haben Sie schon gewusst, dass Ihnen das Kontextmenue aber auch bei reiner Tastaturbedienung zur Verfuegung steht? Druecken Sie dazu einfach Umschalt+F10. * Auch die Auswahllisten, die Sie fuer in Excel-Zellen definieren koennen, lassen sich nicht nur mit der Maus oeffnen: wenn Sie sich in einer Zelle mit Auswahlliste befinden (erkennbar an dem nach unten gerichteten Pfeil) druecken Sie Alt+Cursor unten. Zellen formatieren * Mit Strg+1 rufen Sie das haeufig benoetigte Dialogfeld FORMAT-ZELLEN auf. * Mit Strg+Umschalt+F, Strg+Umschalt+K und Strg+Umschalt+U koennen Sie die Schriftattribute Fett, Kursiv und Unterstrichen ein- oder ausschalten. Die Shortcuts funktionieren sowohl fuer markierte Zellen und Bereiche als auch waehrend der Eingabe von Text in eine Zelle. * Auch fuer die wichtigsten Zahlenformate gibt es Tastenkombinationen: Strg+§ (Datumsformat), Strg+$ (Waehrungsformat), Strg+% (Prozentformat) und Strg+! (Tausenderformat mit zwei Nachkommastellen). Besonders wichtig: Strg+& waehlt wieder das Zahlenformat "Standard" aus. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Das Excel-Berater-Komplettpaket jetzt zum Sonderpreis ----------------------------------------------------- Die aktuelle Auflage der Excel-Berater Archiv-CD-ROM bietet jetzt noch einen Jahrgang mehr. Insgesamt befinden sich auf der CD damit drei komplette Archive des Excel-Beraters zum absoluten Sonderpreis. Sie erhalten sowohl die Excel-Berater Archive 2000 und 2001 als auch das neue Archiv 2002 in einem Paket. Die ultimative Informationsquelle fuer alle Excel-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi bietet: + Jetzt ueber 2.000 Seiten mit Tipps, Praxisinformationen und Problemloesungen zu Excel 97, 2000 und 2002/XP im praktischen PDF-Format auf CD-ROM + Bonus: Der Excel-Berater Manager mit ueber 40 Excel- Erweiterungen wird direkt in Excel integriert und steht Ihnen per Mausklick zur Verfuegung + Viele weitere Beispiele, Praxisloesungen, Vorlagen, Kalkulationsmodelle und Makros mit nuetzlichen neuen Funktionen + Alle Themen im Volltext mit Abbildungen samt Beispieldateien + Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem Index Sie finden auf der CD-ROM Hunderte von Tipps und Praxisloesungen, die Sie fuer Ihre taegliche Arbeit mit Excel nutzen koennen! Das grosse Excel-Berater-Komplettpaket gibt es exklusiv bei SmartTools Publishing zum Aktionspreis mit ueber 30% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/exb-komplettpaket/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Umgebungsvariablen per VBA-Code auslesen ---------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 In der Excel Weekly-Ausgabe vom 29.6.2004 hatten wir ein Verfahren vorgestellt, mit dem sich der Name des derzeit angemeldeten Benutzers in eine Tabellenzelle schreiben laesst. Dazu erreichte uns eine Mail von unserem Leser Herrn Roland Bleher, der uns darauf hinwies, dass sich der "Username" und diverse andere Variablen auch ueber die VBA- Funktion "Environ" auslesen lassen. Darauf gehen wir gerne naeher ein. Mit der Environ-Funktion koennen Sie auf alle Umgebungsvariablen des Betriebssystems zugreifen. Um sich einen Ueberblick ueber die Variablen zu verschaffen, oeffnen Sie in Windows die (MS-DOS-) EINGABEAUFFORDERUNG. Am Systemprompt geben Sie den Befehl "SET" ein. Daraufhin gibt Windows alle derzeit definierten Umgebungsvariablen aus. Die Liste koennte unter anderen folgende Eintraege umfassen: Path=C:\WINDOWS\system32;C:\WINDOWS ProgramFiles=C:\Programme PROMPT=$P$G SystemDrive=C: SystemRoot=C:\WINDOWS TEMP=C:\DOKUME~1\HORST\LOKALE~1\Temp TMP=C:\DOKUME~1\HORST\LOKALE~1\Temp USERDNSDOMAIN=FIRMA.DE USERDOMAIN=FIRMA USERNAME=Horst windir=C:\WINDOWS Wenn Sie nun in einem VBA-Makro eine der Umgebungsvariablen - im Beispiel etwa "USERNAME" - auslesen wollen, brauchen Sie nur folgende Anweisung einzugeben: strName = Environ("USERNAME") Ausgehend von der oben stehenden Auflistung hat "strName" daraufhin den Wert "Horst". Sie koennen sich ansonsten auch in VBA eine Liste aller Umgebungsvariablen ausgeben lassen. Dazu rufen Sie "Environ" nicht mit einem konkreten Variablennamen auf sondern mit einer Nummer. So koennen Sie dann in einer For-Schleife alle Umgebungsvariablen von 1 bis beispielsweise 50 durchlaufen und den jeweiligen Namen samt Wert ins Direktfenster des Visual Basic-Editors schreiben. Die entsprechende Prozedur sieht folgendermassen aus: Sub LeseUmgebungsvariablen() Dim i As Integer For i = 1 To 50 Debug.Print "Umgvar. " & i & ": " & Environ(i) Next i End Sub Auch wenn es praktisch ist, mit "Environ" auf interessante Systeminformationen zuzugreifen, hat die Funktion allerdings einen kleinen Haken: Welche Umgebungsvariablen verfuegbar sind, richtet sich ganz nach dem aktuellen System. Auf einem anderen Rechner gibt es womoeglich keine Username- oder Userdomain-Variable. Immerhin gibt "Environ" nur eine leere Zeichenfolge zurueck und produziert keinen Fehler, wenn Sie eine nicht vorhandene Umgebungsvariable ansprechen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ PDF-Dateien komfortabel nach Excel und Word konvertieren -------------------------------------------------------- Sie erhalten PDF-Dokumente und moechten sie in Excel oder Word bearbeiten? Der PDFgrabber ist die Loesung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden koennen. Sie brauchen dazu nur 3 einfache Schritte: 1. Nach der automatischen Installation starten Sie en PDFgrabber ganz einfach ueber das Start-Menue. 