Von: excel-weekly-text-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [excel-weekly-text-reply@smarttools.de] Gesendet: Dienstag, 19. April 2005 00:07 An: Excel Weekly Abonnenten Betreff: SmartTools Excel Weekly vom 19.4.2005 ----------------------------------------------------------- SmartTools Excel Weekly vom 19.4.2005 Jede Woche neu: Tipps, News und Problemloesungen rund um Microsoft Excel (c) 2005 by SmartTools Publishing ----------------------------------------------------------- +++ IN DIESER AUSGABE +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS + NEWS: Das brandneue Outlook-Tool fuer Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails + DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Finanzplan fuer Excel + NEWS: Microsoft-Webcast zu Excel-Diagrammen EXCEL-TIPP DER WOCHE + KOLUMNE: Prozentuale Entwicklungen sichtbar machen + QUICKTIPP: Matrixformeln optimal im Griff EXCEL-HELPLINE + Dezimalzahlen am Komma ausrichten + NACHTRAG: Fortlaufende Nummerierung trotz Filterfunktion NEWSLETTER-TIPP + Word-Tipps kostenlos per E-Mail Abonnementverwaltung und Copyright +++ EXCEL-NEWS & DOWNLOADS +++ NEWS: Das brandneue Outlook-Tool fuer Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails -------------------------------------------------- Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E- Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und koennen auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfuegung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu veraendern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro: * Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthaelt oder nicht. * Ueber einen komfortablen Dialog koennen Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten. * Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen. * Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher loeschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfaenger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt. * Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, koennen Sie E- Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare fuer Ihre Kollegen hinterlassen. * Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und einfacher Aufruf per Mausklick * Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menues und Anleitung in Deutsch) Die Vorgaengerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits ueber 10.000mal im Praxiseinsatz bewaehrt. Nutzen Sie jetzt die Einfuehrungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt fuer Excel Weekly- Abonnenten: SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/ SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/ DOWNLOAD-TIPP: Kostenloser Finanzplan fuer Excel ------------------------------------------------ Vermeiden Sie unangenehme Ueberraschungen bei der Planung Ihrer privaten Finanzen. Ueberpruefen Sie Ihre regelmaessigen Einnahmen, Ausgaben, Guthaben und Zahlungsverpflichtungen. Jeweils das ganze Jahr auf einen Blick. Sie sehen sofort, welche Betraege Sie erwarten und welche Zahlungen anfallen. In der Arbeitsmappe SmartTools Finanzplan koennen Sie alle wichtigen Daten fuer Ihre private Finanzplanung in uebersichtlichen Tabellen erfassen. Voll automatisch entstehen Sie dabei Auswertungen und Diagramme, die Sie bei der Analyse Ihrer privaten Finanzen unterstuetzen: http://www.add-in-world.com/katalog/finanzplan/ NEWS: Microsoft-Webcast zu Excel-Diagrammen ------------------------------------------- Wenn Sie in Zukunft noch effizienter mit Excel-Diagrammen arbeiten moechten, sollten Sie sich den 28.4.2005 vormerken. Microsoft bietet an diesem Tag einen kostenlosen Webcast an, in dem es unter anderem um die Kombination von Diagrammtypen, die Definition individueller Beschriftungen und die Uebernahme von Excel-Diagrammen in Ihre Word- Dokumente geht. Weitere Informationen und den Link zur Registrierung fuer diese kostenlose Veranstaltung finden Sie unter: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032271405&Culture=en-US +++ EXCEL-TIPP DER WOCHE +++ Im Tipp der Woche finden Sie einmal im Monat die Excel- Kolumne. Der Autor Bernd Held ist anerkannter Excel- Spezialist und traegt fuer sein Engagement in der Excel- Newsgroup von Microsoft bereits seit mehreren Jahren den Titel "Most Valuable Professional" (MVP) fuer Excel. Sein Buch "Excel 2003 - Formeln und Funktionen" (das uebrigens nicht allein auf Excel 2003 beschraenkt ist, sondern auch auf saemtliche Besonderheiten der Versionen 97, 2000 und 2002/XP eingeht) ist bei unseren Lesern sehr beliebt und eine empfehlenswerte Ergaenzung fuer die taegliche Arbeit mit Excel. Auf ueber 700 Seiten werden im handlichen Format alle Funktionen mit zahlreichen Beispielen und Abbildungen erlaeutert: http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3826681274/smarttoolsbuchsh/ KOLUMNE: Prozentuale Entwicklungen sichtbar machen -------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In der aktuellen Kolumne moechte ich Ihnen zeigen, wie Sie zwei Spalten miteinander vergleichen und Abweichungen ueber bzw. unter einer bestimmten Grenze sofort sichtbar machen koennen. Legen Sie zunaechst eine leere Tabelle an und erfassen Sie in Spalte A beginnend bei Zelle A2 bis A10 unterschiedliche Konten. In Zelle B1 geben Sie das Jahr 2003 und in Zelle C1 das Jahr 2004 ein. Danach fuellen Sie die beiden Bereiche B2:B10 und C2:C10 mit Zahlenwerten. Auf den ersten Blick koennen Sie die prozentuale Abweichungen der Spalte B nicht feststellen. Sie muessen noch errechnet und anschliessend ueber ein bedingtes Format sichtbar gemacht werden. Diese beiden Aufgaben fuehren Sie mit Hilfe der bedingten Formatierung durch. Dabei verfahren Sie wie folgt: 1. Markieren Sie den Bereich C2:C10. 2. Waehlen Sie aus dem Menue FORMAT den Befehl BEDINGTE FORMATIERUNG an. 3. Im nachfolgenden Dialog stellen Sie im ersten Dropdown- Feld BEDINGUNG 1 den Eintrag "Formel ist" ein. 4. Im Eingabefeld daneben erfassen Sie die Formel =ODER((C2/B2)-1>5%;(C2/B2)-1<-5%) 5. Klicken Sie die Schaltflaeche FORMAT und wechseln auf die Registerkarte "Muster". 6. Waehlen Sie aus der Farbpalette eine Farbe aus und bestaetigen Sie zweimal mit OK. Als Ergebnis werden in Spalte C alle Zellen automatisch eingefaerbt, die eine prozentuale Abweichung groesser oder kleiner 5% aufweisen. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Professionelle Geschaeftsgrafiken in TV-Qualitaet fuer Excel und PowerPoint ----------------------------------------- Endlich professionelle Geschaeftsgrafiken in Ihren Excel- Tabellen und PowerPoint-Praesentationen! + Amigo 2000 ist eine leistungsfaehige Office-Erweiterung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung verblueffender Diagramme in perfekter Qualitaet ermoeglicht. + Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem 3D-Look, den Sie sonst nur aus Zeitschriften oder den Fernsehnachrichten kennen. + Sie benoetigen keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern koennen das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Excel oder PowerPoint in den Versionen 2003, 2002/XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. + Empfohlen von PC Professionell und c't Ausfuehrliche Informationen und viele Beispiele finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ QUICKTIPP: Matrixformeln optimal im Griff ----------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Eine Besonderheit von Microsoft Excel sind die so genannten Matrixformeln. Beim Einsatz einer Matrix kann eine einzige Formel in mehrere Zellen gleichzeitig eingegeben werden. Man