2. Waehlen Sie ein oder mehrere PDF-Dokumente zur Konvertierung aus und legen Sie das gewuenschte Format sowie das Zielverzeichnis fest (Word, Excel oder Textdatei). 3. Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch ablaeuft. Am Ende stehen dann die gewuenschten Word- oder Excel-Dateien, die Sie direkt oeffnen und bearbeiten koennen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Zahlenformate fuer Telefon-Vorwahlnummern ----------------------------------------- Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich habe in einer Excel-Tabelle eine Adressenliste angelegt, in der ich auch Telefonnummern erfasse. Die Liste enthaelt separate Spalten fuer die eigentliche Telefonnummer, fuer die nationale Vorwahl und fuer die Laendervorwahl. Nun sollen die Rufnummern jeweils in Zweierbloecken dargestellt werden, sodass zum Beispiel eine Nummer wie "1234567" als "1 23 45 67" erscheint. Diese Aufgabe habe ich mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat "?? ?? ?? ?? ??" geloest. Das Format funktioniert bei den Vorwahlnummern allerdings nicht, da die fuehrenden Nullen nicht ausgegeben werden. Eine Vorwahl wie 0421 stellt Excel dann als "4 21" dar; oder noch schlimmer bei internationalen Vorwahlen: aus "00353" wird "3 53". Haben Sie eine Loesung fuer das Problem? F. Loeffler ANTWORT: Davon ausgehend, dass nationale Vorwahlen immer mit einer einzelnen Null beginnen und internationale Vorwahlen mit zwei Nullen, koennen Sie die fuehrenden Nullen in den entsprechenden Spalten darstellen, indem Sie ihnen folgende Zahlenformate zuweisen: nationale Vorwahl: "0"# internationale Vorwahl: "00"# Um die Formate zuzuweisen, markieren Sie die gewuenschten Zellen und rufen FORMAT-ZELLEN auf. Danach aktivieren Sie auf der Registerkarte ZAHLEN die KATEGORIE "Benutzerdefiniert". Anschliessend geben Sie im Eingabefeld FORMATE (Excel 97) bzw. TYP (Excel 2000/2002/2003) eines der oben genannten Zahlenformate ein. Nach einem Klick auf OK stellt Excel die Tabellenwerte mit einer oder zwei fuehrenden Nullen dar. Beachten Sie die Anfuehrungszeichen in den Zahlenformaten. Sie sorgen dafuer, dass die Nullen nicht einfach nur als feste Stellen interpretiert werden, sondern als Zahlen, die am Anfang des Zahlenwertes angezeigt werden sollen. Etwas komplizierter ist es, die Ziffernfolge der Vorwahlen in Zweierbloecken zu gruppieren. Das liegt daran, dass die Laenge einer Vorwahl variabel ist. Deutsche Ortsvorwahlen besitzen zwischen drei und sechs Stellen (von Berlin mit 030 bis Zwoenitz mit 037754); bei internationalen Vorwahlen schwankt die Anzahl der Stellen zwischen drei und fuenf Stellen (von USA mit 001 bis Zypern mit 00357). Mit Hilfe von Bedingungen, die Sie in die benutzerdefinierten Zahlenformate integrieren, laesst sich aber auch dieses Problem loesen. Den Zellen mit deutschen Vorwahlen weisen Sie folgendes Format zu: [<1000]"0"# ##;[>999]"0"# ## ## Damit teilt Excel Zahlenwerte, die kleiner als 1000 sind, in zwei Zweiergruppen mit einer fuehrenden Null auf, waehrend Zahlen, die groesser als 999 sind, in drei Zweiergruppen mit fuehrender Null aufgesplittet werden. So erscheint die Vorwahl von Berlin als "0 30", die Vorwahl von Muenster als "02 51" und die Vorwahl von Zwoenitz als "03 77 54". Bei internationalen Vorwahlen muessen Sie die fuehrenden zwei Nullen trennen, wenn die Vorwahl drei- oder fuenfstellig ist. Bei vierstelligen Vorwahlen bleiben die Nullen zusammen. Das erreichen Sie, indem Sie im Zahlenformat Bedingungen festlegen, die sich um die grossen und um die mittleren Zahlenwerte kuemmern. Danach koennen Sie zwar keine weiteren Bedingungen eingeben, Sie haben aber die Moeglichkeit, ein drittes Format anzugeben, das alle Werte behandelt, die von den Bedingungen nicht beruehrt werden. Fuer internationale Vorwahlen verwenden Sie somit folgendes Zahlenformat: [>99]"0" "0"# ##;[>9]"00" ##;"0" "0"# +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail --------------------------------------------- Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail- Newsletter, der sich ausschliesslich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschaeftigt: + Praktische Tipps zur Installation + Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen + Wichtige Infos und Tipps fuer den Umstieg von anderen Office-Versionen + Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases fuer Office XP/2003 + Helpline fuer Ihre individuellen Fragen zu Office XP und 2003 Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/office-xp-insider.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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