verwendet diese besonderen Formeln zum Beispiel bei der Trend-Berechnung, bei Mehrfachoperationen und natuerlich bei saemtlichen Matrix-Operationen. Damit Excel eine Eingabe als Matrix erkennt, wird die entsprechende Formel nicht wie gewohnt mit Return, sondern durch die Tastenkombination Strg+Umschalt+Return beendet. Wichtig dabei ist, dass vor der Eingabe die Zellen markiert wurden, in die die Matrixformel eingetragen werden soll. Auch wenn durch Matrixformeln leistungsfaehige Anwendungen moeglich sind, ist die nachtraegliche Bearbeitung etwas umstaendlich: Vor der Betaetigung von F2 muss die komplette Matrix markiert sein, damit die Aenderungen auch wirklich in alle Zellen uebernommen werden. Das kann bei umfangreichen Matrixformeln eine sehr umstaendliche Sache sein und man sollte daher zwei kleine Tricks kennen: * Nachdem Sie auf eine Zelle der gewuenschten Matrix geklickt haben, waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-GEHE ZU an (alternativ dazu koennen Sie auch die Tastenkombinationen F5 oder Strg+G verwenden) und klicken auf INHALTE. Hier aktivieren Sie die Option AKTUELLE MATRIX und nach OK bzw. Return wird der gewuenschte Bereich markiert. * Noch einfacher geht es ueber die Tastatur: Ist eine beliebige Zelle der Matrix ausgewaehlt, druecken Sie einfach Strg+/, was auf der deutschen Tastatur der Kombination Strg+Shift+7 entspricht. Nach dem Markieren koennen Sie F2 betaetigen, die gewuenschten Aenderungen vornehmen und den Vorgang mit Strg+Umschalt+Return beenden. +++ EXCEL-HELPLINE +++ Haben Sie Fragen zu Excel 2003, 2020/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: mailto:excel-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam waehlt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter. Dezimalzahlen am Komma ausrichten --------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wie kann ich eine Spalte mit Dezimalzahlen so formatieren, dass die Werte alle am Komma ausgerichtet sind? Das Problem dabei ist, dass die Anzahl der Dezimalstellen in der Spalte variiert. Dabei sollen die Werte aber nicht auf eine feste Anzahl von Nachkommastellen festgeschrieben sein. Und es sollen auch keine Nullen aufgefuellt werden, wenn die eine Zahl beispielsweise nur 2 Stellen hat, waehrend eine andere 5 signifikante Nachkommastellen aufweist. Dass man diesen Effekt mit den Symbolleistenschaltflaechen DEZIMALSTELLE HINZUFUEGEN bzw. DEZIMALSTELLE LOESCHEN erzielen kann, ist mir bekannt. Mein Ziel ist es, Werte wie "1,5", "2,123456" und "3,039" in genau dieser Schreibweise am Dezimalkomma auszurichten. B. Erler ANTWORT: Fuer die gewuenschte Ausrichtung muessen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat einrichten. Dazu markieren Sie die Spalte mit den Dezimalzahlen und waehlen FORMAT- ZELLEN an. Auf der Registerkarte ZAHLEN markieren Sie die KATEGORIE "Benutzerdefiniert". Nun geben Sie im Feld unter TYP folgendes Format ein: 0,0????????? Nach einem Klick auf OK ist Ihre Tabellenspalte genau so formatiert, wie Sie es sich vorgestellt haben. Zur Erlaeuterung: Der Platzhalter "?" steht fuer eine beliebige Ziffer. Falls es sich dabei um eine nicht signifikante Null handelt, unterdrueckt Excel die Anzeige, laesst aber entsprechenden Platz fuer die Stelle. So schaffen Sie im oben aufgefuehrten Beispiel hinter dem Komma Platz fuer 10 Nachkommastellen. Diese werden aber nur angezeigt, wenn sie tatsaechlich benoetigt werden. Ansonsten fuellt Excel die Stellen mit Leerzeichen auf, sodass die Dezimalkommata in der gesamten Spalte untereinander stehen. Der Platzhalter "0" sorgt dafuer, dass direkt vor und hinter dem Komma auf jeden Fall eine Ziffer steht, auch wenn es sich um eine Null handelt. So erscheint etwa der Wert "3" als "3,0" und "0,123456" wird mit der fuehrenden Null angezeigt. Natuerlich koennen Sie das Format beliebig an Ihre Beduerfnisse anpassen. Wenn Sie eine hoehere Genauigkeit benoetigen, fuegen Sie zum Beispiel hinter dem Komma weitere "?" hinzu. Oder definieren Sie das Format so, dass vor dem Komma im Bedarfsfall ein Tausenderpunkt erscheint: #.##0,0????????? Der Platzhalter "#" hat uebrigens einige Aehnlichkeit mit dem "?". Falls die Stelle nicht signifikant ist, fuegt Excel aber keine Leerstelle ein. ++++++++++++++++ ANZEIGE ++++++++++++++++ Serienfaxe mit Word und FRITZ!fax verschicken --------------------------------------------- Verschicken Sie Ihre Serienfaxe ganz einfach in Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und unser Fritzfax-Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewuenschten Empfaenger. Weitere Highlights: + Unterstuetzung von Zeitversetzten Faxen zu guenstigen Gebuehren + Komplette Integration in Microsoft Word + Schneller Aufruf des Fax-Journals direkt aus Word + Komfortables Setzen der Textmarke zum Auslesen der Faxnummer + Diagnose- und Korrektur-Funktionen zum Verschicken von Serienfaxen auch in problematischen Systemumgebungen Weitere Infos und eine kostenlose Testversion finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ NACHTRAG: Fortlaufende Nummerierung trotz Filterfunktion -------------------------------------------------------- Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Zu dem Beitrag "Fortlaufende Nummerierung trotz Filterfunktion" in der Excel Weekly-Ausgabe vom 15.3.2005 erreichte uns die folgende Zuschrift von unserem Leser R. Spitz: Sie verwenden in Ihrer Loesung eine TEILERGEBNIS-Funktion in Verbindung mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN. Das geht auch einfacher: Anstatt den Zellbereich, fuer den eine fortlaufende Nummerierung gesucht wird, per BEREICH.VERSCHIEBEN zu ermitteln, koennen Sie auch einfach eine Kombination aus absoluter und relativer Adresse einfuegen. Hier das Schema: =TEILERGEBNIS(3;$[1.Wertezelle]:[aktuelle Zelle]) [1.Wertezelle] entspricht - wie in Ihrem Vorschlag - der ersten Zelle in der Spalte verfuegbarer Listeneintraege. [aktuelle Zelle] ist dann jeweils die Adresse in der Zeile zwischen der ersten Wertezelle und dem Ende der Liste. Wenn zum Beispiel Artikelbezeichnungen in Spalte B eingetragen werden und die erste Bezeichnung in Zeile 6 steht, geben Sie daneben (in der Spalte fuer die fortlaufende Nummerierung) diese Formel ein: =TEILERGEBNIS(3;$B$6:B6) Diese Formel kopieren Sie anschliessend in die darunter liegenden Zellen, sodass beispielsweise in Zeile 100 folgende Formel steht: =TEILERGEBNIS(3;$B$6:B100) Nun koennen Sie die Liste per AutoFilter bearbeiten und erhalten in der Spalte mit den TEILERGEBNIS-Funktionen automatisch die fortlaufende Nummerierung der gerade sichtbaren Eintraege. +++ NEWSLETTER-TIPP +++ Word-Tipps kostenlos per E-Mail ------------------------------- SmartTools Word Weekly ist unser erfolgreicher E-Mail- Newsletter, der Ihnen jede Woche kostenlose Tipps rund um Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 liefert: + Undokumentierte Parameter und Funktionen + Berichte ueber Bugs, Patches und Sicherheitsluecken + Fertige Makros zur Automatisierung haeufiger Arbeitsvorgaenge + Perfekte Datensicherung Ihrer Dokumente + So nutzen Sie Word im Netzwerk + Helpline fuer Ihre Fragen zu Word Bestellen Sie jetzt Ihr kostenloses Abo: http://www.smarttools.de/newsletter/word-weekly.newsletter.php +++ ABONNEMENTVERWALTUNG +++ Um SmartTools Excel Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse mailto:excel-weekly-text-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, dass das Kommando im Nachrichtentext stehen muss (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML- Format senden duerfen. 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